Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Apresentação em tema: "Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos"— Transcrição da apresentação:

1 Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Roseli Luccas de Oliveira CDIA+ PMP

2 Agenda Informação Documento
Informação Estruturada Informação Não Estruturada Documento Em papel Eletrônico Imagem Ciclo de Vida do Documento GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) GED X ECM ECM (Enterprise Content Management) Cases Referências

3 Informação Podemos classificar as informações em uma empresa como:
Informação Estruturada Informação Não Estruturada 3

4 Informação Estruturada
Informação tratada, classificada Encontra-se em Sistemas de Informação Banco de Dados Campo 1 Campo 2 Dado1A Dado1B Dado2A Dado2B Dado3A Dado3B 4

5 Informação Não Estruturada
Informação não tratada Não está em Sistemas de Informação Encontra-se em documentos, objetos, pessoas. 5

6 Informação Não Estruturada
Voz Texto Imagem Animação Documentos Objetos 6

7 Documento É o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. FID - Federação Internacional de Documentação. Definição adotada ABNT (NBR-9578) 7

8 Documento É classificado conforme seu suporte: Documento em Papel
Documento Eletrônico Documento Imagem 8

9 Documento Documento em Papel REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM PAPEL ABCD
EFGH 9

10 GERADOS COM A UTILIZAÇÃO
Documento Documento em Papel Documento Eletrônico GERADOS COM A UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES 10

11 Documento Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem
REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É “ESCANEADO”, ARMAZENADO E GERENCIADO ELETRONICAMENTE 11

12 Ciclo de Vida de Documentos
12

13 GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
“É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. ”(Gartner Group) “O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades básicas: Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Distribuição e Preservação. ” (CENADEM) 13

14 Gerenciamento de Documento
Controla a criação do documento Controla a revisão do documento Permite a implementação de fluxo documental Integração com os aplicativos geradores de documentos Documentos em diversos formatos Temporalidade documental 14

15 Departamental X Organizacional
GED X ECM Documentos X Conteúdo Departamental X Organizacional 15

16 ECM - Enterprise Content Management
É o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela existir. ” (AIIM - Association for Information and Image Management) 16

17 ECM - Enterprise Content Management
Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005) 17

18 Por que implantar o ECM? Aumento de produtividade
Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo) Acesso multiusuário Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a partir de diversos índices Preservação do acervo Melhoria na gerência do acervo Melhoria no atendimento ao cliente Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos) Facilidade de implementação de temporalidade documental 18

19 Cases Recursos Humanos Dossiê do Empregado Engenharia
Documentação Técnica das Refinarias Documentação Técnica da TRANSPETRO Digitalização e Preservação de Acervo Documentação do Empregado Documentação Técnica em Papel 19

20 Referências AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São Paulo. CENADEM, 2001 BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos. São Paulo. Érica, 2004 CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São Paulo. Atlas, 1998. KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de Janeiro, 7 de julho de 2005 VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13 mai 20

21 Roseli Luccas de Oliveira
OBRIGADA! Roseli Luccas de Oliveira 21