UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 1 Parte Contratual e Financeira Sessão de Informação Brasília D.F., 23/09/2013 Seção Contratos, Finanças e Auditoria.

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1 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 1 Parte Contratual e Financeira Sessão de Informação Brasília D.F., 23/09/2013 Seção Contratos, Finanças e Auditoria

2 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 2 1. Contrato com a UE Condições especiais e Anexos Anexo I - Descrição da ação Anexo II - Condições gerais Anexo III - Orçamento da ação Anexo IV - Procedimentos de adjudicação dos contratos Anexo V - Modelo de pedido de pagamento e ficha de identificação financeira Anexo VI - Modelos dos relatórios narrativo e financeiro Anexo VII - Modelo de relatório sobre as verificações das despesas Anexo VIII – Modelo de transferência da propriedade dos ativos

3 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 3 2.1. Relatórios intercalares Redigidos na língua do contrato Abrangem períodos de 12 meses Apresentados com os pedidos de pagamento (60 dias) Incluem: Uma parte narrativa e uma parte financeira (ver modelos Anexo VI) Abrange o conjunto da ação durante o período em questão Lista detalhada de cada despesa efetuada, indicando para cada despesa o montante e a rubrica orçamental a que corresponde Plano de trabalho para a fase subsequente (incluindo o orçamento)

4 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 4 2.2. Relatório final Redigidos na língua do contrato Abrangem os períodos não abrangidos pelos relatórios intercalares Apresentados com o pedido de pagamento do saldo (3 ou 6 meses) Incluem: Uma parte narrativa e uma parte financeira (ver modelos Anexo VI) Prova da transferência de propriedade dos equipamentos e veículos financiados pela contribuição da UE (só se sede fora do Brasil) Discriminação final do conjunto dos custos elegíveis da ação assim como um recapitulativo das receitas e das despesas da ação

5 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 5 3. Os custos elegíveis - incorridos durante a implementação da ação - inscritos no orçamento - necessários à implementação da ação - identificáveis e verificáveis (registrados na contabilidade e conservação dos comprovantes) - satisfazerem os requisitos da legislação fiscal e social - serem razoáveis

6 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 6 4. O processo do pagamento  Pagamentos intercalares (novas frações de pré-financiamento) -Periodicidade anual -Requisitos: ▪ Pedido de pagamento (anexo V) ▪ Relatório Narrativo e Financeiro ▪ Discriminação dos custos (montante, referencia contabilística, descrição da transação, referencia dos documentos correspondentes) e declaração solene do beneficiário (só a partir do terceiro pagamento) - Pagamento a efetuar num prazo de 60 dias (90 dias) a contar da recepção do pedido de pagamento

7 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 7 O novo pagamento de pré-financiamento só poderá ser efetuado se a parte das despesas realmente incorridas financiadas pela UE (resultante da aplicação da % fixada no contrato) representar, pelo menos, - 70 % do montante do pagamento anterior; e - 100 % dos pagamentos anteriores a esses, se for o caso Quando se tenha utilizado um montante menor que 70% do pré-financiamento prévio (e 100% dos pagamentos anteriores), do valor do novo pré-financiamento será deduzido o montante não utilizado no pré-financiamento precedente (art. 15.1 CG).

8 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 8 Exemplo: - Primeiro pré-financiamento = 100.000 € - Segundo pré-financiamento= 200.000 € - Terceiro pré-financiamento= 200.000 € Ao fim do 1 ano: Para poder receber integramente o segundo pré-financiamento, as despesas mínimas do 1° ano de execução da ação tem que serem mínimo de 70.000 € (= 70 % do 1° pré-financiamento)

9 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 9 Ao fim do 2 ano:  A UE financiou um total de 300.000 € (100.000 € + 200.000 €)  Para poder receber integramente o terceiro pré-financiamento, as despesas mínimas dos dois anos anteriores terão que serem mínimo do valor de 240.000 € (100 % do 1° pré- financiamento “100.000 €” + 70 % do 2° pré-financiamento “140.000 €”)

10 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 10  Pagamento final (saldo) Pedido de pagamento do saldo (Anexo V) Relatório Final Relatório de verificação das despesas (de acordo com o previsto no art. 15.7 CG) No prazo de 60 dias (90 dias) a contar da aprovação pela Delegação do relatório final A subvenção não pode exceder o montante máximo fixado no contrato (seja em termos de valor absoluto ou em termos de percentagem)

11 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 11 5. Conversão cambial Sabendo que os relatórios financeiros tem que exprimir valores em Euros, o beneficiário usará as seguintes regras (art. 15.9 CG) ► Taxa de câmbio usada pelo beneficiário quando registrou nas suas contas a contribuição da EU (para os custos em Reais) ► Taxa de câmbio da data do pagamento (para os custos suportados noutras divisas do que o Real) Neste caso se usará o InfoEuro mensal (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=curre ncies&Language=em)

12 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 12 6. Contabilidade e conservação  Deverá ser mantida uma contabilidade adequada de partidas dobradas (art. 16 CG):  pode ser parte do sistema normal do Beneficiário ou um complemento desse sistema  conforme as normas contabilísticas aplicáveis no pais em causa  permitira o rastreio, identificação e a verificação das receitas e despesas  O beneficiário assegurará a correta conciliação do relatório financeiro com o seu sistema contabilístico.  Conservação dos registros e documentos contabilísticos e comprovativos durante 5 anos após o pagamento do saldo

13 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 13 Comprovativos (art. 16.9 CG) - dos procedimentos de adjudicação de contratos (editais, propostas, relatórios de avaliação) - de compras (faturas, recibos, extratos bancários, notas de débito) - do registro do pessoal (contratos, fichas de salário, registro das horas, contribuição para a segurança social, seguro) - de prestação de serviços (relatórios aprovados, fichas de horas, títulos de transporte, participação em seminários/cursos/conferencias, etc.) - de que os impostos pagos não podem ser recuperados

14 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 14 7. Alteração do contrato  Addendum (art. 9 CG) Pedido por escrito durante a execução da ação 1 mês antes da data de entrada em vigor da alteração  Exceções: Se a alteração não afetar o objetivo essencial da ação e se a incidência financeira se limitar a uma transferência ao interior das rubricas principais ou a uma transferência entre rubricas principais (com variação máxima de 25% do montante inicial), o beneficiário pode alterar o orçamento e informar de imediato a Delegação Mudanças de endereço, de auditor, de conta bancária poder ser simplesmente notificadas O montante da subvenção nunca poder ser aumentado

15 UNIÃO EUROPEIA DELEGAÇÃO NO BRASIL 15 Informações e contactos - Guia Prático de Contratos e outros links úteis: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_pt.htm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm -Delegação da União Europeia no Brasil Telefone: +55 61 2104 3122 Fax: + 55 61 21043141 Delegation-Brazil-Fin@eeas.europa.eu ► Seção de Contratos, Finanças e Auditoria Siggi Krahl Pedro Xavier De Miguel Jessel Silverio Pereira