Gerenciamento das Aquisições

Introdução O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados. O gerenciamento de aquisições do projeto também inclui a administração de qualquer contrato emitido por uma organização externa (o comprador) que está adquirindo o projeto da organização executora (o fornecedor) e a administração de obrigações contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contrato. O PMBoK discute as aquisições do ponto de vista do comprador.

Introdução Os processos de gerenciamento de aquisições do projeto envolvem contratos que são documentos legais entre um comprador e um fornecedor. Um contrato é um acordo que gera obrigações para as partes que obriga o fornecedor a fornecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a fornecer compensação monetária ou outra compensação de valor. O acordo pode ser simples ou complexo e pode refletir a simplicidade ou a complexidade das entregas.

Introdução O fornecedor normalmente irá gerenciar o trabalho como um projeto se a aquisição não for apenas de material, bens ou produtos comuns. Nesses casos: O comprador torna-se o cliente e, portanto, é uma importante parte interessada do projeto para o fornecedor A equipe de gerenciamento de projetos do fornecedor está preocupada com todos os processos de gerenciamento de projetos, não apenas com os dessa área de conhecimento Os termos e condições do contrato tornam-se entradas importantes para muitos processos de gerenciamento do fornecedor. O contrato pode realmente conter as entradas (por exemplo, principais entregas, marcos importantes, objetivos de custo) ou pode limitar as opções da equipe do projeto (por exemplo, muitas vezes é necessária a aprovação pelo comprador de decisões relativas à formação de pessoal em projetos de design).

Processos 12.1 Planejar compras e aquisições determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso. 12.2 Planejar contratações documentação dos requisitos de produtos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores. 12.3 Solicitar respostas de fornecedores obtenção de informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado. 12.4 Selecionar fornecedores análise de ofertas, escolha entre possíveis fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor.

Processos 12.5 Administração de contrato 12.6 Encerramento do contrato gerenciamento do contrato e da relação entre o comprador e o fornecedor, análise e documentação do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor, gerenciamento de mudanças relacionadas ao contrato e, quando adequado, gerenciamento da relação contratual com o comprador externo do projeto. 12.6 Encerramento do contrato terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto.

Processos Encerramento Planejamento Execução Monitoramento e Controle 12.1 Planejar compras e aquisições 12.2 Planejar contratações Execução 12.3 Solicitar respostas de fornecedores 12.4 Selecionar fornecedores Monitoramento e Controle 12.5 Administração de contrato Encerramento 12.6 Encerramento do contrato

12.1 Planejar compras e aquisições O processo Planejar compras e aquisições identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto e quais necessidades do projeto podem ser realizadas pela equipe do projeto durante a execução do projeto. Esse processo envolve a consideração de como, o que, quanto, se e quando adquirir.

12.1 Planejar compras e aquisições

12.1 Planejar compras e aquisições Entradas Declaração do escopo Descreve os limites atuais do projeto. Ela fornece informações importantes sobre as necessidades e estratégias do projeto que devem ser consideradas durante o planejamento das aquisições. Descrição do produto Fornece informações importantes sobre qualquer questão técnica ou preocupação que necessitariam ser consideradas durante o planejamento das aquisições. Recursos de contratação Se a organização executora não tem um grupo formal de compras, a equipe do projeto terá que prover os recursos e o conhecimento para apoiar as atividades de contratação. Condições de mercado. O processo de planejamento de contrações deve considerar que produtos e serviços estão disponíveis no mercado, quais são os fornecedores, e sob que termos e condições.

12.1 Planejar compras e aquisições Entradas Outras saídas de planejamento Na medida em que outras saídas de planejamento estão disponíveis, elas devem ser consideradas durante o planejamento das aquisições. As outras saídas de planejamento que devem freqüentemente ser consideradas incluem primeiramente as estimativas de custo e cronograma, os planos de gerência de qualidade, as projeções de fluxo de caixa, a Estrutura Analítica do Projeto, os riscos identificados e as designações planejadas de pessoal. Restrições As restrições são fatores que limitam as opções do comprador. Uma das restrições mais comuns para muitos projetos é a disponibilidade de recursos financeiros. Premissas Premissas são fatores que, para fins do planejamento, serão consideradas verdadeiras, reais, ou corretas.

12.1 Planejar compras e aquisições Ferramentas e Técnicas Análise de make-or-buy Esta é um técnica geral da administração usada para determinar se um produto particular pode ser produzido a um custo-benefício adequado pela organização executora. Uma análise make-or-buy deve também refletir a perspectiva da organização executora assim como as necessidades imediatas do projeto. Avaliação especializada Uma avaliação especializada será freqüentemente requerida para avaliar as entradas para este processo.

12.1 Planejar compras e aquisições Ferramentas e Técnicas Seleção do tipo de contrato. Existem diferentes tipos de contratos que podem ser utilizados para diferentes tipos de compras Preço fixo ou contratos de preço fechado - esta categoria de contratos envolve um preço total fixo para um produto bem definido. Na medida em que o produto não está bem definido, tanto o comprador como o vendedor estão sujeitos a riscos – o comprador pode não receber o produto desejado e o vendedor pode incorrer em custos adicionais para produzir o produto. Contratos de custos reembolsáveis – esta categoria de contratos envolve o pagamento (reembolso) ao vendedor pelos seus custos reais. Pode ser: Custo mais remuneração (CMR) ou Custo mais percentual do custo (CMPC). O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos para a realização do trabalho contratado e recebe uma remuneração calculada como um percentual acordado dos custos. A remuneração varia de acordo com o custo real. Custo mais remuneração fixa (CMRF). O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos para a realização do trabalho contratado e recebe um pagamento de remuneração fixa calculado como um percentual dos custos estimados do projeto. A remuneração fixa não varia com os custos reais, a menos que ocorram mudanças no escopo do projeto. Custo mais remuneração de incentivo (CMRI). O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos pela realização do trabalho contratado e recebe uma remuneração predeterminada, um bônus de incentivo, com base na realização de determinados níveis de objetivos de desempenho definidos no contrato. Contratos por tempo e material (T&M) ou de preço unitário – ao vendedor é pago um valor unitário pré-estabelecido e o valor total do contrato é uma função das quantidades necessárias para completar o trabalho.

12.1 Planejar compras e aquisições Saídas Plano de gerenciamento das aquisições O plano de gerenciamento das aquisições deve descrever como os processos de aquisição remanescentes (da preparação das aquisições até o encerramento do contrato) serão gerenciados. Por exemplo: Que tipos de contratos serão usados? Se houver necessidade de estimativas independentes como critério de avaliação, quem irá prepará-las e quando ? Se a organização executora tem um departamento de compras, que ações pode a equipe de projeto tomar por contra própria ? Caso haja necessidade de documentos padronizados para o processo de aquisição, onde eles podem ser encontrados? Como serão administrados os diversos fornecedores ? Como as aquisições serão coordenadas com outros aspectos do projeto tais como cronogramas e relatos de desempenho? Declaração de trabalho (SOW) A declaração de trabalho descreve o item a ser contratado com suficiente detalhe para permitir que os potenciais fornecedores possam avaliar se são capazes de atender o edital. O nível de detalhe pode variar de acordo com a natureza do item, as necessidades do comprador, ou a forma do contrato. Decisões de fazer ou comprar Solicitações de mudança

12.2 Planejar contratações

12.2 Planejar contratações Entradas Plano de gerenciamento de aquisições Declaração do trabalho do contrato Decisões de fazer ou comprar Plano de gerenciamento do projeto Registro de riscos Acordos contratuais relacionados a riscos Recursos necessários para a atividade Cronograma do projeto Estimativas de custos da atividade Linha de base dos custos

12.2 Planejar contratações Ferramentas e técnicas Formulários padrão Os formulários padrão incluem contratos padrão, descrições padrão de itens de aquisição, termos de confidencialidade, listas de verificação de critérios de avaliação de propostas ou versões padronizadas de todas as partes dos documentos de licitação necessários. Opinião especializada

12.2 Planejar contratações Saídas Documentos de aquisição Os documentos de aquisição são usados para buscar propostas de possíveis fornecedores. Um termo como licitação, oferta ou cotação geralmente é usado quando a decisão de seleção do fornecedor for baseada em preço (como no caso de compra de itens comerciais ou padrão), enquanto um termo como proposta geralmente é usado quando outras considerações, como habilidades técnicas ou abordagem técnica, são mais importantes. Critérios de avaliação Os critérios de avaliação são desenvolvidos e usados para classificar ou pontuar propostas. Declaração de trabalho (atualizações)

12.3 Solicitar respostas de fornecedores

12.3 Solicitar respostas de fornecedores Entradas Ativos de processos organizacionais Algumas organizações, como parte de seus ativos de processos organizacionais, mantêm listas ou arquivos com informações sobre fornecedores possíveis e pré-qualificados, às vezes chamados de licitantes, que podem ser solicitados a fornecer preços, propostas ou cotações referentes ao trabalho. Essas listas em geral terão informações sobre experiências passadas relevantes e outras características dos possíveis fornecedores. Algumas organizações mantêm listas de fornecedores preferenciais que incluem apenas fornecedores já selecionados através de alguma metodologia de qualificação. Plano de gerenciamento de aquisições Documentos de aquisição

12.3 Solicitar respostas de fornecedores Ferramentas e técnicas Reuniões com licitantes As reuniões com licitantes (também chamadas de reuniões com contratadas, reuniões com vendedores e reuniões pré-licitação) são reuniões com possíveis fornecedores antes da preparação de uma licitação ou proposta. Elas são usadas para garantir que todos os possíveis fornecedores possuem um entendimento claro e comum da aquisição (por exemplo, requisitos técnicos e requisitos de contrato). Anúncios As listas existentes de possíveis fornecedores muitas vezes podem ser ampliadas através da colocação de anúncios em publicações de circulação geral, como jornais, ou em publicações especializadas, como revistas profissionais. Desenvolver a lista de fornecedores qualificados É possível desenvolver listas de fornecedores qualificados a partir dos ativos organizacionais se essas listas ou informações estiverem prontamente disponíveis. Informações gerais são amplamente disponibilizadas através da Internet, listagens de bibliotecas, associações locais relevantes, catálogos dos sindicatos e outras fontes semelhantes.

12.3 Solicitar respostas de fornecedores Saídas Lista de fornecedores qualificados A lista de fornecedores qualificados contém os fornecedores que são solicitados a apresentar uma proposta ou cotação. Pacote de documentos de aquisição O pacote de documentos de aquisição é uma solicitação formal preparada pelo comprador enviada para cada fornecedor e é a base sobre a qual um fornecedor prepara uma proposta para os produtos, serviços ou resultados solicitados que estão definidos e descritos na documentação de aquisição. Propostas Propostas são documentos preparados pelo fornecedor que descrevem a capacidade e a disposição do fornecedor de fornecer os produtos, serviços ou resultados solicitados descritos na documentação de aquisição. As propostas são preparadas de acordo com os requisitos dos documentos de aquisição relevantes e refletem a aplicação de princípios contratuais aplicáveis. A proposta do fornecedor constitui uma oferta formal e legal em resposta à solicitação do comprador.

12.4 Selecionar fornecedores

12.4 Selecionar fornecedores Entradas Ativos de processos organizacionais Plano de gerenciamento de aquisições Critérios de avaliação Pacote de documentos de aquisição Propostas Lista de fornecedores qualificados Plano de gerenciamento do projeto

12.4 Selecionar fornecedores Ferramentas e técnicas Sistema de ponderação Um sistema de ponderação é um método para diminuir a subjetividade na seleção de fornecedores. A maioria desses sistemas envolve atribuir um peso numérico a cada um dos critérios de avaliação, classificar os possíveis fornecedores em cada critério, multiplicar o peso pela classificação e totalizar os produtos resultantes para computar uma pontuação geral. Estimativas independentes Para muitos itens de aquisição, a organização contratante pode preparar suas próprias estimativas independentes ou obter uma estimativa independente preparada dos custos como uma verificação dos preços propostos. Diferenças significativas a partir dessas estimativas de custos podem ser uma indicação de que a declaração do trabalho do contrato não era adequada ou de que o possível fornecedor não entendeu corretamente.

12.4 Selecionar fornecedores Ferramentas e técnicas Sistema de triagem Um sistema de triagem envolve o estabelecimento dos requisitos mínimos de desempenho para um ou mais critérios de avaliação e pode empregar um sistema de ponderação e estimativas independentes. Por exemplo, pode ser que um possível fornecedor seja solicitado a propor um gerente de projetos que possua qualificações específicas antes que o restante da proposta seja considerado. Negociação do contrato A negociação do contrato esclarece a estrutura e os requisitos do contrato de forma que seja possível alcançar um acordo mútuo antes da assinatura do contrato. 26 26

12.4 Selecionar fornecedores Ferramentas e técnicas Sistemas de classificação de fornecedores Os sistemas de classificação de fornecedores são desenvolvidos por muitas organizações e utilizam informações como desempenho passado, avaliação de qualidade, desempenho de entrega e atendimento do contrato pelo fornecedor. Opinião especializada Técnicas de avaliação de propostas Muitas técnicas diferentes podem ser usadas para classificar e pontuar propostas, mas todas elas utilizarão alguma opinião especializada e alguma forma de critérios de avaliação

12.4 Selecionar fornecedores Saídas Fornecedores selecionados Contrato Plano de gerenciamento de contratos No caso de compras ou aquisições significativas, é preparado um plano para administrar o contrato com base nos itens especificados do comprador específico dentro do contrato, como documentação e requisitos de entrega e desempenho que o comprador e o fornecedor devem cumprir. O plano cobre as atividades de administração de contrato durante toda a vida do contrato. Disponibilidade de recursos São documentadas a quantidade e a disponibilidade de recursos e as datas nas quais cada recurso específico pode estar ativo ou ocioso. Plano de gerenciamento de aquisições (atualizações) Mudanças solicitadas

12.5 Administrar contrato

12.5 Administrar contrato Entradas Contrato Plano de gerenciamento de contratos Fornecedores selecionados Relatórios de desempenho A documentação técnica desenvolvida pelo fornecedor e outras informações de entregas fornecidas de acordo com os termos do contrato Relatórios de desempenho do fornecedor Solicitações de mudança aprovadas As solicitações de mudança aprovadas podem incluir modificações nos termos e condições do contrato Informações sobre o desempenho do trabalho

12.5 Administrar contrato Ferramentas e técnicas Sistema de controle de mudanças no contrato Um sistema de controle de mudanças no contrato define o processo pelo qual o contrato pode ser modificado. Análise de desempenho conduzida pelo comprador Uma análise de desempenho de aquisições é uma análise estruturada do progresso do fornecedor em oferecer o escopo do projeto e qualidade, dentro dos custos e no prazo, em comparação com o contrato. Pode incluir uma análise da documentação preparada pelo fornecedor e inspeções do comprador, além de auditorias de qualidade conduzidas durante a execução do trabalho pelo fornecedor. O objetivo de uma análise de desempenho é identificar sucessos ou falhas de desempenho, progresso em relação à declaração do trabalho do contrato e não-conformidades do contrato que permitem que o comprador quantifique a capacidade ou incapacidade demonstrada pelo fornecedor para realizar o trabalho.

12.5 Administrar contrato Ferramentas e técnicas Inspeções e auditorias Inspeções e auditorias, exigidas pelo comprador e apoiadas pelo fornecedor conforme especificado na documentação do contrato, podem ser conduzidas durante a execução do projeto para identificar quaisquer deficiências nas entregas ou processos de trabalho do fornecedor. Relatório de desempenho Sistema de pagamentos Os pagamentos ao fornecedor geralmente são tratados pelo sistema de contas a pagar do comprador.

12.5 Administrar contrato Ferramentas e técnicas Administração de reclamações Mudanças contestadas e mudanças construtivas são mudanças solicitadas em que o comprador e o fornecedor não conseguem chegar a um acordo em relação ao valor de uma compensação pela mudança ou nem mesmo conseguem chegar a um acordo sobre se houve mudança ou não. Essas mudanças contestadas também são chamadas de reclamações, disputas ou recursos administrativos. Se as partes não resolverem uma reclamação por conta própria, talvez ela precise ser tratada de acordo com os procedimentos de resolução de disputas estabelecidos no contrato. Essas cláusulas do contrato podem envolver arbitragem ou processo judicial.

12.5 Administrar contrato Ferramentas e técnicas Sistema de gerenciamento de registros É usado pelo gerente de projetos para gerenciar os registros e a documentação do contrato. O sistema é usado para manter um índice de correspondências e documentos do contrato e para auxiliar com a recuperação e o arquivamento dessa documentação. Tecnologia da informação O uso das tecnologias da informação e de comunicação pode aumentar a eficiência e a eficácia da administração do contrato automatizando partes do sistema de gerenciamento de registros, do sistema de pagamentos, da administração de reclamações ou do relatório de desempenho e oferecendo a troca de dados eletrônicos entre o comprador e o fornecedor.

12.5 Administrar contrato Saídas Documentação do contrato Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

12.6 Encerramento do Contrato O processo Encerramento do contrato envolve a confirmação de que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. Também envolve atividades administrativas, como a atualização de registros para refletir resultados finais e o arquivamento dessas informações para uso futuro. A rescisão de um contrato é um caso especial de encerramento do contrato e pode resultar de um acordo mútuo entre as partes ou de descumprimento das obrigações de uma das partes.

12.6 Encerramento do Contrato

12.6 Encerramento do Contrato Entradas Plano de gerenciamento de aquisições Plano de gerenciamento de contratos Documentação do contrato Procedimento de encerramento de contratos Ferramentas e técnicas Auditoria de aquisição Verificação do produto ou serviço entregue para avaliar o cumprimento dos itens estabelecidos no contrato Sistema de gerenciamento de registros Saídas Contratos encerrados O comprador apresenta ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato terminou. Ativos de processos organizacionais (atualizações) Arquivo do contrato, aceitação da entrega, documentação de lições aprendidas

Referências Capítulo 12 do PMBOK Guide: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), 3a. edição, 2004, Project Management Institute. http://www.pmi.org (Versão Inglês) http://www.pmimg.org.br (Versão Português).