Administração de viagens e despesas Visão geral do cenário

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1 Administração de viagens e despesas Visão geral do cenário
Clique na etapa do processo para detalhes Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos Scenario Explorer Descrição do cenário Abrir legenda Como uma grande empresa, você precisa de recursos para controlar políticas de viagens, orçamentos e despesas. O SAP Cloud for Travel and Expense fornece tudo isso por meio de uma solução de administração direta e global de viagens que abrange desde a aprovação até a reserva de viagens, o envio automático de despesas e o reembolso de despesas. O SAP Cloud for Travel and Expense está integrado ao SAP ERP e ao SAP Cloud for Financials. Isso garante consistência de dados, minimiza a necessidade de reconciliação e aumenta sua capacidade de analisar e auditar despesas. Para os usuários, é fácil inserir despesas no SAP Cloud for Travel and Expense, graças a recursos como telas simplificadas, campos de entradas preenchidos previamente e a capacidade de enviar automaticamente despesas de feeds do cartão de crédito. Se os usuários não conseguirem acessar o aplicativo, eles poderão enviar as informações sobre despesas por . A configuração padrão do SAP Cloud for Travel and Expense contém taxas de reembolso para todos os países predefinidos, um modelo de país genérico e pode ser adaptada para atender à política de despesas específica de sua empresa. Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais As seguintes funções empresariais estão envolvidas neste cenário: Contador da contabilidade de fornecedores Viajante Auditor Aprovador Assistente de viagem © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

2 Administração de viagens e despesas Visão geral do cenário
Clique na etapa do processo para detalhes Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos Scenario Explorer Descrição do cenário Legenda Abrir legenda Fechar legenda Como uma grande empresa, você precisa de recursos para controlar políticas de viagens, orçamentos e despesas. O SAP Cloud for Travel and Expense fornece tudo isso por meio de uma solução de administração direta e global de viagens que abrange desde a aprovação até a reserva de viagens, o envio automático de despesas e o reembolso de despesas. O SAP Cloud for Travel and Expense está integrado ao SAP ERP e ao SAP Cloud for Financials. Isso garante consistência de dados, minimiza a necessidade de reconciliação e aumenta sua capacidade de analisar e auditar despesas. Para os usuários, é fácil inserir despesas no SAP Cloud for Travel and Expense, graças a recursos como telas simplificadas, campos de entradas preenchidos previamente e a capacidade de enviar automaticamente despesas de feeds do cartão de crédito. Se os usuários não conseguirem acessar o aplicativo, eles poderão enviar as informações sobre despesas por . A configuração padrão do SAP Cloud for Travel and Expense contém taxas de reembolso para todos os países predefinidos, um modelo de país genérico e pode ser adaptada para atender à política de despesas específica de sua empresa. Processo conduzido pelo usuário Processo conduzido pelo sistema Processo manual não suportado pelo sistema Processo que se comunica c/software de terceiros (passe o mouse para detalhes) Processo relevante às Finanças Cenário relacionado Botão Informações com outras informações Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais As seguintes funções empresariais estão envolvidas neste cenário: Contador da contabilidade de fornecedores Viajante Auditor Aprovador Assistente de viagem © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

3 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Trabalhar com solicitações de viagens
Clique na etapa do processo para detalhes X Trabalhar com solicitações de viagens Criar uma solicitação de viagem Analisar uma solicitação de viagem Enviar uma decisão por Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos i i i Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais O viajante ou assistente de viagem envia uma solicitação de viagem no SAP Cloud for Travel and Expense, de sua própria viagem ou em nome de outro viajante. O autorizador analisa essa solicitação e aprova ou recusa a mesma. Depois, o viajante é notificado via sobre a decisão do autorizador. Aprovações são opcionais e podem ser adaptadas às necessidades da sua empresa. Executado por Viajante Cenário/Processos Assistente de viagem Áreas de negócio Informações adicionais Aprovador Nos centros de trabalho Aprovações de viagens e despesas © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

4 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Reservar serviços de viagem on-line
Clique na etapa do processo para detalhes X Reservar serviços de viagem on-line Trabalhar com solicitações de viagens Criar itinerário on-line Sincronizar dados com o SAP Cloud for Travel and Expense Revisar itinerário Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos i i i Clique aqui para exibir variantes do processo Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais O viajante faz a reserva on-line de uma viagem utilizando uma de nossas ferramentas integradas de reserva on-line. Como o SAP Cloud for Travel and Expense está totalmente integrado com essas ferramentas, os dados da SAP são automaticamente transferidos e utilizados no preenchimento dos campos da ferramenta. Depois, quando o viajante termina de fazer a reserva da viagem, todos os dados são transferidos de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde serão imediatamente disponibilizados na forma de um itinerário de viagem. Como alternativa, você pode enviar suas informações de viagem para nossa ferramenta integrada de administração de itinerários. As informações serão transferidas de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde ficarão disponibilizadas como um itinerário com que você pode trabalhar. Esses dados de reserva, como a data de início e de término da viagem, serão automaticamente inseridos no relatório de despesas de viagem do empregado. Configure a ferramenta de reserva on-line para atender à política de viagem de sua empresa, e ela o informará sobre possíveis violações a sua política ou a de seu fornecedor preferido. Executado por Viajante Cenário/Processos Aprovador Áreas de negócio Informações adicionais Nos centros de trabalho Aprovações de viagens e despesas © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

5 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Reservar serviços de viagem on-line
Clique na etapa do processo para detalhes X Reservar serviços de viagem on-line Trabalhar com solicitações de viagens Criar itinerário on-line Sincronizar dados com o SAP Cloud for Travel and Expense Revisar itinerário Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos i i i Clique aqui para ocultar variantes do processo Envie suas informações de viagem para nossa ferramenta integrada de administração de itinerários. Em seguida, disponibilizaremos seu itinerário em seu SAP Cloud for Travel and Expense. i Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais O viajante faz a reserva on-line de uma viagem utilizando uma de nossas ferramentas integradas de reserva on-line. Como o SAP Cloud for Travel and Expense está totalmente integrado com essas ferramentas, os dados da SAP são automaticamente transferidos e utilizados no preenchimento dos campos da ferramenta. Depois, quando o viajante termina de fazer a reserva da viagem, todos os dados são transferidos de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde serão imediatamente disponibilizados na forma de um itinerário de viagem. Como alternativa, você pode enviar suas informações de viagem para nossa ferramenta integrada de administração de itinerários. As informações serão transferidas de volta para o SAP Cloud for Travel and Expense, onde ficarão disponibilizadas como um itinerário com que você pode trabalhar. Esses dados de reserva, como a data de início e de término da viagem, serão automaticamente inseridos no relatório de despesas de viagem do empregado. Configure a ferramenta de reserva on-line para atender à política de viagem de sua empresa, e ela o informará sobre possíveis violações a sua política ou a de seu fornecedor preferido. Executado por Viajante Cenário/Processos Aprovador Áreas de negócio Informações adicionais Nos centros de trabalho Aprovações de viagens e despesas © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

6 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Adicionar recibo de despesa durante viagem
Clique na etapa do processo para detalhes Adicionar recibo de despesa durante viagem X Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa usando dispositivo móvel Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos i Clique aqui para exibir variantes do processo Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais Durante a viagem, o viajante envia recibos para seu relatório de despesas. Isso pode ser feito usando um aplicativo para dispositivo móvel ou por . Dispositivo móvel: O viajante insere os detalhes da despesa, com a opção de fotografar o recibo e adicioná-lo como anexo, e os envia para o SAP Cloud for Travel and Expense. Se o reconhecimento de imagem estiver habilitado no sistema, você poderá fotografar o recibo e o sistema criará automaticamente a despesa. O viajante redige um informando o tipo de despesa, o montante, a moeda e a data, e o envia ao endereço de central. Ele também pode anexar um recibo. Executado por Viajante Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais Dispositivos móveis © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

7 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Adicionar recibo de despesa durante viagem
Clique na etapa do processo para detalhes Adicionar recibo de despesa durante viagem X Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa usando dispositivo móvel Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos i Clique aqui para ocultar variantes do processo Adicionar recibo de despesa usando i Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais Durante a viagem, o viajante envia recibos para seu relatório de despesas. Isso pode ser feito usando um aplicativo para dispositivo móvel ou por . Dispositivo móvel: O viajante insere os detalhes da despesa, com a opção de fotografar o recibo e adicioná-lo como anexo, e os envia para o SAP Cloud for Travel and Expense. Se o reconhecimento de imagem estiver habilitado no sistema, você poderá fotografar o recibo e o sistema criará automaticamente a despesa. O viajante redige um informando o tipo de despesa, o montante, a moeda e a data, e o envia ao endereço de central. Ele também pode anexar um recibo. Executado por Viajante Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais Dispositivos móveis © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

8 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Administrar despesas
Clique na etapa do processo para detalhes Administrar despesas X Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Adicionar relatório de despesas Auditar relatório de despesas Aprovar relatório de despesas Lançar relatório de despesas no SAP ERP Processar contas a pagar e pagamentos i i i i Clique aqui para exibir variantes do processo Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais Executado por Viajante/ Assistente de viagem O viajante ou assistente de viagem envia o relatório de despesas. Ele pode fazer isso, por exemplo, enviando transações do cartão de crédito corporativo ou fotos dos recibos. Se ele quiser, poderá usar os dados de sua solicitação ou de seu itinerário de viagem inseridos automaticamente no relatório de despesas. Depois de as despesas serem auditadas e aprovadas, elas serão automaticamente transferidas para seu sistema de contabilidade financeira ou de folha de pagamento. Isto aciona o reembolso do empregado. Você pode adaptar facilmente esse processo para se adequar à política de viagens de sua empresa. O SAP Cloud for Travel and Expense pode ser integrado a seu sistema SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials. Aprovações são opcionais e podem ser adaptadas às necessidades da sua empresa. Cenário/Processos Aprovador Áreas de negócio Auditor Informações adicionais Contador da contabilidade de fornecedores Nos centros de trabalho Lançamentos de aprovações de viagens e despesas © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

9 Administração de viagens e despesas Detalhes do processo: Administrar despesas
Clique na etapa do processo para detalhes Administrar despesas X Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Adicionar relatório de despesas Auditar relatório de despesas Aprovar relatório de despesas Lançar relatório de despesas no SAP ERP Processar contas a pagar e pagamentos i i i i Clique aqui para ocultar variantes do processo Lançar relatório de despesas no SAP Cloud for Financials i Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais Executado por Viajante/ Assistente de viagem O viajante ou assistente de viagem envia o relatório de despesas. Ele pode fazer isso, por exemplo, enviando transações do cartão de crédito corporativo ou fotos dos recibos. Se ele quiser, poderá usar os dados de sua solicitação ou de seu itinerário de viagem inseridos automaticamente no relatório de despesas. Depois de as despesas serem auditadas e aprovadas, elas serão automaticamente transferidas para seu sistema de contabilidade financeira ou de folha de pagamento. Isto aciona o reembolso do empregado. Você pode adaptar facilmente esse processo para se adequar à política de viagens de sua empresa. O SAP Cloud for Travel and Expense pode ser integrado a seu sistema SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials. Aprovações são opcionais e podem ser adaptadas às necessidades da sua empresa. Cenário/Processos Aprovador Áreas de negócio Auditor Informações adicionais Contador da contabilidade de fornecedores Nos centros de trabalho Lançamentos de aprovações de viagens e despesas © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

10 Administração de viagens edespesas Detalhes do processo: Processar pagamentos
Clique na etapa do processo para detalhes Processar pagamentos X Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Reembolsar despesas usando o SAP ERP i Clique aqui para exibir variantes do processo Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais Dependendo das configurações específicas da sua empresa, a execução do pagamento no sistema SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM é acionada. Depois, o pagamento é enviado ao viajante por transferência bancária e cheque. Executado por Contador da contabilidade de fornecedores Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais SAP Cloud for Financials SAP ERP © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

11 Administração de viagens edespesas Detalhes do processo: Processar pagamentos
Clique na etapa do processo para detalhes Processar pagamentos X Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Reembolsar despesas usando o SAP ERP i Clique aqui para ocultar variantes do processo Reembolsar despesas usando o SAP Cloud for Financials i Scenario Explorer Descrição do processo Informações adicionais Dependendo das configurações específicas da sua empresa, a execução do pagamento no sistema SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM é acionada. Depois, o pagamento é enviado ao viajante por transferência bancária e cheque. Executado por Contador da contabilidade de fornecedores Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais SAP Cloud for Financials SAP ERP © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

12 Administração de viagens e despesas Áreas de negócio
Clique nos pictogramas da área para detalhes Trabalhar com solicitações de viagens Reservar serviços de viagem on-line Adicionar recibo de despesa durante viagem Administrar despesas Processar contas a pagar e pagamentos Scenario Explorer Áreas de negócio Descrição da área de negócio Praticamente todos os processos de negócio envolvem fluxo de caixa, dentro de sua empresa ou entre sua empresa e seus clientes e parceiros de negócios externos. Com o SAP Cloud for Travel and Expense, você tem total controle sobre o aspecto financeiro de toda e cada etapa de seus processos de negócios. Você pode configurar suas políticas de despesas e reembolsos, monitorar despesas de empregados e reembolsar todas as despesas aprovadas com rapidez e simplicidade. O SAP Cloud for Travel and Expense está integrado com as ferramentas de reserva on-line líderes de mercado. Você pode configurar essas ferramentas para se adequarem à política de viagens de sua empresa; isso assegura conformidade com as políticas de viagens em relação a custos e regras de fornecedores preferidos. Isso permite que sua empresa economize nas despesas de viagens e acelere o processo de reserva. Administração de viagens e despesas Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.

13 Administração de viagens e despesas Informações adicionais
Scenario Explorer Precisa de mais informações? Mais detalhes A SAP fornece documentação de produto completa, abrangendo todos os aspectos do cenário de negócio. Para mais detalhes clique aqui. Outras fontes de informação podem ser encontradas na seção SAP Cloud for Travel and Expense do SAP Business Center (clique aqui). Cenário/Processos Áreas de negócio Informações adicionais * Observe que, para ter acesso aos links acima, você precisa ter um usuário no SAP Business Center. Se você não conseguir acessar a página diretamente e estiver usando o Microsoft Internet Explorer®, visite © 2013 SAP AG. Todos os direitos reservados.