1 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Fernando Vanini

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1 1 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Fernando Vanini vanini@klais.com.br

2 2 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Klais Soluções fundada em 2002 Desenvolvimento de Aplicações de Workflow e BPM Produtos –GuaraWf: gerenciador de workflow –ZIG: ferramenta para gerenciamento de projetos via web

3 3 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Situação de Mercado Aumento na demanda por sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Muitas empresas de médio e pequeno porte que necessitam desse tipo de sistemas não comportam a infraestrutura de TI necessária.

4 4 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. A Oportunidade Identificada Oferecer às empresas o serviço de GED na modalidade ASP (Application Services Provider) –o provedor de serviços disponibiliza o serviço GED via web e se responsabiliza pela infraestrutura e pela qualidade de serviço. –as empresas clientes só se preocupam com a utilização do serviço oferecido.

5 5 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. O Problema Desenvolver um sistema GED para operar em modo ASP, oferecendo duas classes de funcionalidades: –funcionalidades de um sistema GED 'padrão', a serem utilizadas por cada empresa cliente. –funcionalidades específicas para o provedor de serviços:

6 6 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Funcionalidades GED Tratamento de documentos em diversos formatos (doc, rtf, pdf, ps, tiff, jpeg, etc...). Ciclo de vida configurável por categoria de documento. Histórico de modificações: toda alteração num documento deve ser registrada (data, hora, usuário e motivo)

7 7 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Funcionalidades GED Controle de Acesso –todo usuário do sistema tem um perfil associado (podendo acumular perfis) gerente de documentação elaborador revisor leitor –exclusão mútua no acesso a um documento por elaboradores ou revisores. –cada fase do ciclo de vida do documento define os perfis de usuário que podem acessá-lo.

8 8 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Funcionalidades GED Rastreio –"com quem está o documento X ?" –"quantos documentos estão esperando pela aprovação por Fulano ?" –"quanto tempo Fulano leva em média para aprovar um documento ? " –"quem aprovou este absurdo ?"

9 9 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Funcionalidades ASP Inclusão de Empresa –número máximo de usuários –período do contrato –funcionalidades contratadas –limite de espaço em disco –número máximo de documentos Alteração dos limites contratuais Exclusão de Empresa

10 10 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Funcionalidades ASP Relatórios Administrativos –número de acessos –número de usuários –espaço em disco –taxa de ocupação da rede Configuráveis por –período –empresa cliente

11 11 ©Klais Soluções Consultoria e Desenvolvimento Ltda. Referências na web http://www.atsolutions.com.br/solucoes/ged.htm http://www.planeta.coppe.ufrj.br/artigo.php?artigo=386 http://www.oft.state.ny.us/cookbook/cook_intro.htm http://businessintelligence.ittoolbox.com/documents/document.asp?i=2131 http://www.metro-design-dev.com/files/papers/infodocmngmt.PDF http://www.state.nd.us/itd/records/doc/edms-white-paper.pdf