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PublicouJonathan Beretta Bentes Alterado mais de 6 anos atrás
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Execução, Controle, Monitoramento e Encerramento na prática
Curso Hands-on de Gestão de Projetos Eduardo Montes, PMP
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Metodologia Otimizada
Agenda Metodologia Otimizada Execução Controle e Encerramento
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Metodologia otimizada
Execução e Controle
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O que é Orientar e gerenciar o Trabalho do projeto?
Processo de realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos. Usar suas ferramentas/ habilidades para conectar as partes interessadas para atingir o objetivo do projeto Execução do projeto mal planejado Glória aos não participantes Punição dos inocentes Busca aos culpados Pânico Desilusão Entusiasmo By EduMon Relembrar as fases do mau planejamento (Entusiasmo, Desilusão, Panico,…) Enfatizar pressão para cumprir prazos, quando os recursos espanam
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Ferramentas / habilidades p/ gerenciar o trabalho do projeto
Manter a equipe motivada Lidar com os conflitos Agilizar tomada de decisão Identificar causas de desvios e problemas Garantir que o que foi planejado seja realizado Saber a dose certa de pressão
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Achar que incluir + recursos vai reduzir o prazo
Piores práticas Achar que incluir + recursos vai reduzir o prazo “Não se pode gerar um bebê em um mês engravidando nove mulheres” Achar que o medo e a pressão resolve “Onde existe o medo, existem números errados.” W. Edwards Deming Não procurar identificar as causas dos problemas “80% dos problemas se devem a 20% das causas.” Pareto Não importar com os interesses das partes interessadas “Quase todo executivo concorda que as pessoas são seus ativos mais importantes, mas quase ninguém adere a esse princípio.” Rene McPherson
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O que é Monitorar e Controlar o trabalho do projeto?
PDCA Do-Fazer Checar Agir Planejar O que é Monitorar e Controlar o trabalho do projeto? Processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso p/ atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de GP. (PMBOK 4.4) Monitoramento (Checar) Coleta, medição e disseminação de informações sobre desempenho Avaliação de medições e tendências para efetuar melhorias no processo Controle (Agir) Determinação de ações corretivas ou preventivas; Replanejamento; Acompanhamento dos planos de ação para definir se as ações tomadas resolveram a questão de desempenho. O monitoramento inclui a coleta, medição e distribuição das informações de desempenho e a avaliação das medições e tendências para efetuar melhorias no processo. O monitoramento contínuo fornece à equipe de gerenciamento uma compreensão clara da saúde do projeto, identificando quaisquer áreas que possam requerer atenção especial. O controle inclui a determinação de ações corretivas ou preventivas ou o replanejamento e acompanhamento dos planos de ação para definir se as ações tomadas resolveram a questão de desempenho.
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Por que Monitorar e controlar o trabalho do projeto?
Avaliar a saúde do seu projeto durante todo o projeto Identificar áreas que exigem mais atenção Recomendar ações para corrigir ou evitar os desvios Garantir a qualidade (saúde) do projeto através do monitoramento, check-list e contingência prevista
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Execução e Controle - Sumário
Objetivo: coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar variação ocorrida Variações identificadas por comparação do realizado com linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento GP: Certifica-se que as entregas estejam alinhadas com o escopo Defende o escopo de mudanças Confirma o nível de qualidade do trabalho executado Controla variações ocorridas Comunica o progresso do projeto aos principais interessados Equipe do projeto executa suas atividades e relata o progresso ao GP
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Monitorar prazo e custo
Objetivos: Determinar se existem desvios em relação as linhas de base de prazo e custo e influenciar os fatores que causam esses desvios Composto por: Coleta das informações de desempenho das atividades Atualização do cronograma Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas CheckList Trabalho relatado descreve exatamente o realizado Andamento das atividades monitorado Se houve desvio, alternativas avaliadas e executadas Quando não for mais possível cumprir com o planejado, aprovação dos stakeholders para salvar uma nova linha de base solicitada Stakeholders informados sobre as mudanças Guia PMBOK 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto 4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 6.7 Controlar o Cronograma 7.4 Controlar os custos Saídas: Cronograma atualizado
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Realizar o Controle Integrado de mudanças (PMBOK 4.5)
Objetivos: Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o requerido, para terminar o projeto com sucesso Identificar elementos que solicitam mudanças no escopo e influenciá-los para assegurar que as mudanças sejam benéficas Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os documentos necessários e alocando os recursos necessários CheckList Mudança do escopo benéfica e aprovada de acordo com o controle integrado de mudanças definido no plano de projeto Impacto da mudança de escopo avaliado Integrantes do projeto informados sobre as mudanças de escopo e as implicações nas atividades de sua responsabilidade Plano de projeto e documentos auxiliares atualizados Saída: Registro das mudanças ...
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Gerenciar qualidade Objetivos: CheckList
Atender requisitos especificados e formalizar aceitação das entregas Aperfeiçoar de forma contínua os processos relacionados ao projeto CheckList Entregas e desempenho de custo e prazo monitorados para determinar não conformidade com as linhas de base Meios de eliminar as causas das não conformidades identificados Membros da equipe de projeto comprometidos por qualidade Critérios da saída e entregas associados à fase concluída revisados Plano da qualidade executado como planejado Plano de qualidade e plano de projeto revisados de acordo com as não conformidades identificadas Processos revisados usando ferramentas da qualidade e métricas para assegurar a melhoria contínua Saídas: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados Guia PMBOK 8.2 Realizar a garantia da qualidade 8.3 Controlar a qualidade 5.5 Validar o escopo
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Gerenciar as partes interessadas
Objetivos: Fornecer mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução de problemas e gerenciar o engajamento das partes interessadas Composto por: Stakeholder informa o GP de um problema GP descreve o problema Identifica ações requeridas, responsável e previsão para cada ação Comunica os responsáveis e Acompanha a resolução do problema GP armazena todos problemas e seu histórico no Log de Problemas ... Quando o problema for resolvido e verificado, o GP fecha o problema CheckList Log de Problemas criado e atualizado Membros da equipe cientes de como informar um problema Problema identificado, encaminhado, revisado periodicamente até que seja resolvido e atualizado com resolução e status Processos e documentos impactados com resolução do problema atualizados Guia PMBOK 9.4 Gerenciar a equipe do projeto 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Saídas: Log de Problemas atualizado
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Controlar os riscos (PMBOK 11.6)
Objetivos: Aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos Diminuir a probabilidade e o impacto das ameaças ao projeto Composto por: Monitorar os riscos identificados Analisar os riscos existentes de acordo com as mudanças de contexto Identificar, analisar, e planejar para riscos novos Monitorar condições para ativar planos de contingência Rever se políticas e procedimentos de gestão de risco são seguidas CheckList Análise de risco executada como previsto Novos riscos identificados e gerenciados adequadamente Sumário dos riscos apresentado nas reuniões de status Documentos impactados atualizados Saídas: Log de Riscos atualizado
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Gerenciar a comunicação (PMBOK 10.2)
Objetivos: Disponibilizar informação essencial c/ exatidão no tempo certo Composto por: Executar a estratégia de comunicação do plano de projeto Responder às solicitações de informação Fazer e Encaminhar o Status Report semanal Conduzir reuniões de revisão do Status CheckList Gerenciamento das Comunicações executado conforme definido no plano de projeto Stakeholders informados e cientes do status e das atividades do projeto Saídas: Relatórios de desempenho (Status Report.pptx / Status Report.docx) ...
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Grupo de Processos Encerramento
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Encerrar o projeto ou fase (PMBOK 4.6)
Processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Momento de celebrarmos as vitórias e compartilharmos as dificuldades do projeto (lições aprendidas)
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Por que Encerrar o projeto ou fase?
Satisfazer critérios de sucesso do projeto Verificar e formalizar a aceitação das entregas Transferir produtos e serviços do projeto para próxima fase ou produção Auditar o sucesso/fracasso do projeto Registrar as lições aprendidas e informações do projeto para o uso futuro da organização Investigar as razões do cancelamento do projeto
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Encerrar o projeto - Procedimentos
Procedimento de encerramento administrativo Atividades e responsabilidades das partes interessadas na execução do procedimento de encerramento administrativo Inclui: Coletar os registros do projeto Analisar o sucesso ou fracasso do projeto Reunir lições aprendidas Arquivar informações sobre o projeto para uso futuro. Confirmar se projeto atendeu os requisitos dos stakeholders Verificar se todas as entregas foram fornecidas e aceitas Validar o atendimento dos critérios de saída e de término Procedimento de encerramento de contratos Atividades para resolver e encerrar qualquer contrato estabelecido. Envolve a verificação do produto, termos e condições do contrato e o encerramento administrativo Guia PMBOK 12.4 Encerrar as aquisições
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Metodologia - Encerramento
Objetivos: Formalizar a aceitação final das entregas do projeto Arquivar a documentação necessária Atribuir a equipe do projeto a novos projetos Analisar os problemas ocorridos para evitar que problemas similares ocorram em novos projetos Definir e comunicar responsáveis pela manutenção do produto criado Pré-requisitos Critérios de aceitação pré-definidos Processo de aceitação final pré-definido Fatores críticos de sucesso: Aceitação do usuário final Objetivos e critérios de sucesso do projeto alcançados Lições aprendidas documentadas e divulgadas Materiais do projeto são arquivados
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Validar o Escopo (PMBOK 5.5)
Objetivos: Formalizar conclusão do projeto e atendimento de seus requisitos Composto por: Reunião final com stakeholders para comparar produto entregue com requisitos Aceite formal do cliente indicando que o projeto foi concluído e seus requisitos foram atendidos CheckList Stakeholders cientes dos desvios ocorridos, justificativas e ações Objetivos do projeto alcançados Entregas formalmente aceitas pelos stakeholders Pendências oficialmente fechadas ou atribuídas ao dia-a-dia Saídas: Entregas do projeto aprovadas ...
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Saídas: Lições Aprendidas ...
Objetivos: Evitar que erros e problemas encontrados não se repitam no futuro Servir de base para a melhoria contínua da metodologia de GP Composto por: Documentar e divulgar as lições aprendidas Arquivar as lições aprendidas e os registros do projeto CheckList Projeto avaliado como um todo Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados? Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto? Quais foram as causas dos desvios das linhas de base? Lições aprendidas documentadas e divulgadas Processos aperfeiçoados ou Plano de Ação em andamento Saídas: Lições Aprendidas ...
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Referências Bibliográficas
Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Quinta Edição. PMI®
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Obrigado. Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos. com
Obrigado! Eduardo Montes, PMP
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