Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 3 Documentos Digitais Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 3

Documentos Eletrônicos “Os documentos digitais possuem todas as características que compreendem a defini-ção de documento, podemos considerá-los válidos enquanto documentos.” (Humberto Innarelli, 2007, p. 26) O documento digital deve ser transmitido e conservado em formato digital ao longo do seu ciclo de vida na dependência do sistema informático em que foi criado. “A informação criada pelos computadores não era vista como um arquivo, mas como um dado.” (Vanderlei Santos, 2005, p. 24)

O documento digital para ser válido deverá ter confiabilidade não só da informação como também do sistema em que foi produ-zido; Torna-se essencial atribuir a cada docu-mento produzido ou transmitido elementos informativos que permitam a sua contextua-lização funcional e orgânica.

Possibilidades dos documento digitais Acesso, recuperação e transmissão; Base de dados; Documentos não lineares (hiper textuais) Maior flexibilidade (natureza volátil) Documentos dinâmicos

Aumento de iniciativas que incrementam o uso das novas tecnologias: E-gov: que abrange todas as iniciativas do governo federal voltadas para o uso da internet; Incentivo ao uso de softwares livres; Consultas públicas sobre programas do governo eletrônico.

GED ou GDE Gestão Eletrônica de Documentos: é o ins-trumento necessário a recuperação do mate-rial digitalizado. Gestão dos Documentos Eletrônicos: visa à gestão de documentos criados em meio ele-trônico e cujo o original permanece neste meio embora englobe os documentos digita-lizados

Elementos a levar em consideração: Descrição do sistema; Características físicas dos documentos; Links existentes; Software e hardware produtores; Períodos de conservação Obs: Nunca deverão abandonar o formato digital uma vez que perdem consistência e coerência informativa e probatória quando transpostos para outros tipos de suportes.

Neste contexto de avaliação dois aspectos essenciais devem ser vistos: Uma análise abarcando o conteúdo informativo dos documentos digitais; Uma análise técnica abrangendo as especifici-dades do sistema informático. Deve ser observado a existência de mas-sas documentais digitais acumuladas. Gestão de suportes / eliminação de docu-mentos para liberação de espaços e esta-belecimentos de regras para a preservação

Ciclo de Vida dos Documentos Digitais: Corrente: muito manipulado, são mantidos em discos rígidos quer em servidores, quer em ambientes individuais de trabalho. Intermediário: armazenamento secundário. Permanente: armazenamentos em locais específicos

Outros formatos documentais: Correio Eletrônico: Deve-se estabelecer regras de condutas; Políticas de procedimentos. Digitalização: Verificar a legalização da destruição dos originais.