Material de Comunicação de Mudanças

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1 Material de Comunicação de Mudanças
New Orca SAP Bridge Material de Comunicação de Mudanças Setembro/2014

2 Agenda Como me preparar para o Go-Live do NewOrca SAP Bridge?
Modelo de suporte durante Go-Live Quem são os Key-Users e BPEs Principais mudanças funcionais no NewOrca SAP Bridge

3 New Orca Bridge SAP Como me preparar para o Go-Live do NewOrca Bridge SAP?
A transição de sistemas não é uma atividade simples, por isso, alguns cuidados devem ser levados em conta antes de iniciar a operação nos sistemas. No caso do NewOrca, siga as orientações abaixo: Se você usa o NewOrca Offline, você terá que instalar uma nova versão do NewOrca, agora para o SAP Bridge. O arquivo para instalação e manuais de instalação e uso estão em: Para uso do NewOrca SAP Online (Web), basta acessar o mesmo endereço, a partir do dia 10/Novembro: Como fica meu acesso (usuário e senha) no NewOrca SAP? Resp: seu usuário continua sendo o mesmo ( ) e a senha foi mantida a mesma utilizada no ambiente NewOrca BaaN. Entretanto, caso seja alterada em um dos ambientes, elas não estarão mais sincronizadas. Como ficam os orçamentos criados nas ferramentas antigas?(NewOrca BAAN, Software orçamento e WebMost) Resp: o acesso às ferramentas antigas permanecerão disponíveis para uso em consulta até o final de Eles não serão transportados para o novo ambiente do NewOrca SAP.

4 New Orca Bridge SAP Modelo de Suporte Pos-GoLive
A Schneider Electric organizou um modelo de suporte pós-GoLive do Bridge SAP em conjunto com a equipe do NewOrca, buscando ter a melhor cobertura de atendimento possível para suportar às dúvidas e problemas que venham a ocorrer durante o período de lançamento das ferramentas. Assim uma equipe de especialistas e um conjunto de ferramentas serão utilizados durante este período que vai de 10 de Outubro até o final do ano de 2014. Após este período, os chamados utilizarão normalmente o fluxo já conhecido através do uso do 2929it ( ramal 2929 ou pela web:

5 New Orca Bridge SAP Modelo de Suporte Pos-GoLive
Teremos um grupo de suporte para suporte do Go-Live distribuído da seguinte forma: Santo Amaro/Jurubatuba (Time Central) Equipe: Business Project team, BPEs, IPO Application e Infra, Entire Local Função: Apoio a equipe de KeyUsers , End-users e Back-office Decisões de ativação de plano de contingência Controle de defeitos levantados e priorização de correções Escalação de problemas e comunicação Resolução de defeitos Localidades (Escritórios de Vendas) Equipe: Business Key Users Função: - Apoio aos End-users com esclarecimento de duvidas e encaminhamento de problemas ao time central Entire (Escritorio Rib Preto) Equipe: Time de suporte e desenvolvimento Função: - Resolução de defeitos complexos Equipe de Vendas Consultores SE Representantes Ger. Filial Ger. Canal Back-office CCC Analistas SD

6 New Orca Bridge SAP Fluxo de direcionamento de incidentes / falhas
O Consultor/Vendedor identifica um problema no NewOrca Ele contata o Key-user e reporta o problema, que será analisado pelo Key-user e reportado na ferramenta HIM Caso o problema seja em relação a aplicação (mau-funcionamento, por exemplo) será encaminhado por analistas de IPO para correção Caso seja um problema com relação a algum processo do SAP Bridge que tenha gerado impacto no NewOrca, o mesmo será tratado pelos BPEs, que utilizarão o Remedy para registro da ocorrência e solicitação de correção. Em ambos os casos, o HIM será atualizado, a fim de manter o Key-user com a informação sobre como estará sendo tratado o problema até sua resolução, permitindo devolver a resposta ao consultor/vendedor. * Diariamente, serão realizadas reuniões de acompanhamento dos tickets abertos e status das resoluções.

7 NewOrca Bridge SAP Equipe Key Users
Key Users/Multiplicadores: Função: Suporte a duvidas de processo ou uso da ferramenta nas localidades durante o Go-Live e no dia-a-dia após Go-Live. Business Unit Nome Localidade Telefone Partner/Industry Leonardo Alvarenga Santo Amaro Thiago Souza Salgado Jose Luiz Ferreira Junior Fortaleza Nadja Barbosa Recife Gabriela Oliveira Santos Bahia Eliana Lourenco Serra Linhares BH Cesar Augusto da Silva RJ Fernando Morita Santa Catarina Mabbel Lucienne Eroles Moreira Curitiba Maira Mendes de Andrade Rodrigues Brasilia Marscha Marschne Porto Alegre Retail Vera Lucia Moura Retail - Analise SD Amanda Beck Partner/Industry - Analise SD Alessandra Cecchin Priscila Silva de Souza CCC Ricardo RochaSodré Convenção de Vendas: Envolvi o Rodolpho no processo para conseguirmos espaço na agenda e stand no Market Place ou Lounge... Train the trainers – Definir quem serão os treinadores. Igor me passou uma lista de usuários Industry que irei confirmar com o Business team se é suficiente. Irei levantar com o Gibin os key users de Retail para essa atividade. Treinamento Remoto: Levar sugestão ao Business de realizar três dias ou mais de treinamento no período da semana de 24/02 a 28/02, com transmissão via Webex para as filiais e presencial para filial SP.

8 NewOrca Bridge SAP Business Process Experts (BPEs)
BPEs de vendas: Função: Especialistas da área de negócio, responsáveis em adequar as ferramentas e processos do SAP Bridge e NewOrca no modelo de vendas da Schneider Electric Brasil Business Unit Nome Localidade Industry / Partner / Retail / CCC Wander Bernardi Morandini Jurubatuba Doralice A Ferreira do Val Convenção de Vendas: Envolvi o Rodolpho no processo para conseguirmos espaço na agenda e stand no Market Place ou Lounge... Train the trainers – Definir quem serão os treinadores. Igor me passou uma lista de usuários Industry que irei confirmar com o Business team se é suficiente. Irei levantar com o Gibin os key users de Retail para essa atividade. Treinamento Remoto: Levar sugestão ao Business de realizar três dias ou mais de treinamento no período da semana de 24/02 a 28/02, com transmissão via Webex para as filiais e presencial para filial SP.

9 Mudanças Funcionais NewOrca Bridge SAP

10 Mudanças Funcionais NewOrca Bridge SAP

11 NewOrca Bridge SAP Mudanças funcionais
Abaixo, temos a lista dos principais pontos funcionais em que o NewOrca recebeu adaptação, para adequação às novas formas de trabalho do SAP Bridge. Nas páginas seguintes, veja com detalhe como cada uma das funcionalidades se reflete no NewOrca. Fluxo do orçamento até o pedido no SAP Novas nomenclaturas Contratos e Sales Deal Endereço de entrega Data de entrega por item Produto Montado -> Configurável Associação de Vendedores x Clientes Condições de pagamento (reduzidas) Niveis de tolerância de descontos considerando “ZD01+ZD02+ZD04+Sales Deal” Anexo de aprovação de orçamento Confirmação de aprovação de orçamentos acima de R$ 15K do CCC antes de conversão Retorno de ordem (order confirmation do SAP)

12 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP – Fluxo do Orçamento até o pedido no SAP

13 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP
Conceitos: Master Data - Produtos Definição BAAN SAP Hierarquia de Produtos Não possui Piramide de Produto (ProdH) Grupo de Preço LocalCos (Lcos) Exemplo: 044CCREM , para o contator de referência “15962” Codigo de Produto Até 16 caracteres Até 18 caracteres Impostos Direto na tabela do produto Tabelas auxiliares para formação dos impostos (ICMS, IPI, ST, etc.) Produto genérico Produtos iniciados pelo código “GCR” Exemplo: GCR_CVS_T1

14 Conceitos: Master Data – Clientes (1/3)
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP Conceitos: Master Data – Clientes (1/3) Definição BAAN SAP Hierarquia de Clientes Não existe Niveis de Hierarquia Codigo Cliente Novos códigos de clientes Detalhes do Canal de Venda – Nivel 1 Canal de Venda (UF, MP, CT) Pricing Class 1 (RE) Detalhes do Canal de Venda – Nivel 2 Não possui Pricing Class 2 (RE1) Detalhes do Canal de Venda – Nivel 3 Ramo de Atividade (10A) Pricing Class 3 (R1A) Clientes x Vendedor/Representante Vários CNPJs cadastrados repetidamente, onde 1 cliente para 1 vendedor/representante (TC) Cliente cadastrado apenas 1 unica vez, Podendo ter mais que 1 vendedor/represenante vinculados Regra: se cliente está vinculado a um unico vendedor/representante, atenderá a todos LocalCos de produtos Caso o cliente possua mais que um vendedor/representante, cada um estará vinculado a seu LocalCos Grupo de Preço / Performance do cliente PriceGroup (combinado com PricingClass 3, para definição do desconto ZD02 )

15 Conceitos: Master Data – Clientes (2/3)
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP Conceitos: Master Data – Clientes (2/3) Definição BAAN SAP Regime especial Hoje não é tratado no software de Orçamento Campo IndustryKey identifica cliente com regime de imposto diferenciado conforme matriz de calculo de impostos. FOB – escolha de transportadora do cliente No MOST permite a escolha por consulta no BAAN. No Softw.Orçamento, é um campo aberto ao vendedor Deverá ser escolha através de cadastro de transportadora previamente no SAP Endereço de Entrega Aberto para digitação manual Deverá utilizar o campo Ship-to do SAP, que transferirá previamente os possíveis endereços de entrega ao NewOrca

16 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP
Conceitos: Master Data – Clientes (3/3) Quadro de Exceções de impostos a serem carregadas diretamente no New ORCA (industry Key e regras de calculo) Industry Tipo OV Origem Mat. ICMS IPI PIS Cofins ST ISS ZFM ZORC IMP sim não NAC ZORI ZOR ZALC CONT NAC/IMP ISEN RECO REID REPE Industry: Determina as tabelas na J1BTAX para calculo dos impostos: CONT : IE contribuinte CNAE : CNAE Mato Grosso ALC : Free Zone ISEN: IE Não contribuinte RECO: Recopa REID : Reidi REPE: Repenec ZFM: Zona Franca Manaus

17 Conceitos: Pricing e Orçamento
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP Conceitos: Pricing e Orçamento Definição BAAN SAP 1º. Nivel de Desconto N1 ZD01 2º. Nível de Desconto N2 ZD02 Desconto por Acordo Comercial (Sales Deal) Não possui ZSDE Contratos – por desconto em % - por Preço Net (R$) ZSP1 ZCN1 Desconto Manual N3 ZD04 Preço Lista Baseado em ICMS SP Preço Net (sem impostos) Condição e pagamento e custo financeiro Mais de 700 condições Aproximadamente 80 condições com o custo financeiro usando nomenclatura ZSFI Produto Montado Produto montado Produto Configurável Tipo de Pedido de Venda V01 – Revenda / Industrialização V02 – Consumo VZ1 – Isenções em ZFM ou ALC ZOR – Revenda ZORC – Consumo ZORI – Industrialização ZALC – venda para área de livre comércio (não será feita pelo NewOrca)

18 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Sales Deal (ZSDE) O desconto ZSDE é o percentual cadastrado diretemente no SAP e suas regras transferidas para o NewOrca. Sempre que um produto com Sales Deal for apresentado, será permitido ainda que seja colocado um desconto ZD04, entretanto este orçamento será enviado diretamente para Análise de SD, sem passagem por aprovações intermediárias (Ger. Filial ou Ger Canal) Como no SAP pode haver até 7 diferentes regras, a ordem de leitura das regras parte do nível mais granular da informação (desconto na referência) para o nível mais alto (Pricing Class de clientes X LocalCos de produtos)

19 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Sales Deal (ZSDE)

20 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Contratos O contrato é um desconto ou valor fixo negociado para um cliente ou grupo de clientes na mesma hierarquia, permitindo sua seleção no ato da criação do orçamento. Esse desconto, que tem como nomenclatura ZSP1 (para desconto %) e ZCN1 (para valor fixo), irá substituir os descontos ZD01, ZD02, ZD04 e ZSDE. (ou seja, não é possível ter outros descontos, quando existe um contrato associado) Um contrato pode já possuir uma condição de pagamento padrão associada. Neste caso, não é possível alterá-la. Por fim, o contrato pode ser registrado no SAP e transferido ao NewOrca com uma data de vigência e que podem ser definidos de diversas maneiras, conforme abaixo:

21 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Contratos

22 Data de entrega por item
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades * Atenção: funcionalidade de data de entrega no item estará disponível posteriormente ao Go-Live. Por favor, aguardar aviso de liberação de uso Data de entrega por item Os produtos que possuírem data de entrega determinada, serão recebidos no SAP como exclusividade de entregas nas datas mencionadas, e não respeitará a data de entrega programada colocada no cabeçalho do pedido ( tela que surge ao finalizar um orçamento para envio ao SAP para faturamento) Tela de entrada de produtos Tela de pré-envio do pedido (Data de entrega do Cabeçalho do pedido)

23 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Produto Configurável Antes chamados de Produtos Montados, os Produtos configuráveis são criados da seguinte forma no NewOrca: Identificação inclusão de um produto “mestre” , chamado de Iten Genérico, com código de iniciais “GCR”. Inclusão dos itens comuns de venda, que compõem este produto configuravel Associação destes itens ao produto configurável Detalhes do processo: Um produto configurável deve possuir um ou mais itens e suas quantidades, para formação do preço Um orçamento pode possuir mais que um produto configurável, bastando que os itens sejam associados corretamente aos respectivos itens genéricos Os impostos calculados no NewOrca são apresentados considerando o item genérico escolhido É enviado ao SAP apenas o código do item genérico e o valor final gerado, sem os itens comuns de venda, para que no SAP ele seja re-montado no momento da criação do pedido. Por isso, o pedido permanece no NewOrca previamente para aprovação do time de entrada de pedidos no CCC, que aguardará documentação do plano de montagem para seguir com o envio do pedido.

24 Associação de Vendedores/Representante x Clientes
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades Associação de Vendedores/Representante x Clientes Anteriormente, no BAAN, a associação de um vendedor/representante a um cliente era de 1 para 1, ou seja, um mesmo cliente possuía atendimento duplo sendo replicado dentro do BAAN com um outro código de cliente, gerando repetidos CNPJs na base de cadastro. Já na versão SAP, a relação é diferenciada, garantindo a existência de apenas 1 cliente e uma tabela auxiliar (chamada de employee derivation) que mostra a relação de 1 ou mais vendedores/representantes a este único cliente, conforme abaixo: Vendedores x Clientes x Lcos (Employee derivation) Clientes Clientes Codigo SAP do Cliente CNPJ Cod Vendedor para todos LCOS A / 1234 B / C / Cod Vendedor Codigo SAP do Cliente LocalCos 9874 044CCREM 1854 088CCREM No exemplo, o cliente A possui um vendedor 1234 que pode vender todos os LCOS de produtos O cliente B não possui um vendedor associado diretamente a ele, mas possui 2 vendedores que vendem distintos LCOS O cliente C só possui 1 vendedor, mas que vende apenas 1 LCOS específico.

25 Condições de Pagamento (Payment Terms)
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades Condições de Pagamento (Payment Terms) Anteriormente, no BAAN, existiam mais de 700 diferentes condições de pagamentos cadastradas. Com o SAP o número de condições foi reduzido e para o NewOrca, estão sendo enviadas apenas os códigos das descrições e seus respectivos encargos financeiros (taxa, chamada no SAP de ZSFI). As descrições das condições para uso dos vendedores são carregadas diretamente no NewOrca de forma manual.

26 Tolerância de descontos e aprovações:
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades Tolerância de descontos e aprovações: Com a versão NewOrca SAP, as tolerâncias de descontos passam por 2 etapas de análise automática: Desconto ZD04 permitido, nos níveis de Consultor, Ger. de Filial e Ger de Canal Desconto Total permitido (ZD01+ZD02+ZD04), nos níveis de Consultor, Ger. de Filial e Ger de Canal Assim, a regra implementada para cada linha de um orçamento passa pela seguinte análise automática: - Se [Desconto ZD04 > Tolerância cadastrada] ou [Soma dos descontos (ZD01+ZD02+ZD04) > Tolerância cadastrada]= Orçamento vai para Proximo Nivel de aprovação (Consultor, Ger. de Filial, Ger de Canal ou Analista SD) Se [não há regra registrada para o item] = Orçamento vai para Analista SD Se [existe ZSDE e ZD04] simultaneamente para o mesmo item = Orçamento vai para Analista SD O cadastro das tolerâncias é feito diretamente no NewOrca , através do envio de uma planilha com lay-out base preenchida pelos Chefes de Produtos. Anteriormente o cadastro era realizado por : Força de Vendas -> Grupo de Preço -> Referência Para o NewOrca SAP, apenas foi substituído o Grupo de Preço por LCOS. Importante: caso não haja nenhuma regra registrada, o NewOrca assumirá que um item do orçamento tendo desconto ZD04 irá diretamente para o Analista de SD fazer a aprovação.

27 Tolerância de descontos e aprovações: (4 exemplos)
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades Tolerância de descontos e aprovações: (4 exemplos)

28 Anexo de confirmação de orçamentos aprovados pelos clientes
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades Anexo de confirmação de orçamentos aprovados pelos clientes O NewOrca SAP permite que o vendedor /represenante inclua um anexo ao orçamento, após ele ter sido finalizado. Com isso, o analista do CCC que verifica essas aprovações antes da geração do pedido poderá ver os anexos de um orçamento através da interface Web. Regras: O anexo não pode ser superior a 1 Mb de tamanho e precisa estar com a extensão do arquivo em ZIP Orçamento não pode estar com status “Rascunho” ou já ter sido enviado ao SAP como pedido. A criação de uma nova revisão inutiliza um anexo colocado na revisão anterior. A funcionalidade está disponível apenas no módulo online.

29 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Liberação de orçamentos acima de valor parametrizado para exigência de aprovações O NewOrca SAP permite que seja parametrizado um valor máximo onde os pedidos não exigem uma aprovação prévia do orçamento para liberação do pedido e seu faturamento. Os Orçamentos com valor acima deste parâmetro, permanecerão pendentes por liberação da equipe de CCC Pedidos, onde utilizarão a interface Web do NewOrca para esta liberação/aprovação. Atualmente, o valor parametrizado é de R$ ,00 Para liberação do pedido no NewOrca SAP , através da Web, o usuário com perfil de CCC pedidos poderá visualizar os orçamentos com status “Aguardando Documentação” e realizar 2 ações: Clicar em Ação e Visualizar o documento e algum anexo Clicar em Ação e “Enviar para o SAP” para liberar o pedido ao ERP. Filtro dos orçamentos pendentes: (menu Orçamento - Listagem de Orçamentos)

30 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Liberação de orçamentos acima de valor parametrizado para exigência de aprovações Visualização do Anexo: Liberação do Pedido ao ERP: (na listagem de orçamento,clicar am Ação -> Enviar para SAP)

31 NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades
Liberação de orçamentos acima de valor parametrizado para exigência de aprovações Status do pedido após aprovação da equipe de CCC Status do pedido após reprovação da equipe de CCC Em caso de Reprovação, o consultor precisará gerar uma revisão e submetê-lo novamente às aprovações necessárias para envio do pedido ao SAP

32 Retorno de confirmação de ordem SAP ao NewOrca
NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades Retorno de confirmação de ordem SAP ao NewOrca O NewOrca SAP permitirá que o vendedor /representante saiba qual o número da ordem SAP, assim que ela for gerada. Os pedidos com Status = Pedido Enviado, ganharão o número da Ordem de venda na aba de Informações Complementares do orçamento/pedido. O processo de envio de um pedido do NewOrca para o SAP é de aproximadamente 15 minutos. Entretanto, o retorno da ordem depende de alguns fatores: A ordem estar completa e confirmada no SAP Os itens terem gerado um erro no momento de criação do pedido SAP O cliente possuir um status de bloqueio que não permita que a ordem possa prosseguir Assim, caso o numero da ordem de venda não tenha retornado em até 30 minutos, é importante confirmar com o time de entrada de pedidos se houve algum problema com o pedido que recebeu status de Pedido Enviado.

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