SISTEMAS EMPRESARIAIS BÁSICOS Avanilde Kemczinski avanilde@joinville.udesc.br

OBJETIVO Descrever as características que distinguem os sistemas empresariais básicos.

INTRODUÇÃO Para LAUDON e LAUDON (1999), um Sistema de Informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em organizações.

INTRODUÇÃO A razão mais forte pelas quais as empresas constroem sistemas de informação, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. Quando as forças externas e os problemas organizacionais mudam, sistemas novos são necessários e sistemas antigos devem ser modificados.

INTRODUÇÃO Os sistemas de informação monitoram as atividades diárias de uma empresa, como vendas, receitas, depósitos em dinheiro, decisões de crédito, fluxo de materiais e outros. Os sistemas empresariais básicos – SEBs – executam as TRANSAÇÕES rotineiras necessárias para conduzir o negócio.

O que é uma transação??? É o registro de um evento ao qual a empresa deve responder. Exemplo: Dados de um pedido que são registrados constituem uma transação. A empresa responde a esta transação atendendo o pedido, ajustando seu estoque para contabilizar os seus itens (produtos), gerando uma nota de embarque, embalando e despachando o pedido e enviando a cobrança ao cliente.

O que é transação??? A transação aciona toda uma série de eventos que atualizam os registros comerciais da empresa e produzem os documentos apropriados.

Sistemas de Processamento de Transações - SPT Outro nome para esses sistemas empresariais básicos que utilizam transações para atualizar os registros da empresa é SISTEMAS DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES – SPT. (LAUDON e LAUDON, 1999)

Características dos Sistemas Empresariais Básicos - SEBs Os SEBs, atendem o nível mais elementar de uma organização processando os dados de suas operações. Estes sistemas mantêm registros das atividades empresariais rotineiras – depósitos bancários, chamadas e cobranças, restituições de impostos, folhas de pagamentos...

Características dos Sistemas Empresariais Básicos - SEBs Esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional e também para os níveis mais elevados de uma empresa. Grande parte de sua saída é essencial para a sobrevivência diária da empresa.

Funções dos SEBs O principal objetivo dos SEBs é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização. Questões: Quantas peças existem em estoque? O que aconteceu com o pagamento da Sra. Maria? Quantos empregados foram pagos este mês? Qual foi o faturamento do mês de outubro de 2002?

Tipos de Problemas Os tipos de problemas resolvidos por SEBs envolvem questões de curto prazo. As informações para suas soluções são estruturadas e se baseiam em procedimentos padronizados rotineiros da empresa. (LAUDON e LAUDON, 1999)

Tipos de Problemas Os SEBs dão suporte aos níveis inferiores da empresa, onde as tarefas e recursos são predefinidos e altamente estruturados. Exemplo: A decisão de pagar um funcionário ativo se fundamenta em dois critérios: o empregado está na folha de pagamento e trabalhou este mês. Esta decisão não requer muita deliberação da direção. Precisa-se verificar se o empregado satisfaz os critérios. Os sistemas exigem pouca ou nenhuma decisão das pessoas que os operam. (LAUDON e LAUDON, 1999)

Funções dos SEBs As empresas precisam deles para o seu funcionamento diário, porém muitas vezes esses sistemas têm conseqüências estratégicas de longo alcance que os tornam mais valiosos para algo mais do que a simples eficiência operacional. Embora grande parte das informações dos SEBs provenham de dentro da empresa, esses sistemas também precisam lidar com clientes, fornecedores e fatores externos a empresa.

Funções dos SEBs Assim, os SEBs ajudam a solucionar problemas que dizem respeito ao relacionamento da empresa com o seu ambiente externo. Muitos destes sistemas recebem um grande volume de entradas e produzem um grande volume de saídas.

Entradas/Saídas dos SEBs Os dados de entrada são provenientes de diversas origens: digitação, scanners, entrada de áudio ou arquivos computadorizados. As saídas podem constituir em mercadorias acabadas ou documentos como cheques de pagamento, etiquetas de embalagem ou pedidos de compra. Outra forma de saída produzida pelos SEBs são os dados que eles fornecem para outros sistemas utilizados pelos gerentes (médio), que fazem uso de resumos de dados das transações para monitorar e controlar o desempenho da empresa.

Sistemas Tolerantes a Falhas Imagine as conseqüências para a American Airlines se seu sistema de reservas “caísse” por mais do que alguns minutos ou se os clientes de um banco ficassem sem os caixas automáticos. Essas empresas têm pesados requisitos de PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES ONLINE (PTOL), com inúmeras solicitações de informações e modificações de dados em arquivos ocorrendo a todo instante.

Sistemas Tolerantes a Falhas Os SISTEMAS DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES ONLINE, nos quais maciças quantidades de transações são processadas a cada instante pela CPU, podem causar grandes perturbações empresariais se tiverem problemas de processamento.

Sistemas Tolerantes a Falhas Para evitar estes problemas, muitas empresas com requisitos pesados de PTOL contam com sistemas de computadores tolerantes a falhas como hardware extra, software e suprimento de força com backups contra falhas do sistema. Pode-se utilizar rotinas de software ou lógica de auto-verificação em seus circuitos para detectar falhas de hardware e passar automaticamente para um dispositivo reserva.

Exemplos de SEBs Uma empresa dispõe de sistemas empresariais básicos para todas as suas principais áreas funcionais: fabricação e produção, vendas e marketing, finanças e contabilidade, e recursos humanos. (LAUDON e LAUDON, 1999)

Sistemas básicos de fabricação e produção Fornecem dados para operar, monitorar e controlar o processo de produção. Eles coletam dados e produzem relatórios concernentes à situação das tarefas de produção, estoque, compras e fluxo de bens e serviços.

Sistemas de Fabricação Padronizados Aplicação/Objetivo Compras Introduzir, processar e monitorar compras Recebimento Monitorar o recebimento de itens adquiridos Expedição Monitorar a expedição para o estoque e para os clientes Materiais Catalogar a utilização de materiais nos processos de produção

Sistemas de Fabricação Padronizados Aplicação/Objetivo Custo da mão-de-obra Monitorar o custo da mão-de-obra como um custo de produção Equipamentos Monitorar o custo de equipamentos e das instalações como custo de produção Controle de qualidade Monitorar os processos de produção para identificar variações em relação aos padrões de controle de qualidade.

Sistemas de Fabricação Padronizados Aplicação/Objetivo Controle de processos Monitorar os processos físicos de produção em andamento Controle numérico (máquinas/robótica) Controlar o funcionamento das máquinas; Utilizar inteligência programada para controlar o funcionamento das máquinas Sistema de estoque Registrar a quantidade, o preço e a localização de itens no estoque

Sistemas básicos de vendas e marketing Os sistemas de informação dão suporte à função de vendas e marketing facilitando a movimentação de mercadorias e serviços dos produtores e consumidores. Esses sistemas coletam e processam dados rotineiros e repetitivos para localizar clientes, oferecer mercadorias e serviços, processar vendas e pedidos e autorizar vendas aos clientes.

Sistemas de Vendas e Marketing Padronizados Aplicação/Objetivo Suporte a Vendas Monitorar os contatos com clientes e possíveis clientes Telemarketing Monitorar a utilização do telefone para fazer contatos, oferecer produtos e verificar o andamento de vendas Processamento de Pedidos Introduzir, processar e monitorar pedidos Sistemas de ponto-de-venda Registrar dados de vendas Autorização de crédito a cliente Informar o pessoal de vendas sobre o crédito máximo permitido para um cliente

Sistemas básicos de contabilidade e finanças Os sistemas de contabilidade mantêm registros referentes ao fluxo de fundos nas empresas e produzem demonstrações financeiras, como balanços e demonstrações de lucros e perdas. Os sistemas de finanças mantêm registros concernentes à utilização e gerenciamento de fundos da empresa.

Sistemas de Contabilidade e Finanças Padronizados Aplicação/Objetivo - Contabilidade Contas a receber Monitorar o dinheiro devido a empresa; emitir cobranças. Contas a pagar Monitorar os débitos da empresa; Livro razão Resumir as contas da empresa utilizadas para preparar balanços contábeis e declarações de rendimento. Folha de pagamento Gerenciar os registros de pagamentos e emitir contra-cheques

Sistemas de Contabilidade e Finanças Padronizados Aplicação/Objetivo - Finanças Gerência de Caixa Monitorar as receitas e despesas da empresa. Processamento de empréstimos Monitorar as transações de empréstimos a clientes e empréstimos comerciais e transações com cartão de crédito; calcular juros e emitir declarações de faturamento. Processamento de cheques Monitorar os depósitos e pagamentos de contas de cheques; emitir declarações sobre as atividades e balanços das contas de cheques. Comércio de papéis negociáveis Monitorar a compra e venda de ações, títulos, opções e outros papéis negociáveis.

Sistemas básicos de recursos humanos Os sistemas de recursos humanos lidam com o recrutamento, a colocação, a avaliação de desempenho, a remuneração e o desenvolvimento de carreira dos colaboradores da empresa. Os sistemas básicos de RH coletam dados relativos aos empregados e dão suporte as tarefas repetitivas e rotineiras como a contratação de novos colaboradores, promoções, transferências e demissões, mantendo registros dos benefícios e beneficiários dos empregados.

Sistemas de Recursos Humanos Padronizados Aplicação/Objetivo Manutenção de registros de pessoal Manter registros sobre o pessoal Controle de candidatos a emprego Manter dados sobre candidatos a empregos Cargos Monitorar os cargos da empresa Treinamento e habilidades Manter registros de treinamento de empregados e de inventários de habilidades Benefícios Manter registros de benefícios de empregados e executar a contabilidade de benefícios.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS LAUDON, K. C; LAUDON, J. P. “Management information systems: organization and technology in the networked enterprise”. 6th ed. USA, Prentice Hall, 2000. LAUDON, K. C; LAUDON, J. P. “Sistemas de Informação”. Rio de Janeiro, Livros técnicos e Científicos - LTC, 1999.

SISTEMAS EMPRESARIAIS BÁSICOS Avanilde Kemczinski avanilde@joinville.udesc.br Muito Obrigada!