O que é um projeto? É um empreendimento temporário instituído unicamente para alcançar um objetivo.

Apresentação em tema: "O que é um projeto? É um empreendimento temporário instituído unicamente para alcançar um objetivo."— Transcrição da apresentação:

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2 O que é um projeto? É um empreendimento temporário instituído unicamente para alcançar um objetivo

3 Os Projetos... São executados por pessoas Possuem recursos limitados
Precisam ser planejados, executados e controlados

4 Gestão de Projetos É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para elaborar atividades e atingir um conjunto de objetivos pré-definidos.

5 Variáveis da Gestão de Projetos
Tempo Custo Qualidade Escopo

6 Ciclo de Vida de um Projeto
1. Conceituação 2. Planejamento e organização 3. Implementação e monitoramento 4. Conclusão

7 Causas do Sucesso Competência da gerência Competência da equipe
Riscos inexistentes ou neutralizados Planejamento adequado

8 Causas do Fracasso Metas e objetivos mal estabelecidos
Falhas no planejamento Falta de liderança Mudança de tecnologia Muitos riscos Informações insuficientes ou inadequadas

9 Processo Simplificado de Planejamento de Projetos
Iniciação do Projeto Planejamento de Escopo do Projeto Programação de Prazos e Recursos Análise de Riscos Estimativas de Custos Criação do Plano do Projeto

10 Iniciação do Projeto Análise da situação que originou o projeto
Elaboração do “Termo de Abertura de Projeto” Apresentação para aprovação do projeto Produto dessa fase: Estrutura Identificação do Gerente do Projeto Na análise de situação as condições e situações que originaram as necessidades do cliente são analisadas. Consideradas válidas, devem ser estudadas as alternativas para se satisfazer essas necessidades ou resolver os problemas apresentados. Essas alternativas podem conter produtos ou serviços adquiridos nos respectivos mercados fornecedores ou então serem desenvolvidos internamente à organização. As condições de custos, prazos e requisitos para cada alternativa são apresentadas e classificadas conforme os critérios que a organização julgar mais adequados. Ao final, essa classificação indica uma ou mais alternativas viáveis e recomenda a que mais atende aos objetivos da organização. A seleção final normalmente é feita por um executivo, gestor ou comitê multidisciplinar, encarregados de analisar as propostas dos diversos projetos e selecionar aqueles que mais atendam à estratégia da organização. Para autorizar o projeto, o comitê de projetos tomará o Estudo de Caso realizado na fase anterior e fará os questionamentos necessários ao proponente, a fim de verificar a validade dos termos que justificam o projeto e confrontá-los com a estratégia da empresa. Ao final do processo, se o projeto for aprovado para execução, o comitê deverá emitir o “Termo de Abertura de Projeto”, onde, além dos dados do projeto, constará o nome de um profissional para conduzir o projeto, designado “Gerente do Projeto”. Esse documento serve para registro e fonte de consulta posterior e recomenda-se também que esse comitê apresente o projeto formalmente aos principais interessados e à equipe, caso já haja uma nessa ocasião. Isso dá a necessária autoridade ao projeto e demonstra a seriedade com que o assunto deve ser conduzido e tratado por todos os envolvidos.

11 Planejamento do Escopo do Projeto
Fase de Planejamento do Trabalho As informações de alto nível, formalizadas no Estudo de Caso e no Termo de Abertura do Projeto, serão detalhadas: detalhes do produto a ser gerado requisitos para aprovação do projeto (política da área/empresa) principais premissas e restrições requisitos funcionais e suas características técnicas de construção e funcionamento desenvolver com o cliente o entendimento comum sobre o produto do projeto

12 Planejamento do Escopo do Projeto
Produto dessa fase: Estrutura de Desmembramento do Trabalho (EAP), que representa todo o trabalho a ser feito. O plano de trabalho pode ser convertido a um Cronograma de Projeto, caso o Gerente do Projeto disponha de uma ferramenta para isso.

13 Programação de Prazos e Recursos
Detalhar as atividades a serem executadas, para estimativas de prazos, recursos e custos. O detalhamento das atividades sairá da continuação da decomposição da EAP Quando parar o desmembramento: sempre que se atingir a resposta para cada atividade: o quê deve ser gerado como resultado (produto ou deliverable), quem deve executar a tarefa, quanto custará executar a atividade e quanto tempo será necessário para isso

14 Programação de Prazos e Recursos
Identificar qual a necessidade de recursos humanos são necessários (número de pessoas, habilidades e conhecimentos, etc.), o que irá orientar o processo de contratação. Definir as estimativas de prazos para execução, com participação daquelas pessoas. Com base nos recursos humanos e materiais necessários às tarefas, calcula-se o custo desses recursos para determinar-se o custo de cada atividade. Produto dessa fase: Relação de Recursos E Custos do Projeto. A EAP do projeto também é atualizada e também o Cronograma do projeto.

15 GRAU DE RISCO = PROBABILIDADE X GRAVIDADE
Análise de Riscos O Gerente de Projeto não deveria deixar de prever uma análise mínima de riscos, aos quais todo projeto sempre está sujeito. Criação da tabela de Controle de Riscos do Projeto CLASSIFICAÇÃO DO RISCO Grau Descrição 1 Baixo – impactos mínimos ao projeto 2 Médio-Baixo – algum impacto no projeto 3 e 4 Médio – impactos consideráveis 6 Médio-Alto – alto impacto no projeto 9 Alto – impactos comprometedores GRAU DE RISCO = PROBABILIDADE X GRAVIDADE

16 Análise de Riscos A validade do processo de avaliação está justamente em se fazer essa análise, para não se subestimar as condições em que o projeto será executado. Produto dessa fase: ao final dessa fase tem-se a Tabela de Riscos do Projetos, com os riscos identificados e informações para o Gerente do Projeto orientar suas ações.

17 Estimativa de Custos Com os dados de recursos do projeto (humanos e materiais), deve-se obter os custos de cada um ou uma estimativa, o mais precisa possível. No processo de estimativa, deve-se levar em conta as possíveis causas de variação dos custos individuais (horas-extras, compras em volumes, meios de fornecimento, etc.) que permitam chegar-se a uma previsão do custo total do projeto. Meios de estimativa de custos: analogia e a estimativa “de baixo para cima”.

18 Estimativa de Custos Outras formas mais complexas e completas de estimativas como software de simulações e outras ferramentas de informática ou modelos matemáticos não se aplicam a um guia simplificado. Produto dessa fase: Relação de Recursos e Custos do Projeto atualizada. Eventualmente a EAP pode ser alterada, em função de decisões decorrentes dos custos e riscos calculados. A documentação de suporte para essas estimativas deve ser anexada ao plano do projeto; por exemplo: cotações e outras tomadas de preços, fórmulas de cálculo, etc.

19 Criação do Plano do Projeto
Na linha de planejamento simplificado, o Plano do Projeto é também simples: Constitui-se apenas da reunião dos documentos aqui mencionados. Esta pasta será organizada fisicamente, para preenchimento à mão ou eletronicamente. Esse Plano deve ser o ponto central e definitivo de informações a respeito do projeto: o que se deve fazer, quem deve fazer e para quando. O Gerente de Projeto é o principal responsável por manter o Plano atualizado, e comunicar as atualizações aos demais envolvidos.

20 Criação do Plano do Projeto
Os integrantes do projeto, porém, devem sempre comunicar ao Gerente do Projeto sobre as atualizações que devem ser feitas. Produto dessa fase - Plano do Projeto: ao final dessa fase, o Gerente do Projeto e equipe terão uma documentação completa e simples para guiar as atividades do projeto. Essa mesma documentação servirá de referência para a avaliação de resultados, tanto dos produtos gerados quanto do desempenho dos integrantes da equipe.

21 Marcelo Romano marcelocromano@gmail.com
Obrigado! Marcelo Romano

22 Documentos do Plano de Trabalho
Projeto - Seminário Documentos do Plano de Trabalho

23 Revisando - Objetivos Informar O QUÊ pretende realizar;
Expor de maneira clara e sucinta Citar a estimativa de público-alvo Expressar o resultado que pretende atingir, período e local da realização

24 Revisando - Justificativas
É a DEFESA do projeto Destaca as iniciativas já adotadas e as articulações realizadas para resolver o problema Deve explicar O PORQUÊ se propõe o projeto Quais circunstâncias favorecem a execução e quais os benefícios que serão atingidos.

25 EAP A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é a principal ferramenta de gerenciamento do escopo do projeto. Ela divide o resultado do projeto em partes físicas, quando se trata de produtos, e em grandes tarefas, quando se trata de serviços. A EAP permite visualizar a totalidade do objetivo a ser alcançado. Atenção: Se não faz parte da EAP, não faz parte do projeto.

26 Regras para desenvolver uma boa EAP
Assegure-se que a EAP está cobrindo todo o escopo do projeto O nível de detalhe mais adequado é aquele onde se enxerga claramente cada produto a ser gerado pelo projeto Procure fazer com que o segundo nível da EAP tenha uma estrutura que seja alinhada ao ciclo de vida do projeto É saudável discutir a EAP com a equipe do projeto.

27 Criando a EAP - Decomposição
Subdivisão das entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. A decomposição dos resultados principais do projeto pode ser desenvolvido seguindo o ciclo de vida do projeto (fases no primeiro nivel) ou por áreas funcionais. O Pacote de trabalho é o nível mais baixo na EAP. É o ponto no qual o custo e o cronograma de trabalho podem ser estimados de forma confiável.

28 Níveis da EAP

29 Exemplo de EAP

30 Exemplo de EAP

31 Exemplo de EAP 1. Definição do Projeto 2. Planejamento do Projeto
1.1. Elaboração do Estudo de Caso Análise da Necessidade Levantamento de Requisitos Análise de Viabilidade Apresentação do Estudo de Caso 1.2. Estudo de Caso aprovado 1.3. Aprovação do Projeto Criação do Termo de Abertura do Projeto Projeto Aprovado 1.4. Definição do Projeto Concluída 2. Planejamento do Projeto 2.1. Detalhamento do Trabalho do Projeto 2.2. Programação de Prazos e Recursos 2.3. Estimativas de Custos 2.4. Finalização do Plano do Projeto

32 O que temos: Descrição do Projeto Objetivo do Projeto Justificativa
Premissas Restrições Público-Alvo e beneficiários

33 Descrição do Projeto Realização de seminários para a sociedade sobre o ECA.

34 Objetivo do Projeto Realizar estudos, seminários, debates e outras atividades para que as comunidades, as autoridades e a população do município de Macaé se apropriem e apliquem os fundamentos e as diretrizes do ECA para aproximadamente 400 pessoas a serem realizados durante o mês de outubro de 2009.

35 Justificativa O diagnóstico sobre a realidade do município de Macaé, aponta a importância de imprimir novas práticas no trato com a criança e o adolescente. Considerando a precariedade do conhecimento operacional do ECA por parte dos operadores das políticas públicas voltadas para a infância e adolescência se faz necessária a realização de um espaço de reflexão e debate para sensibilização do papel desse profissional na legitimidade da proteção integral da criança e do adolescente.

36 Premissas Apoio irrestrito dos patrocinadores
Equipe com dedicação exclusiva ao projeto A comunicação dentro do time será feita através do site O Time de projeto deverá ter conhecimento em gerenciamento de projetos

37 Restrições Orçamento limitado
Prazo é curto para a execução do projeto (mês de setembro)

38 Público-Alvo Professores Lideranças comunitárias
Instituições conveniadas

39 Principais Produtos do projeto
Seminários Debates “Workshops” Relatório de Avaliação do Evento

40 O que precisamos: Atividades / EAP Cronograma
Definição dos Recursos Humanos e Financeiros

41 Construindo a EAP Nível 1 – Nome do Projeto Nível 2 – Etapas
Reunião inicial Equipamentos Local Contratação Comunicação Evento Encerramento

42 Construindo a EAP Nível 3 – Atividades Reunião inicial
Definição dos coordenadores Definição dos Temas Definição do Local Definição dos Palestrantes

43 Construindo a EAP Vamos fazer??

44 Teste 1 – Você foi encarregado de um projeto que parece incluir uma série de expectativas explícitas e responsabilidades claramente definidas. O que você deverá fazer em primeiro lugar, antes mesmo de começar a planejar? Verificar se o financiamento do projeto já foi aprovado. Confirmar se o projeto irá resolver o problema específico

45 Teste 2 - Quais são as três variáveis que, na maioria dos casos, determinam o que é possível analisar na fase de definição dos objetivos do projeto? Recursos disponíveis, viabilidade do projeto e limitações de natureza temporal. Complexidade, tempo hábil e recursos. Tempo, custo e qualidade.

46 Teste 3 – O que se deve fazer quando examinar a EAP?
Subdividir o projeto geral em tarefas menores e, em seguida, subdividir mais ainda essas tarefas, até chegar ao tamanho desejado de cada tarefa. Distribuir o financiamento previsto, entre os custos do projeto, visando analisar e prever os custos em termos de pessoal e atividades.