Documentos Eletrônicos Profª Zélia Freiberger

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS Em um sistema de GED usa-se a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações.

O GED tem como finalidade converter informações, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED os documentos em papel são preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Após a digitalização, os documentos passam por uma conferência e depois são gravados em meios magnéticos ou ópticos.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos Segundo o CONARQ um GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada de um órgão que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: Captura (entrada) gerenciamento, armazenamento e distribuição (saída).

Particularidades do GED Informação não estruturada é aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico (e-mail) arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.

Particularidades do GED O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, como possibilidades e não como componentes obrigatórios. Fonte: CONARQ

Sistema Integrado de Gestão de Documentos Arquivísticos (SIGAD) É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais. É o conjunto de operações técnicas, característico da gestão de documentos, processado por computador. O SIGAD tem aplicação em sistemas híbridos, documentos digitais e convencionais.

Um SIGAD tem: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle dos prazos de guarda e destinação, armazenamento e procedimentos de acesso aos documentos.

Os 10 mandamentos da Preservação Digital

Introdução O tema Preservação Digital tem muita importância na atualidade devido ao fato de que o homem está cada vez dependente das tecnologias de informação e comunicação. Fonte: SANTOS Vanderlei Batista dos. Arquivística: temas contemporâneos, Distrito Federal: SENAC, 2008.

Suporte de documentos digitais Suporte magnético: formado por cargas positivas e negativas que representam os dígitos binários; Disco rígido: grande capacidade de armazenagem, presente nos computadores; Disquete: este suporte é lido através de um hardware chamado drive;

Suporte de documentos digitais CD-ROM: composto por policarbonate, aluminun e lacquer; CD-RW: basicamente a mesma composição, porém permite regravações.

Fragilidades dos suportes A variável poluição atmosférica; O tempo de uso da mídia; A qualidade da mídia; Manipulação da mídia; Temperatura e umidade relativa do ar afetam o tempo de vida útil dos documentos digitais. (Vanderlei, 2008 pág. 37)

1º – Política de Preservação Recomendações: Formação de equipe multidisciplinar; Elaboração de normas, implantação e adaptação periódica para política de preservação; Sem estas ações não há como implantar uma correta política de preservação dos documentos digitais.

2º - Não dependerás de hardware específico O hardware utilizado para a produção, gestão e preservação deve ser escolhido criteriosamente, pois a partir do momento em que definimos como hardware de produção algum tipo muito específico e raro, estamos de certa forma nos acorrentando a esta tecnologia e consequentemente ao fabricante.

2º - Não dependerás de hardware específico Se não considerarmos o hardware como elemento de preservação, estaremos colocando em risco todo o acervo digital.

3º - Não dependerás de software específico O software também pode causar dependência tecnológica de tipo e de fabricante. Essa dependência torna-se perigosa a medida em que torna impossível manter e migrar documentos digitais sem a interferência dos fabricantes, pois o detentor do documento digital não tem toda a autonomia para realizar os procedimentos fundamentais.

4º - Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital Qualquer sistema está sujeito a falhas, portanto não poderá ser a única forma de acesso aos documentos arquivísticos; A captura consiste em ações de: registro, classificação, indexação, atribuição de outros metadados e arquivamento dos documentos.

5º - Migrarás os documentos de suporte e formato periodicamente Na atualidade a documentação digital faz parte dos acervos documentais podendo ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificações no seu formato e suporte ao longo do tempo.

5º - Migrarás os documentos de suporte e formato periodicamente É importante que isso aconteça de forma periódica, pois os suportes e os formatos não duram para sempre, ficando assim suscetíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de confiabilidade.

6º - Replicarás os documentos em locais fisicamente separados O fato de manter uma política de backup não necessariamente garante a recuperação da documentação digital, pois em caso de alagamento ou incêndio, tudo pode ser perdido. Manter réplicas dos depósitos digitais em locais fisicamente separados.

7º - Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento Qualquer perda no suporte de armazenamento, pode significar a perda do acervo como um todo, portanto deve ser observado inclusive as condições ambientais.

7º - Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento Segundo alguns estudos foi possível definir que as mídias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com temperatura baixa e pouca unidade relativa do ar. Uma temperatura considerada ideal seria em torno de 10°C e 20°C e umidade relativa entre 20% e 40%.

8º - Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança A política de backup é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, pois garante de forma íntegra e confiável a restauração de documentos digitais e sistemas informatizados.

9º - Não preservarás lixo digital Muito lixo digital está sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mídias em geral. Essa sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada facilitando a capacidade de armazenamento de documentos que realmente necessitamos.

10º - Garantirás a autenticidade dos documentos digitais A garantia da autenticidade dos documentos digitais é fundamental para a qualidade da documentação digital a ser preservada.

10º - Garantirás a autenticidade dos documentos digitais Um dos momentos críticos para a garantia da autenticidade no documento digital é o momento da migração, que expõe o documento digital para possíveis adulterações e perda de garantia da fidedignidade e da autenticidade.

Bibliografia SANTOS, Vanderlei Batista dos. INNARELLI Humberto Celeste, SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivística Temas Contemporâneos. Distrito Federal: SENAC 2008.