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MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nova versão 2011. 2 Procedimentos O Manual de Procedimentos (MP) é um conjunto de normas, procedimentos, funções, actividades,

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nova versão 2011

2 2 Procedimentos O Manual de Procedimentos (MP) é um conjunto de normas, procedimentos, funções, actividades, objectivos e orientações, que devem ser cumpridas pelos funcionários e ainda descreve a forma de serem executados, quer individualmente, quer em conjunto. Introdução Estrutura Volume Procedimentos

3 Introdução Estrutura Volume Procedimentos 3 As pessoas em todos os níveis, são a essência de uma organização e o seu pleno envolvimento permite que as suas aptidões sejam utilizadas em benefício da Organização. Definição da NP EN ISO 9000:2005 Através dos seus conhecimentos, da sua prática e da sua experiência, qualquer funcionário pode contribuir para a elaboração do MP do IST.

4 Coordenar eficiente- mente a actividade Prevenir e detectar a ausência de conformida- des e erros Atingir os objectivos de gestão da escola Fonte de informação sobre os serviços Estabelecer relações de confiança Assegurar o rigor e a plenitude registos I nstrumento de consulta orientação para os serviços 4 Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos

5 Vantagens 5 Introdução Estrutura Volume Procedimentos Clarificar os Processos – representa uma restrição à improvisação inadequada Coerência e continuidade – normas e procedimentos pelos vários serviços Ajudar na Integração de Novos Colaboradores – passagem de testemunho

6 6 A Q A I Coordenar o MP no seu todo Divulgar Manual de Procedimen tos Apoiar na elaboração dos diversos volumes Promover a uniformi- zação do documento Analisar, avaliar e validar os pedidos Submeter para aprovação do C.G. Introdução Estrutura Volume Procedimentos

7 7 Estrutura Introdução Volume Procedimentos PartesVolumesCapítulosProcessos Subpro cessos Procedi mentos Parte I - Introdutória Parte II - Procedimentos Parte III – Doc. apoio Da parte II e III correspondem às diferentes matérias/ áreas Capítulos Tantos quantos os núcleos que integram as diferentes matérias/áreas Uma actividade ou um conjunto de actividades que utilizam recursos para converter elementos de entrada em saída Tarefas levadas a cabo de forma isolada mas que fazem parte integrante de um processo Sequência de acções/instruções a seguir para tratar de um subprocesso e consequentemente de um processo

8 Princípios gerais 8 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos Volume de procedimentos Volume de apoio

9 Princípios Gerais Descrição Sumária das competências e funções da área/núcleo A área x tem como objectivos ….. A área x tem como competências… A área x tem as seguintes funções…. Esta área compreende os seguintes núcleos: - Núcleo y Núcleo y tem como objectivos ….. Núcleo y tem como competências… Núcleo y tem as seguintes funções…. Introdução Estrutura Procedimentos

10 10 Volumes Introdução Procedimentos Volume de procedimentos

11 Abreviaturas e Acrónimos AAI Área de Assuntos Internacionais AEP Área de Estudos e Planeamento AOPÁrea Orçamental e Patrimonial APÁrea de Projectos AQAI Área para a Qualidade e Auditoria Interna NTNúcleo de Tesouraria Introdução Estrutura Procedimentos

12 Legislação aplicável 12 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos Volume de procedimentos

13 Legislação aplicável LegislaçãoDescrição Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 de Dezembro Valores das ajudas de custo e subsídio de transporte. 13 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos

14 Legislação aplicável 14 Volumes Introdução Procedimentos Volume de procedimentos

15 Mapa de actualização do documento Responsáve l O quêQuandoComoResultado Clara Lopes Actualização do subprocesso 2.1 do Processo 2 Capítulo 1 Volume 1 Anualmente / alteração legislativa Rever legislação e adequação dos processos Processo de revisão 0.1 Data: __/__/___ 15 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos

16 Legislação aplicável 16 Volumes Introdução Procedimentos Volume de procedimentos Capítulos – (referentes aos núcleos)

17 Capítulo I – (referente ao núcleo X) Quando a um volume corresponde uma área composta por núcleos, devem os capítulos corresponder aos núcleos. Exemplo: Volume 4 – Projectos Capítulo 1 – Projectos Nacionais Capítulo 2 – Projectos Comunitários Processo 1- Candidatura (Mapa do processo) Subprocesso 1.1 – verificação da documentação Subprocesso 1.2 – análise viabilidade financeira Subprocesso 1.3 – submissão da candidatura Introdução Estrutura Procedimentos

18 18 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos A construção de cada volume vai obedecer a um formato próprio, que vos será facultado através de um modelo, para garantir a uniformidade do documento. 1 - Capítulo (Arial, 16, alinhamento centrado, título nível 1) Processo (Arial, 14, alinhamento centrado, título nível 2) Subprocesso (Arial, 13, alinhamento centrado, título nível 3) Corpo de texto Arial 12, paragrafo com espaçamento entre linhas de exactamente 18.

19 Índice do volume (introduzir índice automático) 19 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos Volume de procedimentos Volume de apoio O volume de apoio integra apêndices e/ ou anexos - Entende-se por apêndice todo o documento que seja elaborado pelo próprio serviço. Ex.: um formulário, um mapa, um quadro…. - Entende-se por anexo, um documento elaborado por terceiros e que serve de suporte ao trabalho do serviço. Ex: a legislação, normas, notas informativas…

20 20 Volumes Introdução Estrutura Procedimentos Volume de Apoio Identificação do volume de apoio: Volume 1A-Gestão Académica; Todos os documentos de apoio têm de estar identificados e referenciados no volume de procedimentos; Os apêndices, devem ser uniformizados, identificados alfa e numericamente e conter o número da versão: Ficha de abertura de projecto – Formulário AP 1_v0.0; Índice: deve seguir a ordem com que os documentos de apoio foram apresentados ao longo do volume de procedimentos.

21 21 Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Os procedimentos devem ser descritos detalhadamente; Detalhados Os processos podem ser representados, também, por meio de fluxogramas; Esquematizados Para cada processo ou subprocesso devem ser incluídos mapas definindo responsabilidades por colaborador, promovendo um melhor desempenho do serviço. Mapeados

22 22 Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Ao descrever os procedimentos devem ser utilizadas as seguintes sugestões de aplicação, que visam alertar para situações importantes:

23 23 Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Exemplo: – Submissão da tese de doutoramento 1. São requisitos prévios para a submissão da tese: - A conclusão do curso de doutoramento; - A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável); - O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese; - O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados; -… 2. O requerimento de provas e a documentação exigida, deverão ser entregues na secretaria do núcleo X. A submissão da tese deverá ser efectuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data da matrícula

24 Legislação aplicável 24 Introdução Estrutura Volume de procedimentos Capítulos – (referentes aos núcleos) Mapa de Processos Procedimentos Volumes

25 25 Procedimentos Introdução Estrutura Volumes MAPA de PROCESSO Descrição do Processo:________________________________________________________________________________ Mapa de Processo Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede/ prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: Votos de um bom trabalho.


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