Como instalar um Sharepoint e tirar benefícios do Office System

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1 Como instalar um Sharepoint e tirar benefícios do Office System
Marcelo Matias Analista Sênior de TI

2 Desafios Na maioria das empresas, o funcionário obtém de 50% a 75% das suas informações relevantes diretamente de outras pessoas Mais de 80% dos recursos digitalizados da empresa não são acessíveis à empresa como um todo porque residem nos discos rígidos das pessoas e em seus arquivos pessoais A pessoa possui o principal recurso da economia do conhecimento e a maioria desse conhecimento é perdida quando ela decide deixar a empresa Fonte: “The Knowledge Worker Investment Paradox” Pesquisa Gartner 7/17/2002

3 Desafios Negócio Difícil localizar conteúdo
Não há gerenciamento integrado de documentos Processo isolado de armazenamento TI Controle imperfeito Confiabilidade e escalabilidade limitadas Gerenciamento limitado

4 Tecnologia SharePoint
Empresa Substitui cenários antigos Compartilhada por todos usuários Rica solução para documentos e colaboração Divisão Equipe Cobre desde armazenamento individual até colaboração em equipe e grupos Facilita o trabalho dos usuários Reduz confusão com informação Individual

5 Estratégia para Armazenamento de Conteúdo
Passado Futuro Conteúdo Pessoal e Corporativo My Sites Intellimirror Team Sites e My Sites Conteúdo Pessoal e para Colaboração SharePoint Conteúdo de Negócios, para colaboração Team Sites Pastas Compartilhadas Conteúdo de Negócios Serviço de Arquivos Outros

6 Por que usar o WSS? “Eu quero compartilhar listas, calendário de eventos, anúncios com toda minha equipe, clientes e parceiros” “Preciso de um local para facilmente compartilhar documentos com minha equipe para revisão” “Preciso de um local para gerenciar minhas reuniões” “Quero que meus funcionários criem novos sites sem ajuda da equipe de IT”

7 Por que usar o WSS? (cont.)
“Quero que sites inativos sejam automaticamente removidos” “Eu preciso controlar a versão de alguns documentos” “Eu preciso receber um sempre que houver alguma alteração em documentos do meu site” “Eu preciso procurar por documentos dentro do meu site”

8 Windows SharePoint Services
Compartilhar informação em ambiente web integrado com Office Colaboração em tarefas, eventos e documentos Personalização Controle de modificação de arquivos Meeting Workspace e Document Workspace

9 SharePoint Portal Services
Categoriza em tópicos arquivos em diferentes sites WSS para facilitar navegação Permite busca em diversos sites WSS e pastas públicas de Suporta My Sites

10 Benefícios do SharePoint
Aumento do acesso às informações Ambiente de colaboração Redução do tráfego de s Integração com ambiente Microsoft Gerenciamento do ciclo de vida Escalabilidade

11 Arquitetura WSS Armazenamento de dados: totalmente em Microsoft SQL Server ou Microsoft SQL Desktop Engine Melhor performance Melhor disponibilidade Melhor integridade dos dados armazenados Métodos de autenticação Autenticação Anônima Autenticação Básica Autenticação Windows Integrada Autenticação por certificado (SSL)

12 Arquitetura WSS Cliente Balanceamento de carga Front-End Web
Back-End Dados Back-End Dados

13 Requisitos Item Mínimo Recomendado S E R V I D O Sistema Operacional
Microsoft Windows Server 2003 Windows Server 2003 com Service Pack CPU 1 CPU 550 MHz 2 CPUs 1 GHz+ (server farm) RAM 512MB 1 GB+ Espaço em disco 500 MB ~500 MB+ por site Sistema de Arquivos NTFS Internet Information Services 6.0 com Microsoft ASP.NET habilitado Banco de Dados WMSDE ou SQL Server 2000 SP3 SQL Server 2000 (na configuração "single server" ou "server farm") com o mais recente service pack Navegador Microsoft Internet Explorer 5.01 SP2 Internet Explorer 6 com o mais recente Service Pack Internet Explorer 5.5 com SP2 Internet Explorer 6 Netscape Navigator 6.2 C L N T Internet Explorer 5.2 para Macintosh Office System Microsoft Office 2000 Microsoft Office System 2003

14 Pré-instalação Download do Windows SharePoint Services
Extraindo os arquivos de instalação do WSS stsv2.exe /c /t:c:\temp Instalar o Internet Information Server 6.0 (IIS) e ASP.NET

15 Pré-instalação Opções de Banco de Dados Cenários de Instalação
Banco de Dados Utilizado Sem Banco de Dados no servidor local WMSDE localmente, ou conectado a algum SQL Server em outra máquina SQL Server no próprio servidor, e instalação padrão do WSS WMSDE SQL Server no próprio servidor, e opção "Server Farm" na instalação SQL Server

16 Pré-instalação Compatibilidade de Aplicação (KB823265) Aplicação
Limitação Aplicações Web existentes Desabilita aplicações Web existentes e estende o default website a menos que outro virtual server for especificado Exchange 2003 As requisições para o Microsoft Outlook Web Access (OWA) podem apresentar falhas Microsoft FrontPage Versões anteriores ao FrontPage 2003 não podem ser usadas para modificar sites WSS FrontPage Server Extensions (FPSE) Se o default website estiver com FPSE 2002 o WSS não conseguirá extendê-lo automaticamente Microsoft Class Server Class server pode ser usado apenas no default virtual server. Dessa forma o WSS precisa ser instalado em outro servidor

17 Métodos de Instalação stsv2.exe (Típica e Server Farm)
ou setupsts.exe [comandos adicionais] Considerações: Substituir o termo BRSERVER01\sharepoint por<nome do seu servidor>\sharepoint. Substituir o termo por header do virtual server>/sites/* Substituir c:\wssdata pelo local desejado para armazenamento do banco de dados O comando stsadm.exe encontra-se no caminho C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\BIN se o Windows 2003 estiver em Inglês. Procedimento: Instalar o IIS 6 com ASP.NET Descompactar o pacote de instalação do WSS, executando o comando STSV2.EXE /c /t:c:\temp Executar: c:\temp\SETUPSTS.EXE provision=no remotesql=no /datadir=“c:\wssdata\\” /qr Executar: stsadm.exe -o createadminvs -admapcreatenew -admapidname WSSAdminAppPool -admapidtype NetworkService Iniciar manualmente o serviço do WMSDE (Start -> Administrative Tools -> Services) Executar o comando: stsadm.exe -o setconfigdb -ds BRSERVER01\sharepoint -dn sts_config -hh Executar o comando: stsadm.exe -o setconfigdb -ds BRSERVER01\sharepoint -dn sts_config -connect Executar o comando: iisreset Acessar o SharePoint Central Administration para estender o virtual server

18 Instalação do WSS com WMSDE

19 Instalação do WSS com SQL 2000

20 Instalação do WSS

21 Configuração Inicial do WSS
Revisar bloqueio de tipos de arquivo Habilitar antivírus* Configurar o Visualizador HTML Habilitar o Full Text Search (SQL 2000 somente) Criar modelos de quota Instalar suporte a outros idiomas Estender o virtual server

22 Configuração Inicial do virtual server
Habilitar a auto-criação de sites Definir o ciclo de vida dos sites Definir o horário de verão Definir a quota para os novos sites Definir endereço do servidor SMTP

23 Configuração Inicial

24 Integração com Office System
Word 2003 Criação de Document Workspaces Outlook 2003 Document Workspaces Meeting Workspaces Calendário e Contatos do Sharepoint (somente leitura) Calendários lado a lado

25 Integração com Office System (cont.)
Infopath Hospedagem de formulários (ex.: form. de despesas) Access 2003 e Excel 2003 Importação/Exportação/Sincronização de listas FrontPage 2003 Alternativa para manutenção do site

26 O que não funciona com OfficeXP
Upload de múltiplos arquivos Modo de exibição datasheet Criação de Meeting Workspace pelo Outlook Criação de Document Workspace pelo Office Sincronização

27 O que não funciona com Office 2000
Todas as restrições do OfficeXP Editar documentos no Word/Excel a partir do site

28 Boas Práticas para criação de sites
Determine um administrador Crie um plano sobre os dados que serão publicados Crie o layout e estrutura de navegação Teste e apresentação e navegação Dê acesso aos usuários

29 Elementos de um site Biblioteca de Documentos
Biblioteca de Formulários Biblioteca de Fotos Lista de Links Lista de Avisos Lista de Contatos Lista de Eventos Lista de Tarefas Lista de Ocorrências Listas personalizadas Listas importadas (XLS) Mesa de Discussão Pesquisas Páginas básicas Páginas Web part Sites e Workspaces

30 Exemplos de Utilização
Listas de Eventos Marketing Eventos promocionais, lançamentos de produtos RH Entrevistas com candidatos TI Agenda de backup Vendas Agenda dos times de venda Listas importadas Listas personalizadas Lista de endereços Lista de recursos de hardware Oportunidades, lista de clientes

31 Exemplos de Utilização (cont.)
Biblioteca de Documentos Marketing Descrição de produtos, apresentações RH Curriculum Vitae TI Planilhas de hardware Vendas Descrição de produtos Biblioteca de Fotos Logotipo de produtos Fotos de candidatos e funcionários Fotos de hardware Fotos de eventos comerciais

32 Exemplos de Utilização (cont.)
Pesquisas Marketing Organização de shows RH Fichas de avaliação de candidato TI Pesquisa de satisfação do Helpdesk Vendas Aceitação de produtos

33 Tipos de Elementos

34 Colaboração Meeting Workspace Document Workspace
Subsite para hospedar toda e qualquer informação necessária para uma reunião Pode ser criada na interface web ou Outlook 2003 Document Workspace Subsite para hospedar informações sobre o desenvolvimento de determinado documento(s) do Office System

35 Meeting Workspace Armazena e compartilha material relacionado a reuniões (agenda, notas, listas) Integração com Meeting Request no Outlook 2003 Registra decisões e acompanhamento de resultados Organiza e arquiva material de reunião Suporta reuniões recorrentes Como criar seu próprio modelo de Meeting Workspace? 1. Acesse o seu Meeting Workplace:  2. Substitua o default.aspx do final do endereço por _layouts/1033/settings.aspx  3. Vá até Site Administration 4. Clique em Save Site as Template  Digite o nome do modelo, descrição, etc…; Clique OK 5. Clique no link Site Template Gallery na página “Operation Completed Successfully”.  Isso o levará até 6. Grave o modelo no seu HD, clicando com o botão direito do mouse sobre seu novo modelo 7. Envie esse arquivo às pessoas interessadas. 8. Copie o modelo para o endereço site>/_catalogs/wt/Forms/Common.aspx 9. Crie um Meeting Workspace a partir do Outlook; Clique em Change Settings no Task Pane 10. Selecione o modelo, clique OK; clique Criar.

36 Meeting Workspace Microsoft Outlook 2003

37 Meeting Workspace Microsoft Outlook 2003

38 Meeting Workspace Microsoft Outlook 2003

39 Meeting Workspace Microsoft Outlook 2003

40 Meeting Workspace Microsoft Outlook 2003

41 Meeting Workspace

42 Document Workspace Compartilhar arquivos através de aplicativos do Office 2003 através do Task Panel Gerenciar alteração em documentos através do controle de versão Envio de alertas por quando houver alteração nos documentos

43 Cenário Document Workspace
Meta: Co-autoria do Relatório Anual Prazo: duas semanas Contribuidores disponíveis na sua equipe (escritores, editores, designers, etc…) Vários arquivos necessários para gerar rascunho do relatório (relatórios anterioes, imagens, verba, etc…) Processo realizado ano após ano Duas atitudes padrão para atingir essa meta Troca de arquivos por Compartilhar em algum servidor de arquivo

44 Troca de arquivos por e-mail…
O remetente tem o trabalho de gerenciar as várias versões de arquivos revisados Processo centralizado gera sobrecarga e atrasos Necessidade de envio de novas versões revisadas Nenhum local central para compartilhamento de informações relacionadas ao relatório é inadequado para armazenamento de arquivos Dificuldade para saber status do processo

45 Uso de servidor de arquivo…
Usuários não sabem quais servidores estão disponíveis Nenhum mecanismo fácil de trabalhar com arquivos enquanto estiver offline Problemas de performance na edição de arquivos diretamente nos servidores de arquivo Nenhum controle sobre mudanças do conteúdo

46 Combinando o melhor de cada um…
é fácil para iniciar o trabalho Gerenciamento online de arquivos no SharePoint Funcionalidades de edição das aplicações Office = Document Workspaces!! Minimiza sobrecarga de colaboração Transforma um simples arquivo anexo em um completo site SharePoint

47 Document Workspace Microsoft Outlook 2003

48 Document Workspace Microsoft Outlook 2003

49 Document Workspace Microsoft Outlook 2003

50 Document Workspace Microsoft Word 2003

51 Document Workspace Microsoft Word 2003

52 Document Workspace Microsoft Powerpoint 2003

53 Document Workspace Microsoft Excel 2003

54 Check-in / Check-out Check out de longo período
Check out explícito Trava o documento para alteração, independente se está em modo de edição ou não Check out de curto período Check out implícito Ativado temporariamente enquanto o documento estiver sendo editado, previnindo que outros o alterem simultâneamente. O documento é desbloqueado após seu fechamento

55 Document Workspace

56 Métodos de Backup Método Escopo Limitações Permissão requerida
SQL Server 2000 Backup and Restore Banco de Dados Nenhuma Administrador do servidor Stsadmin.exe Sites Sharepoint Migration Tool Perda de algumas personalizações Não migra configurações de segurança Administrador do site

57 Backup – Servidor SQL Backup do banco de dados
BD de configuração: STS_CONFIG.MDF BD de conteúdo: STS_<nome do servidor>_<nn>.MDF

58 Backup – Stsadmin.exe Pode ser automatizado
Afeta a performance do servidor (deve ser executado após o expediente) É necessário ter o Language Pack correspondente no destino Copiar o seguinte conteúdo no bloco de notas e salvar o arquivo com a extensão VBS. Se o Windows for em inglês alterar apenas o texto pela URL do seu SharePoint. Esse arquivo deve ser chamado com o comando cscript <nome_do_arquivo>.vbs Option Explicit Const STSADM_PATH = "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\BIN\stsadm" Dim objFso, objFolder, objFiles, objFile, objShell, objExec, strResult, objXml, objSc,objUrl, strUrl, strFileName, strCmd Set objFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set objFolder = objFso.GetFolder("C:\backup\") Set objFiles = objFolder.Files WScript.Echo "Begin backup" ' Remove todos os arquivos de backup armazenados atualmente na pasta definida anteriormente For Each objFile in objFiles objFile.Delete(True) Next ' Lista em formato XML todos os sites debaixo de Set objShell = CreateObject("WScript.Shell") Set objExec = objShell.Exec(STSADM_PATH & " -o enumsites -url strResult = objExec.StdOut.ReadAll WScript.Echo strResult ' Carrega o XML no formato DCOM para ser processado Set objXml = CreateObject("MSXML2.DOMDocument") objXml.LoadXML(strResult) ' Faz o backup de cada site através do stsadm For Each objSc in objXml.DocumentElement.ChildNodes strUrl = objSc.Attributes.GetNamedItem("Url").Text strFileName = "C:\backup\" & Replace(Replace(strUrl, " ""), "/", "_") & ".bak" strCmd = STSADM_PATH & " -o backup -url """ + strUrl + """ -filename """ + strFileName + """" WScript.Echo "Backing up site collection " & strUrl & " to file " & strFileName & " using the following command " & strCmd objShell.Exec(strCmd) WScript.Echo “Backup concluído com sucesso"

59 Backup – Stsadmin.exe (cont.)
Comando para backup: stsadm.exe -o enumsites -url <url> stsadm.exe -o backup -url -filename backup.dat [-overwrite] Comando para restore: stsadm.exe -o restore -url -filename backup.dat

60 Backup – Smigrate.exe Comando para backup Comando para restore
smigrate.exe -w <URL> -f <arquivo> [-e -y] Comando para restore smigrate -r -w <URL> -f <arquivo>

61 Backup – Banco de dados WMSDE
Linha de comando: osql.exe Artigo: Como fazer o backup e restore do Windows SharePoint Services com o Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows)

62 Mais informações Download do Windows SharePoint Services
Informação técnica e kits para desenvolvimento Download de Web Parts e modelos Livros Microsoft Press Dicas para personalização do SharePoint Como a Microsoft faz TI (IT Showcase) Guia do Administrador: Windows SharePoint Services

63 Livros Microsoft Press
Microsoft Windows SharePoint Services Inside Out Autor: Jim Buyens Páginas: 752 Nível: Intermediário/Avançado Microsoft Windows SharePoint Services Step By Step Autor: Olga Londer, Todd Bleeker, Penelope Coventry, James Edelen Páginas: 320 Nível: Iniciante/Intermediário Microsoft SharePoint Products and Technologies Resource Kit Autor: Bill English com a Equipe Microsoft de SharePoint Páginas: 1216 Nível: Intermediário/Avançado

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