Gerenciamento de Projetos PMI/PMBok 4ª Edição

Gerenciamento de Projetos PMI/PMBok 4ª Edição
Parte 1: Conceitos Parte 2: Área 1 - Gerenciamento de Integração Copyright 2008 | Instituto de Pesquisas Eldorado

Cronograma 09/02/2010 - Abertura - Cibele Coscione
10/03/ Gerenciamento de Integração - Cibele Coscione Contexto de Gerenciamento de Projetos: • Fases do Projeto e o seu ciclo de vida • Os stakeholders (interessados) do Projeto • Os processos da Gerência de Projetos 24/03/ Gerenciamento de Escopo - Ana Elisa Lobo Gerenciamento do Escopo : • Coletar os requisitos do projeto • Definir o escopo • Criar a EAP • Verificar escopo • Controlar Escopo

Curriculum EDUCATION 10/2009 – PMP Certified 03/2004 – 03/2006
FGV – Getulio Vargas Foundation MBA in Project Management, PMBOK based 03/2002 – 07/2003 UNICAMP – Special student in FEEC Artificial Intelligence, Neural Networks and Evolutional Computing 02/1997 – 12/2001 PUC Campinas – Pontific Catholic University of Campinas Undergraduate in Computer Engineering FITO – Technical High School Data Processing technician WORK EXPERIENCE Eldorado Research Institute – Brazil Collaborating as a PM in Software Development Dept. since Feb/2004 - Motorola Products and Support Tolls (Mobile Devices) IBM/SOLECTRON - Brazil Quality Department (1 year)

Parte 1: Conceitos Intervalo de 15 mins. O que é Projeto
Características de um projeto Projeto X Trabalho operacional Papel do Gerente de Projetos Gerenciamento de Projetos Projeto, Programa e Portifólio Project Management Office (PMO) Ciclo de Vida de Projeto Stakeholders (interessados) Tipos de Organização Intervalo de 15 mins. Copyright 2008 | Instituto de Pesquisas Eldorado

Parte 2: Área 1 - Gerenciamento de Integração
Definição de Fatores ambientais da empresa Definição de Ativos de processos organizacionais Definição de Processos Áreas de Processos Áreas de Conhecimento Parte 3: Área 1 - Gerenciamento de Integração Processos de Gerenciamento de Integração Copyright 2008 | Instituto de Pesquisas Eldorado

Resposta Premiada! Quem responder corretamente, ganha um chocolate :o)

Conceitos: recapitulando...

Projeto: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” Temporário: Início e Final Definidos Progressivo: Desenvolve-se em etapas Exclusivo: Cria entregas exclusivas

Projeto: Temporário Início e Final Definidos O fim é alcançado quando:
os objetivos do projeto foram alcançados; quando o projeto é encerrado devido à impossibilidade de atingir seus objetivos; quando a necessidade do projeto não existe mais. Temporário não significa curto e não se aplica ao produto, serviço ou resultado criados pelo projeto.

Temporário: Exemplo um projeto para criar um monumento nacional, cria um resultado que deve durar séculos.

Projeto: Progressivo Desenvolve-se em etapas.
Projeto do Monumento do Cristo Redentor no Rio: Estudo de Viabilidade, Fundação, Desenho, Construção do monumento, Construção do acesso (bondinhos), etc. As características distintas de cada projeto único serão detalhadas progressivamente, à medida que o projeto é melhor entendido.

Progressivo: Exemplo

Projeto: Exclusivo Cria entregas exclusivas
Cópias do Monumento do Cristo podem ser criados com o mesmo material, eventualmente pela mesma equipe. A localização de cada cópia é única – com tamanhos diferentes, circunstâncias diferentes, trabalhadores diferentes, etc.

Exclusivo: Exemplo Rio de Janeiro, RJ Poços de Caldas, MG

Exemplos de Projetos: Desenvolvimento de um novo produto ou serviço
Desenvolvimento de um novo sistema de informação Um componente de um produto maior A capacidade de excetuar um serviço (suporte a distribuição) Construção de um prédio Implementação de um novo processo numa área de negócio Uma pesquisa cientifica para produção de um novo remédio

Somente 34% dos projetos são bem sucedidos!!!
...projetos não terminam no prazo e custo estimados ou não cumprem a necessidade para o qual foram pensados...

Projetos surgem quando há:
Demanda de Mercado Oportunidade Estratégica Solicitação de um Cliente Avanço Tecnológico Criação ou alteração de Requisitos Legais

Projeto X Trabalho Operacional:
Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que: os projetos são temporários e exclusivos,com a finalidade de atingir seus objetivos enquanto as operações são contínuas e repetitivas, com a finalidade de manter o negócio. Normalmente seguem procedimentos já existentes na organização.

Ambos são realizados por pessoas, são planejados, executados e controlados Muitas vezes, os departamentos de operações das empresas podem integrar em suas operações os resultados ou produtos criados por um projeto.

Projeto: Criação do Porche Brinde 1 Trabalho operacional: linha de montagem

Papel do Gerente de Projetos

O Gerente de Projetos também é conhecido como “Project Manager” ou apenas “PM” O Gerente de Projetos é a pessoa designada pela organização para alcançar os objetivos de um projeto Dependendo do tipo da organização, um gerente de projetos se reportará a um gerente funcional ou será um dos muitos gerentes de projeto reportando ao gerente executivo.

Entre as tarefas principais do Gerente de Projetos, estão: Identificar Necessidades; Estabelecer objetivos claros e alcançáveis; Atender as expectativas e preocupações dos envolvidos no projeto; Balancear demandas conflitantes de escopo, tempo, prazo, qualidade, riscos, recursos

Áreas de Especialização

Habilidades Interpessoais

Comunicação Eficaz; Influência sobre a organização; Liderança; Motivação;

Habilidades Interpessoais: Motivação

Resolução de problemas; Negociação e gerenciamento de conflitos; Trabalho em equipe.

Gerenciamento de Projetos (Project Management)
Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos

Restrição Tripla Custos Escopo Tempo Exemplo: viagem
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...Evolução da Restrição Tripla
Custos Tempo Escopo ...Evolução da Restrição Tripla Custos Tempo Escopo Visão Original Qualidade Riscos Recursos Copyright 2008 | Instituto de Pesquisas Eldorado

Relação entre Projeto, Programa e Portifolio
Programa é um grupo de projetos relacionados, gerenciados de maneira coordenada a fim de obter benefícios que não seriam possíveis através de gerenciamento individual Exemplo: Programa de Energia formado por vários projetos de melhoria em setores elétrico, petróleo, gás, energia eólica , etc.

Portifolio é um conjunto e projetos ou programas agrupados a fim de facilitar o gerenciamento estratégico. Os projetos e programas não são necessariamente relacionados Exemplo: Objetivo Estratégico de Incentivo à Produção de bens no país via melhoria de Infra-estrutura: programa de energia, programa de água, projetos de melhoria de rodovias

PMO – Project Management Office
Project Management Office significa Escritório de Gerencia de Projetos; O PMO é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos; Fornece políticas, metodologias e modelos para o gerenciamento de projetos de uma empresa; Provê suporte, treinamentos e ferramentas aos gerentes de projetos; Coordena comunicação entre projetos;

Ciclo de Vida de Projeto
Os projetos podem ser divididos em fases seqüenciais para oferecer um melhor controle gerencial. Essas fases são conhecidas como Ciclo de Vida do Projeto As fases do ciclo de vida dependem de cada tipo de projeto e variam conforme sua área de atuação, mas todos passarão por etapas de iniciação, planejamento, execução e fechamento.

Alguns exemplos de ciclos de vida: Construção: Viabilidade, planejamento, plantas do projeto, produção, entrega, ativação, etc. Sistemas de Informação: Analise de requisitos, projeto de alto nível, projeto detalhado, codificação, teste, instalação, conversão e entrega para operações.

Ciclo de Vida de Projeto: Ciclo típico de um sistema de informação

Ciclo de Vida do Produto
Este ciclo de vida vai desde a concepção de um novo produto até o seu descarte. Um produto pode requerer ou abranger muitos projetos durante sua vida. Um projeto, durante a concepção, pode consistir em determinar as necessidades do cliente; um projeto, durante a maturidade, pode ser a analise da concorrência.

Ciclo de Vida do Produto

Ciclo de Vida de Produto X Projeto

Testes Quais são as três principais características de um projeto ?
Contínuo, Exclusivo, Progressivo Repetitivo, Progressivo, Exclusivo Temporário, Progressivo, Exclusivo

Testes 2. Qual das afirmações abaixo é verdadeira quanto ao ciclo de vida de um projeto ? Não incorpora uma metodologia É diferente em cada setor Pode abranger muitos projetos Descreve atividades de gerenciamento de projetos

Stakeholders (Interessados)
Qualquer um, cujos interesses possam ser positiva ou negativamente afetados pelo projeto; Podem exercer influencia sobre os objetivos e resultados do projeto em diferentes níveis.

Gerente de projetos Cliente Usuário Organização Executora Membros da equipe do projeto Equipe de gerenciamento do projeto Patrocinador (Sponsor) PMO Sociedade

É fundamental para o sucesso do projeto: Identificar os interessados; Determinar suas expectativas e necessidades; Comunicar-se com os interessados; Gerenciar a influencia dos interessados a fim de assegurar o sucesso do projeto

Exercício: No planejamentos da sua viagem de final de semana com os amigos para a praia. Cite alguns interessados; Quais são suas expectativas e necessidades; Dê exemplos de influencias junto aos interessados a fim de assegurar o sucesso do projeto.

Stakeholders (Interessados) As partes interessadas devem ser envolvidas!

Tipos de Organização - Conceitos
Dependendo do tipo de organização em que está inserido o gerente de projeto, a disponibilidade de recursos será diferente, fazendo com que o Gerente de Projetos precise atuar de maneira diferente em cada uma. Os tipos de organização podem variar: estrutura funcional; estrutura focada por projetos, estrutura matricial. O nível de autoridade de um gerente de projetos será diferente em cada um desses tipos de organização.

Tipo de Organização: Funcional
É a mais comum das formas de organização; É agrupada por áreas de especialização distintas (por exemplo, contabilidade, marketing e fabricação); Em geral os projetos ocorrem em um único departamento. Se forem necessárias informações ou trabalho de projeto de outros departamentos, a solicitação é transmitida pelas chefias dos departamentos; A equipe faz o trabalho do projeto em acréscimo ao trabalho normal do departamento; Existe um chefe claramente definido; Ex: Bancos, Industrias.

Tipo de Organização: Funcional

Tipo de Organização: Projetizada
Toda a empresa é organizada por projetos; Gerente de projetos tem controle total sobre projeto e recursos; Quando o projeto termina, não há um departamento para realocação das pessoas; Dentro da organização a comunicação só ocorre dentro do projeto.

Tipo de Organização: Projetizada

Tipo de Organização: Matricial
Mistura entre a organização funcional e a organização projetizada; Existe a figura de dois chefes: Gerente Funcional e Gerente de Projetos; A comunicação mais complexa do que nas organizações projetizadas e funcionais; Os membros da equipe fazem o trabalho do projeto em acréscimo ao trabalho normal do departamento; Pode ser Matricial Fraca, Balanceada ou Forte, sendo que o poder do Gerente de projetos será mais forte nas organizações matriciais fortes e menos nas matriciais fracas.

Tipo de Organização: Matricial

Influência dos tipos de organização no poder do gerente de projetos

Testes 3. Em uma organização por projetos, a equipe do projeto:
Esta subordinada a muitos chefes Não é fiel ao projeto Esta subordinada ao gerente funcional Nem sempre terá um lar 4. Quem tem MAIS poder em uma organização por projetos? O gerente de projetos O gerente funcional A equipe Todos compartilham o poder

Fatores ambientais da empresa

Fatores ambientais da empresa
Fazem parte dos fatores ambientais da empresa: Cultura organizacional e clima; Sistemas de informação (ferramentas) existentes na empresa; Recursos humanos disponíveis; Política da empresa; Infraestrutura. “a cultura da empresa e os sistemas existentes, com os quais o projeto terá de lidar ou que poderá usar”

Ativos de processos organizacionais

Ativos de processos organizacionais
Fazem parte dos ativos de processos da empresa que ajudam o projeto a se beneficiar da experiência da empresa: Processos; Procedimentos; Informações históricas existentes Ex: Relatórios, estimativas, riscos, lições aprendidas, etc. “processos, procedimentos e informações históricas”

Definição de Processo Processo é o conjunto de ações e atividades inter-relacionadas para se obter um produto, resultado ou serviço pré-especificado Cada processo é caracterizado por: Entradas, Ferramentas e Técnicas, Saídas.

Processos de Gerenciamento de Projetos
De acordo com o PMBok: “O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração de 42 processos de gerenciamento de projetos, agrupados em 5 grupos diferentes e divididos em 9 áreas de conhecimento”

5 Grupos de Processos (Process Groups)
Processos realizados na definição de um novo projeto ou fase de um projeto já existente. Iniciação Processos necessários no estabelecimento do escopo do projeto, refinamento de objetivos e definição do curso de ação. Planejamento Processos necessários para completar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de satisfazer as especificações do projeto. Execução Processos necessários para acompanhar, revisar e ajustar o progresso e desempenho do projeto. Monitoramento e Controle Processos realizados para finalização de todas as atividades em todos os grupos de processos para formalizar o fechamento do projeto ou fase. Fechamento

5 Grupos de Processos (Process Groups)

9 Áreas de Conhecimento (Knowledge Areas)
Tempo Custo Escopo Qualidade Integração Aquisições Comunicação Recursos Humanos Riscos

Áreas de Conhecimento X Grupos de Processos

Área 1: Gerenciamento de Integração
Tempo Custo Escopo Qualidade Integração Aquisições Comunicação Recursos Humanos Riscos

Gerenciamento de Integração
A função do gerente de projetos é reunir todas as peças do projeto em uma unidade coesa, fazendo com que o projeto seja realizado mais rapidamente, a um custo mais baixo e com menos recursos e, ao mesmo tempo, cumprindo os objetivos.

Gerenciamento de Integração
Segundo o PMbok: “Inclui o conjunto de processos e atividades necessários para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos e atividades do gerenciamento de projetos.” Inclui articulação, gerenciamento dos interessados, alocação de recursos, escolhas entre as demandas, gerenciamento de interdependências entre as áreas, etc.

Área 1: Gerenciamento de Integração
Tempo Custo Escopo Qualidade Aquisições Comunicação Recursos Humanos Riscos

Dinâmica do Quadrado ?

Dinâmica do Quadrado Gerentes de Projeto: Como se sentiram
Dinâmica do Quadrado Gerentes de Projeto: Como se sentiram? Como foi a comunicação? Houve conflito? Houve colaboração?

Testes 5. Quais são os grupos de processos?
Iniciação, desenvolvimento, controle, fechamento Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, fechamento Iniciação, planejamento, execução, verificação, fechamento

Processos de Integração

4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)  Iniciação 4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Planejamento 4.3 Orientar e Gerenciar a Execução do ProjetoExecução 4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho do ProjetoMonitoramento e Controle 4.5 Realizar o Controle Integrado de MudançasMonitoramento e Controle 4.6 Fechar o Projeto ou Fase do ProjetoFechamento

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (Develop Project Charter)
Processo de desenvolvimento de um documento que autoriza formalmente um projeto ou fase e documenta os requisitos iniciais que satisfazem as necessidades e expectativas dos interessados O Termo de Abertura designa formalmente o Gerente de Projetos

Entradas: Declaração de trabalho do projeto Descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto. Caso de Negócio Descrição da necessidade a qual o projeto vai endereçar. Contrato Contrato com um cliente Externo. Fatores Ambientais da empresa Qualquer fator ambiental externo ou interno à organização que pode influenciar o sucesso do projeto, Cenário mundial, condições de mercado, etc. Ativos de processos organizacionais Qualquer ativo da organização relacionado aos processos, Informações históricas, Procedimentos, Lições Aprendidas.

Ferramentas: Opinião Especializada Opinião de um especialista em determinada área de aplicação, indústria ou disciplina; usada para avaliar as informações de entrada e contribuir com a produção do termo de abertura.

Saídas: Project Charter

Exemplo de Project Charter
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Título e Descrição do Projeto: (o que é o projeto) Gerente do Projeto e autoridade: Necessidade Empresarial: Principais produtos do projeto: Justificativa para realização: Recursos pré-designados: Partes Interessadas: Descrição do produto/entregas: Premissas e Restrições: Aprovado por: ___________________ Cargo: Diretor Executivo

Project Charter - Pizzaria
Exercício: Monte um termo de abertura para uma pizzaria.

Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto (Develop Project Management Plan)

Processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto.

Entradas: Termo de abertura Saídas de outros processos de planejamento Requisitos, Orçamento, Cronograma, Plano de Gerenciamento da Qualidade, Plano de Gerenciamento de RH, Plano de Gerenciamento de Comunicações, Plano de Gerenciamento de Riscos, Plano de Aquisições Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

Ferramentas: Opinião Especializada Ajustar processos para atingir as necessidades do projeto; Determinar tipos e perfis de recursos necessários ao projeto;

Saídas: Project Management Plan O Plano de Gerenciamento de Projeto integra e consolida sub-planos de outros processos de desenvolvimento; O Plano de Gerenciamento do Projeto é um documento usado para guiar a execução do projeto; Documenta as premissas e decisões de planejamento; Facilita a comunicação entre os interessados; Fornece um linha base para medição do progresso e controle do projeto.

Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto (Direct and Manage Project Execution)
Processo de desempenhar o trabalho definido no plano de gerenciamento de projetos para atingir seus objetivos: realizar as atividades, criar as entregas, alocar recursos, treinar os recursos, coletar e documentar lições aprendidas, etc.

Entradas: Plano de gerenciamento de projetos Solicitações de mudança aprovadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

Ferramentas: Opinião Especializada Sistemas de Informação do Gerenciamento de Projetos Ferramentas de controle de cronograma, controle de mudanças, etc. Saídas: Entregáveis (Deliverables) Produtos e resultados do trabalho Informações sobre o desempenho do trabalho Progresso do cronograma, entregas concluídas, custos incorridos, etc. Solicitações de Mudanças Problemas encontrados durante a execução dos trabalhos podem modificar políticas, escopo, custo, cronograma ou qualidade do projeto. Ações corretivas e ações preventivas Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projetos e Documentos

Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto (Monitor and Control Project Work)
Processo de acompanhar, revisar e ajustar o progresso a fim de atingir os objetivos de desempenho definidos no Plano de Gerenciamento do Projeto; Realizado durante todo o projeto; Inclui coletar, medir e distribuir informações de desempenho e avaliar o mesmo buscando melhorias.

Entradas: Plano de gerenciamento de projetos Relatórios de desempenho Relatórios preparados pelo time do projeto, detalhando situação atual, resultados obtidos no período, previsões, problemas ocorridos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

Ferramentas: Opinião Especializada Saídas: Atualizações no Plano de Gerenciamento de Projetos e Documentos Produtos e resultados do trabalho Solicitações de Mudanças Problemas encontrados durante a execução dos trabalhos podem modificar políticas, escopo, custo, cronograma ou qualidade do projeto. Ações corretivas e ações preventivas Correção de defeitos

Realizar o Controle Integrado de Mudanças (Perform Integrated Change Control)
Processo de revisão de todas as solicitações de mudanças, aprovações e gerenciamento de mudanças nas entregas, documentos do projeto e Plano de Gerenciamento do Projeto; Realizado durante todo o projeto; Inclui influenciar (questionar) os fatores que geram as solicitações de mudanças.

Entradas: Plano de Gerenciamento de Projetos Informação do Desempenho do Trabalho Solicitações de Mudanças Fatores Ambientais da Empresa Ativos de Processos Organizacionais

Ferramentas: Opinião Especializada Reuniões de Controle de Mudanças O comitê de controle de mudanças encontra-se para revisar as solicitações de mudanças a fim de aprová-las ou rejeitá-las. Saídas: Atualizações no Plano de Gerenciamento de Projetos e Documentos Atualizações na Situação das Solicitações de Mudanças

Fechar Projeto ou Fase (Close Project or Phase)
Processo de finalização das atividades de todos os grupos de processos para formalizar a completude de um projeto. O Gerente de Projetos revisa as informações de fechamento de todas as fases anteriores para assegurar que o projeto atingiu seus objetivos

Entradas: Plano de Gerenciamento de Projetos Entregaveis Aceitos Ativos de processos organizacionais

Ferramentas: Opinião Especializada Saídas: Transição do produto, serviço ou resultado final Atualizações na situação das Solicitações de Mudanças Arquivos do projeto Documentação de fechamento Informações históricas

Bibliografia PMBok 4ª Edição
Mulcahy, Rita - Preparatório para Exame PMP

Perguntas

cibele.coscione@eldorado.org.br cibelecoscione@gmail.com

Backup slides

Cronograma 09/02/2010 - Abertura - Cibele Coscione
22/02/ Gerenciamento de Integração - Cibele Coscione Contexto de Gerenciamento de Projetos: • Fases do Projeto e o seu ciclo de vida • Os stakeholders (interessados) do Projeto • Os processos da Gerência de Projetos 10/03/ Gerenciamento de Escopo - Ana Elisa Lobo Gerenciamento do Escopo : • Coletar os requisitos do projeto • Definir o escopo • Criar a EAP • Verificar escopo • Controlar Escopo

Cronograma (cont.) Definir as atividades • Sequenciar as atividades •
08/04/ Gerenciamento do Tempo do Projeto - Luis Rogério Definir as atividades • Sequenciar as atividades • Estimar a duração das atividades • Estimar os recursos das atividades • Desenvolver o o cronograma • Controlar o cronograma . 10/05/ Gerenciamento do Custo do Projeto - Loiberto Ararigboia Estimar os custos • Estimar o orçamento • Controlar os custos Concluir dentro do orçamento aprovado; Planejar os recursos

Cronograma (cont.) 08/06/ Gerenciamento de Qualidade - Fernando Iria Planejar a qualidade • Realizar a garantia de qualidade • Realizar o controle da qualidade - Satisfazer às necessidades para as quais foi empreendido o projeto; Planejar a qualidade 11/08/ Gerenciamento de Recursos Humanos - William José Desenvolver o plano de RH • Desenvolver a equipe do projeto • Gerenciar a equipe do projeto • Mobilizar a equipe do projeto - Utilizar de maneira mais eficaz o pessoal envolvido no projeto;

Cronograma (cont.) 09/09/ Gerenciamento da Comunicação do Projeto – Ana Lobo Planejar a comunicação • Distribuir as informações • Identificar os stakeholders • Gerenciar expectativas de stakeholders • Reportar o desempenho 11/10/ Gerenciamento de Riscos - Rafael Malagó Planejar os riscos • Identificar os riscos • Planejar as respostas aos riscos • Realizar a análise qualitativa e quantitativa dos riscos • Monitorar e controlar riscos Identificar 10-09/11/ Gerenciamento de Aquisições - Cibele Coscione Planejar as aquisições • Realizar as aquisições • Administrar as aquisições • Encerrar as aquisições Encerrar o Projeto • Gerenciar as aquisições de bens e serviços de terceiros;

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