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GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS. VM Código PG-VM-Capex- 014 Padrão Gerencial Revisão1.1 Título: Gerenciamento de Mudanças em Projetos de Capex.

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1 GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS

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3 VM Código PG-VM-Capex- 014 Padrão Gerencial Revisão1.1 Título: Gerenciamento de Mudanças em Projetos de Capex Área Gestão de Capex Páginas 1/6 1. OBJETIVO Visa estabelecer as diretrizes para o processo de Gerenciamento de Mudanças em Projetos de Capex nas fases de FEL 3 e implantação. Gerenciamento de Mudanças em Projetos de Capex é o processo de solicitação, verificação e aprovação de pedidos de mudanças que impactam o projeto, além da coordenação de mudanças aprovadas a serem implementadas 2. REFERÊNCIAS PG-VM-Capex-011 – Diretrizes para Implantação de Projetos de Capital Manual de Capex VID – versão Novembro/07 3. DEFINIÇÕES Front-End Loading (FEL): É o conjunto das fases de planejamento de um projeto de capital antes da autorização de implantação. A melhor tradução para Front-End Loading é Carregamento Frontal, que significa uma melhor qualidade de planejamento antes da implantação. FEL 1: Primeira fase do FEL denominada Planejamento do Negócio FEL 2: Segunda fase do FEL denominada Planejamento das Instalações FEL 3: Terceira fase do FEL denominada Planejamento do Projeto VIP: Práticas de Incremento de Valor DONP: Declaração do Objetivo do Negócio para o Projeto IPA: Independent Project Analysis DEP: Declaração do Escopo do Projeto Capex: Capital Expenditure (Gastos com Investimentos de Capital) Mudança emergencial/excepcional: aquelas que envolvam situação de risco de Segurança eminente e impactos diretos na perda de produção.

4 4. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES Ao final de FEL 3, o escopo do projeto deve estar congelado. No entanto, podem existir necessidades de mudanças significativas que impactam o projeto, e, portanto, necessitam ser gerenciadas. Toda mudança significativa que leve à alteração do escopo, custo, prazo e qualidade, deve seguir o processo de Gerenciamento de Mudanças em Projetos de Capex, a partir do início de FEL 3. Como mudança significativa entende-se: Mudanças que possam impactar o prazo do projeto em pelo menos 5% do tempo total do projeto ou 1 mês, o que for menor. Mudanças que possam impactar o custo do projeto em pelo menos: 3% do custo total do projeto, para projetos Níveis 1 e 2 0,5% do custo total do projeto, para projetos Níveis 3, 4 e 5 Alterações das premissas e/ou dados básicos do projeto iniciais (Ex.: premissas de mercado, teor de minério, características técnicas do produto, premissas de logística, alteração da estratégia de aquisição dos grandes pacotes, etc) Alterações na seleção de tecnologia / rotas tecnológicas e local de instalação definidos em FEL 2 Redução de escopo aprovado em FEL 3 com a finalidade de manutenção de prazo e/ou custo. Ampliação de escopo já aprovado e/ou contratado. Mesmo que a solicitação de mudança não seja significativa (conforme explicado acima), as mesmas deverão ser registradas pelo Gerente de Projeto no Registro das Mudanças Solicitadas (ver Anexos). Isto porque, quando somadas, elas podem atingir o nível de mudança significativa. Ex: variações em quantitativos (para mais ou para menos. Assim, quando uma soma de mudanças não significativas atingirem o nível de mudança significativa, o Gerente do Projeto deverá providenciar sua autorização no respectivo comitê de aprovação, mesmo que as mudanças já tenham sido executadas. O Gerente de Projeto é responsável pelo Gerenciamento de Mudanças em Projetos de Capex, desde o recebimento da solicitação de mudança, passando pela avaliação do impacto no projeto, até a formalização e aprovação junto ao respectivo Comitê de Aprovação do projeto Aprovação das Mudanças O Comitê de Aprovação do projeto, conforme sua alçada, é o responsável pela aprovação das mudanças solicitadas. Todas as mudanças solicitadas pelo projeto devem ser submetidas à aprovação deste Comitê, e as mudanças significativas serão executadas somente após sua aprovação. GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS

5 É necessário que seja apresentada toda a documentação técnica e/ou estudos complementares que justifiquem e/ou expliquem as necessidades da modificação. Toda a mudança de escopo (mesmo aquelas que não são categorizadas como significativas) deve ser formalizada e documentada, podendo ser verificada no post-audit. O Solicitante da mudança de escopo é responsável pelo preenchimento do formulário contido no Anexo 17 do Manual de Capex da VID, que deve ser utilizado para a formalização da solicitação e aprovação da mudança. A aprovação só será aceita se no formulário constar as assinaturas: Solicitante da mudança de escopo Gerente da área solicitante (se aplicável) Gerente do Projeto Principal patrocinador do projeto (Diretor da UN, Gerente Geral da Unidade, Diretor Superintendente, Gerente Geral de Engenharia, Gerente Geral de Tecnologia, etc) Principais áreas ou colaboradores impactados pela mudança Responsável pelo Comitê de Aprovação do projeto Qualquer mudança significativa, após a aprovação do projeto, deve passar novamente pelos portões de aprovação de Capex (Comitês), inclusive os de solicitação de verba complementar, conforme definido no PG-VM-Capex-011. O Solicitante é responsável por apresentar a solicitação de mudança de escopos nos Comitês. Caso o Gerente do projeto seja o solicitante da mudança, deverá seguir o mesmo procedimento. Nenhuma mudança de escopo poderá ser implementada sem a devida aprovação dos Comitês, conforme classificação dos níveis do projeto e respectiva alçada. Mudanças emergenciais/excepcionais devem sempre buscar autorização das alçadas superiores. Quando não for possível, serão executadas e posteriormente aprovadas no Comitê, para alinhamento e formalização. Entende-se por mudança emergencial/excepcional aquelas que envolvam situação de risco de Segurança eminente e impactos diretos na perda de produção. Toda mudança de escopo significativa aprovada deve ser incorporada ao escopo, orçamento e ao cronograma do projeto. Deve-se manter o cronograma anterior como baseline para efeitos comparativos e históricos. Utilizar o Registro das Mudanças Solicitadas (ver Anexos) para controle consolidado. GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS

6 O Solicitante da Mudança de escopo é responsável por: Emitir o documento de mudança de escopo (ver na seção de Anexos) Obter aprovação do Gerente de sua área (se aplicável). Encaminhar documento aprovado ao Gerente de Projeto. Preparar apresentação em conjunto com o time do projeto para encaminhamento aos Comitês. Participar do Comitê onde serão apresentadas as mudanças de escopo solicitadas. O Gerente do Projeto é responsável por: Emitir o documento de mudança de escopo (ver na seção de Anexos), caso o Gerente seja o solicitante Receber e registrar as solicitações Avaliar os impactos no prazo, custo, qualidade/operabilidade, avaliar os benefícios e riscos das mudanças propostas, bem como o impacto na avaliação financeira (quando aplicável) Levar a solicitação ao Comitê de Aprovação do projeto Fazer a comunicação da aprovação ou reprovação da solicitação de mudança Planejamento das Mudanças de Escopo Coordenar e Controlar as implementações das mudanças aprovadas GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS

7 5. ANEXOS Toda solicitação de Mudança de Escopo deve utilizar o Anexo 17 do Manual de Capex VID (versão Novembro/07). Todas mudanças devem ser registradas do formulário Registro das Mudanças solicitadas GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS

8 Gerar SAE Encaminhar Para superior Solicitação aprovada ? Encaminhar para GPRegistrar SAE Solicitação aprovada ? Avaliar a SAE S Registrar o parecer N FIM Registrar o parecer N GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM PROJETOS FIM Limite de alçada Do GP ? S Incorporar Mudança ao projeto FIM S Submeter ao CN >MU$ 0,5 Validar no CC >MU$ 1,5 N Aprovada ? Registrar parecer FIM N S < UM$ 1,5 ? S


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