ATRIBUTOS DE QUALIDADE DA INFORMAÇÃO Aula 02 ATRIBUTOS DE QUALIDADE DA INFORMAÇÃO

Relembrando... DADOS são os meios de expressar coisas e INFORMAÇÃO é a disposição dos dados em padrões dotados de significado. CONHECIMENTO é a aplicação e o uso produtivo das informações e, por fim, SABEDORIA é o uso do conhecimento com discernimento. Portanto, DADOS e INFORMAÇÕES são o alicerce da função Administrativa.

Dado, Informação, Conhecimento, Inteligência e Sabedoria

O que mais? CONHECIMENTO , INTELIGÊNCIA e SABEDORIA são utilizados para construir Sistemas de Informação. Para funcionarem, Sistemas de Informação dependem: Da QUALIDADE da INFORMAÇÃO  por que? Do CONHECIMENTO e da INTELIGÊNCIA das Pessoas.

Quanto vale uma informação de qualidade? “Antes de começar qualquer tarefa, temos que aprender a fazer a pergunta: De que tipo de informação necessito, sob que forma e quando?... As perguntas seguintes que precisamos aprender a fazer são: A quem devo que tipo de informação ? Quando e onde ? ” Peter Drucker

O QUE É QUALIDADE? Definição mais comum: Qualidade é a adequação ao uso. Outras definições: Durabilidade, confiabilidade, precisão, facilidade de operação, etc., sob o ponto de vista do cliente/usuário (Kotler). Atender perfeitamente, de forma confiável, acessível e segura, e no tempo certo, às necessidades do cliente (Falconi). Conformidade com as exigências dos clientes. Relação custo / benefício. Valor agregado. Etc.

Um exemplo prático Você precisa fazer um relatório consolidando as Vendas de 3 filiais da sua empresa, porém o preço de um dos produtos vendidos não estava cadastrado no software. Para fechar o relatório, você pergunta a alguns colegas, que respondem:  Informação perfeita: o preço do produto é R$ 1.050,00. Outros colegas confirmaram.  Informação imprecisa: no mês passado, o preço do produto era R$ 1.020,00; hoje deve estar de 20 a 40 reais mais caro.  Informação incerta: o custo do produto é R$ 500,00. Somando uns 20% de impostos mais uns 30% de markup, acho que o preço é R$ 950,00.  Informação incompleta: o preço é R$ 800,00 mais impostos.  Informação inconsistente: João disse que o preço era R$ 1.080,00; Elaine disse que era R$ 1.040,00.

O Valor da Informação A qualidade da decisão está relacionada com o grau de conhecimento do decisor a respeito das condições do ambiente. Quanto pior a qualidade da informação, maior o risco relacionado à decisão que está sendo tomada. Portanto, a qualidade da informação é algo imprescindível no processo de tomada de decisão. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO são desenvolvidos para auxiliar na garantia de qualidade da informação.

Desafios de hoje A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas (Fonte: CENADEM)

Dimensões da Qualidade da Informação TEMPO FORMA CONTEÚDO

Atributos de qualidade da informação ATRIBUTOS ASSOCIADOS À DIMENSÃO DO CONTEÚDO

PRECISÃO A informação precisa não contém erro. Muitas vezes gera-se informações imprecisas a partir de dados imprecisos (propagação do erro). A precisão para as Informações não deve ser confundida com precisão computacional (conceito normalmente associado ao número de dígitos depois da vírgula em números).

CONFIABILIDADE Atributo muito ligado à Precisão da informação, e depende de dois fatores principais: Método de coleta de dados; Fonte da informação. Exemplo: pesquisa de opinião para eleições O método estatístico deve ser aplicado corretamente, sem vícios; Parte-se do pressuposto que as pessoas responderão honestamente.

RELEVÂNCIA A informação deve estar relacionada aos interesses e às necessidades de informação de um receptor específico para uma situação especifica. Com a internet, hoje temos um grande volume de informações e é cada dia mais difícil filtrar as informações realmente relevantes. Exemplos de informação relevante: Cotação do Dólar para um operador de Comércio Exterior; A cotação do aço para um gerente de produção de uma metalúrgica. Exemplos de informação irrelevante: O horário do jogo do Avaí para um guarda de trânsito em Manaus; O aumento do preço da Goiaba para um dono de Sapataria.

INTEGRIDADE A informação íntegra e completa contém todos os dados importantes e permite construir um conhecimento consistente. Exemplos de informação sem integridade: Relatório de investimentos que não inclua os custos com capacitação de funcionários; Relatório de posição de estoque sem constar as vendas do dia; Prova sem o nome do aluno preenchido. Muitas vezes, durante a transmissão de informações pode-se perder dados, comprometendo a sua integridade.

CONCISÃO Informação concisa é aquela que contém TUDO o que é necessário para a tomada de decisão, e SOMENTE o que é necessário. A Concisão também está ligada ao conceito de Simplicidade da informação (“simples” não quer dizer “simplório”!). Informações não concisas e excessivamente complexas induzem a outros problemas relacionados aos seus atributos de qualidade de Conteúdo como, por exemplo, perda de Relevância.

AMPLITUDE e FLEXIBILIDADE Em relação à sua Amplitude, a informação pode ter: Alcance amplo ou estreito; e Um foco interno ou externo. Exemplos: Contracheque (alcance estreito e foco interno); Propaganda (alcance amplo e foco externo). A Flexibilidade diz respeito a diferentes propósitos de uso de uma informação. Exemplos: Nível de estoque de Pacotes de Café em um mercado: Repositor: se está na hora de repor produtos; Estoque: se está na hora de comprar mais; Marketing: promoção para marcas que vendem pouco.

Resumo – dimensão do Conteúdo Precisão A informação deve estar isenta de erros Confiabilidade Garante a precisão da informação a partir do método e das fontes de coleta de dados Relevância A informação deve estar relacionada às necessidades de informação de um receptor específico para uma situação especifica. Integridade Toda a informação que for necessária deve ser fornecida Concisão Apenas a informação que for necessária deve ser fornecida Amplitude A informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo Flexibilidade Uma mesma informação pode ser utilizada para uma variedade de propósitos

Atributos de qualidade da informação ATRIBUTOS ASSOCIADOS À DIMENSÃO DA FORMA

CLAREZA e DETALHAMENTO Informação Clara é aquela que está disponível em um formato de fácil compreensão. Portanto, é necessário pensar nas necessidades e condições do receptor da informação. Conceito ligado à ACESSIBILIDADE. A apresentação da informação deve ser feita com um nível de Detalhamento equilibrado. Problemas neste item prejudicam a compreensão do Conteúdo da informação. Exemplos: Pouco detalhe = perda de integridade Muito detalhe = perda de relevância

APRESENTAÇÃO e ORDEM Pode ser crucial para o valor de uma informação. Aspecto ligado à dimensão do conteúdo, principalmente em relação à Concisão. Exemplo: muitas pessoas acham muito mais fácil compreender gráficos do que números  “Uma imagem vale por mil palavras”. Seqüência lógica de acordo com a qual os conteúdos são apresentados. Também é um aspecto ligado à dimensão do conteúdo, pois a Ordem deve favorecer a compreensão do conteúdo pelo público. Exemplo: explicar o caminho da faculdade até a sua casa.

MÍDIA Mídia é o meio que transporta e apresenta os conteúdos da informação. Assim, a informação pode ser fornecida na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo, ou outras mídias. NÃO CONFUNDA: No universo do Marketing, mídia é algo ligado aos meios de comunicação (jornais, revistas, outdoor, rádio, TV, sites, etc.).

Resumo – dimensão da Forma Clareza A informação deve ser fornecida de uma forma fácil de se compreender Detalhe A informação pode ser fornecida em forma detalhada e resumida Ordem A informação pode ser organizada em uma seqüência pré-determinada Apresentação A informação pode ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica ou outras Mídia A informação pode ser fornecida na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo e outras mídias

Atributos de qualidade da informação ATRIBUTOS ASSOCIADOS À DIMENSÃO DO TEMPO

PONTUALIDADE e ACEITAÇÃO A informação deve ser entregue no momento necessário. Hoje, quanto antes recebemos uma informação importante, maior a vantagem competitiva da empresa. A informação deve estar atualizada quando for entregue, refletindo o momento atual. Informação obsoleta tem pouco ou nenhum valor! IMPORTANTE: o valor da informação em geral está diretamente relacionado ao seu tempo de existência, ou ao momento em que ela é necessária (oportunidade). Quanto mais urgente for a necessidade por uma informação, maior será o preço para obtê-la!!

FREQÜÊNCIA Descreve o número de vezes que uma informação deve ser entregue, e de quanto em quanto tempo. Algumas informações precisam ser informadas periodicamente, em determinado dia/horário (pontualidade) e refletindo o momento mais atual (aceitação). Exemplos: Cotação do dólar para uma empresa de Comércio Exterior: freqüência diária. Número de alunos aprovados no processo seletivo: freqüência semestral

PERÍODO Reflete a abrangência temporal de uma informação. Pode ser: Passado: históricos. Presente: agora, informações recentes ou momentâneas. Futuro: projeções (baseadas em informações presentes e passadas).

Resumo – dimensão do Tempo Pontualidade A informação deve ser fornecida quando necessária Aceitação A informação deve estar atualizada quando for fornecida Freqüência A informação deve ser fornecida quantas vezes forem necessárias Período A informação pode ser fornecida sobre períodos passados, presentes e futuros

Outros aspectos ligados à Qualidade da Informação SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO: Uma dos assuntos mais discutidos atualmente nas empresas. Envolve segurança física e eletrônica. Algumas organizações têm exigências legais, tais como Sarbannes-Oxley (SOX) e Basiléia. Pessoas são o elo fraco da segurança da informação  Educação e Conscientização são fundamentais. ACESSIBILIDADE : Facilidade de acesso à informação. Pessoas autorizadas devem ter acesso fácil às respectivas informações. Pessoas portadoras de deficiências também devem ter acesso  cuidado com os formatos dos arquivos!

O Valor da Informação Toda informação tem um custo para a sua obtenção. Algumas informações podem ter um preço mais alto do que o benefício proporcionado pelas mesmas. Portanto, os tomadores de decisão devem sempre equilibrar o Valor da Informação com o respectivo custo para a sua Obtenção.

A informação deve ser verificável Para que o conteúdo de uma informação seja Confiável, é importante que a mesma possa ser verificável, ou seja, sempre que possível deve haver uma forma de conferência para validar a informação que está sendo fornecida. Ao validar a informação assegura-se que ela é confiável e precisa. Por isso, é sempre importante citar as fontes da informação!

Ou seja... Entregar a informação certa no momento certo para o público certo no formato correto a um custo adequado.

Qualidade da Informação na Internet Grande volume de informações Baixa qualidade das informações Dificuldade em verificar se as informações são confiáveis e precisas Sistemas complexos ou com interfaces ruins Usabilidade e Acessibilidade Buscadores são pouco precisos Resultados nem sempre trazem o que buscamos Como ser relevante na internet? (SEO) Como tomar proveito da facilidade de disseminação de informações trazida pela internet? (Marketing Viral)