GESTÃO DE PROJETOS Recursos Humanos.

Apresentação em tema: "GESTÃO DE PROJETOS Recursos Humanos."— Transcrição da apresentação:

1 GESTÃO DE PROJETOS Recursos Humanos

2 Objetivo Conhecer: • Como se faz o planejamento dos recursos humanos.
• Identificação e documentação de funções. • Responsabilidades e relações hierárquicas do projeto. • Criação do plano de gerenciamento de pessoal.

3 Processos do Gerenciamento de RH
Processos de RH: 1 – Planejamento de Recursos Humanos 2 - Contratar ou mobilizar a equipe do projeto 3 - Desenvolver equipe de projeto

4 Planejamento dos recursos humanos
Todo projeto requer pessoas. O processo de planejamento de recursos humanos. documenta as funções e responsabilidades das pessoas ou dos grupos envolvidos nos diversos elementos do projeto, apresentando as relações de subordinação para cada um deles.

5 As pessoas devem ser envolvidas o mais cedo possível, informá-las é uma tarefa do gerente de projetos. O planejamento de recursos humanos está fortemente associado com o planejamento de comunicação (que será tratado em seguida) e deve responder a três perguntas simples:

6 1. Quem faz o quê? Identificar e documentar as funções.
2. Quem se reporta a quem no projeto? Responsabilidades e relações hierárquicas do projeto. 3. Em que momento as pessoas devem participar no projeto?Criação do plano de gerenciamento de pessoal.

7 Entradas ● Fatores ambientais: organizacional, técnico, interpessoal, logístico e político. Restritivos: estrutura organizacional, acordos de negociação coletiva e condições econômicas ($$$). ● Ativos de processos organizacionais: lições aprendidas, experiências passadas. ● Plano de gerenciamento do projeto.

8 Ferramentas e técnicas
Como documentar funções e responsabilidades? Gráfico de Hierarquia, Matriz de Responsabilidades e documentos. Ex: (Organograma, EAR, matriz RACI).

9

10 Histograma de recursos ilustrativo

11 Matriz de Responsabilidades
É um método utilizado para exibir, na forma de tabelas, as pessoas responsáveis pela realização dos itens de trabalho na EAP. É uma ferramenta útil, pois enfatiza quem é responsável em cada item de trabalho e mostra o papel de cada um na realização do projeto global.

12

13 Algumas matrizes de responsabilidades usam um X ou R para mostrar quem é responsável pelos itens de trabalho. Outras utilizam um P ou R para designar responsabilidade principal e um S ou A para indicar a secundária de assessoria ou o apoio em cada pacote de trabalho específico.

14

15 Outras ferramentas ● Networking – interação informal com outras pessoas para entender fatores políticos e interpessoais que irão afetar a eficácia das diversas opções de gerenciamento de pessoal; ● Teoria organizacional – informações relativas aos modos de comportamento das pessoas, equipes e unidades organizacionais;

16 Saídas ● Funções e responsabilidades;
● Função, autoridade, responsabilidade e competência; ● Organogramas de projeto; ● Plano de gerenciamento de pessoal; ● Quando e como os requisitos de RH serão atendidos? Recrutamento, horários, critérios de liberação, treinamentos, reconhecimento e premiações, conformidade e segurança.

17 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto
Objetivo Obtenção dos recursos humanos necessários para concluir o projeto. Restrição A equipe de GP pode não ter controle sobre os membros do projeto.

18 ● Designação de pessoal;
● Disponibilidade de recursos – Cronograma final confiável, considerando férias e compromissos com outros projetos; ● Atualização do Plano de Gerenciamento de Pessoal ;

19 Ferramentas e técnicas
● Pré-designação – Pessoa designada no termo de abertura; ● Negociação – Com os gerente funcionais e outras equipes; ● Contratação ou mobilização (consultorias) – Quando a equipe não possui o pessoal necessário; ● Equipes virtuais – Novas possibilidades para contratações e mobilizações;

20 Entradas ● Fatores ambientais da organização – Disponibilidade
– Capacidade – Experiência – Interesses – Custos ● Ativos de processos organizacionais ● Funções e responsabilidades ● Organogramas do projeto ● Plano de gerenciamento de pessoal

21 Desenvolver a equipe do projeto
Objetivos: ● Melhoria de competências: aumentar a capacidade de terminar as tarefas. ● Interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, aprimorar os sentimentos de confiança e coesão. Um trabalho em equipe eficaz inclui: ● Ajuda mútua quando houver desequilíbrio na carga de trabalho. ● Comunicação adequada às preferências individuais. ● Compartilhamento de informações e Recursos.

22 Entradas ● Plano de gerenciamento de pessoal.
● Designações de pessoal para o projeto. ● Plano de gerenciamento de pessoal. ● Disponibilidade de recursos.

23 Ferramentas e técnicas
● Habilidades de gerenciamento geral – Habilidades interpessoais (soft skills). ● Treinamento – Pode ser formal ou informal. ● Atividades de formação de equipe. ● Regras básicas – Diminuir os mal-entendidos e aumentar produtividades. ● Agrupamentos. ● Reconhecimento e premiações.

24 Saídas ● Avaliação do desempenho da equipe, tendo como indicadores: – realização de atividades de maneira mais eficaz (Melhoria das habilidades). – Equipe atuando como um grupo unido. – Taxa de rotatividade reduzida.

25 Gerenciar a equipe do projeto
Objetivos: (é um processo de controle) Acompanhamento do desempenho de membros da equipe: ● Fornecimento de feedback; ● Resolução de problemas; ● Coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto;

26 Entradas ● Designações de pessoal; ● Funções e responsabilidades;
● Organogramas; ● Plano de gerenciamento de pessoal; ● Avaliação do desempenho da equipe; ● Informações sobre o desempenho do trabalho; ● Relatórios;

27 Ferramentas e técnicas
● Observação e conversas; ● Avaliações de desempenho do projeto; ● Gerenciamento de conflitos; ● Registro de problemas;

28 Saídas: ● Mudanças solicitadas; ● Ações corretivas recomendadas;
● Ações preventivas recomendadas; ● Atualizações dos ativos de processos; Entradas para avaliações de desempenho Organizacional

29 Interações com outros processos:
● Após criar a EAP, contrata-se mais membros para a equipe; ● Conforme os membros são contratados, seus níveis de experiência mudam e cria-se a necessidade de um planejamento de riscos adicional; ● Duração de atividades estimadas antes de se conhecer a equipe podem oscilar muito;

30 Definição de responsabilidades e papéis:
A pergunta 1 (“Quem faz o quê?”) é a mais importante no planejamento de recursos humanos. Aqui existem duas premissas para o sucesso: 1) Os recursos para cada atividade do projeto devem estar disponíveis quando necessário, nem antes ou depois, e a quantidade deve ser a absolutamente necessária, nem mais e nem menos. 2) Cada atividade deve possuir uma pessoa como responsável, que deve: • tomar providências para garantir que a tarefa tenha sucesso; • responder pelo fracasso ou pelos problemas da atividade; • tomar decisões que afetem positivamente a probabilidade de sucesso da tarefa. A figura a seguir exemplifica as responsabilidades associada à EAP para o projeto Festa.

31 A definição de responsabilidades usa como ferramenta a Matriz de Responsabilidades.

32 Organograma do projeto
A ferramenta utilizada para a segunda questão (“Quem se reporta a quem no projeto?”) pode ser facilmente respondida elaborando-se um organograma. Este é um tipo de gráfico bastante popular, que apresenta os relacionamentos de reporte do projeto (“Quem manda em quem?”). Nos projetos, as estruturas são temporárias e múltiplas, em muitas situações o recurso pode estar comprometido com mais de um projeto. Portanto, é importante saber como as pessoas estão hierarquicamente distribuídas naquele projeto em particular. Em projetos maiores, onde o trabalho de gerenciamento é dividido,o organograma pode tornar–se altamente complexo. Já em projetos menores, esta estrutura pode ser tão simples e conhecida que até dispense a criação deste diagrama.

33 Cronograma na forma de histograma de recursos
A terceira pergunta trata do momento em que as pessoas devem se envolver com o projeto – isso é parte do cronograma. Usando um gráfico conhecido por histograma de recursos, que mostra os períodos nos quais os recursos são necessários no projeto e quando o processo de recrutamento deve começar. Em geral, o histograma de recursos é exibido na forma de um gráfico com recursos específicos, que apresenta a linha de tempo do projeto no eixo horizontal e a quantidade de trabalho em horas no eixo vertical. Veja o exemplo.

34

35 Resumindo Todo projeto requer pessoas. O processo de planejamento de recursos humanos documenta as funções e responsabilidades das pessoas ou dos grupos envolvidos nos diversos elementos do projeto, apresentando as relações de subordinação para cada um deles. Nos projetos, os recursos estão organizados em estruturas organizacionais temporárias, portanto é necessário a cada projeto planejar como distribuir os recursos humanos, identificando a sua posição na estrutura do projeto, seu papel e sua responsabilidade.

36 O planejamento de recursos humanos está fortemente associado com o planejamento de comunicação e deve responder a três perguntas simples: Quem faz o quê? Quem se reporta a quem no projeto? Em que momento as pessoas devem participar no projeto? A pergunta “quem faz o quê?” é a mais importante no planejamento de recursos humanos.

37 Existem duas premissas para o sucesso:
1ª – os recursos para cada atividade do projeto devem estar disponíveis quando necessário, nem antes ou depois, e a quantidade deve ser a absolutamente necessária, nem mais e nem menos; 2ª –cada atividade deve possuir uma pessoa como responsável, que deve tomar providências para garantir que a tarefa tenha sucesso, responder pelo fracasso ou pelos problemas da atividade e tomar decisões que afetem positivamente a probabilidade de sucesso da tarefa.