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Common Assessment Framework CAF Estrutura Comum de Avaliação A experiência da Secretaria Geral do Ministério da Justiça.

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1 Common Assessment Framework CAF Estrutura Comum de Avaliação A experiência da Secretaria Geral do Ministério da Justiça

2 Sumário 1. As razões que levaram à utilização da CAF 2. O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores 3. Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar 4. O impacto da CAF na SGMJ

3 Sumário 1. As razões que levaram à utilização da CAF 2. O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores 3. Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar 4. O impacto da CAF na SGMJ

4 As razões que levaram à utilização da CAF 2001/2002 – reorganização orgânica e estabilização da estrutura 2001/2002 – reorganização orgânica e estabilização da estrutura Nova lei orgânica Nova lei orgânica Alteração profunda de Alteração profunda de Competências Competências Estrutura Estrutura Meios Meios 2003 – Ano da Formação 2003 – Ano da Formação 2004 – Ano da Qualidade 2004 – Ano da Qualidade A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se faz, não é um exercício académico sobre a forma ideal de fazer. A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se faz, não é um exercício académico sobre a forma ideal de fazer.

5 Sumário 1. As razões que levaram à utilização da CAF 2. O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores 3. Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar 4. O impacto da CAF na SGMJ

6 O processo de auto-avaliação (1/3) Decisão de usar a CAF surgiu naturalmente na sequência do projecto traçado para a Secretaria-Geral Decisão de usar a CAF surgiu naturalmente na sequência do projecto traçado para a Secretaria-Geral É um processo adaptado à Administração Pública, que permite É um processo adaptado à Administração Pública, que permite conhecer melhor a organização conhecer melhor a organização apreender conhecimentos externos e partilhar o que a organização faz bem, numa base de entendimento estabilizada/bem balizada apreender conhecimentos externos e partilhar o que a organização faz bem, numa base de entendimento estabilizada/bem balizada

7 O processo de auto-avaliação (2/3) Inicio em Abril de 2003 – formação de um elemento do MJ, no âmbito do projecto de formação desenhado pela DGAP Inicio em Abril de 2003 – formação de um elemento do MJ, no âmbito do projecto de formação desenhado pela DGAP Foi objecto de maturação ao nível da direcção de topo, até ser apresentado aos restantes dirigentes em reunião de direcção especifica para o efeito, em Outubro de 2003 Foi objecto de maturação ao nível da direcção de topo, até ser apresentado aos restantes dirigentes em reunião de direcção especifica para o efeito, em Outubro de 2003

8 O processo de auto-avaliação (3/3) Aos dirigentes foram apresentados: Aos dirigentes foram apresentados: A metodologia CAF A metodologia CAF As linhas de orientação a adoptar internamente As linhas de orientação a adoptar internamente O cronograma de trabalhos O cronograma de trabalhos Foi criado o núcleo agregador de informação Foi criado o núcleo agregador de informação

9 DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (1/4)Datas 1 Divulgar a realização e importância da auto- avaliação; Explicar a CAF; Constituir a Equipa de Auto-avaliação; Agendar a Reunião com os Responsáveis pelos Departamentos da SG, para a realização de Entrevistas. 2 de Dezembro 2 Pesquisa documental (Lei Orgânica; Planos e Relatórios de actividades; Plano de formação; Balanço social, etc.). 2 de Dezembro 3 Selecção e congregação das informações pertinentes à auto-avaliação, extraídas da pesquisa documental. 3 a 9 de Dezembro 4 Delinear a actuação da Equipa de Auto- avaliação no âmbito da CAF. 5 de Dezembro

10 DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (2/4)Datas 5 Concepção dos Instrumentos de trabalho, tais como, entrevistas, questionários, check-list e grelhas de avaliação. 10 a 15 de Dezembro 6 Apoio à Equipa de Auto-avaliação na concepção e aferição dos seus instrumentos de análise organizacional, pelo modelo da CAF; Orientação da sua intervenção na auto- avaliação; calendarização da sua actuação. 12 a 15 de Dezembro 7 Realização presencial de entrevistas aos Responsáveis dos Departamentos da SG, estruturadas segundo os critérios definidos pela CAF. 17 a 19 de Dezembro 8 Realização de um pré-teste para verificar a adequação dos instrumentos ao que se pretende analisar com a auto-avaliação. 22 e 23 de Dezembro

11 DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (3/4)Datas 9 Preenchimento dos questionários por todos os funcionários da SG, com o apoio de um elemento do núcleo agregador. 5 a 7 de Janeiro 10 Análise quantitativa dos questionários através do tratamento estatístico. 10 a 13 de Janeiro 11 Análise qualitativa das respostas às entrevistas e aos questionários, através do método de análise de conteúdo. 14 a 16 de Janeiro 12 Congregação dos resultados das análises quantitativa e qualitativa. 19 a 23 de Janeiro

12 DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (4/4)Datas 13 Concepção do relatório onde se apresentarão os resultados quantitativos, as apreciações qualitativas, a pontuação e as grandes conclusões. 21 a 27 de Janeiro 14 Entrega do relatório à Direcção para validação do seu conteúdo. 28 de Janeiro 15Entrega do relatório definitivo. 29 de Janeiro 16 Apresentação dos resultados e apreciações da auto-avaliação. 30 de Janeiro

13 Sumário 1. As razões que levaram à utilização da CAF 2. O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores 3. Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar 4. O impacto da CAF na SGMJ

14 Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2) Envolvimento das pessoas: Envolvimento das pessoas: Cepticismo quanto à utilidade do trabalho Cepticismo quanto à utilidade do trabalho Dúvidas quanto ao anonimato Dúvidas quanto ao anonimato Criação da equipa de auto-avaliação: Criação da equipa de auto-avaliação: Voluntariado Voluntariado Designação dos elementos Designação dos elementos Concepção/utilização de instrumentos: Concepção/utilização de instrumentos: Guia da DGAP – terminologia diferenciada da habitualmente usada na AP portuguesa, v.g. competências Guia da DGAP – terminologia diferenciada da habitualmente usada na AP portuguesa, v.g. competências Questionários adaptados - pré-teste Questionários adaptados - pré-teste

15 Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2) Critério 6 Resultados orientados para os cidadãos / clientes Critério 6 Resultados orientados para os cidadãos / clientes Instrumentos de notação Instrumentos de notação Desenho de novos instrumentos – próximo processo de auto- avaliação Desenho de novos instrumentos – próximo processo de auto- avaliação Avaliação quantitativa Avaliação quantitativa Dificuldade de aplicação Dificuldade de aplicação Resultados incompletos por via do critério 6 Resultados incompletos por via do critério 6 Apresentação dos resultados e objectivos de melhoria Apresentação dos resultados e objectivos de melhoria

16 Sumário 1. As razões que levaram à utilização da CAF 2. O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores 3. Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar 4. O impacto da CAF na SGMJ

17 O impacto da CAF na SGMJ Plano de melhoria Plano de melhoria Reuniões de direcção para debate dos resultados e sugestão de medidas calendarizadas Reuniões de direcção para debate dos resultados e sugestão de medidas calendarizadas Divulgação completa aos funcionários Divulgação completa aos funcionários Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da satisfação dos clientes Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da satisfação dos clientes Adaptação dos questionários a todos os critérios e redução do número de perguntas Adaptação dos questionários a todos os critérios e redução do número de perguntas Monitorizar os progressos e repetir a auto- avaliação Monitorizar os progressos e repetir a auto- avaliação


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