Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007

Apresentação em tema: "Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007"— Transcrição da apresentação:

1 Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007
A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007 [Observação para o instrutor: para obter ajuda detalhada para personalizar este modelo, consulte o último slide. Além disso, procure texto adicional da lição no painel de anotações de alguns slides.] Obtenha o máximo de desempenho 1

2 Obtenha o máximo de desempenho
Conteúdo do curso Visão geral: Uma nova versão do Outlook Lição 1: O que mudou e por que Lição 2: Encontrar os comandos comuns Lição 3: Enviar e receber anexos e imagens Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e um conjunto de perguntas de teste. Obtenha o máximo de desempenho 2

3 Visão geral: Uma nova versão do Outlook
Olha só! Existe uma nova versão do Outlook. Ela tem uma aparência totalmente nova além de novos recursos. Mas não se preocupe, isso não quer dizer que você terá que gastar um tempão para conhecer um novo programa. Ao contrário, o novo design e os novos recursos ajudarão você a realizar com mais eficiência e facilidade as tarefas executadas no Outlook todos os dias. Obtenha o máximo de desempenho 3

4 Obtenha o máximo de desempenho
Objetivos do curso Passeie pelo Outlook Saiba tudo que mudou e por que. Encontre comandos na Faixa de Opções e faça tudo que você faz todos os dias: leia e envie , trabalhe com compromissos e reuniões e use seus contatos. Envie e receba imagens e anexos. Certifique-se de que os destinatários conseguirão abrir os arquivos anexos que usam os novos formatos de arquivo do Microsoft Office Obtenha o máximo de desempenho 4

5 Lição 1 O que mudou e por que 5

6 Obtenha o máximo de desempenho
O que mudou e por que Na primeira vez que você criar uma mensagem no Outlook (ou abrir uma recebida), verá a Faixa de Opções. Trata-se de uma faixa localizada na parte superior da janela. Uma das mudanças mais drásticas do programa, a Faixa de Opções confere ao Outlook sua nova aparência. Mas assim que você se familiarizar, verá que a mudança é mais que visual e que ela está ali para ajudar você a fazer seu trabalho com mais facilidade e em menos etapas. As grandes mudanças não param na Faixa de Opções; há muitas outras novidades úteis para se trabalhar com mais rapidez e eficiência. Para citar apenas algumas, existe a Barra de Tarefas Pendentes, a nova navegação do calendárioe um novo formato para contatos. Observação: se você estiver procurando informações sobre todos os recursos novos do Outlook ou quiser conhecer melhor as diferenças entre as versões anteriores do Outlook e esta versão, consulte o Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final do curso. Ele contém uma lista de recursos adicionais. Obtenha o máximo de desempenho 6

7 Introdução à Faixa de Opções
Esta é mensagem de novo . A Faixa de Opções está na parte superior da janela. A Faixa de Opções fica visível sempre que você cria ou edita algo no Outlook. Por que o novo sistema? A Microsoft pesquisou minuciosamente o modo como as pessoas usam os comandos do Outlook. Como resultado dessa pesquisa, alguns comandos do Outlook estão mais destacados e os comandos comuns são exibidos e agrupados de maneira a tornar facilitar a localização e o uso. Especificamente, você encontrará a Faixa de Opções quando criar ou modificar mensagens de , itens do calendário, contatos, tarefas ou entradas de diário. Observação: se você estiver habituado com o Microsoft Office Word 2007, a Faixa de Opções das mensagens do Outlook será familiar. Como o editor do Outlook 2007 baseia-se no Word 2007, vários comandos e opções disponíveis no Word estarão disponíveis durante a composição de mensagens no Outlook. Obtenha o máximo de desempenho 7

8 Uma olhada mais detalhada na Faixa de Opções
Para ajudar você a aprender como usar a Faixa de Opções, existe um guia sobre sua organização básica. Guias: a Faixa de Opções é composta por guias distintas, cada uma relacionada a tipos específicos de trabalho realizados no Outlook. Grupos: cada guia contém diversos grupos que mostram itens relacionados reunidos. Comandos: um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu. Guias: nas guias ficam os comandos e os botões que você usava. A guia Mensagem é mostrada aqui. Grupos: Texto Básico, mostrado aqui, é um grupo. Comandos: o botão Negrito e a lista Fonte (esta imagem mostra a fonte Calibri) são comandos. Os comandos usados com mais freqüência, como Colar, têm botões maiores. Obtenha o máximo de desempenho 8

9 A Faixa de Opções mostra o que você precisa
Mais uma vez, você encontrará a Faixa de Opções quando executar determinadas ações, como criar mensagens, entradas no calendário ou contatos. A Faixa de Opções mostra guias e comandos apropriados ao que você estiver fazendo. Ou seja, as guias da Faixa de Opções mudarão de acordo com a área do Outlook na qual você estiver trabalhando. Obtenha o máximo de desempenho 9

10 A Faixa de Opções mostra o que você precisa
A imagem mostra algumas dessas diferenças. Uma nova mensagem mostra as guias Mensagem e Opções . Um novo compromisso mostra a guia Compromisso . Um novo contato mostra a guia Contato . As guias Mensagem e Opções contêm grupos e comandos usados para redigir e enviar mensagens. A guia Compromisso contém grupos e comandos específicos para trabalhar com um entrada de calendário. A guia Contato contém grupos e comandos úteis para manter as informações dos contatos atualizadas. Obtenha o máximo de desempenho 10

11 Mais recursos do que se pode ver
Uma pequena seta no botão de um grupo indica que há mais itens disponíveis além do que se pode ver. Esse botão     é chamado de Iniciador da Caixa de Diálogo. A imagem mostra que, para ver toda a lista de opções de fontes, é preciso clicar na seta junto ao grupo Texto Básico da guia Mensagem de uma nova mensagem de . Obtenha o máximo de desempenho 11

12 A Minibarra de Ferramentas
Com a Minibarra de Ferramentas , é possível acessar rapidamente comandos de formatação quando mais se precisam deles: no corpo de uma mensagem de . A imagem mostra como isso funciona: Selecione o texto arrastando o mouse e, em seguida, aponte para a seleção. A Minibarra de Ferramentas aparece de maneira desbotada. Ela ficará sólida quando você apontar para ela. É possível então clicar em uma opção de formatação. Obtenha o máximo de desempenho 12

13 A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é uma pequena barra de ferramentas localizada acima da Faixa de Opções. Sua função é deixar os comandos necessários e utilizados com mais freqüência sempre disponíveis. Sabe o que é melhor na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido? Ela mostra o que você quiser. Ou seja, você pode adicionar a ela seus comandos preferidos; basta clicar com o botão direito. O Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso, contém as etapas detalhadas para adicionar comandos à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Obtenha o máximo de desempenho 13

14 A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Você verá e usará Barras de Ferramentas de Acesso Rápido diferentes de acordo com a área do Outlook onde estiver trabalhando. Por exemplo, personalizações feitas na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para mensagens enviadas não aparecem na na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido de Contatos. Obtenha o máximo de desempenho 14

15 Obtenha o máximo de desempenho
Atalhos do teclado Se você usa atalhos de teclado em vez do mouse ou outro dispositivo apontador, perceberá que alguns atalhos continuam iguais, enquanto outros mudaram. Com a introdução da Faixa de Opções, os comandos estão em lugares novos, então os atalhos que começam com ALT provavelmente serão diferentes das versões anteriores. Obtenha o máximo de desempenho 15

16 Obtenha o máximo de desempenho
Atalhos do teclado Se você usa atalhos de teclado em vez do mouse ou outro dispositivo apontador, perceberá que alguns atalhos continuam iguais, enquanto outros mudaram. Para não ficar perdido: Observações    A maioria dos atalhos de teclado que usa a tecla CTRL, como CTRL+N para Novo, CTRL+C para Copiar e CTRL+V para Colar, não mudaram. O Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso, contém links para mais informações sobre como usar o teclado para acessar menus e comandos. Primeiro pressione ALT. Pressione a tecla indicada para ver a guia correta e, em seguida, pressione a letra para acessar o comando desejado. Obtenha o máximo de desempenho 16

17 Obtenha o máximo de desempenho
Conheça suas opções O Outlook oferece muitas opções úteis para alterar a aparência e o funcionamento das coisas. A forma de acessá-las não mudou. Como mostra a imagem, você ainda clicará em Opções no menu Ferramentas da janela principal do Outlook e usará a caixa de diálogo Opções . Exemplos de opções do programa incluem o tempo padrão dos lembretes para compromissos ou o local padrão para salvar mensagens enviadas. Observe que alguns itens mudaram com as opções. A próxima seção aborda essas alterações. Obtenha o máximo de desempenho 17

18 Mais informações sobre as opções
No Outlook 2007, você define opções em alguns lugares diferentes. Opções para redigir Para alterar as configurações para redigir ,por exemplo, fazer a verificação ortográfica parar de ignorar palavras em letras maiúsculas, use a caixa de diálogo Opções do Editor . Obtenha o máximo de desempenho 18

19 Mais informações sobre as opções
No Outlook 2007, você define opções em alguns lugares diferentes. Comece criando uma mensagem e, em seguida, faça o seguinte: Observação: algumas configurações, como aquelas definidas na área Personalizar da janela Opções do Editor , são compartilhadas entre todos os programas do sistema Office No entanto, a maioria das alterações feitas em Opções do Editor serão válidas somente para o Outlook. Clique no Botão Microsoft Office Clique em Opções do Editor. Obtenha o máximo de desempenho 19

20 Mais informações sobre as opções
No Outlook 2007, você define opções em alguns lugares diferentes. Opções para enviar Por exemplo, é possível escolher se a mensagem enviada será formatada como Texto sem Formatação, HTML ou Rich Text. Também é possível alterar o local onde deve ser mantida uma determinada mensagem enviada (ou especificar se deve ou não ser mantida essa cópia). Ao enviar uma mensagem de , é possível escolher como ela deve ser enviada. Você define essas opções nas guias disponíveis na Faixa de Opções da mensagem aberta. Obtenha o máximo de desempenho 20

21 Mais novidades: a Barra de Tarefas Pendentes
Localizada no extremo direito da janela, a Barra de Tarefas Pendentes ficará visível sempre que você estiver trabalhando no Outlook. Sua função é ajudar você a acompanhar tarefas e compromissos futuros. Você pode ver a Barra de Tarefas Pendentes a partir de , Calendário, Contatos e assim por diante. Obtenha o máximo de desempenho 21

22 Mais novidades: a Barra de Tarefas Pendentes
Localizada no extremo direito da janela, a Barra de Tarefas Pendentes ficará visível sempre que você estiver trabalhando no Outlook. A imagem destaca alguns de seus elementos principais: Navegador de Data Compromissos futuros do calendário Um lugar para digitar novas tarefas Sua lista de tarefas Obtenha o máximo de desempenho 22

23 Uma nova aparência para o calendário
O novo design do calendário no Outlook facilita a visualização de cada item. A navegação também ficou mais fácil. A imagem mostra alguns exemplos: Botões maiores facilitam o processo de alternar entre os modos de exibição diário, semanal e mensal do calendário. Voltar e Avançar são botões para você acessar rapidamente o dia, a semana ou o mês seguinte do calendário. Obtenha o máximo de desempenho 23

24 Uma nova aparência para o calendário
O novo design do calendário no Outlook facilita a visualização de cada item. A navegação também ficou mais fácil. A imagem mostra alguns exemplos: Na área Tarefas , os itens concluídos aparecem riscados e “fixos” no dia; as tarefas que não foram marcadas como concluídas serão transportadas automaticamente para o dia seguinte, até que sejam concluídas. O Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final do curso, contém mais informações sobre o calendário do Outlook. Outra novidade é a área Tarefas . Ela mostra as tarefas atuais e futuras, além de monitorar seus compromissos. Obtenha o máximo de desempenho 24

25 Uma nova aparência para os contatos
No Outlook 2007, os Cartões de Visita Eletrônicos facilitam a exibição e o compartilhamento. Você perceberá a nova aparência dos contatos quando clicar em Contatos para acessar essa área do Outlook. É possível enviar Cartões de Visita Eletrônicos por . Convém incluir o seu Cartão de Visita Eletrônico como parte de sua assinatura de . Obtenha o máximo de desempenho 25

26 Uma nova aparência para os contatos
Observe que nesta imagem, o Painel de Navegação está minimizado para mostrar melhor o painel Contatos.  É possível minimizar o Painel de Navegação de qualquer área do Outlook clicando no botão Minimizar o Painel de Navegação . Dica: observe também na imagem que o Painel de Navegação está minimizado para mostrar melhor o painel Contatos. É possível minimizar o Painel de Navegação de qualquer área do Outlook clicando no botão Minimizar o Painel de Navegação . Obtenha o máximo de desempenho 26

27 Sugestões para a sessão prática
Criar uma mensagem e ver a Faixa de Opções. Usar a Minibarra de Ferramentas, usar o Iniciador da Caixa de Diálogo e adicionar um comando à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Abrir uma mensagem e ver a Faixa de Opções de uma mensagem recebida. Configurar as opções do programa, do editor de e das mensagens de . Usar atalhos do teclado. Explorar a Barra de Tarefas Pendentes e aprender a personalizá-la. Navegar no seu calendário e olhar os contatos no novo modo de exibição Cartão de Visita (opcional). [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Obtenha o máximo de desempenho 27

28 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 1, pergunta 1 A Faixa de Opções será igual para uma nova mensagem de e uma mensagem de recebida. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 28

29 Teste 1, pergunta 1: resposta
Falso. O conteúdo da Faixa de Opções será diferente porque os itens necessário para se trabalhar com uma mensagem nova e outra recebida também são diferentes. Obtenha o máximo de desempenho 29

30 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 1, pergunta 2 Você acessou o calendário e está pronto para explorar sua nova aparência. Para aumentar o espaço de visualização dele na janela do Outlook, o que você poderia fazer dentro do Outlook? (Escolha uma resposta.) Usar os botões localizados na parte superior para ocultar detalhes. Minimizar o Painel de Navegação. Alterar a configuração de resolução de tela. Obtenha o máximo de desempenho 30

31 Teste 1, pergunta 2: resposta
Minimizar o Painel de Navegação. Nesta versão do Outlook, é possível minimizar o Painel de Navegação clicando no botão Minimizar o Painel de Navegação . Obtenha o máximo de desempenho 31

32 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 1, pergunta 3 Para usar o teclado para acessar os comandos da Faixa de Opções, primeiro você pressiona qual tecla?  (Escolha uma resposta.) CTRL. ALT. SHIFT. Obtenha o máximo de desempenho 32

33 Teste 1, pergunta 3: resposta
ALT. Pressione ALT e você verá as letras exibidas para ajudá-lo com o próximo movimento. Obtenha o máximo de desempenho 33

34 Localizar comandos do dia-a-dia
Lição 2 Localizar comandos do dia-a-dia 34

35 Localizar comandos do dia-a-dia
Você instalou o Outlook 2007 e reservou um tempo para conhecer algumas das diferenças desta para as versões anteriores. Chegou a hora de trabalhar. Será fácil realizar o trabalho que você sempre fez no Outlook? Esta lição mostrará que sua resposta será sim. Obtenha o máximo de desempenho 35

36 Criar uma nova mensagem
Chegou a hora de redigir e enviar sua primeira mensagem de usando o novo Outlook. O que você precisa saber? Para os novatos, algumas coisas continuam iguais. A primeira coisa que você precisa saber para começar é que você não precisa aprender nada novo. As antigas maneiras de iniciar uma nova mensagem ainda funcionam. Em uma nova mensagem, primeiro entenda a Faixa de Opções. A guia Mensagem estará na parte superior, com os comandos mais utilizados para redigir e enviar uma mensagem. As antigas maneiras de começar a trabalhar no Outlook ainda funcionam: tanto faz se você prefere usar o botão Novo ou pressionar CTRL+N, o procedimento será o mesmo de sempre para abrir uma nova mensagem. Obtenha o máximo de desempenho 36

37 Criar uma nova mensagem
Usando outras guias Se você tiver dificuldade para encontrar um comando ou botão, talvez precise olhar em outra guia. Por exemplo, para inserir uma imagem para que ela seja embutida no texto da mensagem (e não como um anexo separado), você terá que alternar para a guia Inserir . Observação: isso não é novidade, mas você deve se lembrar que certos grupos e botões só estarão disponíveis quando o cursor estiver no corpo da mensagem de . Por exemplo, os comandos de formatação da guia Texto Básico não estarão disponíveis enquanto o cursor estiver no campo Para ou no campo Assunto ; para usar esses comandos, é preciso mover o cursor para o corpo da mensagem. Obtenha o máximo de desempenho 37

38 Usar o Catálogo de Endereços para adicionar destinatários
Você usa o Catálogo de Endereços para adicionar nomes nos campos Para, Cc, e Cco ? Você encontrará o comando Catálogo de Endereços na guia Mensagem . Obtenha o máximo de desempenho 38

39 Mostrar ou ocultar o campo Cco
Se você prefere digitar os endereços de diretamente nas caixas Para e Cc , convém também saber como mostrar o campo Cco para poder digitar nomes nele também. A imagem mostra a localização do comando Mostrar Cco . Como se pode ver, você o encontrará na guia Opções . Você pode usar Cco (abreviação de com cópia oculta) para enviar mensagens sem expor os nomes dos destinatários; trata-se de uma maneira de respeitar a privacidade das pessoas para as quais você está enviando o . Dica: é possível mostrar ou ocultar o campo Cco conforme a necessidade, basta adicionar o botão Mostrar Cco à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Contudo, não é preciso ativar ou desativar o campo Cco sempre que você enviar uma mensagem; o campo Cco não aparecerá na mensagem recebida, mesmo que você não o desative na mensagem enviada. Obtenha o máximo de desempenho 39

40 Incluir sua assinatura
Você usa uma assinatura de particular no final das mensagens do Outlook? A mesma assinatura que você usava nas versões anteriores estará disponível depois da atualização para o Outlook 2007. Se você não usava assinaturas (talvez elas parecessem muito complicadas ou você nunca se lembrava como criá-las ou onde encontrá-las), ficará surpreso de ver como é fácil usá-las no Outlook 2007. Obtenha o máximo de desempenho 40

41 Incluir sua assinatura
É possível modificar assinaturas existentes ou criar novas, bem como definir uma assinatura padrão. Primeiro clique na seta sob o comando Assinatura . A imagem mostra o que acontece em seguida: Se você já criou assinaturas, poderá vê-las listadas aqui. Para criar novas assinaturas, definir uma assinatura padrão ou modificar assinaturas existentes, clique em Assinaturas. Obtenha o máximo de desempenho 41

42 Usar sinalizadores e lembretes
Sinalizadores e lembretes são úteis para que você e outras pessoas lembrem-se de tarefas a fazer. Para adicionar um sinalizador, um lembrete ou ambos ao criar uma mensagem, clique em Acompanhamento no grupo Opções de uma nova mensagem. Obtenha o máximo de desempenho 42

43 Usar sinalizadores e lembretes
Acompanhamento para você mesmo. Suponhamos que você enviou uma mensagem para um colega dizendo “Falarei disso com você amanhã”. Para ter certeza de que você vai se lembrar de algo, sinalize a mensagem para você mesmo; para isso, clique em Acompanhamento e, em seguida, clique em Amanhã. A mensagem é sinalizada e adicionada na sua Lista de Tarefas em Tarefas. Ela também aparecerá como um item da Barra de Tarefas Pendentes. A própria mensagem será movida para a pasta Itens Enviados assim que você a enviar. Obtenha o máximo de desempenho 43

44 Usar sinalizadores e lembretes
Acompanhamento para o destinatário Também é possível anexar um sinalizador de acompanhamento para seus destinatários usando o comando Sinalizador para Destinatários , destacado na imagem. Antes de enviar a mensagem, você especifica quando deseja que o destinatário lembre-se de acompanhá-la com você. Como a imagem mostra, a mensagem recebida conterá um sinalizador e o ícone de um sino. Enquanto o destinatário mantiver a mensagem em sua caixa de correio do Outlook, um lembrete será exibido na hora especificada. O ícone de sino indica ao destinatário que a mensagem contém um lembrete. Observe que o item não será adicionado à Barra de Tarefas Pendentes do destinatário, pois a criação da lista de tarefas é uma questão de escolha pessoal. Obtenha o máximo de desempenho 44

45 Responder a uma mensagem
O não se resume a enviar… …é preciso também receber e responder. Ao responder uma mensagem aberta, você usará os botões do grupo Responder da guia Mensagem da Faixa de Opções. Você perceberá que o conteúdo da Faixa de Opções de uma mensagem recebida é diferente de quando ela aparece em uma nova mensagem de . Obtenha o máximo de desempenho 45

46 Opa! Precisa cancelar de uma mensagem?
Você acabou de enviar uma mensagem e percebeu que um detalhe importante está errado. (Você escreveu “reunicão” em vez de “reunião” ao discutir os resultados da última reunião de diretoria.) Se você estiver usando o Microsoft Exchange Server para enviar , poderá cancelar a mensagem que acabou de enviar. Se você agir antes que o destinatário leia a mensagem, o cancelamento permitirá o envio da versão correta para essa pessoa, evitando um possível embaraço. Obtenha o máximo de desempenho 46

47 Opa! Precisa cancelar de uma mensagem?
Você acabou de enviar uma mensagem e percebeu que um detalhe importante está errado. (Você escreveu “reunicão” em vez de “reunião” ao discutir os resultados da última reunião de diretoria.) Veja o que fazer: No Painel de Navegação, clique em Itens Enviados para alternar para essa pasta. Na pasta Itens Enviados , clique duas vezes na mensagem que você deseja cancelar para abri-la. Obtenha o máximo de desempenho 47

48 Opa! Precisa cancelar de uma mensagem?
Você acabou de enviar uma mensagem e percebeu que um detalhe importante está errado. (Você escreveu “reunicão” em vez de “reunião” ao discutir os resultados da última reunião de diretoria.) Veja o que fazer: Observação: se você não vir o comando Cancelar Mensagem Enviada é porque, provavelmente, não está usando o Microsoft Exchange Server para enviar . O Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso, contém mais informações sobre como verificar isso. Na mensagem aberta, clique em Outras Ações no grupo Ações e clique em Cancelar Mensagem Enviada. Obtenha o máximo de desempenho 48

49 Marque a hora e se lembre das tarefas a fazer
O Outlook não serve apenas para enviar . Ele também serve para organizar seu tempo, e para isso existe o calendário. Ao criar ou abrir um item do calendário, você verá que a Faixa de Opções mostra grupos e comandos apropriados para ajudar você a administrar seu tempo. Obtenha o máximo de desempenho 49

50 Marque a hora e se lembre das tarefas a fazer
Quando você criar qualquer tipo de entrada de calendário, um lembrete será configurado automaticamente. Para alterar a hora do lembrete de um compromisso: Observação: a maneira como você configura a hora padrão dos lembretes para todos os compromissos não mudou. Para isso, clique em Opções no menu Ferramentas da janela principal do Outlook e, em seguida, configure a hora padrão na guia Preferências , em Calendário. Na guia Compromisso , clique na seta para abrir a lista Lembrete e, em seguida, selecione uma hora. Feita a alteração, clique em Salvar e Fechar no extremo esquerdo da Faixa de Opções. Obtenha o máximo de desempenho 50

51 Quer convocar uma reunião? Convide as pessoas
Um compromisso é apenas para você. Se houver outras pessoas envolvidas, crie uma reunião. Na guia Compromisso , clique em Convidar Participantes. Um botão e uma caixa Para aparecem. Digite os nomes diretamente na caixa ou clique no botão Para para adicionar os convidados selecionando-os em uma lista. Obtenha o máximo de desempenho 51

52 Quer convocar uma reunião? Convide as pessoas
Um compromisso é apenas para você. Se houver outras pessoas envolvidas, crie uma reunião. Depois de inserir todos os detalhes da reunião, clique em Enviar para enviar o convite para outros participantes da reunião. Obtenha o máximo de desempenho 52

53 Trabalhar com um contato
Ao abrir ou editar um contato, você usará os botões do grupo Mostrar para mostrar ou ocultar mais informações sobre um contato. Por exemplo, para anotar a data de aniversário ou outra data especial de um contato, clique no botão Detalhes e, em seguida, selecione a data apropriada junto a Aniversário ou Data Especial. Para editar o Cartão de Visita Eletrônico de um contato, clique no botão Editar Cartão de Visita da guia Contato . Obtenha o máximo de desempenho 53

54 Sugestões para a sessão prática
Usar o Catálogo de Endereços e Cco. Verificar a ortografia e a gramática. Ver assinaturas. Adicionar um sinalizador de acompanhamento. Responder uma mensagem; cancelar uma mensagem (opcional). Agendar um compromisso e definir um lembrete. Criar um novo contato. Editar um cartão de visitas. [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Obtenha o máximo de desempenho 54

55 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 2, pergunta 1 Para iniciar uma nova mensagem, você usa a Faixa de Opções. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 55

56 Teste 2, pergunta 1: resposta
Falso. Você cria mensagens como sempre fez. Obtenha o máximo de desempenho 56

57 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 2, pergunta 2 Qual das opções a seguir permite mostrar ou ocultar rapidamente o campo Cco de uma mensagem? (Escolha uma resposta.) O Catálogo de Endereços. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. O botão Mostrar Cco da guia Opções . Obtenha o máximo de desempenho 57

58 Teste 2, pergunta 2: resposta
O botão Mostrar Cco da guia Opções . A última lição descreveu as várias opções disponíveis no Outlook. Você acessa o botão a partir de uma guia específica para as opções de mensagens, a guia Opções . Obtenha o máximo de desempenho 58

59 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 2, pergunta 3 Você acabou de enviar uma mensagem com um erro de digitação e deseja cancelá-la. O que você deve fazer primeiro? (Você já sabe que está usando o Microsoft Exchange Server.) (Escolha uma resposta.) Na janela principal do Outlook, clique em Cancelar Mensagem Enviada no menu Ações . Localize e abra a mensagem na pasta Itens Enviados . Localize e selecione a mensagem na pasta Itens Enviados . Obtenha o máximo de desempenho 59

60 Teste 2, pergunta 3: resposta
Localize e abra a mensagem na pasta Itens Enviados . Você abrirá a mensagem da pasta Itens Enviadose, em seguida, usará um comando da Faixa de Opções: clique em Outras Ações no grupo Ações e clique em Cancelar Mensagem Enviada. Obtenha o máximo de desempenho 60

61 Enviar e receber anexos e imagens
Lição 3 Enviar e receber anexos e imagens 61

62 Enviar e receber anexos e imagens
Enviar e receber arquivos anexos no Outlook 2007 continua fácil como sempre e, em alguns casos, ainda mais fácil. O que é mais fácil? Quando você receber imagens anexadas ou arquivos do Microsoft Office, poderá usar o Pré-visualizador de Anexo para visualizar os anexos diretamente no Painel de Leitura do Outlook. E para enviar imagens, a Faixa de Opções ajudará você a enviá-las da forma desejada. Obtenha o máximo de desempenho 62

63 Obtenha o máximo de desempenho
Incluir um anexo Incluir um documento ou uma imagem como anexo de uma mensagem ficou ainda mais fácil. Como sempre, comece criando uma nova mensagem. Em seguida, use o comando Anexar Arquivo da Faixa de Opções. Obtenha o máximo de desempenho 63

64 Obtenha o máximo de desempenho
Incluir um anexo Onde encontrar Anexar Arquivo Incluir um anexo é uma atividade comum, portanto você encontrará o comando Anexar Arquivo na guia Mensagem e na guia Inserir . A imagem mostra o comando na guia Inserir . Obtenha o máximo de desempenho 64

65 Obtenha o máximo de desempenho
Incluir um anexo Não é possível anexar qualquer item O Outlook bloqueará certos tipos de anexos de arquivos. Esse comportamento das versões anteriores não mudou. No entanto, talvez você se interesse em saber que alguns tipos de arquivo que antes eram bloqueados agora são aceitos e novos tipos foram incluídos na lista de bloqueados. Para ver a lista completa dos tipos de arquivo bloqueados e saber mais sobre como evitar o bloqueio de arquivos anexos, consulte o artigo "Anexos bloqueados no Outlook". O Guia de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso, contém um link para esse artigo. Obtenha o máximo de desempenho 65

66 Incluir uma imagem embutida no texto
No Outlook, é fácil enviar imagens no corpo da mensagem de em vez de enviá-las como arquivos anexos separados. Para fazer isso: Observação: quando você inserir uma imagem na mensagem, ela será adicionada como um objeto incorporado. Ou seja, ela passará a fazer parte do texto da mensagem. Para vê-la, as pessoas que receberem a mensagem devem poder receber mensagem em HTML ou Rich Text. Clique no comando Imagem da guia Inserir . Como mostra a ilustração, você verá uma imagem no corpo da mensagem. Obtenha o máximo de desempenho 66

67 Veja só: guias que vêm e vão
A discussão sobre imagens proporciona uma oportunidade para explicar mais uma característica da Faixa de Opções. Algumas guias só aparecem quando você realiza tarefas específicas. Por exemplo, quando você: Selecione uma imagem inserida em uma mensagem… …e você verá que Ferramentas de Imagem aparecem na Faixa de Opções. A guia Formatar contém comandos úteis para editar a imagem antes de enviá-la. Quando você clicar fora da imagem, as Ferramentas de Imagem desaparecerão. Você perceberá um comportamento semelhante ao incluir um gráfico, um desenho, um diagrama ou uma tabela na mensagem. Obtenha o máximo de desempenho 67

68 Visualizar anexos antes de abri-los
No Outlook 2007, você receberá anexos exatamente como nas versões anteriores. Mas agora, é possível visualizar alguns arquivos anexados diretamente no Painel de Leitura. Suponhamos que alguém envie dois diagramas do Microsoft Office Visio®como anexos, mas você só se interessa por aquele que mostra a nova sala de treinamento do seu edifício. Como decidir rapidamente qual dos arquivos abrir ou salvar no disco rígido? Obtenha o máximo de desempenho 68

69 Visualizar anexos antes de abri-los
Como a imagem mostra, a visualização de anexos seria a resposta. Com ela, é possível visualizar determinados tipos de arquivo diretamente no Painel de Leitura do Outlook. Você pode ter essa visualização sem abrir os arquivos anexos. Para visualizar um anexo, clique no ícone do mesmo. A visualização dele aparecerá no Painel de Leitura. Quando você decidir abrir ou salvar um arquivo de anexo, basta clicar clicando com o botão direito do mouse no ícone do arquivo. Observação: com o intuito de preservar a segurança do computador, o código incorporado aos anexos é desativado durante a visualização. Obtenha o máximo de desempenho 69

70 Como as pessoas recebem os anexos que você envia
Quando você usar o Outlook 2007, as pessoas receberão os arquivos anexos da mesma maneira de sempre. O que mudou foi o formato de arquivo usado por alguns programas do sistema Office 2007. Os anexos que você enviar ou receber podem usar esse novo formato, que gera arquivos menores e torna os arquivos mais seguros. O Outlook oferece total suporte ao envio e ao recebimento de arquivos que usam os novos formatos. Mais informações sobre os formatos de arquivo principais usados pelos programas do sistema Office 2007: O Microsoft Office Word 2007 agora usa o formato .docx. O Microsoft Office PowerPoint®2007 agora usa o formato .pptx. O Microsoft Office Excel® 2007 agora usa o formato .xlsx. O Microsoft Office Access 2007 agora usa o formato .accdb. Obtenha o máximo de desempenho 70

71 Como as pessoas podem visualizar os anexos que você envia
Se você enviar um arquivo do Word 2007, do Excel ou do PowerPoint a uma pessoa que ainda não fez a atualização para a versão 2007 do Office, há duas opções. Você pode salvar o arquivo no formato de arquivo antes de enviá-lo. Os colegas que possuem as versões do Microsoft Office 2000 a 2003 podem abrir, editar e salvar os arquivos 2007, basta instalar o Pacote de Compatibilidade do Microsoft Office para formatos de arquivo do Word, Excel e PowerPoint do Office 2007, fornecido gratuitamente pela Microsoft. O pacote de compatibilidade descrito no segundo marcador abrirá apenas arquivos criados com os programas do sistema Office Recomenda-se que o uso do pacote seja restrito aos usuários que estejam cientes e compreendam essa limitação. Observação: você pode enviar arquivos .accdb do Office Access 2007 como anexos, mas só poderá abri-los com o Access Para obter mais informações sobre os formatos de arquivo do Access 2007, consulte o Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso. Obtenha o máximo de desempenho 71

72 Sugestões para a sessão prática
Anexar um arquivo a uma mensagem e enviá-la para você mesmo. Inserir uma imagem embutida no texto da mensagem. Visualizar um anexo. Ver quais visualizadores estão instalados (opcional). [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Obtenha o máximo de desempenho 72

73 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 3, pergunta 1 Como incluir uma imagem embutida no texto da mensagem? (Escolha uma resposta.) Use o formato de arquivo Rich Text. Use o comando Arquivo da guia Inserir . Use o comando Imagem do Arquivo da guia Inserir . Obtenha o máximo de desempenho 73

74 Teste 3, pergunta 1: resposta
Use o comando Imagem do Arquivo da guia Inserir . Obtenha o máximo de desempenho 74

75 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 3, pergunta 2 Você recebeu uma mensagem com dois anexos de imagens JPEG . Qual é a maneira mais rápida de determinar se você deseja salvá-los? (Escolha uma resposta.) Abrir a mensagem e clicar duas vezes no ícone de cada anexo. Clicar nos ícones dos anexos no Painel de Leitura. Clicar com o botão direito do mouse no ícone do anexo e clicar em Abrir. Obtenha o máximo de desempenho 75

76 Teste 3, pergunta 2: resposta
Clicar nos ícones dos anexos no Painel de Leitura. Ao clicar nos ícones dos anexos, você verá uma visualização das imagens, uma por vez, diretamente no Painel de Leitura. Essa técnica também funcionará com outros tipos de anexo: apresentações do PowerPoint, documentos do Word ou pastas de trabalho do Excel, para citar alguns. Obtenha o máximo de desempenho 76

77 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 3, pergunta 3 Na versão 2007 do Office, muitos programas usam um novo formato de arquivo. Como esse formato de arquivo afetou o Outlook 2007? (Escolha uma resposta.) Quando você criar uma nova mensagem de , ela usará esse novo formato de arquivo. Os anexos enviados ou recebidos podem usar esse novo formato. Os arquivos anexos aparecerão embutidos no texto da mensagem de . Obtenha o máximo de desempenho 77

78 Teste 3, pergunta 3: resposta
Os anexos enviados ou recebidos podem usar esse novo formato. O Outlook oferece total suporte ao envio e ao recebimento de arquivos no novo formato. E, se você estiver trabalhando com pessoas que não fizeram a atualização, terá opções para ter certeza de que elas conseguirão ler esses arquivos. Você encontrará mais informações sobre isso no Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso. Obtenha o máximo de desempenho 78

79 Cartão de Referência Rápida
Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida. Obtenha o máximo de desempenho 79

80 Usando este modelo Este modelo do Microsoft Office PowerPoint apresenta uma introdução às atualizações e aos benefícios do Outlook Ele foi preparado para você apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme necessário. O conteúdo deste modelo foi adaptado do curso de treinamento do Microsoft Office Online “Familiarize-se com o Outlook 2007”. Recursos do modelo Slide de título: no primeiro slide, há espaços reservados para texto, nos quais você deve digitar o nome de sua empresa. Você também pode excluir a caixa de texto, caso não queira exibir esse texto. Animações: efeitos de animação personalizados foram aplicados durante a apresentação. Esses efeitos incluem Relance, Alongar, Dissolver e Quadriculado. Todos eles são reproduzidos nas versões anteriores do Microsoft PowerPoint Para alterar os efeitos de animação, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Personalizar Animaçãoe trabalhe com as opções disponíveis. Se esta apresentação contiver animação em Macromedia Flash: para reproduzir o arquivo Flash, registre um controle Microsoft ActiveX®, chamado Shockwave Flash Object, no seu computador. Para isso, baixe a versão mais recente do Macromedia Flash Player do site da Macromedia. Transições de slides: a transição Revelar para Baixo é aplicada em toda a apresentação. Se desejar usar outra, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Transição de Slidese trabalhe com as opções disponíveis. Hiperlinks do curso online: o modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links direcionam você para a sessão prática de cada lição e para o Cartão de Referência Rápida publicado para esse curso. Observe o seguinte: o Outlook 2007 deve estar instalado para exibir as sessões práticas. Se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática. Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. Você pode alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (aberta a partir do menu Exibir ). USANDO ESTE MODELO Consulte o painel de anotações ou exiba as anotações inteiras (guiaExibir ) para obter ajuda detalhada sobre este modelo. 80