Gestão da Informação Organizacional

Apresentação em tema: "Gestão da Informação Organizacional"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão da Informação Organizacional
Administração Gestão da Informação Organizacional Prof. José Marcos Barbosa da Silveira 1 1 1

2 a) expor por que o PNQ pode ser considerado
Objetivos a) expor por que o PNQ pode ser considerado como um referencial de excelência; b) apontar os fundamentos de excelência do PNQ; c) descrevera estrutura de critérios do PNQ; e d) citar os sub-critérios ou itens do critério Gestão do conhecimento e Análise. 2 2

3 PNQ como referencial de Excelência
Quesitos de excelência de um sistema de informações PNQ como referencial de Excelência Vimos, até aqui, que os sistemas de informações podem ser divididos, segundo o tipo predominante de usuários, em operativos ou competitivos. São ditos operativos quando as informações ajudam as diversas funções da empresa a executar algumas tarefas especializadas, isto é, estão associados à funcionalidade interna; são ditos competitivos (ou estratégicos) quando associados à vantagem competitiva. Assim,as organizações precisam de excelentes sistemas de informações para que possam ter adequada funcionalidade interna e consigam conquistar, manter e ampliar vantagens competitivas. 3 3

4 Quesitos de excelência de um sistema de informações
Mas, quais os quesitos que um sistema de informações deve ter para ser considerado excelente? A resposta a esta questão exige que se defina o que é "ser excelente" em relação a aspectos administrativos. Há diversas formas de se responder a esta questão. Uma das mais simples é adotar um padrão. Um dos padrões notavelmente considerado, é o padrão de excelência do PNQ - Prêmio Nacional de Qualidade. O PNQ faz uso de um conjunto de critérios para quantificar a excelência administrativa de uma organização. Dentre tais critérios está o que se refere a gestão do conhecimento e análise. Porém, antes de olharmos para os aspectos referentes à gestão do conhecimento e análise vamos abordar, de forma ampla, os fundamentos de excelência do PNQ. 4 4

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PNQ - Fundamentos de excelência O Modelo de Excelência do Prêmio Nacional da Qualidade - PNQ foi desenvolvido, desde a sua origem em 1991, alicerçado e fundamentado no prêmio Malcolm Baldrige, dos Estados Unidos. O PNQ possui um modelo que é útil para avaliação, diagnóstico e orientação de qualquer tipo de organização, no setor público ou privado, com ou sem finalidade de lucro e de porte pequeno, médio ou grande, em função da sua flexibilidade, da simplicidade da linguagem utilizada e, principalmente, por não prescrever ferramentas e práticas de gestão. Tal modelo faz uso de sete critérios para avaliar a excelência administrativa de uma organização. 5 5

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Esses sete critérios referem-se a: 1. Liderança e Gestão das Finanças 2. Estratégias e Planos de ação 3. Gestão dos Clientes e Sociedade 4. Gestão do Conhecimento e Análise 5. Gestão das Pessoas 6. Gestão dos Processos e Fornecedores 7. Resultados da Organização. Para o PNQ, cada critério é subdividido em subcritérios ou itens e cada item é analisado considerando-se alguns aspectos ou tópicos. 6 6

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Por sua vez a análise de cada um dos sub-critérios ou itens é feita considerando-se : a) Arquitetura, Implementação e Padrão de Desempenho: onde são solicitados os principais processos relacionados ao Item (procedimentos ou fluxogramas dos processos), os insumos necessários e os produtos resultantes dos processos, os graus de aplicação dos processos em todas as áreas, níveis e produtos aplicáveis, e os padrões de desempenho dos processos; b) Ciclo de Controle: onde são solicitados os métodos de medição e de análise do desempenho dos processos, bem como os exemplos das principais ações corretivas e preventivas tomadas em decorrência das análises do desempenho dos processos. 7 7

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c) Ciclo de Aprendizado: onde são solicitados os métodos de avaliação dos padrões de desempenho (quantificação dos indicadores, processos e práticas de gestão) e os exemplos das inovações e das ações de melhoria tomadas em decorrência da avaliação dos padrões de desempenho e das informações comparativas pertinentes. 8 8

9 Quesitos de excelência de um sistema de informações
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O ciclo de controle refere-se à parte do processo que mede o desempenho do processo e toma as ações corretivas caso o desempenho seja abaixo dos padrões de desempenho; o ciclo de aprendizagem cuida da implementação de novas ações e de melhorias contínuas que alterem a arquitetura do processo. 10 10

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Excelência em gestão do conhecimento e análise O critério Gestão do conhecimento e análise é dividido, aqui, em quatro sub-critérios ou itens: 1) Gestão das informações; 2) Capital intelectual; 3) Monitoração ambiental e 4) Análise crítica do desempenho global. Para se observar o grau de excelência da Gestão do Conhecimento e análise dentro de uma organização é necessário considerar: 1) a maneira como são projetados e administrados: • os sistemas de informações internas • os sistemas de informações comparativas pertinentes, 2) as formas de proteção do capital intelectual da organização. 3) a forma como é analisada criticamente o desempenho global da organização. 11 11

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Gestão das informações O sub-critério Gestão das informações aborda a forma como é feita: • a gestão das informações Internas • a gestão das informações comparativas pertinentes utilizadas para apoiar os principais processos; e • a tomada de decisão e a melhoria do desempenho da organização. Para que uma organização possa estabelecer metas ou algum padrão de desempenho ela faz uso de informações comparativas, isto é: leva em consideração informações referentes ao objetivo que pretende alcançar. Tais informações comparativas podem ser da própria organização ou de outras organizações, isto é, podem ser internas ou externas. 12 12

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Considere os seguintes exemplos: O tempo deste processo deve ser de 30 minutos ±2 minutos; -A entrega dos nossos itens deve ser a um custo médio de R$0,05 por quilômetro As duas proposições acima são metas de objetivos que a organização pretende alcançar. Mas de onde vieram tais metas? A primeira pode ter vindo de experiência anterior da empresa. Ela hoje tem o processo demorando em média 33 minutos e sabe que pode melhorar o processo. A empresa também pode basear-se em informações de outras empresas. Uma concorrente consegue distribuir seus produtos a um custo médio de R$0,05 por quilometro, inferior ao custo atual de R$0,075. Por que não tentar fazer com o mesmo custo? 13 13

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As informações comparativas pertinentes incluem práticas de gestão e resultados de concorrentes, de referenciais de excelência e/ou de organizações de outros ramos de atividades. Para uma empresa ter a informação correta e no tempo certo pode fazer a diferença entre o lucro e o prejuízo, entre o sucesso e o fracasso. Portanto ela necessita assegurar os três aspectos que caracterizam a preservação da informação, ou seja: a confidencialidade; a integridade; e a disponibilidade. Tais aspectos ajudam a organização no controle e na proteção contra mudanças inadvertidas ou mal intencionadas, bem como de exclusões ou acessos não autorizados. 14 14

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Confidencialidade da informação (information confidentiality): é um dos aspectos relacionados à segurança das informações que trata das garantias necessárias para que a informação seja acessada somente pelas pessoas que estejam autorizadas. Integridade da informação (information integrity): é um dos aspectos relacionados à segurança das informações que trata da proteção da informação contra modificações não autorizadas, garantindo que ela seja confiável, completa e exata. Como exemplos de informações passíveis de proteção, em função do perfil da organização e do seu nível requerido de segurança, podem ser citadas as: 15 15

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a) armazenadas em computadores; b) transmitidas através de redes; c) impressas em meio físico; d) enviadas por facsímile; e) armazenadas em fitas ou discos; f) enviadas por correio eletrônico; e g) trocadas em conversas telefônicas. Disponibilidade da informação (information availability): é um dos aspectos relativos à segurança das informações que assegura que os usuários autorizados terão acesso às informações, sempre que necessário. 16 16

17 Quesitos de excelência de um sistema de informações
A funcionalidade interna, é uma das bases para o sucesso da empresa e consiste na capacidade do conjunto das diversas funções da empresa de fazer as coisas corretamente, com velocidade, em tempo, produzindo mais com menos recursos, tendo como resultado final outputs a custos menores . A funcionalidade interna, desta forma, está associada à gestão das informações internas. Obviamente o grau de excelência destas tem impacto direto na funcionalidade interna. Para que a gestão das informações, numa organização, seja considerada excelente, ela deve responder adequadamente e em níveis elevados ao seguinte conjunto de questões: 17 17

18 Quesitos de excelência de um sistema de informações
a) Quanto à arquitetura e implementação da gestão das informações Informações internas: • Como são determinadas as necessidades das informações internas e comparativas? • Quais são os critérios de seleção e os métodos de obtenção das informações internas à organização? • Como as informações internas são utilizadas nas operações diárias? • Como são os procedimentos e quais as tecnologias utilizadas para satisfazer as necessidades dos usuários das informações, no que se refere a confidencialidade, integridade, disponibilidade e ao nível de atualização? • Quais são os principais tipos de informações internas utilizadas? • Como cada tipo de informação interna se relaciona aos principais processos e objetivos estratégicos da organização? 18 18

19 Quesitos de excelência de um sistema de informações
Informações comparativas: • Como são determinadas as necessidades das informações comparativas? • Quais são os critérios de seleção das informações comparativas? • Que métodos utilizados para a obtenção das informações selecionadas, dentro e fora dos ramos de atividades e dos mercados de atuação da organização? • Como as informações comparativas apóiam a avaliação dos padrões de desempenho e as ações de melhoria e inovação? • Quais são os principais tipos de informações comparativas utilizadas? • Como cada tipo de informação comparativa se relaciona aos principais processos e objetivos estratégicos da organização? 19 19

20 Quesitos de excelência de um sistema de informações
b) Quanto ao ciclo de controle da gestão das informações • Quais são os principais padrões de desempenho adotados nos processos de informação e análise? • Quais são os métodos de medição e análise do desempenho dos processos de informação e análise? • Quais os indicadores de desempenho, a freqüência e os responsáveis pela medição e pela análise? • Como é assegurada a integridade das informações obtidas? • Quais foram as principais ações corretivas e preventivas implementadas em decorrência das análises do desempenho? 20 20

21 Quesitos de excelência de um sistema de informações
c) Quanto ao ciclo de aprendizado da gestão das informações • Como é feita a avaliação das práticas e dos padrões de desempenho de informação e análise? • Quais os indicadores de desempenho e/ou outras informações qualitativas, a freqüência e os responsáveis pela avaliação? • Quais foram as principais ações de melhoria e inovações introduzidas em decorrência das avaliações e do uso de informações comparativas pertinentes? 21 21

22 5. O que é a arquitetura de um processo?
Exercícios 1. Qual a relação entre o Malcolm Baldrige National Quality Award, e o Prêmio Nacional da Qualidade -PNQ? 2. Quais os sete critérios que o PNQ faz uso para avaliar a excelência administrativa de uma organização? 3. Por que é necessário que a organização possua estruturas administrativas de conhecimento formal para captar e gerenciar o conhecimento? 4. Que tipos de elementos devem ser considerados para se avaliar o grau de excelência da Gestão do Conhecimento e análise dentro de uma organização? 5. O que é a arquitetura de um processo? 22 22

23 6. O que é o padrão de desempenho de um processo?
Exercícios 6. O que é o padrão de desempenho de um processo? 7. O que é o ciclo de controle de um processo? 8. O que é o ciclo de aprendizado de um processo? 9. Destaque dois aspectos que considere importante para a excelência da gestão das informações internas. 10. Destaque dois aspectos que considere importante para a excelência da gestão das informações comparativas. 23 23

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