Programação Ascendente ARV Brasília 11 de novembro 2009 Responsável: Renato Girade Unidade: Informática- ASIP Tema: SICLOM Fonte:MS/SVS/PN DST e Aids. Data: 05/2005

Compromisso assumido em 14 e 16 abril/2009 c) Implantar a Programação Ascendente para suprimento de medicamentos ARV a partir de janeiro/2010, com base na metodologia apresentada a ser aprovada e ratificada na reunião que acontecerá em outubro de 2009, mediante os resultados obtidos com o projeto piloto. Estados Participantes: Região Norte – PA Região Nordeste – PB e RN Região Sudeste – MG Região Sul – PR e SC

PROGRAMAÇÃO ASCENDENTE DE ARV Objetivo Geral: Compartilhar a responsabilidade no suprimento das necessidades de medicamentos ARV entre as estruturas participantes da cadeia logística de insumos estratégicos em DST/Aids. Objetivos Específicos: Que as UDM se envolvam diretamente no processo de suprimento das suas necessidades de medicamentos ARV; Que as Coordenações de DST/Aids e/ou Assistência Farmacêutica dos estados sejam co-responsáveis pelo suprimento das necessidades das UDM, por meio das análises e aprovações das solicitações elaboradas pelas UDM; Que o PN DST/Aids por meio da sua área de logística de insumos estratégicos seja co-responsável pelo suprimento das necessidades postas pelas UF, analisando e aprovando as solicitações de ARV; Que o PN DST/Aids tenha dados mais consistentes e em tempo real para o adequado planejamento das aquisições anuais de ARV.

Período do Projeto Piloto : setembro e outubro/2009 Resultados: Participação efetiva das UDM e CE no processo, dando feedbacks constantes sobre problemas e dificuldades encontradas em cada etapa do processo; Grande número de atendimento no help desk (0800) no primeiro mês dando suporte aos usuários nas dúvidas e dificuldades encontradas (de entendimento do processo ou de problemas da ferramenta); Impossibilidade de realização de 100% das distribuições de uma única só vez em decorrência de baixos estoques existentes (Nacional e Estadual); Necessidade de relatórios gerencias para acompanhamento das etapas do processo;

Resultados (Pontos Fortes): Mudança de Paradigma: Pedidos feitos na ótica da necessidade mais próxima da realidade e não baseada nos estoques existentes ou CMM; Navegabilidade: Não houve durante a utilização pelos usuários (UDM e CE) problemas ou dificuldades de entendimento, visto a ferramenta ter sido concebida aos moldes do Mapa e Boletim; Lógica da solicitação: Entendimento pelos usuários de todas as regras envolvidas bem como do resultado apresentado pelo sistema para decisão do aceite ou não da solicitação do pedido; Aplicativos da Ferramenta: Há alguns aplicativos que foram criados para adequar a lógica atual a da programação ascendente para que ela possa ocorrer até a acomodação do processo por ex: distribuição em trânsito utilizada na cálculo de necessidades.

Resultados (Pontos Fortes): 5) Aprendizado na metodologia de programação: As UDM envolvidas entenderam melhor todo o processo de programação e as solicitações extras por erro de cálculo de necessidades foram quase inexistentes;

Resultados (Pontos Fracos): Navegabilidade: Há etapas no processo de aprovação e de distribuição que podem ser agilizados (ex: distribuição simultânia para todos os medicamentos já aprovados e com estoque suficiente); Lógica da solicitação: Ainda faltam alguns dados necessários para a solicitação e aprovação dos pedidos quando há discrepância entre a sugestão de pedido feita pelo sistema e os dados apresentados dos últimos 3 meses apresentados na tela resumo (ex: série histórica do medicamento analisado de fácil consulta s/ sair do aplicativo); Erros de programação: Existência de alguns erros na programação dos aplicativos da ferramenta que geram dados inconsistêntes em decorrência do pouco tempo de utilização do sistema para sua validação;

Pontos Positivos Funcionalidade: Comunicação fácil entre os atores Facilita o entendimento do raciocínio utilizado na programação Efeito didático em programação Facilita informação para setor de almoxarifado emitir guia de remessa (liberação, autorização de fatura)

Pontos Positivos Usabilidade: Processo ágil, mas dependente da internet Fácil entendimento do sistema (boa usabilidade)

Problemas encontrados: Sistema informa para a UDM que não foi feita a pactuação, impossibilitando a UDM de digitar o seu pedido. A tela de aprovação do pedido não está de acordo com a tela detalhamento, pois não aparece os números nas células. Após iniciar aprovação da UDM, esta unidade entrou no sistema,impedindo a aprovação do pedido e o status mudou para “em digitação”. Mapa de Outubro apresentou alguns itens errados (entrada, saída e estoque final). O pedido foi aprovado, mas não aparece na tela de detalhamento e na tela principal(distribuição de pedidos). O sistema pede justificativa para distribuir.

Problemas encontrados: Após registrar a entrada o “saldo a receber” fica negativo. No entanto o estoque do almoxarifado na distribuição de medicamentos para UDM fica correto. Os títulos das colunas não estão fixos, dificultando o processo de aprovação Após aprovação de um item, ao retornar na tela principal, a lista inicia novamente no Abacavir, dificultando o processo de aprovação. Os títulos das colunas não estão fixos, dificultando o processo de distribuição

Problemas encontrados: Falta de agilidade no processo de distribuição dos medicamentos que foram aprovados e que se encontram em quantidade suficiente no estoque do almoxarifado para atendimento de todos os pedidos. Lentidão do sistema por sobrecarga com interrupções por longos períodos Falta de atenção do responsável pela programação quando o fator de ajuste do cálculo sugerido não está de acordo com a realidade Estornos

AVALIAÇÃO DO SISTEMA - UDM Muito Bom Bom Regular Péssimo Fechamento Boletim Fechamento Mapa Solicitação do Pedido Acompanhamento da Aprovação/Distribuição do Pedido Recebimento do Medicamento

AVALIAÇÃO DO SISTEMA - UDM

AVALIAÇÃO DO SISTEMA - UDM Pontos Positivos Pontos Negativos Problemas Encontrados Sugestões

Melhorias a serem implementadas: Distribuição automática dos itens aprovados e com estoques; Mudança do status de distribuindo para distribuido quando finalizado todo o processo de distribuição; Cabeçario fixo para facilitar a digitação das informações; Recebimento por origem (Almoxarifado Central, Laboratórios Oficiais); Visualização da série histórica de cada medicamento para análise durante o processo de solicitação e aprovação de pedido;

PROPOSTA DE IMPLANTÄÇÃO Por adesão a partir de Marco/2010: Finalização dos acertos e implementações pendentes levantados no piloto; No máximo 3 estados por mês: Limite de pessoas para treinamento; Critério de seleção: percentual de uso do SICLOM Operacional; Tentativa de treinamentos conjuntos para estados menores; Treinamento presencial; Observações: Pactuação de cobertura de 4 meses para todos os estados Reavaliação da rede de distribuição Novas udms: sem serie histórica, pedido será de responsabilidade do responsável pela farmácia.