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Processos de Início e Fim de Ano Letivo DAC – Departamento de Atendimento ao Cliente.

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Apresentação em tema: "Processos de Início e Fim de Ano Letivo DAC – Departamento de Atendimento ao Cliente."— Transcrição da apresentação:

1 Processos de Início e Fim de Ano Letivo DAC – Departamento de Atendimento ao Cliente

2 1. Processo de Abertura de Período

3 O processo de abertura de período letivo está localizado no Módulo Administração. Acesse o mesmo, clique no menu Cadastro – Configurações – Aba Sistema – Aba Básicas. Os módulos que a instituição utiliza devem estar habilitados para que possa criar um novo período.

4 Para realizar a abertura de período, clique no menu Processos - Abertura de Período Básico. Na tela abaixo selecione: O Período Atual, a Data de Início e Fim do Ano Letivo, a Descrição do ano que aparecerá na tela de login do sistema, a data de início e fim do período de aulas e para quais das Unidades queres criar o período.

5 Será apresentada a mensagem abaixo, solicitando uma confirmação para criar o determinado período. Clicando em Sim você estará confirmando a abertura do novo ano letivo. Clicando em Não, você estará abortando o processo e não será gerado o novo ano letivo.

6 Se a opção foi sim na tela anterior, o sistema fará o processo e dará a informação de que o período letivo foi gerado. Clique no botão OK.

7 Ao abrir a tela de login do sistema, já estará disponível o novo período letivo.

8 2. Processo de Rematrículas

9 Acesse o módulo secretaria no ano que foi aberto (Ex.: Ano Letivo de 2009). No menu Acadêmico – Estrutura Acadêmica – dentro do curso, clique na série e após na aba etapa; Posicione o cursor sobre a 1ª etapa, clique no botão editar e altere as datas, após clique no salvar. Repita esse processo para todas as etapas de cada série. 1º - Ajustar as datas das Etapas:

10 Atualize toda a estrutura acadêmica, caso haja mudanças como, por exemplo: a inserção ou exclusão de uma turma, o número de alunos previstos, inclusão de uma nova disciplina, faça-as antes de iniciar os processos que envolvam matrículas. Verifique o sistema de avaliação, para cada uma das séries, caso haja alguma mudança no que diz respeito ao cálculo de notas, pesos das etapas, nomenclaturas, ajuste antes de iniciar o lançamento de qualquer avaliação no sistema. 2º - Mudanças no novo ano letivo:

11 Na aba Parâmetros Padrões dentro da estrutura acadêmica também é importante atualizar os parâmetros de cada série, quando for realizada a rematrícula os alunos serão matriculados automaticamente com os parâmetros da sua respectiva Série.

12 A seguir será explicado o processo de rematrícula para quando já foi calculado no sistema o resultado final dos alunos, ou seja, já está definido se é aprovado ou reprovado. Primeiramente é importante a verificação de alguns cadastros no ano letivo corrente.

13 1.No módulo Administração: Menu Cadastro – Status de Matrícula. Essa é a tela de cadastro dos status de matrícula, nela podemos cadastrar um status para ser atribuído ao aluno após ser calculado o seu resultado final. Essa opção deve estar marcada para que o aluno seja rematriculado.

14 2.Módulo Secretaria: Menu Cadastro - Resultados Pode-se indicar um status de matrícula para ser automaticamente atribuído após ser calculado o resultado final. Ex: Se em todas as disciplinas o resultado for Aprovado, o status de matrícula será Aprovado. A opção Trocar Status trabalha em conjunto com a informação da coluna Status de Matrícula, marcando essa opção estamos indicando para qual status o aluno será trocado quando uma disciplina tiver o resultado indicado. Ex: Se uma disciplina estiver com o Resultado de Reprovado automaticamente o status de matrícula será alterado para Reprovado.

15 1.Acesse o módulo secretaria no ano letivo corrente; Iniciando o processo de Rematrículas:

16 2. Clique no menu Processos e em Rematrículas; 3. Após, será exibida uma tela onde você poderá realizar uma limitação por Curso e Série, a seleção não é obrigatória, caso selecione um curso e/ou série, só aparecerá as turmas correspondentes àquela seleção. Indique a data de início e fim para a matrícula, essas devem contemplar, o período de emissão das mensalidades, por exemplo, se a geração de mensalidades para o novo período letivo se inicia no mês de janeiro, a data de início da matrícula deve contemplar esse mês e não apenas a partir de fevereiro ou março, quando normalmente iniciam-se as aulas.

17 No campo Status você deve indicar qual será o status de matrícula a ser utilizado na nova matrícula dos alunos. Para prosseguir clique no botão Avançar

18 Na grade Período Atual, selecione a 1ª turma que fará a rematrícula. No Novo Período (Não Aprovados), selecione a turma onde ficará os reprovados, geralmente a mesma. Novo Período (Aprovados), marque a turma que os aprovados irão cursar no próximo ano. Essas opções servem para auxiliar na visualização das turmas, veja que marcando as opções Do mesmo curso e Da mesma série, aparece somente as turmas de 2ª série do Curso cujo código é o 302. Nesta aparece a opção de visualizar somente as turmas da série posterior, veja que mostrou somente turmas a partir da 3ª série do mesmo curso.

19 Feitas as seleções, clique no botão Adicionar. Verifique os dados que apareceram em Turma Origem, Turma Destino (Não Aprovados) e Turma Destino (Aprovados), se ficaram corretos, faça a seleção da próxima turma e novamente clique no adicionar, repita o processo para todas as turmas. Obs.: Para as turmas de 8ª série do Ensino Fundamental e 3º ano do Ensino Médio na coluna de Novo Período (Aprovados) deverá ser selecionada a turma FORMADO. Após adicionar todas as turmas, clique no botão Executar.

20 Aparecerá a seguinte mensagem: Para confirmar, clique no botão Sim desejando cancelar o processo, clique no Não. Após confirmar o sistema processa as informações... Terminado o processamento, mostrará a tela ao lado, clique em OK.

21 - Feche o sistema, e entre novamente, mas agora no novo ano; - Verifique se as matrículas e as concessões, no cadastro dos alunos ficaram corretas, havendo algum problema entre em contato com o suporte da Perseus. O processo de Rematrícula, está concluído.

22 Caso necessite executar o processo de rematrícula antes de calculado o resultado final do aluno, os procedimentos serão os mesmos, com a diferença de que todos os alunos Matriculados serão considerados como aprovados, ou seja, passarão para a série seguinte com o status de Matriculado. Obs.: Para que isso funcione é fundamental que no Módulo Administração - Menu Cadastro – Status de Matrícula. O status de matriculado esteja com a opção Matriculado marcada.

23 3. Processo de Encerramento

24 O processo de encerramento fará a geração dos históricos e a atribuirá o status de matrícula dos alunos no ano que está sendo encerrado. Portanto é necessário que todas as notas, conceitos, resultados e carga horária, estejam lançadas, pois esses dados serão exportados para os históricos. Aviso: Como o status de matrícula dos alunos será modificado, alguns outros processos e/ou relatórios podem não resultar nas informações desejadas, por isso, recomendamos que se realize um backup antes, com intuito de resguardar os dados consistentes.

25 Acesse o Módulo Secretaria no ano que será encerrado. Clique no menu Processos – Encerramento de Período. Exibirá a janela abaixo com os filtros para seleção: Selecione o curso, caso desejar também poderá selecionar uma série e uma turma. Obs.: A 8ª série do E.F. e o 3º ano do E.M., deverá ser realizado o processo separado, pois o status de matrícula ficará formado. Após, clique no botão Próximo.

26 Marcando essa opção, você poderá propagar o status de matrícula para os alunos no ano que estás encerrando. Insira qual será o status de matrícula para os alunos que estão Aprovados, e para os Reprovados. OBS.: No encerramento das séries de Formandos é só alterar o status de aprovado para Formado. Se for marcada essa opção somente as disciplinas nativas (pertencentes ao Curso e Série que o aluno está matriculado) serão consideradas para a verificação do resultado do aluno (Aprovado ou Reprovado). Caso contrário tanto às nativas quanto as não nativas influenciarão no resultado. Marcando essa opção, as disciplinas não pertencentes à base curricular influenciarão na verificação do resultado do aluno.

27 A seleção deste item determina a transferência das notas dos alunos para os históricos. Se essa opção for marcada, as disciplinas não pertencentes à base curricular serão inseridas nos históricos. Indica que a carga horária das disciplinas não pertencentes a base curricular serão somadas a carga horária total da série. Marcando esta opção, somente as disciplinas nativas (pertencentes ao Curso e Série que o aluno está matriculado) serão consideradas na execução deste processo. Após, clique no botão Executar.

28 Exibirá uma mensagem pedindo para aguardar. Após o processo será finalizado, clique no botão OK.

29 Terminamos os processos! Confira o status de matrícula e o histórico dos alunos, encontrando algum problema entre em contato com o nosso suporte.

30 Agradecemos sua atenção! Bom trabalho e conte conosco.


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