OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP

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2 OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP
INSTRUTORES: Rogério Nery – Metodologia em Gerenciamento de Projetos William de Almeida – SIGEP Alan Nord – Gerente do Projeto de Implantação do EGP SEPLAN(UPE/SEPLAN) EQUIPE DE T.I.: Cláudia Arrais Edmilson Lopes Helder Reis Kessler Diego Marcel Kuniochi Silbene Bueno Thaíssa Cerqueira Wellington Gomes CONSULTORES CPqD: Elizete José Alves, PMP Romilda Santos Silva, PMP SUPERVISÃO: Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN) RESPONSÁVEL PELO PROJETO: Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP DOS PROJETOS DE NEGÓCIO COM SUBPROJETO DE TI

3 PÚBLICO ALVO DAS OFICINAS
Projeto de Negócio Subprojeto de TI Minuta da Portaria Regulamentadora – GAB/SEPLAN Art. 1º - Determinar que as equipes da SEPLAN elaborem Termo de Abertura de Projeto (TAP) e Subprojeto de Tecnologia da Informação (TI) para todos os seus projetos que possuírem, como parte do escopo, o desenvolvimento e/ou aprimoramento de ferramentas tecnológicas ou informatização de processos de negócio, em conformidade com a sistemática de gerenciamento de projetos instituída pelo Decreto 2.100/14 e orientada na SEPLAN pela Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN nº. 01/2014.

4 O que é o TAP? O Termo de Abertura do Projeto (TAP):
Descreve o projeto pretendido sem aprofundar o detalhamento; Tem por objetivo: Obter aprovação (dar existência formal ao projeto); Autorizar a aplicação de recursos organizacionais. Partes do TAP Identificação do projeto; Plano de escopo; Partes interessadas; Plano de recursos; Plano de tempo (cronograma); 6. Plano de riscos; 7. Plano de custos; 8. Plano de comunicação; 9. Aprovação do projeto.

5 1. Identificação do projeto
1.1 Nome do projeto Denominação sucinta que indique o objetivo do projeto. Exemplo: Remodelagem do processo de elaboração do plano de ação (PTA) 1.2 Patrocinador do projeto Órgão ou entidade que apoia o projeto (apoio político, organizacional e financeiro); Representado pela maior autoridade do órgão; Toma decisões referentes ao projeto; Intermediador junto à alta administração. Secretaria de Estado de Planejamento e Coordenação Geral - SEPLAN

6 1. Identificação do projeto
1.3 Programa de Governo 1.4 Projeto orçamentário Programa e projeto presentes no PPA e na LOA; Previsão dos recursos financeiros; Visa a manter alinhamento com o Plano Estratégico. Exemplo: Programa XXX e Ação YYYY 1.5 Gerente do projeto Pessoa designada para gerenciar o projeto. Rogério Camargo Nery

7 1. Identificação do projeto
1.6 Atribuições do gerente Breve descrição das atribuições do gerente de projeto. Exemplo: Gerenciar o plano de projeto, liderar a equipe, coordenar reuniões, articular os interesses das partes interessadas, entre outras atribuições, visando a assegurar a execução dentro dos padrões planejados.

8 O problema está ligado à realidade que se quer alterar!
2. Plano de escopo 2.1 Problema/oportunidade Identificação do problema que demanda uma solução, ou da oportunidade que favorece um aproveitamento. Exemplo: Inadequação do planejamento das ações anuais às reais necessidades dos órgãos e entidades do Estado de Mato Grosso. O problema está ligado à realidade que se quer alterar! Processo inadequado de planejamento, vinculado ao teto orçamentário (causa); Funcionamento da ferramenta (FIPLAN) de acordo com o processo inadequado – o módulo PTA só é liberado após o teto orçamentário (causa); Baixa qualidade da execução das metas físicas e financeiras (consequência); Grande quantidade de realocação de recursos orçamentários (consequência).

9 2. Plano de escopo 2.2 Objetivo
Demonstra o impacto que se pretende alcançar ao final do projeto (objetivo geral) e as mudanças necessárias para se alcançar esse impacto (objetivos específicos). Exemplo: Possibilitar o planejamento de ações anuais coerentes com as necessidades e demandas do Estado, independentemente do teto orçamentária; Remodelar os processos de planejamento das ações anuais; Adequar o Módulo PTA no FIPLAN; Implantar os novos processos nos órgãos de planejamento.

10 2. Plano de escopo 2.3 Justificativa
Aponta os motivos pelos quais o projeto deve ser considerado necessário, viável e útil; Importante para o convencimento do patrocinador. Na justificativa procure demonstrar: Características do público alvo; Demonstração técnica de que os resultados são os mais adequados; Evidências da necessidade; Evidências da viabilidade (adequação aos recursos humanos, materiais e financeiros); Evidências da utilidade.

11 2. Plano de escopo 2.4 Escopo do projeto
Identifica todo o trabalho (entregas) necessário para alcançar o objetivo do projeto. Exemplos: Escopo do projeto: Planejamento; Análise dos processos de planejamento de ações anuais; Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais; Adequação do módulo PTA no FIPLAN; Implantação dos novos processos de planejamento de ações anuais nos órgãos; Encerramento.

12 2. Plano de escopo Exemplos: Escopo do produto:
Processo de planejamento desvinculado do processo de liberação do teto orçamentário; Módulo PTA no FIPLAN contemplando a abertura para lançamento independentemente da liberação do teto orçamentário. Fora do escopo: Não será revisado o modelo do PTA; Não será feito o mapeamento dos atuais processos de planejamento das ações anuais.

13 2. Plano de escopo 2.5 Resultados (produtos e serviços)
Informa o que se pretende ver realizado ao final da execução do projeto. Exemplo: Processos de planejamento de ações anuais analisados e remodelados; Módulo PTA do FIPLAN adequado aos novos processos; Novos processos de planejamento de ações anuais implementados em X órgãos; Melhoria da eficiência no cumprimento das metas físicas e financeiras em X%; Diminuição da realocação de recursos orçamentários em X%.

14 2. Plano de escopo 2.6 Legado Representa os benefícios e vantagens decorrentes dos resultados do projeto. Exemplo: Mudança da cultura de planejamento nos órgãos e entidades estaduais; Planos de ações anuais que reflitam as ações que de fato serão realizadas pelos órgãos; Planos de ações anuais efetivamente gerenciáveis. 2.7 Abrangência Indica o alcance do projeto no tocante à área geográfica, público alvo ou pessoas envolvidas na execução. Todo o sistema de planejamento do Estado de Mato Grosso.

15 2. Plano de escopo 2.8 Premissas
São suposições assumidas como verdadeiras para o projeto, em muitos casos sem comprovação; Influenciam no planejamento do projeto; Podem representar riscos. Exemplo: Os processos atuais de planejamento das ações anuais já estão devidamente mapeados e estruturados; O CEPROMAT fará a análise das funcionalidades e requisitos do módulo PTA após a remodelagem dos processos; É necessário que servidores da Superintendência de Orçamento componham a equipe de projeto; O CONDES precisa aprovar os processos remodelados para que estes sejam implementados.

16 2. Plano de escopo 2.9 Restrições
São limitações internas ou externas ao projeto; Interferem no planejamento. Exemplo: O projeto deve ser encerrado até 30/06/2016; Os servidores da Superintendência de Orçamento só tem disponibilidade de participação no projeto entre janeiro e março de cada ano.

17 3. Partes interessadas Organizações, grupos ou pessoas que têm seus interesses afetados pelo projeto; Estão envolvidas no planejamento e na execução do projeto, ou são afetadas pela execução ou pelo resultado (papel/função). Exemplo: CEPROMAT; Superintendência de Orçamento; SEFAZ-MT; CONDES.

18 4. Plano de recursos Identificação e caracterização dos recursos humanos e materiais necessários; É aconselhável gerenciar os recursos humanos e materiais separadamente. Exemplo: Secretária, analistas de TI; Sala de reuniões, impressora, papel.

19 5. Plano de tempo (cronograma)
No TAP, indica a sequência de datas e prazos das fases e entregas previstas no escopo. Exemplo: Prazo inicial: 01/08/2014; prazo final: 31/12/2015; Planejamento (de 01/08/2014 a 30/12/2014); Análise dos processos de planejamento de ações anuais (de 01/01/2015 a 15/02/2015); Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais (de 16/02/2015 a 30/04/2015); Análise dos novos processos pelo CEPROMAT (de 01/05/2015 a 31/05/2015); Re-remodelagem e reanálise (de 01/06/2015 a 31/07/2015); Adequação do módulo PTA no FIPLAN (de 01/08/2015 a 31/08/2015); Implementação dos novos processos nos órgãos (de 01/09/2015 a 31/10/2015); Encerramento (de 01/11/2015 a 31/12/2015).

20 6. Plano de risco Risco é qualquer ocorrência que pode afetar a execução do projeto; Os riscos podem ser positivos ou negativos; Classificações: estratégicos, técnicos, operacionais, jurídicos, políticos, gerais. Exemplo: Processos atuais de planejamento das ações anuais não mapeados; Indisponibilidade do CEPROMAT e dos servidores da Superintendência de Orçamento para participar do projeto; Impossibilidade de o FIPLAN suportar as alterações propostas nos processos.

21 Tabela de priorização de riscos
6. Plano de risco Tabela de priorização de riscos

22 7. Plano de custos Identificação e caracterização dos gastos financeiros que ocorrerão no processo; Inicialmente, o Estado de Mato Grosso trabalha apenas com o gerenciamento de custos diretos. Exemplo: Consultoria para análise de processos: R$ 8.000,00; Viagens para visita técnica: R$ ,00.

23 8. Plano de comunicação 9. Aprovação do projeto
Descrição da estratégia de comunicação para o projeto; No TAP é um modelo padrão bastante simplificado. 9. Aprovação do projeto Campo destinado à aprovação formal do TAP pelo representante do órgão patrocinador; Efeitos da autorização: Passa o projeto para a fase de planejamento; Dá autoridade ao Gerente do Projeto; Confirma o apoio do Patrocinador (político, financeiro, etc.); Autoriza o Gerente de Projeto a utilizar recursos do órgão.

24 CAMPOS OBRIGATÓRIOS DO TAP
Projeto de Negócio Subprojeto de TI TAP DO SUBPROJETO DE TI I – Identificação do Projeto; II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir: Problema/Oportunidade; Objetivo; Justificativa; Escopo do Projeto; Resultados; Premissas; Restrições. III – Parte Interessadas; IV – Plano de Tempo; V – Plano de Custo; VI – Plano de Comunicação. Termo de Abertura do Projeto (TAP DO PROJETO DE NEGÓCIO) I – Identificação do Projeto; II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir: Problema/Oportunidade; Objetivo; Justificativa; Escopo do Projeto; Resultados. III – Plano de Tempo; IV – Plano de Custo.

25 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Oficinas de Elaboração de TAP  21 a 25 de julho de 2014 Trabalhos internos das Equipes  28/07 a 07/08 de 2014 Prazo Final para encaminhar os TAPs à UPE  8 de agosto de 2014 Análise dos TAPs pela Equipe UPE  11 a 15 de agosto de 2014 Apresentação dos TAPs elaborados  19 de agosto de 2014 EQUIPE DE ORIENTAÇÃO: Rogério Nery (SECOPA) – William de Almeida (UPE/SEPLAN) – Alan Nord (UPE/SEPLAN) – MUITO OBRIGADO!