ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Apresentação em tema: "ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS"— Transcrição da apresentação:

1 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

2 ORGANIZAÇÃO

3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

4 Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

5 Funções da Administração

6 Aspectos da estrutura organizacional adequada
Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos Organização das funções e responsabilidades Informações, recursos e feedback aos executivos e funcionários Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos Condições motivadoras para a realização das tarefas estabelecidas

7 Tipos de estrutura Estrutura formal Estrutura informal

8 Estrutura formal, objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma.

9 Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma.

10 Vantagens da estrutura informal
Proporciona maior rapidez no processo decisório Reduz distorções existentes na estrutura formal Complementa a estrutura formal Reduz a carga de comunicação dos chefes Motiva e integra as pessoas da empresa

11 Desvantagens da estrutura informal
Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias Dificuldade de controle Possibilidade de atritos entre pessoas

12 Motivos para o surgimento de grupos informais
Interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas Interação provocada pela própria estrutura formal Os defeitos da estrutura formal Flutuação de pessoal dentro da empresa Períodos de lazer Disputa pelo poder

13 Elaboração da estrutura organizacional

14 Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas.

15 Metodologia de desenvolvimento, implementação e avaliação da estrutura organizacional

16 Fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional
Natureza dos objetivos estabelecidos Atividades operacionais exigidas para alcançar os objetivos Sequência de passos necessários Funções administrativas a desempenhar

17 Fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional
Limitações da habilidade de cada profissional Limitações tecnológicas Necessidades sociais dos executivos e funcionários Tamanho da empresa

18 Delineamento da estrutura organizacional

19 Componentes da estrutura organizacional
Sistema de Responsabilidades Sistema de Autoridades Sistema de Comunicações

20 Condicionantes da estrutura organizacional
Objetivos, estratégias e políticas Ambiente da empresa Evolução tecnológica e tecnologia aplicada Recursos humanos

21 Níveis de influência da estrutura organizacional
Estratégico Tático operacional

22 Níveis de abrangência da estrutura organizacional
Empresa UEN – Unidade Estratégica de Negócio Corporação

23 Componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência da estrutura organizacional

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25 Sistema de responsabilidades
Responsabilidade é a atuação profissional de qualidade nos trabalhos e de busca de resultados, com ou sem a cobrança por parte de terceiros.

26 Sistema de autoridades
Autoridade é o direito estabelecido de se designar o que – e, se necessário, como, por quem, quando e por quanto – deve ser realizado em sua área de responsabilidade na empresa.

27 Amplitude de autoridade

28 Tipos de autoridade Hierárquica Funcional

29 Autoridade hierárquica

30 Autoridade funcional

31 Sistema de comunicações
Comunicação é o processo interativo em que dados, informações, consultas e orientações são transacionadas entre pessoas, unidades organizacionais e agentes externos à empresa.

32 Considerações no sistema de comunicações
O que deve ser comunicado Como deve ser comunicado Quando deve ser comunicado De quem deve vir a informação Para quem deve ir a informação Por que deve ser comunicado Quanto deve ser comunicado

33 Esquemas de comunicação
Formal Informal

34 Comunicação formal Consistentemente planejada, facilitada e controlada. Ela segue a corrente de comando de uma estrutura hierárquica.

35 Comunicação informal Surge espontaneamente nas empresas, em relação às necessidades de seus membros.

36 Aspectos relevantes da comunicação
A oposição ao informal não destruirá a informalidade, sendo que isso servirá, apenas, para forçar o informalismo a uma posição mais afastada do formalismo; e Por meio do estudo do informal, em que a informalidade existente é eficaz, as lições podem ser aplicadas para fortalecer o formal e julgar, mais eficientemente, o que é e o que não é formal nas empresas.

37 Artifícios que contribuem para o aumento ou diminuição da comunicação informal
Alteração do arranjo físico Utilização de pequenas salas de reunião ou café Prática de competições esportivas Alteração da estrutura organizacional

38 Fluxos da comunicação Horizontal, realizado entre unidades diferentes do mesmo nível hierárquico Diagonal ou transversal, realizado entre unidades e níveis diferentes Vertical, realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área de atuação

39 Vantagens das comunicações horizontais e diagonal
Maior rapidez no processo de comunicação Menor distorção no processo de comunicação entre as pessoas Aproximam pessoas por meio de comunicação direta Proporcionam visão mais integrada da empresa Evitam sobrecarga das chefias

40 Desvantagens das comunicações horizontal e diagonal
Informações menos confiáveis Podem reduzir a autoridade da chefia Podem prejudicar o planejamento, a coordenação e o controle Podem provocar conflitos e antagonismos

41 Custo da comunicação causas
Demasiado número de níveis hierárquicos Demasiado número de estágios na elaboração das decisões Existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria Complexidade da estrutura

42 Custo da comunicação causas
Unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis Unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para alcançar objetivos Unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária

43 Subsistema de procedimentos comunicado interno

44 Sistema de decisões O sistema de decisões sustenta o processo decisório dos executivos, o qual corresponde a uma sistemática estruturada e descritiva de uma futura situação, que pode ser verdadeira ou falsa, em função dos elementos que o tomador de decisão tem acesso e que lhe permitem ter visão factual da situação presente e futura.

45 Aspectos do sistema de decisões para a definição da estrutura organizacional
Que decisões são necessárias para consolidar o desempenho indispensável a realização dos objetivos da empresa Que espécie são essas decisões Em que nível da empresa devem ser tomadas

46 Aspectos do sistema de decisões para a definição da estrutura organizacional
Quais atividades elas acarretam ou afetam Quais executivos devem participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser previamente consultados Quais executivos devem ser informados, depois de tomadas as decisões

47 Condicionantes da estrutura organizacional

48 Fator humano A eficiência de uma estrutura depende de sua qualidade intríseca, do valor e da integração das pessoas que nela trabalham

49 Fator ambiente externo roteiro de análise
Determinar de quais pessoas, fora da empresa, são as necessidades e os desejos que a empresa tenta atender Determinar como essas necessidades ou desejos são comunicados à empresa Deter minar como a informação necessária e registrada e transmitida a outras pessoas na empresa

50 Fator objetivos, estratégias e políticas
Objetivo é o alvo ou situação que se pretende alcançar Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo Política é o parâmetro ou orientação para a tomada de decisão

51 Fator tecnologia Evolução tecnológica é o processo gradativo e acumulativo dos conhecimentos que tem influência direta ou indireta sobre os negócios, produtos e serviços de um conjunto d empresas Tecnologia é o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar, de forma otimizada, as diversas atividades da empresa

52 Níveis de influência da estrutura organizacional
Nível estratégico Nível tático Nível operacional

53 Tipos de planejamento nas empresas

54 Níveis de abrangência da estrutura organizacional
Nível da empresa Nível da Unidade Estratégica de Negócio Nível da corporação

55 Plano de implantação da estrutura organizacional

56 Aspectos básicos Mudança na estrutura organizacional
Processo de implantação Resistências que podem ocorrer

57 Mudança na estrutura organizacional
Ter ciência de que a estrutura organizacional mais adequada depende da atual Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influência no processo A importância dos profissionais que trabalham na empresa

58 Mudança na estrutura organizacional
A qualidade técnica da nova estrutura é insuficiente par o sucesso da mudança A importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar possíveis problemas maiores em sua efetivação Antes de mudar a estrutura, verificar se não há uma situação alternativa mais adequada

59 Mudança na estrutura organizacional
Ter sempre em mente a importância do processo participativo, embora esta importância seja relativa, pois durante uma reunião participativa para discutir uma mudança, as forças podem estar contra as suas idéias básicas e, pior ainda, sem apresentar justificativas sustentadas para tal rejeição

60 Mudança na estrutura organizacional
Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas

61 Processo de implantação
Análise e aprovação pela diretoria Análise e aprovação pelos responsáveis da várias unidades organizacionais Implantação efetiva com forte treinamento Acompanhamento e avaliação do processo

62 Resistências que podem ocorrer (aspectos relevantes)
Qualidade intrínseca da estrutura organizacional Conhecimento que os executantes possuem sobre ela Capacitação dos executantes Motivação dos executantes

63 Resistências que podem ocorrer (aspectos relevantes)
Elaborar estrutura organizacional em cooperação com seus principais responsáveis Antes da promulgação da nova estrutura organizacional, submeter o texto a apreciação dos grupos responsáveis de mesmo nível hierárquico

64 Etapas da avaliação da estrutura organizacional

65 Levantamento Identificação dos problemas evidenciados pelo usuário
Entrevista com os elementos-chaves da empresa

66 Análise Análise dos dados levantados anteriormente
Interligação dos dados levantados Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação Identificação do efeito de cada um dos dados levantados

67 Avaliação Estabelecimento da situação dos quatro componentes da estrutura organizacional (responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões) Verificação de envolvimento de cada um dos quatro condicionantes (fator humano, tecnologias, ambiente e objetivos/estratégias/políticas

68 Avaliação Verificação do nível de influência de cada nível da empresa – estratégico, tático e operacional – para com o delineamento da estrutura organizacional Verificação do nível de abrangência da abordagem da estrutura organizacional – empresa – unidade estratégia de negócio - corporação

69 Políticas para avaliação da estrutura organizacional

70 Orientações básicas Estrutura organizacional adequada aos mercados existentes Estrutura organizacional adequada às novas tecnologias Estrutura organizacional descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de controle

71 Orientações básicas Estrutura organizacional voltada para resultados
Estrutura organizacional racionalizada com operacionalização descentralizada dos sistemas administrativos