BIREME 37 anos na cooperação técnica em informação científica técnica em saúde no Brasil, América Latina e Caribe X Reunião da Rede Brasileira de Informação em Ciências da Saúde e II Reunião de Coordenação Nacional da Biblioteca Virtual em Saúde Natal (RN), 17 de Outubro de 2004

Gestão de ambientes aprendizes BIREME/OPAS/OMS

A instituição BIREME A Missão da BIREME é contribuir ao desenvolvimento da saúde fortalecendo e ampliando o fluxo de informação em ciências da Saúde. BIREME é um Centro Especializado da OPAS, estabelecido no Brasil desde 1967, em colaboração com Ministério da Saúde, Ministério da Educação, Secretaria da Saúde do Estado de São Paulo e Universidade Federal de São Paulo

BIREME/OPAS/OMS - Gerências Diretor OPAS BIREME/OPAS/OMS - Gerências GA – Gestão Administrativa Sub-Diretor OPAS PMI – Projetos, Marketing e Inovação IKM OPAS SCI – Serviços Cooperativos de Informação Diretor BIREME GAP – Avaliação e Pesquisa. AFI – Administração de Fontes de Informação MTI – Metodologias e Tecnologias de Informação

BIREME/OPAS/OMS - Coordenações ITI – Infra-estrutura de Tecnologias de Informação EVE – Eventos/Viagens DAC – Desenvolvimento de acesso às coleções CCS – Comunicação científica em saúde PPE – Publicação de periódicos eletrônicos HP – BIREME e BVS PMO – Escritório de Projetos

Supervisões UR - Unidade de Redes DGI – Desenho Gráfico e Interfaces UTC – Unidade de textos completos

Evolução da GIC na BIREME - 37 anos A BIREME se desenvolveu em diferentes modelos de gestão de informação e conhecimento. O modelo atual é a BVS lançada no CRICS 4 em 1998 com a Declaração de São José Rumo à Biblioteca Virtual. A nova gestão da OPAS criou uma àrea específica de Gestão de Informação e Conhecimento (IKM), da qual depende a BIREME. Esta nova área visa promover e fortalecer o caráter de organização aprendiz da OPAS. O Diretor da BIREME inicia um processo de reestruturação voltado a Gestão do Conhecimento, em Julho de 2003.

as felizes coincidências… Data do Projeto: 01/09/03 Instância: Gerência de Gestão Administrativa Nome do Projeto: GAA - Gestão de Ambientes Aprendizes Clientes: Objetivo: Todo o quadro funcional da BIREME (incluindo Diretor, Gerentes e Coordenadores) PAHO Diretoria e suas unidades Adm e IKM, PWR’s e Centros Signatários do Convênio de Manutenção da BIREME Parceiros de Projetos Transformar a BIREME em organização aprendiz baseada em conhecimento para consolidar sua posição como provedora de informação em saúde para a América Latina e Caribe. em 01/09/03 nasce o projeto de gestão de informação e conhecimento como parte integral do fortalecimento da governança da BIREME o novo o desafio as dúvidas as felizes coincidências…

Processo GAA BIR Questionário e diagnóstico Conduzido no início de Maio 2004 junto a todo o pessoal da BIREME, a respeito das percepções de todos quanto a presença ou não das práticas reconhecidas de gestão de conhecimento. O diagnóstico teve como base a metodologia e questionário da empresa TerraForum.

Processo GAA & TerraForum – Questionário das percepções

Processo GiC BIR Estratégia & Alta Administração Média Desvio padrão 1. Nível de consenso sobre 'core competences' 3.4  0.9  2. Mapa dos conhecimento relevantes 2.9  1.0  3. Dimensão 'conhecimento' explícita 3.2  1.1  4. Identificação sistemática de 'Gaps' de conhecimento 2.7  5. Identificação de ativos intangíveis 2.8  6. Ações pró-ativas de proteção de capital intelectual 1.2  7. Macroestratégia comunicada 8. Estabelecimento de metas desafiadoras 3.6  9. Alta administração compartilha conhecimento 3.1  10. Cargos altos com pessoas colaborativas 3.0  Alternativas de Resposta: (5) - Concordo totalmente (4) - Concordo (3) - Concordo parcialmente (2) - Discordo (1) - Discordo totalmente

Processo GAA BIR Condução participativa do diagnóstico a BIREME decidiu por um processo participativo de avaliação das fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das práticas de gestão de conhecimento na BIREME. o diagnóstico final foi fortalecido e validado por todo o pessoal da BIREME, que através da socialização e discussão dos resultados prévios, se reuniu em grupos de trabalho e comunidades de práticas, conduzidas por um grupo de facilitadores. o diagnóstico foi divulgado previamente ao sênior staff da BIREME, no dia 18 de Junho 2004.

Grupo de facilitadores e as dimensões GC Dimensão GC Facilitadores 1 Estratégia e alta administração Renato Murasaki e Maria Regina Chiquetto 2 Sistemas de informação e comunicação Verônica Abdala e Andréa Gonçalves 3 Cultura organizacional Regina Castro e Odila Duru 4 Organização e processos de trabalho Silvia de Valentin e Elenice de Castro 5 Políticas e práticas para administração de recursos humanos Rosane Tahrun e Vinícius Antonio 6 Mensuração de resultados Nadia Hommerding e Júlio Takayama 7 Aprendizado com o ambiente Marcelo D’Agostino e Márcia Barretto Grupo de Apoio à Coordenação: Adalberto Tardelli, Márcio Galvão, Márcio Stocco, Jobar Farias e Sandra Silva. Assessoria: José Cláudio C. Terra Coordenação: Abel Laerte Packer

Processo GIC BIR O objetivo e a metodologia de trabalho Todos os níveis hierárquicos participaram, efetuando seus cadastros e disponibilizando suas fotos! o lançamento de um fórum de discussão já com as comunidades de prática e grupos de trabalho, seus facilitadores e participantes. O objetivo foi o aquecimento e a maior familiarização dos participantes quanto às dimensões da gestão do conhecimento. início: 08/07/04 (ambienteaprendiz.bvs.br/forum) os facilitadores (02 por grupo), com domínio do conceito da dimensão GC determinada, estimularam a participação de todos com idéias, comentários, sugestões de novos textos etc de forma que pudessem gerar um documento síntese do conhecimento compartilhado do conceito. Esta ação facilitou os trabalhos de conclusão das avaliações e recomendações de todo o pessoal da BIREME.

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Processo GAA BIR Objetivo e metodologia de trabalho uma reunião externa de um dia inteiro com todo o pessoal, no dia 21 de Julho/04, onde já sedimentados os conceitos sobre as dimensões GC e práticas gerenciais, os colaboradores divididos nos 7 grupos trabalharam sobre as fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das dimensões e práticas de gestão de conhecimento na BIREME. Os grupos contaram com os dois facilitadores de início, além do coordenador geral e grupo de apoio. Cada um dos grupos fez uma apresentação sobre as principais fdr em cada dimensão na GC BIREME.

Processo GAA BIR CoPs – Comunidades de Práticas As 7 comunidades de práticas continuaram em operação até o dia 20 de Agosto 2004. O acesso ficou então liberado para todo o pessoal, de modo que todos pudessem opinar e dar recomendações a respeito de todas as dimensões e práticas gerenciais da BIREME. Foi elaborado um documento com os resultados finais do diagnóstico participativo, em 30 de Setembro. GT – artigo científico sobre a experiência na BIREME. Até o final de Outubro será divulgado o plano de ação para o cumprimento das ações gerenciais que fortaleceram as práticas de GC na BIREME.

Macro-Etapas do Projeto GAA na BIREME Pesquisa Interna Percepção dos colaboradores qto. as práticas reconhecidas de GC na BIREME Seminário 3 manhãs GC Workshops com especialistas para “refresh” Condução participativa do dignóstico (facilitadores / CoP´s) Documento de Consenso: 5+ fortalezas 5+ debilidades 5+ recomendações Plano de ação: 5+ fortalezas 5+ debilidades 5+ recomendações Demais apontadas pelos 7 grupos Compromisso de todos - continuidade do trabalho

A instância de apoio ao processo Portal BIR – Gestão de Ambientes Aprendizes O processo de GAA na BIREME conta com um site na BVS chamado Portal de Gestão de Ambientes Aprendizes. Tem como função registrar a experiência, conhecimento e metodologias adotadas, adaptadas e desenvolvidas pela BIREME. Estamos elaborando uma metodologia de Gestão de Ambientes que será transferida aos nossos parceiros. Lançamento na BVS no próximo ano.

Processo GAA BIR Eventos de apoio realização de seminários periódicos para a socialização dos conceitos sobre Gestão de Conhecimento com diferentes visões sobre o tema: Prof. Dr. José Cláudio Cyrineu Terra Prof. Dr. Arthur Hippólyto de Moura Prof. Dr. Rógerio Costa entre outros

Arthur Hippólyto de Moura Seminário: 3 manhãs GC Sobre as dicas e recomendações dos profissionais “Procurar o balanceamento entre a gestão do si e a gestão do trabalho.” “Gestão do conhecimento nas organizações é responsabilidade de todos.” “A inter-dependência dos atores, local e linguagem comum é a essência do coletivo.” Arthur Hippólyto de Moura

Processo GAA BIR Mensagem Final Conhecimento organizacional é fruto das interações entre as pessoas. O fator humano é chave para o todo o projeto de GAA. Ferramentas de TI como importante suporte à GAA. Papel das organizações: estimular, promover, encorajar e guiar as pessoas a compartilhar seu conhecimento intrínseco. GIC é um processo dinâmico que só tem utilidade se a informação for usada para impactar no comportamento dos colaboradores, mudança da cultura e aumento da eficiência.

Agradecimentos BIREME Diretor Todas as instâncias (gerências e cordenações) Todos os colaboradores Toda a rede de parceiros da BVS

Equipe BIREME/OPS/OMS Obrigada! Equipe BIREME/OPS/OMS www.bireme.br (11) 5576-9800