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Software Emissor NF-e O Software Emissor NF-e é um programa, que após instalado na máquina do Emissor (Empresa), permite a emissão de Notas Fiscais eletrônicas.

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1 Software Emissor NF-e O Software Emissor NF-e é um programa, que após instalado na máquina do Emissor (Empresa), permite a emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) para a correspondente Secretaria de Fazenda Estadual (SEFAZ). O Software compreende a geração do arquivo da Nota Fiscal eletrônica, meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital que o Emissor (Empresa) possuir e a sua transmissão para a SEFAZ relacionada. Também permite o gerenciamento das NF-e's e o cancelamento das mesmas, a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFE) para a circulação das mercadorias e outras funcionalidades acessórias para facilitar a criação da NF-e, tais como os cadastros de clientes, produtos e transportadoras. NF-e - Nota Fiscal Eletrônica

2 Objetivo do Software: Fornecer, de forma gratuita, um Software para a emissão de notas fiscais eletrônicas em substituição às notas fiscais modelos 1 e 1A, de forma a auxiliar o processo de envio de informações ao Fisco. Ser compatível com a maioria dos Sistemas Operacionais existentes no mercado, com preferência ao Sistema Operacional Windows e Linux. NF-e - Nota Fiscal Eletrônica

3 Iniciando o Software Para iniciar o programa, clique duas vezes no ícone do Software Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Observação: O aplicativo não pode ser executado mais de uma vez (ou seja, não é permitida a execução simultânea de várias instâncias do programa) Software Emissor NF-e

4 Há cadastro essenciais para a emissão da NF-e, veja: 1º Emitente (Empresa emissora da NF-e) 2º Cliente (Receptor da NF-e) 3º Produto/Serviço (Itens a ser adicionado na NF-e) 4º Transportadora (Havendo transporte por terceiros informar a responsável) Regras básica de cadastramento

5 Primeiro Acesso Sendo o primeiro acesso ao Software, ou não existam Emitentes cadastrados, o programa, ao ser aberto, exibirá a mensagem de boas-vindas e solicitará o cadastramento do(s) emitente(s) emissores de NF-e. Exibirá então a tela de seleção e cadastramento de Emitentes.

6 Primeiro Passo: Cadastro de emitente (Empresa emissora da NF-e) Acessar a tela de cadastro de emitente através do menu Emitente -> Selecionar Emitente 1º Na tela de cadastro de emitente, acessar a opção Incluir 2º Na tela de Inclusão de emitente, preencher corretamente os dados da Empresa 3º Após o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opção Incluir

7 Cadastro de emitente - Campos obrigatórios Campo do emitente Endereço Obs.: Não é possível a edição do CNPJ do Emitente uma vez criado; Cadastro de Município, Bairro e UF, selecionar da lista

8 Alteração do eminente Acessar o menu: Emitente -> Dados do Emitente Atual Será exibido os dados do emitente atual, com a opção de realizar a Edição. Selecionar a opção Editar para a edição dos campos do emitente Após finalizar a edição dos campos, clicar em Alterar para salvar as modificações

9 Exclusão de emitente cadastrado 1º Acessar a tela de cadastro de emitente através do menu Emitente -> Selecionar Emitente ou através da tela inicial na abertura do aplicativo 2º Realizar a pesquisa pelo(s) emitente(s) cadastrado(s) que será(ão) excluído(s); 3º Selecionar o(s) emitente(s) a ser(em) excluído(s); 4º Selecionar a opção Excluir 5º Confirmar a exclusão IMPORTANTE: A exclusão do emitente acarreta na exclusão de TODOS os dados vinculados àquele emitente (NF-e's, cadastros, etc)

10 Cadastrando um Certificado Digital -Para assinatura na Nota Fiscal Eletrônica - NF-e é necessário que o emitente possua o Certificado Digital. -Obtendo o Certificado Digital o usuário deverá cadastrá-lo no software Emissor de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. - A seqüência para o cadastro é: Menu>Sistema>Certificados e adicionar. Nesta tela existem duas opções de Modelos de Certificados: o Certificado A1, que é a Assinatura Digital em Arquivo, e o certificado A3, que é a Assinatura Digital em Cartão.

11 O usuário deverá selecionar o seu respectivo modelo e clicar no botão Salvar.

12 Selecionando o Certificado após clicar em Adicionar. Certificado já adicionado e salvo, o sistema emitirá a seguinte mensagem:

13 Cadastrando uma Transportadora Para cadastrar uma Transportadora, o usuário deverá acessar o Menu>Cadastro>Transportadora. O sistema abrirá a tela Cadastro de Transportadoras, para incluir um transportador o usuário deverá clicar no botão Incluir.

14 O sistema abrirá a tela Cadastro de Transportadora, o usuário deverá preencher os campos e confirmar o cadastro clicando no botão Incluir.

15 Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar no botão Incluir. Caso alguma informação esteja omissa ou incorreta, o sistema emitirá uma mensagem indicando as informações pendentes. Caso todas as informações estejam corretas, o sistema emitirá uma mensagem confirmando que o cadastro foi realizado com sucesso.

16 Cadastro de Clientes O Cadastro de Clientes é uma opção para facilitar o preenchimento das Notas Fiscais eletrônicas. Durante a criação da NF-e, o usuário poderá carregar as informações do cliente previamente cadastrado na Nota Fiscal. Este cadastro permite a inserção, alteração e exclusão e pesquisa dos clientes do Emitente. Acesso pelo Menu: Cadastro -> Cliente

17 Inclusão de novo cliente Opção de Inclusão de novo cliente para o Emitente atual. 1º Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado. Acessar o menu: Cadastro -> Cliente 2º Na tela de pesquisa de Clientes Cadastrados, acessar a opção Incluir 3º Na tela de Inclusão de Clientes, preencher corretamente os campos do cliente 4º Após o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opção Incluir

18 Detalhamento/Edição de cliente cadastrado Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado. Acessar o menu: Cadastro -> Cliente Realizar a pesquisa pelo cliente cadastrado que será editado Selecionar o cliente a ser editado; Após a seleção do cliente, a opção de Detalhar ficará disponível. Selecionar a opção Detalhar A tela de detalhamento com os dados do cliente selecionado serão apresentados. Selecionar a opção Editar para a edição dos campos do cliente Após finalizar a edição dos campos, clicar em Alterar para salvar as modificações

19 Exclusão de cliente cadastrado Opção de exclusão de um ou mais clientes cadastrados do Emitente atual. Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado. Existem duas formas de exclusão de cliente: 1 ) Pela listagem de clientes cadastrados Acessar o menu: Cadastro -> Cliente Realizar a pesquisa pelo(s) cliente(s) cadastrado(s) que será(ão) excluído(s); Selecionar o(s) cliente(s) a ser(em) excluído(s); Selecionar a opção Excluir Confirmar a exclusão

20 Cadastro de Produtos O Cadastro de Produtos é uma opção para facilitar o preenchimento das Notas Fiscais eletrônicas. Durante a criação da NF-e, o usuário poderá carregar as informações do produto previamente cadastrado na Nota Fiscal. Este cadastro permite a inserção, alteração e exclusão e pesquisa dos produtos do Emitente. Acesso pelo Menu: Cadastro -> Produto

21 Inclusão de novo produto Opção de Inclusão de novo produto para o Emitente atual. Pré-condição: Um emitente deverá estar previamente iniciado. Acessar o menu: Cadastro -> Produto Na tela de pesquisa de Produtos Cadastrados, acessar a opção Incluir Na tela de Inclusão de Produtos, preencher corretamente os campos do produto Após o preenchimento dos campos corretamente, selecionar a opção Incluir da aba Impostos Inclusão dos dados do produto:

22 O sistema abrirá a tela de Cadastro de Produto, o usuário deverá preencher os campos obrigatórios e confirmar o cadastro no botão Incluir

23 Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar no botão Incluir. Caso alguma informação esteja omissa ou incorreta, o sistema emitirá uma mensagem indicando as informações pendentes: Caso todas as informações estejam corretas, o sistema emitirá uma mensagem confirmando que o cadastro foi realizado com sucesso:

24 Ainda na tela de Cadastro de Produtos, têm-se a opção de preencher as respectivas informações tributárias do ICMS e do IPI. Para inserir as informações do ICMS o usuário deverá clicar no botão Incluir. O sistema abrirá a tela de Cadastro de ICMS.

25 Tela de Cadastro de ICMS:

26 Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar no botão Salvar. Caso alguma informação esteja omissa ou incorreta, o sistema emitirá uma mensagem indicando as informações pendentes: Caso todas as informações estejam corretas, o sistema emitirá uma mensagem confirmando que o cadastro foi realizado com sucesso:

27 Após as informações do ICMS é possível cadastrar as informações do IPI.

28 Emitindo uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e Dados da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Concluídos os cadastros de Emissor, Clientes, Transportadoras e Produtos. O sistema estará apto para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. - Para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e é necessário acessarmos o Menu>Notas Fiscais>Emitir Nova Nota. - O sistema abrirá a tela de lançamento de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e:

29 ABA/DADOS DA NF-e A aba Dados na NF-e é composta por outras sub-abas NF-e O usuário deverá preencher todos os campos.

30 NF-e / DADOS DA NF-e / Sub-aba NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS Essa sub-aba só será usada no caso de Notas de Devoluções, Cancelamentos e Substituições, por exemplo, quando se informará os dados solicitados da NF-e original a qual está sendo referenciada. NF-e / ABA / EMITENTE Nessa aba o usuário deverá selecionar qual emitente fará a emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Não será necessário fazer nenhum preenchimento, pois o cadastro já foi realizado anteriormente no Cadastro de Emitentes. Após a análise e preenchimento dessa aba, o usuário deverá prosseguir com a análise e preenchimento das demais abas.

31 NF-e / ABA DESTINATÁRIO / REMETENTE Nessa aba o usuário deverá informar o Destinatário/Remetente da Nota Fiscal Eletrônica NF-e. Para inserir um destinatário/remetente o usuário deverá clicar no botão Pesquisar e selecionar o destinatário/remetente desejado Na parte inferior esquerda da tela ao lado o usuário poderá preencher as informações de retirada/entrega das mercadorias, aplicável a situações em que o endereço de retirada ou de entrega forem diferentes do endereço do emitente/destinatário.

32 Ao clicar no botão Pesquisar, o sistema abrirá o cadastro de clientes para que o usuário possa selecionar o cliente desejado. O usuário deverá selecionar o cliente desejado marcando o check-box e clicando no botão Carregar. O sistema carregará o cliente selecionado para a aba de destinatário/remetente, conforme tela seguinte:

33 Após a análise e preenchimento dessa aba, o usuário deverá prosseguir com a análise e preenchimento das demais abas.

34 NF-e / ABA / PRODUTOS E SERVIÇOS Nessa aba o usuário deverá informar o produto que será lançado na Nota Fiscal Eletrônica - NF-e. - Para inserir um produto, o usuário deverá clicar no botão Incluir e selecionar o produto.

35 O sistema abrirá uma tela para lançamento dos produtos, essa tela é composta das abas Dados, Tributos, Informações Adicionais, Declaração de Importação. - O usuário deverá clicar no botão Pesquisar para selecionar o produto desejado. NF-e / ABA DADOS

36 O sistema abrirá o cadastro de produtos, o usuário deverá selecionar o produto desejado e clicar no botão Carregar. - O sistema carregará o produto para a sub-aba Dados da aba de Produtos/Serviços da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. - Caso não exista produto cadastrado ele poderá ser lançado neste momento, não usando-se assim, o botão Pesquisar e em seguida Carregar O campo Valor tot. bruto deverá ser calculado manualmente, multiplicando-se os campos Qtd. Trib. pelo Valor Unit Trib. -Após o lançamento da primeira sub-aba da aba de Produtos e Serviços da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá cadastrar as demais sub-abas Tributos, Informações Adicionais e Declaração de Importação, conforme o tipo de operação.

37 NF-e/ ABA/ PRODUTOS E SERVIÇOS/ ABAS TRIBUTOS/ SUB-ABA ICMS Na sub-aba tributos o usuário deverá preencher as informações relativas aos tributos de ICMS, IPI, PIS e COFINS, ISSQN e Imposto de Importação, conforme o tipo de operação. Nesta sub-aba o usuário deverá preencher as informações tributárias relativas ao ICMS e ao ICMS ST (Substituição Tributária), conforme o caso.

38 Conforme o tipo de operação o usuário deverá preencher as sub-abas seguintes: IPI, COFINS, PIS e ISSQN e Imposto de Importação. Após o preenchimento da aba de Produtos e Serviços o usuário deverá confirmar o cadastro do produto clicando no botão OK. -O sistema retornará a tela de lançamento da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Para iniciar o lançamento de um novo Item/Produto,o usuário deverá clicar no botão Incluir e repetir todos os procedimentos novamente. - Após a análise e preenchimento dessa aba o usuário deverá prosseguir com a análise e preenchimento das demais abas.

39 NF-e ABA/ TOTAIS Nessa aba o usuário tem um resumo das informações tributárias e do total da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. NF-e/ ABA/ TOTAIS/ Sub-aba ICMS Para processar as informações, o usuário deverá clicar no botão Calcular. Após a análise e preenchimento dessa sub-aba o usuário deverá prosseguir com a análise e preenchimento das demais abas.

40 NF-e/ ABA/ TRANSPORTE Nessa aba o usuário deverá preencher as informações relativas ao transportador da mercadoria da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Ao acessar a aba de Transporte o usuário deverá definir a Modalidade do Frete. Após definir a modalidade do frete, o usuário deverá selecionar o Transportador desejado, clicando no botão Pesquisar, caso tenha transportador já cadastrado, senão, poderá preencher os dados nesta mesma tela.

41 NF-e ABA/ COBRANÇA Nessa aba o usuário deverá informar dados financeiros referentes a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, como as faturas e duplicatas. Após a análise e preenchimento dessa aba, o usuário deverá prosseguir com a análise e preenchimento das demais abas.

42 NF-e ABA/ INFORMAÇÕES ADICIONAIS Nessa aba o usuário deverá informar os dados relativos a informações complementares da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, como Observações, Citações Legais, Regimes Especiais.

43 SALVANDO UMA NOTA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e Após a conclusão do lançamento da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e o usuário deverá clicar no botão Salvar.

44 O sistema apresentará uma mensagem confirmando que a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e foi salva com sucesso.

45 VALIDANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e Após salvar a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá validá-la, clicando no botão Validar. - Se a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e possui erros o sistema emite a mensagem e informa abaixo as ocorrências.

46 O usuário deverá acertar todas as pendências acessando as respectivas telas mostradas na imagem anterior. - Após as correções, o usuário deverá clicar novamente no botão Validar. O sistema então emitirá uma mensagem informando que a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e foi validada com sucesso.

47 ASSINANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e Após Salvar e Validar o usuário deverá Assinar a Nota Fiscal Eletrônica NF-e.

48 Ao clicar em Assinar, o sistema apresentará uma tela para que o usuário selecione o respectivo Certificado Digital. O usuário deverá escolher o respectivo Certificado Digital, digitar a senha do Certificado e clicar no botão Selecionar.

49 Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do respectivo emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro. Nesse caso o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão Selecionar. O sistema emitirá uma mensagem confirmando a Assinatura da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.

50 TRANSMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e Após a assinatura da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá clicar no botão Transmitir para realizar a transmissão da NF-e. - Ao clicar no botão Transmitir, o sistema apresentará uma tela para que o usuário selecione o respectivo Certificado Digital O usuário deverá escolher o respectivo Certificado Digital, digitar a senha do Certificado e clicar no botão Selecionar

51 Após a transmissão, o sistema emitirá uma mensagem com as informações da operação de transmissão, totalizando: as notas enviadas, as transmitidas com sucesso e as notas com erro. Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do respectivo emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro. Nesse caso, o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão Selecionar. O sistema emitirá uma mensagem mostrando a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.

52 Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do respectivo emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro. Nesse caso, o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão Selecionar. O sistema emitirá uma mensagem mostrando a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.

53 Após a transmissão, o sistema apresentará uma tela com o resumo das operações de envio.

54 IMPRIMINDO O DANFE Após a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o usuário deverá imprimir o DANFE. - Para isso, o usuário poderá clicar diretamente no botão Imprimir DANFE durante a emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, ou pode acessar o Menu > Gerenciar Notas.

55 Ao clicar no botão Imprimir DANFE, o sistema abrirá a tela de configuração de impressão. O usuário definirá o formato da impressão e clicará no botão Visualizar

56 O sistema mostrará uma tela com a visualização do DANFE

57 CANCELANDO UMA NOTA FISCAL – NF-e Após a autorização de uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, ela poderá ser cancelada a partir da operação de Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Apenas as NF-e´s autorizadas podem ser canceladas. Para o usuário realizar o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, deverá acessar o Menu > Notas Fiscais > Gerenciar Notas. Após selecionar a nota desejada, deverá clicar no botão Cancelar NF-e

58 O sistema apresentará uma tela para que o usuário digite a justificativa do cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. Em seguida, o usuário deverá clicar no botão OK. O sistema solicitará um Certificado e Senha, e seguirá o mesmo processo descrito na assinatura da NF-e.

59 O sistema mostrará o andamento do processo de cancelamento. O sistema apresentará a tela com o resumo das operações e o resultado do cancelamento.

60 CONSULTANDO NOTA FISCAL ELETRÕNICA – NF-e NÃO CADASTRADA NO SOFTWARE A consulta de Notas Fiscais Eletrônicas – NF-e não cadastradas no software permite que o usuário, através da Chave de Acesso, pesquise a situação da NF-e na Sefaz, verificando se está autorizada, denegada ou cancelada. Para esta operação acessar Menu > Notas Fiscais > Consulta NF-e não Cadastrada no Software.

61 ROTEIRO PARA EMISSÃO DE UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e (RELEMBRANDO) Requisitos Básicos: - Possuir Assinatura Digital (e-CNPJ) A1 ou A3 e estar cadastrado junto a Sefaz de seu Estado; - Possuir um Software Emissor de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e ou baixar o Software Emissor de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e disponibilizado gratuitamente no link: (Versão Teste) Cadastros Iniciais - Emitente; - Cliente; - Produtos - Transportadoras; - Certificado Emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e (Regime Normal) - Preencher todos os dados da NF-e (Emitente, Cliente, Produtos); - Salvar a NF-e; - Validar a NF-e; - Assinar a NF-e; - Transmitir a NF-e; - Imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica NF-E


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