Ped. Maria Salete Venhofen ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA SECRETARIA EXECUTIVA DO CMDCA Ped. Maria Salete Venhofen SETAS.

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1 Ped. Maria Salete Venhofen ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA SECRETARIA EXECUTIVA DO CMDCA Ped. Maria Salete Venhofen SETAS

2 plenário conselheirosSecretaria Executiva Como deve ser estruturado o Conselho? O Conselho deve ser composto por um plenário integrado por todos os conselheiros e por uma Secretaria Executiva. A Secretaria Executiva deve ter suas atribuições definidas no regimento interno e acompanhar a execução das deliberações do Conselho, além de servir de apoio administrativo às suas atividades. SETAS

3 Secretaria Executiva A Secretaria Executiva Instância de apoio técnico-administrativo do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA), composta por um técnicos e um assistente administrativo, de diversos órgãos, especialmente convocados para o assessoramento permanente ou temporário do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA ). As ações da Secretaria Executiva serão subordinadas ao Presidente do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA), que atuará em conformidade com as decisões emanadas da Sessão Plenária. SETAS

4 profissão de Secretária Essa profissional além de assessorar, participa ativamente dos conselhos, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética (cópia da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). Essa profissional além de assessorar, participa ativamente dos conselhos, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. SETAS

5 AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais e do registro de todas as ações, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, administração de tempo, para o desempenho das suas funções com responsabilidade e decisão. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. SETAS

6 Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades dos Conselhos Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades dos Conselhos. decisão Cabe a Secretária atuar como um “filtro”, sem que precise levar pequenos problemas para a plenária, a qual cabe a decisão final nos casos de encaminhamentos, resoluções e deliberações. Ter visão do Conselho como um todo também se faz necessário, uma vez que os conselheiros esperam que junto com os problemas venham também as sugestões para resolução. SETAS

7 Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e “antenada”, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. A estrutura administrativa da Secretaria Executiva será dimensionada conforme o volume de atividades a ser administrada. SETAS

8 Sua postura irá refletir a realidade do Conselho, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem do mesmo. Enfim, o grande desafio das atividades cotidianas das Secretárias Executivas, é a solução e encaminhamento das demandas do Conselho e requerem: postura ética, amplos conhecimentos técnicos, administrativos e estabilidade emocional. SETAS

9 ÉTICA NA AÇÃO DO CONSELHO O que é isso? É um conjunto de princípios e valores que norteiam a forma de agir das pessoas. Fundamentam avaliações, críticas ou tomadas de decisões. É = a comportar-se de acordo com o consenso do grupo. Relaciona-se com o: FAZER = Competência AGIR = Conduta Resultado = EFICÁCIA SETAS

10 A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade dos conselhos, tendo como ATRIBUIÇÕES Realizar cotações e comprar; Atender as demandas internas e externas com eficácia; Administrar eficazmente o tempo; SETAS

11 Manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; Gerenciar tarefas operacionais, Valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; Resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; Ter uma visão geral das ações conselho; ATRIBUIÇÕES: SETAS

12 ATRIBUIÇÕES Coletar dados e elaborar relatórios; Redigir textos informativos sobre conselhos e suas atribuições; Aplicar as técnicas secretariais (arquivos, agenda e viagens); Coordenar o trâmite de papéis; Usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, etc.); Gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações. SETAS

13 Compete à Secretaria Executiva:  Elaborar, registrar, encaminhar e arquivar os documentos e correspondências determinadas pelo Plenário ou Presidência;  Secretariar as assembléias, lavrar as atas, controlar a freqüência dos conselheiros e promover medidas destinadas ao cumprimento das decisões do Plenário;  Operacionalizar contatos com os demais Conselhos Setoriais quando designado pelo Plenário ou Presidência;  Divulgar, conforme critério estabelecido pelo Plenário, as Resoluções do CMDCA, assim como publicações técnicas referentes à criança e ao adolescente; SETAS

14 Compete à Secretaria Executiva:  Manter o CMDCA informado acerca do sistema de informação sobre a criança e o adolescente, inclusive banco de dados de leis, decretos e propostas legislativas referentes à criança e ao adolescente, através de relatórios periódicos;  Desenvolver as atividades administrativas necessárias ao funcionamento do CMDCA;  Providenciar a publicação das Resoluções e demais atos do CMDCA no Diário Oficial do Município, nos prazos definidos na forma do Regimento Interno;  Elaborar a pauta das reuniões plenárias, conforme decisão das Comissões Permanentes, do Plenário, ou da Presidência;. SETAS

15 Compete à Secretaria Executi va:  Manter sob sua guarda os livros e documentos do CMDCA;  Elaborar a proposta Orçamentária Anual do CMDCA, encaminhando-a para apreciação do Plenário;  Divulgar trimestralmente a planilha de freqüência dos conselheiros governamentais e não governamentais nas sessões ordinárias e/ou extraordinárias e reuniões das Comissões Permanentes e Grupos Temáticos do CMDCA; e  Cumprir e fazer cumprir o Regimento Interno e as decisões do CMDCA

16 ENFIM.... Auxiliar aos conselheiro na: Eleição do Conselho Tutelar; Gestão do Fundo; Registro das entidades inscritas nos programas de atendimento de crianças e de adolescentes; Reuniões Elaboração do plano de ação Plano de aplicação; Montagem da proposta orçamentária do Fundo; Constituição de comissões; Edição de resoluções Organização das conferência municipais dos direitos da criança e do adolescente.

17 Ações da Secretaria Executiva nas Conferências do CMDCA Organizar reunião de convocação para Conferência = Deliberar = Portaria Assessorar a Comissão organizadora -Reuniões preparatórias Divulgação – convites Organizar ações de Mobilização – (Levantar a realidade) – reuniões/ instrumentais. - SETAS

18 Elaborar: Portaria (assinada pelo prefeito/presidente CMDCA) Regimento Interno da Conferência Ofícios aos palestrantes,delegados e autoridades Ficha de Inscrição para participantes Fichas de credenciamento aos delegados Programação Folder/cartaz/pastas/ crachas(duas cores) …. Lista presença Atas dos eventos/reuniões e da conferência Avaliação Consolidação das propostas da plenária Relatório final para enviar ao CEDCA

19 Organizar: Plenária Inicial -Mesa de abertura Apresentações artísticas Leitura e aprovação Regimento Interno Painéis:Tema de abertura +subtemas (tempo) Oficinas: Trabalho de grupos (relator +coodenador) Plenaria Final para aprovação das propostas (destaques,discussão e votação) Eleição dos Delegados Apresentação e aprovação das Moções (apoio/repúdio/congratulações)

20 Secretária Executiva Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia. OBRIGADA!!!!! SETAS

21 Secretaria Estadual de Trabalho e Assistência Social – SETAS Superintendência de Políticas de Assistência Social – SUPAS Coordenadoria de Proteção Social Especial – CPSE Parque dos Poderes Bloco III Campo Grande MS Telefones: (67) 3318-4122/4120 Palestrante: Ped.Maria Salete Venhofen SETAS