Capacitação no Uso do SABi

Apresentação em tema: "Capacitação no Uso do SABi"— Transcrição da apresentação:

1 Capacitação no Uso do SABi - 2016
AQUISIÇÃO

2 SUMÁRIO Aquisição na UFRGS
Introdução: o que faz o módulo, características e pré- requisitos Operação do módulo: acesso & rotinas Procedimentos de aquisição: por doação e por compra

3 AQUISIÇÃO NA UFRGS SABi versão ISIS
dados de aquisição registrados no campo Inf. geral no registro de item informações não separadas em subcampos dificuldade para recuperar informações de aquisição (CB ) SABi versão Aleph módulo específico para controle e registro das operações de aquisição associadas a cada item adquirido por compra ou doação possibilidade de recuperar informações de aquisição

4 Por que registrar informações de aquisição?
AQUISIÇÃO NA UFRGS Por que registrar informações de aquisição? p/ controle de alocação de recursos do orçamento destinado a cada biblioteca pela BC p/ registro do valor patrimonial do acervo incorporado em um determinado período

5 AQUISIÇÃO NA UFRGS FORMAS DE AQUISIÇÃO Doação
documento doado SEM dados de aquisição = dados de aquisição definidos pela biblioteca documento doado COM dados de aquisição fornecidos pelo doador (aquisição via projetos de professores, da unidade) Compra aquisição pela Biblioteca Central

6 AQUISIÇÃO O que faz o Módulo? controla informações de aquisição de documentos incorporados à biblioteca por doação ou por compra e faz controle de coleções de periódicos

7 AQUISIÇÃO Características Utiliza informações:
da função Administração: orçamentos, fornecedores e moedas do módulo de Catalogação: registros bibliográficos Gerencia: orçamento, fornecedor, pedido, nota fiscal/fatura e reclamação Controle de transações por biblioteca

8 Pré-requisitos para aquisição de documento
definição de moeda definição de orçamento (p/ aquisição por compra e eventual doação de projeto) definição de fornecedor existência de registro bibliográfico criação de pedido

9 Visão geral do processo de aquisição
Pedido cotação/ fatura* Recebimento itens (monografia) Reg. moeda Registro NF/fatura* Criação orçamento* Pedido de sugestão Reg. fornecedor Registro assinatura (periódico) Vincular orçamento* Reg. bibliográfico Pagamento* * Requisitos para aquisição por compra

10 Tipos/responsabilidades da aquisição no SBUFRGS
Ação Respons. Tipo aquisição Criar registro bibliogr. Criar fornecedor Criar pedido Incluir orçamento Enviar pedido Alocar orçamento Pedir cotação Registrar NFiscal Pagar Criar item Finalizar pedido Bibliot. setorial Bibliot. setorial Doação Compra Bibliot. Central Bibliot. setorial

11 OPERAÇÃO DO MÓDULO

12 OPERAÇÃO DA AQUISIÇÃO Formas de acesso
menu Iniciar/Programas/ALEPH 20/Aquisição ou ícone Digite sua identificação: operador e senha

13 AQUISIÇÃO - Funções ativadas via
Barra de pedido Barra de nota fiscal/fatura Barra de ícones Ícone de acesso

14 ELEMENTOS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO
Moeda Orçamento Fornecedor Pedido Nota fiscal/Fatura Reclamação

15 MOEDA Rotina que registra a moeda usada no pedido, na nota fiscal/ fatura, no valor do documento doado e no pagamento do documento adquirido Definição das moedas adotadas e atualização de cotações: responsabilidade da Gerência do SABi Moedas definidas na função: Real (BRL), Euro (EUR), Libra esterlina (GBP), Dólar americano (USD), Peso argentino (ARS),Peso uruguaio (UYU) Registro único e utilizado por mais de uma biblioteca

16 DEMONSTRAÇÃO 1 Consultar moedas disponíveis no módulo

17 ORÇAMENTO Rotina que controla os recursos utilizados na aquisição de documentos Criação do orçamento e alocação inicial dos recursos: responsabilidade da gerência do SABi (NAQ) Gerência e alocação adicional de recursos: responsabilidade da biblioteca, através de operador autorizado Formulário de Solicitação de criação de orçamento disponível no site em aquisicao

18 ORÇAMENTO TIPOS CONV - recursos de convênio arrecadados pela UFRGS
PROJ - recursos de projetos ou outros R112 - recursos do Tesouro R250 - recursos diretamente arrecadados (112 e 250 fonte de recurso) P/ aquisição por doação P/ aquisição por compra

19 ORÇAMENTO Categorias Orçamento com hierarquia
Usado para recursos gerenciados pela BC destinados a aquisição de documentos para o SBUFRGS. Subdivide-se em: orçamento geral: BC sub-orçamentos: bibliotecas setoriais Ex. GRAD-2010-EST (Pai) *GRAD-2010-EST-ADM  *GRAD-2010-EST-AGR  *GRAD-2010-EST-ART  Orçamento único Usado para aquisição com recursos de convênios, projetos, etc.

20 ORÇAMENTO - Acesso, pesquisa, registro
Pesquisa orçamento Guias 1 a 5 apresentam as movimentações do orçamento selecionado Guia 5 informa biblioteca autorizada a usar o orçamento

21 DEMONSTRAÇÃO 2 Consultar orçamentos Com hierarquia: GRAD-2009
Único: NUT/MED-REUNI-2008

22 FORNECEDOR Rotina que registra os dados de empresa comercial, instituição pública ou privada ou indivíduo que fornece à biblioteca documentos por compra ou doação Responsabilidade: bibliotecas Registro único e utilizado por mais de uma biblioteca

23 FORNECEDOR Características
Todo documento adquirido por compra ou doação deve ter um fornecedor associado ao mesmo Informações registradas no fornecedor e utilizadas no pedido: moeda para definição de custo estimado do documento idioma para definir o idioma da correspondência forma de envio da correspondência para o fornecedor, por carta ou por lista

24 FORNECEDOR Características
Fornecedores padrão usados em casos especiais: DOADOR: para documento de PI e quando não é necessário identificar nominalmente o fornecedor do documento doado FAURGS: para documento adquirido através da FAURGS (Fundação de Apoio da Universidade Federal do RS) RETRO: para registro de coleções retrospectivas não correntes de periódicos SUGESTÃO: para inclusão em pedido de aquisição USUÁRIO: para documento recebido em abono de multa ou reposição de item extraviado/danificado

25 FORNECEDOR - Acesso, pesquisa, registro
Pesquisa fornecedor Registro de fornecedor Guias 1 a 3 apresentam informações do fornecedor Operador responsável pelo registro

26 FORNECEDOR Registro Pesquisar cadastro:
fornecedor existe: revisar as informações e endereço criação de novo fornecedor, preencher: informações do fornecedor - nome, CNPJ, idioma, dados de conta, etc. endereço - inclui endereço para correspondência e reclamação, telefone, fax e

27 DEMONSTRAÇÃO 3 Exito Consultar fornecedor Funcionalidades: pesquisa
guias de registro Endereço (guia) registro

28 PEDIDO Rotina que gerencia o processo de aquisição de
documento recebido por doação espontânea ou a ser adquirido Responsabilidade: bibliotecas Gerenciado por biblioteca

29 PEDIDO Características
Obrigatório para todo documento incorporado ao acervo da biblioteca (monografia ou periódico) Gerado a partir de registro bibliográfico existente no SABi Não é visível para o usuário na Web

30 PEDIDO - Acesso e registro
Referência bibliográfica

31 FORMULÁRIO DO PEDIDO Quatro guias fornecem informações do pedido
Guia 1 Detalhes do pedido habilitada após a criação do pedido mostra informações do pedido, da NF/Fatura, do débito estimado e do pagamento Guia 2 Inf. pedido Guia 3 Fornecedor Guia 4 Quantidade e preço

32 Guias preenchidas na criação do pedido
GUIAS DO PEDIDO Guia habilitada após a criação do pedido. Informa detalhes do pedido, da NF/Fatura, do pagamento e do débito estimado Guias preenchidas na criação do pedido

33 Para documento sugerido para aquisição na Catalogação
DEMONSTRAÇÃO 4 Criar pedido Para documento sugerido para aquisição na Catalogação Koren, Israel . Fault-tolerant systems. Amsterdan: Elsevier, 2008. ISBN : Nº sistema:

34 PEDIDO - STATUS DO PEDIDO
Guia 2 Inf. pedido - campo Status pedido: NEW Novo RSV Pronto para envio SV Enviado ao fornecedor VC Cancelado pelo fornecedor DNB Suspenso, sem orçamento LC Cancelado pela biblioteca CLS Encerrado CNB Esgotado Status do pedido vai sendo alterado pelo sistema à medida que os procedimentos de aquisição vão sendo executados

35 PEDIDO - ADICIONAR ORÇAMENTO
Onde: Na criação do pedido, quando há orçamento definido para aquisição do documento campo Cód. orçamento, no Formulário do pedido, guia 4 Após a criação do pedido na Árvore de navegação Pedido/Adicionar orçamento

36 EXERCÍCIO 1 Criar pedido
para documento incluído no exercício da Catalogação Fornecedor: Sugestão Orçamento: BC-CPD-2016

37 Permite localizar pedido individual ou grupo de pedidos
CONSULTA A PEDIDO Permite localizar pedido individual ou grupo de pedidos Barra de pedido usada para consulta pelo número de um pedido específico Lista de pedidos ao iluminar um pedido as informações do mesmo são visualizadas nas guias no frame inferior Índice de pedidos ao iluminar um pedido, as informações do mesmo são visualizadas na guia Detalhes do pedido no frame inferior

38 Consulta pedido - BARRA DE PEDIDO
Para o pedido selecionado guias exibem informações sobre o mesmo

39 Consulta pedido - LISTA DE PEDIDOS
Para o pedido selecionado guias exibem informações sobre o mesmo

40 Consulta pedido - ÍNDICE DE PEDIDOS
Para o pedido selecionado guias exibem informações sobre o mesmo

41 DEMONSTRAÇÃO 5 Pesquisar pedidos através do índice

42 LISTA DE PEDIDOS Botões Adicionar Duplicar Enviar Árvore de navegação
Adicionar orçamento Finalizar Item/assinatura Reclamações Histórico do pedido

43 LISTA DE PEDIDOS

44 ENVIO DE PEDIDO Rotina que:
encaminha para o NAQ/BC os pedidos de sugestão da biblioteca gera correspondência solicitando cotação/fatura ou doação de documento ao fornecedor Forma de envio pré-definida, no registro do fornecedor, é através de lista Solicitação de cotação/fatura de pedidos para o mesmo fornecedor são enviados, em lote, no módulo de Serviços É possível alterar a forma de envio para pedido individual através de carta

45 ENVIO DE PEDIDO Tipos Pedido individual
definido no Formulário do pedido, guia 3. Fornecedor, campo Envio pedido = LE (carta) Grupo de pedidos definido no Formulário do pedido, guia 3. Fornecedor, campo Envio pedido = LI (lista) Onde: botão Enviar, da guia Lista de pedidos

46 Tipos de correspondência
ENVIO DE PEDIDO Tipos de correspondência Solicitação de cotação/fatura cotação: para pedido de monografia fatura: para pedido de periódico Solicitação de doação

47 DEMONSTRAÇÃO 6 Enviar pedido para a Biblioteca Central

48 Correspondência de solicitação de cotação
DEMONSTRAÇÃO 7 Solicitação de cotação para um grupo de pedidos de monografia Correspondência de solicitação de cotação Bib:BC Fornecedor: SUGESTÃO Código do orçamento: BC-CPD-2016 Origem da publicação: Nacional

49 NOTA FISCAL OU FATURA Rotina que registra as informações do fornecedor sobre custos e condições de fornecimento do documento (valor, desconto, acréscimos, etc.) Responsabilidade: bibliotecas Gerenciado por biblioteca

50 Informações fornecidas pelo fornecedor registradas em dois formulários
NOTA FISCAL OU FATURA Informações fornecidas pelo fornecedor registradas em dois formulários NF/Fatura: registra o valor total cotado pelo fornecedor para todos os pedidos solicitados pela biblioteca e informações de pagamento Pedido na NF/Fatura: registra a cotação do fornecedor para cada pedido, informações sobre número de itens cotados e permite modificar o orçamento vinculado ao pedido

51 NOTA FISCAL OU FATURA Formas de acesso barra NF/Fatura ou ícone

52 BARRA DE NF/FATURA Para fornecedor e n° de nota fiscal selecionados guias exibem informações sobre os pedidos incluídos na mesma

53 Após o recebimento do documento
CRIAR ITEM Após o recebimento do documento Onde: na Árvore de navegação Pedido/Itens/Assinatura Atualização de dados de compra clicar no ícone no campo Inf. Fatura, guia 3, no Formulário do item, para atualizar as informações da nota fiscal/fatura

54 CRIAR ITEM Cinco guias fornecem informações de item
Guia 1 Detalhes do item habilitada após a criação do item mostra informações do item e inf. bibliográfica Guias 2 e 3 Inf. geral Guia 4 Inf. periódicos Guia 5 Níveis periódicos

55 DEMONSTRAÇÃO 8 Criar item 4 guias habilitadas para preenchimento
1 guia habilitada após a criação do item

56 DEMONSTRAÇÃO 9 Registrar chegada

57 Rotina que finaliza o processo de aquisição
FINALIZAR A AQUISIÇÃO Rotina que finaliza o processo de aquisição Usada somente para monografias Registra número de itens adquiridos Atualiza valor do item no campo Preço, no Formulário do Item Altera o campo Status pedido para CLS = Encerrado no Formulário do pedido Onde: Na Árvore de navegação Pedido/Finalizar

58 DEMONSTRAÇÃO 10 Finalizar o pedido

59 EXERCÍCIO 2 Para o pedido criado no exercício 1 da aquisição
enviar pedido para a BC, criar item e finalizar o processo de aquisição

60 CATALOGAÇÃO DEFINITIVA DE DOCUMENTO ADQUIRIDO
Usada para revisar catalogação realizada na planilha Sugestão Após a chegada do material adquirido a catalogação deve ser revista: Trocar o formato SU para o formato adequado ao documento Selecionar a planilha adequada à descrição completa do documento (passos já efetuados nesta capacitação) 60

61 CANCELAMENTO DE PEDIDO DE COTAÇÃO OU DE FATURA
Usado para registrar o cancelamento de pedidos pela biblioteca ou pelo fornecedor Onde: no Formulário do pedido, guia 2 Alterar o campo Status pedido para LC - Cancelado pela biblioteca ou VC - Cancelado pelo fornecedor

62 Usado somente quando não há mais interesse na aquisição do documento
EXCLUSÃO DE PEDIDO Usado somente quando não há mais interesse na aquisição do documento Onde: botão Excluir, na guia Lista de pedidos

63 * Fluxos e roteiros no Manual de Aquisição
MÓDULO DE AQUISIÇÃO Procedimentos de aquisição implantados no SABi Documento doado com dados de aquisição definidos pela biblioteca* Documento doado com dados de aquisição fornecidos pelo doador* Criação de pedido de sugestão* Compra pela biblioteca setorial* Solicitação de doação* Compra pela BC * Fluxos e roteiros no Manual de Aquisição

64 DOCUMENTO DOADO COM DADOS DE AQUISIÇÃO DEFINIDOS PELA BIBLIOTECA
Usado para registro de dados de aquisição de documento recebido por doação tal como PI, doação de professor falecido/aposentado e que não apresente informações de aquisição (nota fiscal, fornecedor, preço, etc.) Manual de Aquisição, Anexo 1 sabi/aquisicao/anexos/anexo-1-fluxos-roteiros/doacao- com-dados-de-aquisicao-definidos-pela-biblioteca

65 DOCUMENTO DOADO COM DADOS DE AQUISIÇÃO FORNECIDOS PELO DOADOR
Usado para registro de documento, recebido por doação de professor, que apresente informações de nota fiscal, fornecedor, preço e fonte do recurso (projeto, convênio, etc.) Manual de Aquisição, Anexo 1 sabi/aquisicao/anexos/anexo-1-fluxos-roteiros/doacao- com-dados-de-aquisicao-fornecidos-pelo-doador

66 CRIAÇÃO DE PEDIDO DE SUGESTÃO
Usado pela biblioteca para registrar as informações de aquisição do documento a ser adquirido (ISBN/ISSN, biblioteca solicitante, tipo do documento, fornecedor padrão, forma de envio, número de itens e preço) Manual de Aquisição, Anexo 1 sabi/aquisicao/anexos/anexo-1-fluxos-roteiros/sugestao

67 COMPRA PELA BIBLIOTECA SETORIAL
Usado pela biblioteca setorial para compra de documento com orçamento de projeto, convênio, etc. Manual de Aquisição, Anexo 1 sabi/aquisicao/anexos/anexo-1-fluxos-roteiros/compra- pela-biblioteca-setorial

68 SOLICITAÇÃO DE DOAÇÃO Usado pela biblioteca para solicitar doação de documento a uma instituição, entidade, etc. Manual de Aquisição, Anexo 1 sabi/aquisicao/anexos/anexo-1-fluxos-roteiros/solicitacao- de-doacao