PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE Fluxo de Usuários, Kariane Santos, 20151016

Objetivo Garantir que o processo de desligamento seja efetuado no ONE e o usuário não tenha nenhum produto Novartis sob sua responsabilidade. Responsáveis: Efetividade One Periodicidade: Conforme necessidade

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Diariamente o responsável por desligamento de usuário, recebe os e-mails de movimentações do HR GLOBAL. Ele deve verificar se o colaborador é um usuário ONE; A análise é realizada pelo nome do colaborador no ONE; Modelos de e-mails: 1 - Colaborador(a) prestador de serviços 2 - Colaborador(a) efetivo Novartis 2 - Colaborador(a) estagiário Novartis | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE IDENTIFICAR USUÁRIO ONE 1 - Colaborador(a) prestador de serviços | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE IDENTIFICAR USUÁRIO ONE 2 - Colaborador(a) efetivo Novartis | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE IDENTIFICAR USUÁRIO ONE 3 - Colaborador(a) estagiário Novartis | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Verifica através de pesquisa no ONE se o colaborador é um usuário ONE Se o colaborador não for um usuário ONE, terá apenas um registro “Contato”. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Se o colaborador for um usuário ONE o mesmo terá um registro de Contato e um de “Usuário” Observação: Lembrando que o representante pode funcionário externo, efetivo ou estagiário. Identificado como usuário ONE, deve ser verificado se o mesmo possui saldo de amostras. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE VERIFICAR SALDO DE AMOSTRA Entrar em relatórios Procurar a pasta BR0800 | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Amostra Pendentes de Confirmação: Amostras pendentes de confirmação: São amostras faturadas ou transferidas entre usuários, para os usuários ONE e não foram confirmadas como recebidas no sistema ONE. Clicar em cima do relatório Amostras pendentes de confirmação Clicar no campo lote amostra: nome do proprietário e arrastar No campo abaixo, digitar o nome do usuário desligado. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Serão filtradas todas as amostras pendentes deste usuário. Clicar em executar relatório Após executado, é necessário que sejam confirmadas todas as amostras como recebidas. Seguindo os seguintes passos: Duplo click em cima do Recibo de Amostra | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Na tela de confirmação clicar em EDITAR | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE E seguir os passos conforme enumerado Alterar para data atual Confirmar a quantidade descrita no campo quantidade Incluir o seguinte comentário: “Confirmação de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema. AGs serão transferidas para o gestor.” Salvar | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Deve ser realizado o mesmo procedimento para todas as AGs pendentes de confirmação Finalizando as AGs para confirmar, deve ser emitido o relatório de saldo de amostras. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Saldos de Amostras Saldo de Amostras: São AGs faturadas e confirmadas como recebidas pelo usuário ONE, representa o disponível para distribuição ao profissional da área de saúde autorizado a receber AGs. Procurar a pasta BR0800 Escolher a opção 2 = Amostra – Relatório de Saldo | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Relatório de Saldo de Amostra Digitar o nome do colaborador Executar o relatório | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE TRANSFERÊNCIAS DO SALDO DE AMOSTRA PARA O GESTOR Após emissão do relatório, criar uma nova janela e clicar em todas as guias. Clicar em todas as guias | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Clicar em “Inventário de Amostras” Clicar em “Nova Transferência” | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

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PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Clicar na Lupa Colocar o nome do colaborador desligado Clicar em ir Iniciar o processo de transferência de acordo com os dados do relatório de saldo de amostras | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Considerar o nome do colaborador desligado 2 – Incluir a data atual (Data do dia) Inserir o seguinte comentário: Transferência de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema. AGs serão transferidas para o gestor. 4 – Pesquisar o nome do gestor 5, 6 e 7 – Muita atenção, é um campo de escolha, porém deve estar de acordo com o relatório enviado, só para depois confirmar. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Exemplo Os dados devem estar de acordo com o relatório: | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Após salvar aparecerá a tela | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Se tiverem mais amostras para serem transferidas do mesmo Rep desligado, clicar em clonar Os principais campos já estarão preenchidos, devendo apenas “escolher” as amostras a serem transferidas até que as mesmas sejam zeradas. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE LOTES NEGATIVOS Caso o colaborador tenha amostras com saldo negativo, deve ser efetuado o ajuste. Procurar a pasta BR0800 Escolher a opção 2 = Amostra – Relatório de Saldo | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Relatório de Saldo de Amostra | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Após emissão do relatório, caso tenham saldo negativos, criar uma nova janela e clicar em todas as guias. Clicar em todas as guias Clicar em “Inventário de Amostras” | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Escolher a opção ajustes Preencher os dados conforme informação: | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Escolher motivo Ajuste Clicar na Lupa Escrever o nome do colaborador desligado e clicar em | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Incluir no comentário Ajuste de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema. Escolher a amostra conforme informado no relatório (ATENÇÃO DEVE SER IGUAL) Escolher o lote da amostra conforme informado no relatório A quantidade a ser ajusta (se negativo, incluir dado positivo) Após preencher todos os campos, clicar em enviar. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Aparecerá uma tela de confirmação Caso existam outros ajustes para serem efetuados para o mesmo usuário, deve utilizar o botão clonar Aparecerá a tela com os campos chaves preenchidos, repetir o processo até zerar as pendências de saldos negativos. IMPORTANTE: DEVE SER VERIFICADO SE NÃO EXISTE OUTRAS PENDÊNCIAS ATRELADAS AO USUÁRIO (EX. Solicitações de inclusões, criação, exclusões de contas e TOT). É necessário acessar a pasta BR-Efetividade-ONE Aprovações e exportar o relatório Solicitações de Aprovações Pendentes. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

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PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE INFORMATIVO Realizada todas as transferências, deve ser criada uma “tarefa” no ONE para informar ao GD que foi transferida as amostras de um Rep desligado e que o mesmo tem a responsabilidade de confirmar as amostras no sistema ONE. Na página inicial do One temos o campo “Minhas Tarefas” Clicar em NOVO | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Alterar para o nome do GD Assunto: SALDO DE AMOSTRAS PENDENTES Data | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE 4. Incluir o comentário Padrão: "Prezado (a) GD, Há saldos de amostras pendentes para seu setor. Solicitamos que realize as devidas providências. Atenciosamente, Atendimento ONE/ Gestão de Contas ONE” 5. Incluir a data e hora para envio da tarefa ao GD 6. Salvar Além da tarefa no ONE é encaminhado um e-mail padrão ao GD   Modelo e-mail sem amostra | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

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PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Modelo de e-mail com Amostra | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Após finalizar o processo no ONE, deve ser acessado o SharePoint e incluído os dados do Rep desligado para manutenção no ONE Acessar Caminho: https://share.novartis.net/sites/GDCO/default.aspx Após clicar no Uso Time One, clicar na pasta ONE-Usuários. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Clicar em dar saída, Clicar em Editar em Microsoft Excel, para editar a planilha Devem ser incluídos os dados do colaborador na planilha de controle. Além dos dados do colaborador, se ele possuir alguma solicitação pendente de aprovação, esses dados devem ser inseridos na planilha. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Após inserirmos os dados, devemos “dar entrada” na planilha para que outro pessoa consiga acessar. Feito todos esses passos precisamos deslocar o colaborador da estrutura de vendas. ***Apenas colaboradores que fazem parte da força de vendas.*** Caminho: http://phbrsp-s3035:8001/Administracao/frmAdministracao.aspx | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Clicar em Estrutura de Vendas, e selecionar Regional, equipe, setor e filtrar. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only

PROCEDIMENTO IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Supervisão e analista Leila estão verificando o melhor dia para realizar o deslocamento do colaborador da Estrutura de Vendas, pois assim ela consegue ter um acompanhamento para identificar caso ocorra alguma falha técnica do sistema. Atenção: Se recebermos e-mail de desligamento de algum colaborador que possui usuário no ONE e é externo devemos entrar em contato com seu gestor para maiores informações, pois pode acontecer desse colaborador externo estar sendo desligado para se tornar efetivo. O mesmo procedimento precisa ser adotado para estagiário com usuário no ONE. | Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only