Planejamento das operações para execução de Eventos II

Apresentação em tema: "Planejamento das operações para execução de Eventos II"— Transcrição da apresentação:

1 Planejamento das operações para execução de Eventos II
Continuação

2 QUESTÃO PARA DISCUSSÃO EM SALA!
Verificar junto a coordenação executiva do local onde o evento está sendo realizado se está tudo planejado conforme fora acordado. (Na sua visão o que isso representa?) QUESTÃO PARA DISCUSSÃO EM SALA! Pergunta? Vc está em uma reunião junto a Master Eventos, uma empresa que acaba de assinar contrato com um laboratório de medicamentos para realizar a operação de um evento para todos os representantes nacionais do laboratório e em dado momento a coordenadora geral Sra. Maria José pergunta a vc FULANA/O: Porque devo contratar uma ambulância com paramédicos e assistentes para esse evento?

3 Recepcionista da Secretaria
Verificar as condições de ordem e Limpeza do local. Recepcionar os participantes e convidados e realizar serviços de inscrição e credenciamento dos participantes do evento. Inspecionar as instalações, móveis, instrumentos que serão usados no decorrer do evento.

4 Ainda: Observar os casos que exijam atendimento especial, tais como: Convidados, Homenageados, Autoridades, etc... Dispor de todas as informações referente ao evento (serviços, locais, horários, preços, ramais, datas, responsáveis pela operação... Controlar o fluxo de movimentação de pessoal e serviços e a observância das placas indicadoras instaladas no local.

5 ...também Controlar materiais e equipamentos utilizados nas reuniões.
Auxiliar no controle coffee break nas reuniões. Zelar pelo atendimento especial a mesa principal das reuniões e em especial ao suprimento de água e café e sucos...

6 Tema e Público-Alvo de um Evento
O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo Evento deverá ser inspirado de forma a “motivar” o interesse e a participação do público-alvo. PQ?

7 O que é Público-Alvo? Entende-se por público-alvo de eventos as empresas e pessoas, principalmente as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas específicas e com características definidas (clientes potenciais, empresários, fornecedores...)

8 Assim: O tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder aquisitivo, faixa etária, gênero, estado civil, nacionalidade, etc...

9 Além disso: O título do evento deverá motivar a participação, constituindo-se no principal agente de divulgação da imagem do evento.

10 Ex de eventos Culturais Religiosos Esportivos Gastronômicos Comerciais
Exposições e Feiras Eventos Sociais Técnico-científico Turísticos Industriais Rurais

11 Local/Sede de um evento
Os eventos poderão ser realizados em centros de convenções, hotéis, clubes sociais, auditórios de entidades, quadras esportivas, salões de empresas e instituições religiosas. Dependendo da tipologia do evento, nível e número de participantes e ainda dos interesses dos patrocinadores e colaboradores.

12 Para a escolha do local, devemos considerar:
Aspectos relacionados com a estrutura de serviços oferecidas pelo estabelecimento-sede e pela localidade onde será realizado o evento, tais como:

13 Instalações. Infraestrutura de apoio administrativo e de serviços. Segurança. Meios de comunicação. Transporte, locomoção e acesso a ponto de taxi, ônibus, aeroportos, etc... Proximidade de estabelecimentos de serviços, tais como: hospitais, restaurantes.

14 Tendência! Há uma tendência de se promover os eventos de maior porte em locais afastados dos centros urbanos. Valendo um pastel e uma tubaína para quem discorrer a respeito disso ! Pq isso ocorre?

15 Se justifica pelo menor custo e por oferecerem mais conforto, segurança, liberdade e descontração. Nesse caso, para os participantes de eventos culturais e técnicos há melhores condições de integração nos objetivos do evento, pois convivem em ambientes mais amplos e saudáveis. Além disso, a realização de eventos de maior expressão e importância em locais afastados elimina e reduz as interferências externas, principalmente de lazer e diversão oferecidas nos grandes centros urbanos.

16 Os locais de eventos devem oferecer características específicas e funcionalidade para viabilizar os empreendimentos e abranger: 1º Instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais como reuniões, coquetéis, jantares, e feiras de maior expressão, e ainda, eventos paralelos.

17 2º Espaços amplos, modulares, com pé-direito alto, permitindo a instalação de equipamentos especiais.

18 3º Capacidade para montagem de múltiplos canários, pontos de iluminação, sonorização, instalação de equipamentos informatizados e outros instrumentos.

19 4º Auditórios modulares.

20 5º Áreas interligadas que proporcionem plena integração as atividades dos participantes.

21 6º Facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos.

22 7º Disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros.

23 8º Área de depósito e armazenagem adequados.

24 9º Meios de comunicação.

25 10º Flexibilidade para transformação de ambientes e instalações.

26 11º Áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos.

27 12º Disponibilidade de recursos humanos qualificados.

28 Valendo dois pastéis de queijo e duas tubaínas!
Finalmente, um fator de maior relevância na operacionalização de um evento é o: ????? Valendo dois pastéis de queijo e duas tubaínas!

29 layout do local Em outras palavras: “a distribuição e fluxo dos serviços no espaço físico disponível ou área de ocupação e movimentação de todas as atividades”.

30 Dessa forma: O estudo do layout se fundamenta basicamente na planta baixa do local, e deve-se efetuar uma simulação das operações e circulação no ambiente, incluindo o uso dos equipamentos.

31 Ainda: Pela simulação de tempos e movimentos serão estabelecidos os fluxos operacionais adequados e eficientes, evitando-se pontos de estrangulamento, sobreposições no curso dos trabalhos, prejudicando o evento.

32 Lembre-se: Para a decisão quanto ao local do evento, deverá ser feita uma visita de inspeção detalhada e rigorosa das instalações e ambientes, com o objetivo de assegurar o máximo conforto aos participantes e melhores condições de atendimento dos serviços exigidos.

33 Filmes