CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES

Apresentação em tema: "CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES"— Transcrição da apresentação:

1 CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES
Capacitação no uso do SABi – 2017

2 SUMÁRIO Introdução Usuário Rotinas Mensagens de aviso do sistema
Correspondências e avisos

3 CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES
O que faz o Módulo? Empréstimo; Devolução; Renovação; Reserva de documentos; Controle do movimento de caixa; Emissão de correspondências e impressos.

4 BASES NO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO
SABi / Aleph status do usuário (conforme o Regulamento de Circulação de Coleções) status do item (conforme o Manual de Registro de Itens) URS01 URS50 Base Bibliográfica (registros) Base Administrativa (itens) Banco Pessoa UFRGS Circulação

5 CARACTERISTÍCAS GERAIS
Cadastro único de usuário Os procedimentos de circulação são comuns a todas as bibliotecas As transações são controladas, separadamente, por biblioteca

6 CARACTERISTÍCAS GERAIS
A Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS segue a Portaria 8452 de 14 de novembro de 2014 : Regulamento de Circulação de Coleções no SBUFRGS

7 USUÁRIOS

8 USUÁRIOS - Categorias institucionais
Prazo de empréstimo (status regular) Cartão de identificação Aluno Ens. Fundamental/ Médio/Profissionalizante 7 dias Sim Ed. Infantil Extensão Graduação Pós-Graduação 14 dias Docente Docente aposentado Servidor Servidor técnico (UFRGS e FAURGS) Servidor técnico aposentado (UFRGS e FAURGS) Outros Biblioteca de outra instituição Não Colaborador convidado Funcionário HCPA Membro de incubadora Tutor de disciplina EAD Usuário de vínculo temporário

9 USUÁRIOS - Definidos pela gerência do SABi
Alguns usuários foram criados para atender necessidades gerenciais do SBU. São eles: Categoria Prazo de empréstimo (status regular) Biblioteca SBUFRGS* 7 dias COMUT * Usuário da Biblioteca: Sigla+BIB

10 USUÁRIOS – Outros casos
As categorias de usuários Pólo de EAD e Usuário de empréstimo estendido não podem retirar por empréstimo itens da categoria 10 - Regular. Devem seguir as orientações abaixo: Categoria Prazo de empréstimo Status Pólo de EAD 31/12 do ano corrente 77 - EAD Usuário de empréstimo estendido 1 ano (a partir da data de empréstimo) 90 - Empréstimo estendido

11 BANCO DE USUÁRIOS com cartão
alteração de dados cadastrais somente no Banco Pessoa; cartão de identificação fornecido pela Central de Identificação da UFRGS dados cadastrais preenchidos e alterados pelo operador diretamente na biblioteca Usuários HCPA Bibliotecas de outras instituições dados preenchidos pela Gerência do SABi COMUT Bibliotecas

12 CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES
Interface GUI : onde o operador efetua as ações do Módulo Circulação Abas: Empréstimo Devolução Usuários Itens Admin. Pesquisa

13 CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES
Empréstimo Renovação GUI Reserva (características e gerência) Devolução Caixa Estatística de consulta Cadastro de usuário Catalogação rápida Correspondências e impressos CIRCULAÇÃO DE COLEÇÕES ROTINAS

14 EMPRÉSTIMO

15 EMPRÉSTIMO - Características
Usuários com cartão deverão apresentar o cartão de identificação para empréstimo. Exceções: Central de Identificação não está confeccionando cartões Para ingressantes nos primeiros 15 dias do semestre Empréstimo para usuários mediante a apresentação de documento de identidade oficial com foto Empréstimo de documentos para reprodução parcial para usuários sem vínculo com a UFRGS = critério de cada Biblioteca.

16 EMPRÉSTIMO Verificações do sistema
existência e categoria do usuário no cadastro global habilitação do usuário na biblioteca local data de validade do cadastro do usuário permissões do usuário para empréstimo impedimentos do usuário infrações do usuário (débitos ou itens em atraso) número de itens que podem ser emprestados disponibilidade do item para empréstimo pedidos de reserva para o item status do item

17 EMPRÉSTIMO Prazos de empréstimo:
Definidos com base na categoria do usuário e no status do item. Consulte no site Manual de Circulação de Coleções, cap. Usuário GUI, Seção 2.3 Categorias de usuário X permissões Manual de Itens, seção Guia 2. Inf. geral - Status do item

18 INTERFACE GUI – Aba Empréstimo
Número do cartão UFRGS ou HCPA Código de barras do material

19 EMPRÉSTIMO - Informações
Informações cadastrais do usuário Data de devolução prevista 19

20 EMPRÉSTIMO - Relatórios
Empréstimos ativos 20

21 EMPRÉSTIMO - Relatórios
Empréstimos em atraso 21

22 EMPRÉSTIMO - Relatórios
Outros relatórios - Circulação 22

23 EMPRÉSTIMO - Impedimentos
Mensagens de impedimentos Cancelar empréstimo 23

24 EMPRÉSTIMO - Impedimentos
Data de validade do cadastro expirada Possuir item em atraso Possuir débito superior ao valor mínimo estipulado (R$ 5,00) Impedimentos do sistema Impedimentos do sistema cartão ID perdido/danificado usuário desvinculado do SBU problema com cadastro duplo ou incorreto 24

25 EMPRÉSTIMO Informação importante:
Troca de data de devolução deve ser feita somente no momento do empréstimo para: empréstimo noturno e de final de semana ou empréstimo de itens com status Consulta local quando o horário de devolução coincidir com o horário em que a biblioteca está fechada e para eventuais ampliações de prazo de empréstimo de itens da biblioteca.

26 RENOVAÇÃO

27 Deve preferencialmente ser realizada pelo usuário
RENOVAÇÃO Deve preferencialmente ser realizada pelo usuário

28 RENOVAÇÃO Verificações do sistema: se o item está em atraso;
se o item está reservado; se o usuário está em débito.

29 RENOVAÇÃO GUI Formas de acesso:
Barra de menu, Renovação/Estatística consulta (caminho direto) ícone (caminho do item) ícone (caminho do usuário)

30 RESERVA

31 RESERVA – Características
usuário reserva, preferencialmente, na WEB só é permitido ao usuário a reserva de itens em biblioteca no qual está habilitado reservas ativas têm prazo para retirada, após a devolução, a critério de cada biblioteca; pedidos de reserva podem ser cancelados tanto pelo usuário quanto pela biblioteca não é permitida reserva de itens idênticos de uma obra na mesma biblioteca

32 RELATÓRIO DE PEDIDOS DE RESERVA
Utilizada pelo operador para gerenciar a lista de pedidos de reserva de itens, permitindo deletar, ativar e, eventualmente, criar e consultar pedidos de reserva. Menu de Serviços

33 GERÊNCIA DE RESERVA GUI

34 DEVOLUÇÃO

35 DEVOLUÇÃO Item só pode ser devolvido na biblioteca onde foi efetuado o empréstimo.

36 DEVOLUÇÃO Verificações do sistema: se o item pertence à biblioteca
se o item está emprestado se a devolução está em atraso se o item possui reserva

37 INTERFACE GUI – Aba Devolução
Código de barras do material

38 DEVOLUÇÃO Impressão automática de comprovante em impressora térmica
Opção de pagamento do débito DEVOLUÇÃO Informações de caixa Dados do item Impressão automática de comprovante em impressora térmica 38

39 DEVOLUÇÃO EM ATRASO Alertas a usuários em débito: Mensagem:
Você está em débito no Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Regularize sua situação exibida quando o usuário acessa o Portal do Aluno ou o Portal do Servidor, impressa na encomenda de matrícula e em atestados e históricos solicitados pelo aluno de graduação e de pós-graduação, informada automaticamente à PROREXT quando da emissão/impressão de certificados.

40 DEVOLUÇÃO EM ATRASO Restrição a concessão de benefícios servidores e discentes conforme Portaria 1546/2006 Não poderão ser candidatos a: bolsas (monitoria, extensão, iniciação científica, permanência e treinamento) vestibular coordenação e fiscalização de vestibular e extra-vestibular colônia de férias estacionamento

41 DEVOLUÇÃO - Informações
Controle de débitos antes do desligamento institucional servidor: antes da aposentadoria a PROGESP verifica a existência de débitos; aluno de pós-graduação: controle é feito pelo sistema de pós-graduação antes da emissão/homologação do diploma. professor substituto, colaborador convidado e aluno especial: termo de compromisso, a ser assinado no momento em que formalizam seu vínculo com a UFRGS, estabelecendo o compromisso de, ao se desligarem, estar em situação regular com as bibliotecas, sob pena de sofrer sanções administrativas e judiciais.

42 DEVOLUÇÃO - Informações
Troca de data de devolução: Realizada pela equipe da biblioteca: em casos de fechamento da biblioteca por decisão da equipe (paralisações, greves, reuniões, confraternizações) Realizada pela Gerência do SABi – mediante solicitação: em casos especiais como sistema fora do ar (como por exemplo falta de luz/internet) em períodos de férias letivas

43 DEVOLUÇÃO - Informações
Alteração de data de devolução:

44 CAIXA

45 CAIXA pagamento de taxas por atraso na devolução ou perda/dano de item criação e/ou abono de débitos Usado para: visualização da lista de transações de caixa do usuário emissão de relatórios para conferência de valores recebidos, por operador ou IP

46 CAIXA Características:
transações registradas e administradas por biblioteca; impedimentos decorrentes de débitos são válidos para todo o SBU; valor total do débito, no SBU, é exibido no momento do empréstimo, sem especificar as bibliotecas;

47 CAIXA Pagamento de débito
Registro do pagamento de taxa por atraso na devolução de item A operação de registro do pagamento pode ser feita a partir das abas Empréstimo, da Devolução ou do Usuário Quitação de débito somente através de Guia de Recolhimento da União (GRU)

48 INTERFACE GUI – Caixa Permite visualizar o valor dos débitos nas bibliotecas do SBU Exibe os débitos do usuário na biblioteca local

49 GRU – baixa automática Baixa automática em até 48h úteis desde 26/10/2015 Consulta de pagamentos no Portal do Servidor: Gestão > Bibliotecas > Pagamento de Taxas do SABi Importante: A consulta de pagamentos no Portal apresenta apenas as informações de pagamentos de GRUs criadas no SABi. As demais não vão aparecer na listagem.

50 CAIXA Criar débito Usado para item danificado ou extraviado;
documentos não registrados na base SABi, devolvidos com atraso. Por exemplo, fascículos ainda não incluídos no módulo de Aquisição & Periódicos; registrar o pagamento de taxa por atraso na devolução de item emprestado para usuário sem cadastro no SABi (empréstimo para xerox); incluir novamente um débito que foi indicado no sistema indevidamente como pago. Por exemplo, quando o operador aceita um comprovante de agendamento e não o comprovante de pagamento de débito¹; ¹ Solicitar troca de status (de pago para abonado) via RT.

51 Site da UFRGS > Menu - Serviços > Guia de Recolhimento da União
GRU fora do SABi Para casos como: usuário sem vínculo; pagamento de item extraviado. Como gerar? Site da UFRGS > Menu - Serviços > Guia de Recolhimento da União

52 GRU gerada fora do SABi – informações importantes
Informação existente para evitar o uso deste tipo de GRU no SABi Descrição do recolhimento: Serviços administrativos (Emissão de diplomas/atestados, Taxas, Pgto Xerox) Unidade gestora: Unidade para a qual se destina o pagamento. (Não há indicação específica das bibliotecas das unidades neste campo.)

53 Consulta Situação Usuário SBU
CAIXA - relatórios Consulta Situação Usuário SBU

54 CAIXA - relatórios Relatório de caixa
emitido pela biblioteca, informa o movimento de caixa por operador ou IP do micro, num determinado período; inclui operador PAGTO -AUT Como emitir? Menu de serviços GUI Relatório de caixa no Menu superior Para mais informações consulte Manual de Circulação de Coleções, cap. Correspondências e impressos

55 Relatório de controle de caixa
CAIXA - relatórios Relatório de controle de caixa

56 Usado para cancelar débito do usuário
CAIXA Abono de débito Usado para cancelar débito do usuário Alguns motivos de abono padrão: biblioteca fechada doença/luto erro do operador item na estante pagamento com livros roubo

57 Manual de Circulação de Coleções, cap. Caixa, seção 2.3 Abonar
Outros motivos consulte: Manual de Circulação de Coleções, cap. Caixa, seção 2.3 Abonar 1/abonar-1

58 Abono parcial de débito
CAIXA Abono parcial de débito Usado para alterar o valor do débito do usuário Abona parte do valor do débito, veja um exemplo: Usuário devolveu o livro 28/03 com 15 dias de atraso. No entanto, por motivo de falta de luz a biblioteca ficou fechada nos dias 25/03 e 26/03. No campo valor do abono parcial preencher com o valor que vai ser abonado do débito total Débito do usuário = R$ 15,00 Abono necessário = R$ 2,00

59 ESTATÍSTICA

60 ESTATÍSTICA DE CONSULTA
Usada para registrar a consulta de documentos feita na biblioteca Onde registrar na barra de menu Renovação/Estatística consulta > Estatística de consulta

61 ESTATÍSTICA DE CONSULTA
Leitura do código de barras uma única vez Geração de relatório específico para estatística de consulta por período e por coleção 61

62 ESTATÍSTICA DE CONSULTA
62

63 CADASTRO DE USUÁRIOS

64 PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS – Usuário sem cartão
Regulamento de Circulação de Coleções - Art. 3º Documentação

65 PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS – Usuário sem cartão
PASSO 1 : Clicar PASSO 2 : Clicar em Novo

66 PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS

67 PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS
Incluir CPF

68 INTERFACE GUI – Habilitação

69 INTERFACE GUI – Habilitação
Telas com informações cadastrais e informações das transações de circulação do usuário nas bibliotecas do SBU. Passo 1: Clicar na opção “Habilitação local”

70 INTERFACE GUI – Habilitação
Passo 2: Clicar na linha com a sigla da Biblioteca Passo 3: Determinar categoria do usuário

71 INTERFACE GUI – Habilitação
Passo 4: Determinar Tipo Passo 5: Preencher com F Passo 6: Clicar em Defaults Passo 7: Clicar em Atualizar

72 HABILITAÇÃO LOCAL Banco Pessoa Banco Usuários SBU Bibl. MED Bibl. FAR
(Informação global e Endereço) Banco Pessoa Banco Usuários SBU José Duarte HCPA José Duarte Funcionário HCPA Bibl. MED Bibl. FAR Bibl. ODO Habilitação local Habilitação local pelo operador Habilitação local pelo operador Habilitação local pelo operador * A partir do semestre 2016/2 os usuários das categorias com cartão são automaticamente habilitados em todas as bibliotecas.

73 PESQUISA

74 INTERFACE GUI – Aba Pesquisa

75 CATALOGAÇÃO RÁPIDA

76 CATALOGAÇÃO RÁPIDA Utilizada pelo operador para registrar dados bibliográficos e de item de documento ainda não incluído na base SABi que precisa ser emprestado após a devolução, o documento deve ser encaminhado para catalogação completa e inclusão dos dados de aquisição e do item.

77 CATALOGAÇÃO RÁPIDA Inclusão
colar etiqueta de código de barras no item e anotar seu número preencher o formulário de Catalogação rápida Empréstimo emprestar o item reservar o item para o usuário Biblioteca SBU abrir a função de Itens e alterar o status de processamento para PT - Processamento Técnico

78 CATALOGAÇÃO RÁPIDA Após a devolução: Pesquisar o item no OPAC/GUI;
Quando só existe o registro de catalogação rápida = Catalogação completa; Quando já existe o registro bibliográfico completo na base = Catalogação cooperativa e exclusão do registro de cat. rápida; Registro de dados de aquisição; Revisão do registro de item.

79 CATALOGAÇÃO RÁPIDA

80 Mensagens de aviso Correspondências e impressos CIRCULAÇÃO

81 MENSAGENS DE AVISO DO SISTEMA
Geradas, automaticamente, a partir de verificações realizadas pelo sistema, no momento da execução de uma transação de circulação de cadastramento de usuário, empréstimo, devolução, renovação, reserva ou registro de quitação de débito

82 CORRESPONDÊNCIAS & IMPRESSOS
Utilizada pelo operador para emitir correspondências e impressos das transações de circulação Características correspondências são enviadas por ; impressos emitidos, automaticamente, no momento da transação ou por solicitação do operador.

83 CORRESPONDÊNCIAS & IMPRESSOS
Transação Impressos Emissor Onde gerar Correspondências ( ) Empréstimo Relação de empréstimos e reservas no Sistema de Bibliotecas Operador GUI Devolução/quitação de débito Comprovante de empréstimo Lembrete da biblioteca Sistema Avisos de atraso Devolução Comprovante de devolução Reserva Papeleta de item reservado Aviso de reserva disponível Aviso de reserva cancelada Caixa Recibo de pagamento de taxa Relatório de caixa Menu de serviços / GUI Extrato de transações de caixa Menu de serviços Geral Enviar

84 CORRESPONDÊNCIAS & IMPRESSOS
Mais utilizados Lembrete da biblioteca enviado pela Gerência do SABi, por , dois dias antes da data prevista de devolução Aviso de atraso enviados pela Gerência do SABi por 1° aviso: enviado após o 1° dia de atraso 2° aviso: enviado 7 dias após o 1° aviso 3° e último aviso: enviado 7 dias após o 2° aviso

85 CIRCULAÇÃO – Resumo Agentes Transações Interfaces
Pesquisa usuário/item Empréstimo Devolução Renovação Reserva Catalogação rápida Caixa Correspondências/impressos Operador SABi G U I Consulta transações Reserva Renovação Agendamento Usuário W E B

86 CIRCULAÇÃO - Dúvidas Entre em contato com o Departamento de Serviços aos Usuários via RT: Datas de devolução - Alteração Débitos: pagamentos, abonos, GRU - Orientações Módulo de Circulação - Orientações Relatórios - Circulação - Orientações Renovação - Dúvidas Reservas - Dúvidas Sugestões de inclusão de exemplos nos manuais - Circulação Usuário - Situação na Biblioteca - Dúvidas