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1 Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado Secretaria de Gestão Pública UTIC – U nidade de T ecnologia da I nformação e C omunicação.

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2 1 Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado Secretaria de Gestão Pública UTIC – U nidade de T ecnologia da I nformação e C omunicação

3 2 O que é ? Sistema Informatizado de Gestão Integrada e Arquivística dos Documentos Públicos O que é ? Sistema Informatizado de Gestão Integrada e Arquivística dos Documentos Públicos

4 3 Objetivos: > Integração dos órgãos e informações (e-gov) > Transparência das ações administrativas > Integração dos arquivos e protocolos > Solução Web > Normalização e automatização dos procedimentos para avaliação, preservação e eliminação de documentos

5 4 Benefícios Gerais ao Estado e ao Cidadão: - Organização de Documentos (Planos de Classificação e tabelas de Temporalidade) - Preservação do patrimônio documental de cada Secretaria - Acesso do cidadão à tramitação dos processos de seu interesse via Internet - Padronização e Informatização de Termos Técnicos - Auxílio na Liberação de Espaço Físico dos Documentos

6 5 Solução Sistêmica Treinamento, Suporte e Atendimento de 1º Nível Desenvolvimento e Manutenção Gestão de Documentos Normas, Padrões e Novas Funcionalidades Sistema de Protocolo Único Gestão do Projeto

7 6 Linha do Tempo Instituição do Grupo Técnico de Protocolo Único Abril 2004 Projeto Designado à Secretaria de Gestão Agosto 2007 Planejamento para Implantação do Projeto em Setembro 2008 em 7 Secretarias Novembro 2007 Formalização às Primeiras Secretarias Junho 2008 Adequação Técnica para Suportar a Solução (Secretarias) Junho 2008 Início das Implantações nas Primeiras Secretarias Setembro 2008 Novas Implantações e Funcionalidades Novembro 2008 Conclusão das Implantações 2011

8 7 Implantação da Solução: Primeiras Secretarias Casa Civil Casa Civil Comunicação Comunicação Fazenda Fazenda Gestão Pública Gestão Pública Meio Ambiente Meio Ambiente Procuradoria Geral do Estado Procuradoria Geral do Estado Relações Institucionais Relações Institucionais

9 8 Implantação do SPdoc na Secretaria de Gestão em 01 de Setembro de 2008 > 2000 Documentos em Andamento – Recadastrados e Classificados conforme Plano de Classificação Atividade-MEIO > Período de Re-cadastramento e classificação 18/08 à 29/08 > 6 pessoas para re-cadastramento e Classificação dos Documentos > Recadastramento com Base nas Informações do Sistema Legado – SEM manipulação dos efetivos Documentos > 40 Usuários Treinados e Cadastrados no Sistema > Gestora - Iara Lopes da Silva (Protocolo/SGP)

10 9 Premissas para Adesão à Solução Designar Gestor da Solução na Secretaria Designar Gestor da Solução na Secretaria Migrar os Dados do Sistema Atual de Protocolo para a nova Solução Migrar os Dados do Sistema Atual de Protocolo para a nova Solução Adaptar os Sistemas Integrados com o Sistema de Protocolo Atual da Secretaria para se integrar a nova Solução Adaptar os Sistemas Integrados com o Sistema de Protocolo Atual da Secretaria para se integrar a nova Solução Envolver as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos (CADA) das Secretarias na Elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade Envolver as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos (CADA) das Secretarias na Elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade Disponibilizar equipes de Protocolo e Arquivo para treinamento, análise e validação da Solução Disponibilizar equipes de Protocolo e Arquivo para treinamento, análise e validação da Solução

11 10 Cadê o Sistema ?? HOMOLOGAÇÃO --- Acesso Condicionado à IP´s e Usuários PRODUÇÃO --- Acesso Intragov

12 11 Aldo Fábio Garda – Coordenador UTIC Eduardo Soler – Gerente do Projeto Obrigado ! UTIC – U nidade de T ecnologia da I nformação e C omunicação


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