Ronda Acesso e Segurança

Apresentação em tema: "Ronda Acesso e Segurança"— Transcrição da apresentação:

1 Ronda Acesso e Segurança
Eduardo L. Pina Gestor de Negócios

2 Ronda Acesso e Segurança
GESTÃO DOS VEÍCULOS DA FROTA

3 Acesso e Segurança – Veículos de Frota
O controle de veículos da empresa tem como principal objetivo controlar a movimentação de entrada e saída de veículos na empresa; O Sistema de Acesso e Segurança possibilita o controle on-line de Veículos de Usuários da Frota, possibilitando assim uma utilização mais dinâmica dos veículos da empresa.

4 Conceitos Para ter um entendimento sobre o controle de veículos da frota, primeiramente é necessário entender quem são os veículos da frota: Os veículos da frota são compostos de veículos de uso da empresa e veículos de uso de colaboradores. veículos da frota empresa colaboradores

5 Conceitos Os veículos de uso da empresa são os veículos da própria empresa, ou seja, de uso geral. Este veículo não possui um usuário específico para o seu uso, ele pode ser utilizado por qualquer pessoa da empresa, desde que seja um condutor autorizado pelo sistema. uso da empresa

6 Conceitos uso de colaboradores
Os veículos de uso de colaboradores são veículos de propriedade da empresa, porém estão designados ao uso de determinado colaborador “usuário”, exemplo: Colaborador comodatário, este usuário recebe o veículo e o utiliza continuamente e restritivamente durante determinado tempo, porém, os controles de manutenção, abastecimentos e outros, são de responsabilidade da empresa. uso de colaboradores

7 Visão Geral

8 Cadastro de Veículos Cadastro completo dos Veículos;
Controle do Licenciamento e tributos; Dados complementares de compra e venda do veículo; Cadastro complementar de acessórios dos veículos; Controle dos usuários do veículo; Relacionamento de fotos do veículo (foto de documentos, do carro, sinistros, etc); • Cadastro: Consiste no cadastro dos dados básicos que poderão influenciar ou não nos demais cadastros e controles. Para o cadastramento do veículo será imprescindível o cadastramento prévio de situação, da marca e do modelo do veículo. Também neste cadastro será muito importante o correto preenchimento do campo tipo de veículo, pois conforme o tipo de veículo, ele terá controle diferenciado dos demais tipos. Ainda é importante salientar se o veículo é de uso geral e se o veículo participará do controle de manutenção. • Licenciamento : O usuário poderá cadastrar todo o controle de pagamentos dos seguros e tributos dos veículos, além de informar se as faturas estão pagas ou em aberto e qual a data de vencimento destas. • Dados Complementares: São informações referentes aos dados de compra ou de venda do veículo. Caso seja inserido algum dado na parte de Venda deste cadastro, a situação do veículo muda automaticamente para “Vendido”. • Acessórios: Poderão ser cadastrados os acessórios do veículo. Estes itens podem caracterizar a especificação de um modelo. Exemplo: ar condicionado, direção hidráulica, teto solar, etc. • Usuário: Consiste no cadastro de usuários de veículos da frota. Para este tipo de cadastro, o veículo atribuído para o usuário será de uso exclusivo somente desse usuário, ou seja, não é possível cadastrar mais de um usuário para cada veículo. Esse controle de veículos de usuário recebe um tratamento diferenciado dos veículos de frota, no qual é possível cadastrar mais de um condutor para cada veículo. Normalmente os usuários de veículos da frota são os diretores, executivos e gerentes da empresa. Esses dados também podem ser cadastrados em Veículos/ Frota / Uso Colaboradora / Usuários. Na parte do manual que retrata a parte do Controle de Usuários esta rotina é relatada em detalhes. • Imagem para o Veículo: Através da guia imagens podemos relacionar diversas fotos relacionadas com o veículo. Como por exemplo fotos de documentos do veículo ou sinistros. O funcionamento desta guia é semelhante a captura de imagens do cadastro do colaborador.

9 Uso da Empresa - Condutores
Gestão da permissão ao veículo através de: Cadastro da CNH; Categoria da CNH – tipos de veículos permitidos para condução (cód. DENATRAN); Data da habilitação e validade da CNH; • Condutores: Possibilita o cadastramento dos condutores de veículos da frota da empresa (Veículos/Frota/Uso Empresa/Condutores). O condutor deverá ser obrigatoriamente um colaborador e deverá ter permissão para utilização da frota. Através de algumas informações, tais como o número do CNH (Carteira Nacional de Habilitação), categoria, data de habilitação e data de vencimento da carteira pode-se controlar se o condutor pode ou não dirigir o veículo. É importante cadastrar corretamente o campo “Categoria Habilitação”, pois somente com esse campo cadastrado corretamente, juntamente com o campo Código DENATRAN do veículo cadastrado na tela de Tipo de Veículos é que poderá ser feito um controle correto dos condutores que podem dirigir determinados veículos.

10 Uso da Empresa - Veículos
Associação dos veículos aos condutores de frota; Controle do histórico de crachás de veículos/on-line; Autorizações de uso do veículo por: Cadastro do condutor; Pela placa do veículo; Pela categoria do veículo; Cadastro de agendamentos; Controle da saída e retorno do veículo; Histórico dos locais – centro de custo; • Veículos: Esta tela localizada em Veículos/Frota/Uso Empresa/Veículos, tem a finalidade de vincular quais os veículos cadastrados nos Cadastros Gerais que podem ser de uso geral dos condutores de frota. Estes veículos devem ter sido cadastrados na tabela de veículos primeiramente. Para o contro le de veículos da frota, devem ser fornecidos os dad os do responsável pelo veículo , a empresa proprietária, dad os do contrato se houver e datas de uso para utilização de frota.

11 Uso da Empresa - Veículos
Agendamento de veículos através de: Do solicitante, autorizador, destino, motivo do deslocamento, data/hora do retorno, quantidade de passageiros, quantidade de kilos para transporte, etc. Movimentação de veículos de forma on-line (leitoras dos equipamentos) ou off-line através da interação com o sistema na portaria informando: Placa do veículo; Data e hora da saída; Portaria a qual se permite o acesso; Destino do trajeto; Motivo de uso, bem como outras informaçoes; • Veículos: Esta tela localizada em Veículos/Frota/Uso Empresa/Veículos, tem a finalidade de vincular quais os veículos cadastrados nos Cadastros Gerais que podem ser de uso geral dos condutores de frota. Estes veículos devem ter sido cadastrados na tabela de veículos primeiramente. Para o contro le de veículos da frota, devem ser fornecidos os dad os do responsável pelo veículo , a empresa proprietária, dad os do contrato se houver e datas de uso para utilização de frota.

12 Uso da Empresa - Veículos
Tela da autorização de saída em modo Off-line:

13 Uso do Colaborador - Veículos
Permite determinar se o veículo da empresa terá acesso livre ou restrito para realizar a movimentação (somente a um condutor); Mantém o controle de manutenções,abastecimento,etc; Veículo de resposabilidade somente de um condutor; Usuários: Essa tela tem a mesma finalidade que a guia de Usuários na tela de Cadastro Geral do Veículo. Cada veículo ficará sob responsabilidade de somente um condutor. Normalmente, os usuários de veículos poderão ser todos o s colabo radores da empresa, porém, para uma melho r definição, para este cadastro, são usuários de veículos da frota: diretores, executivos e gerentes. Neste cadastro será definido um veículo para o usuário, portanto este usuário/colaborador p oderá utilizar o veículo da frota designado para o seu uso. Uma outra definição de usuários é: “Todos os colaboradores que podem ou possuem veículos da frota para utilizar”. No cadastro será importante o preenchimento do campo “Acesso Livre”, este campo informará se o veículo mencionado terá acesso livre ou acesso restrito para realizar movimentação na emp resa.

14 Uso do Colaborador - Movimentação
Permite o cadastro de uma autorização de “entrada/saída” de veículo através de Acesso Restrito, ou seja, sempre que for efetuado uma movimentação de veículo este deverá obter uma autorização para o condutor, sendo: Na entrada: Informar a placa e a data da autorização que servirá somente na data especificada. (motivos: 1-Manutenção, 2-Troca de veículo, 3-Entrega do veículo e 4-Autorizado pelo responsável); Na saída: Registra o motivo da movimentação, placa do veículo, data e hora da liberação’; • Autorização de Entrada – Acesso Restrito: O cadastro de autorização para entrada de veículos de usuários somente será necessário para os usuário s que possuem controle de movimentação (ver cadastro de usuário s, campo acesso livre = “N”). Para o cadastro de autorização de entrada para veículos de usuários de acesso restrito, deverá ser informado a placa e data de autorização para a entrada na empresa. A validade da autorização de entrada é somente na data especificada pela autorização, não podendo um veiculo receber uma autorização numa data e tentar entrar na empresa em outra data. Para um veículo de usuário com acesso restrito somente será concedida autorização de entrada em três motivos distinto s, que são: Manutenção, Troca de Veículo e Entrega de Veículo. Sendo que o caso de entrada de veículos por manutenção é gerad a somen te pelo cadastramento de manutenções, não sendo possível realizar o cadastramento de autorização de entrada para manutenção pela tela de cadastro de autorizações. • Autorização de Saída – Acesso Restrito: Será o cadastramento da autorização de saída de veículos de usuários de acesso restrito. Também como na tela de autorização d e entrada, possui o motivo d a movimentação seguindo o mesmo conceito do cadastro de autorização de entrada. O cadastramento será realizado informando a placa do veículo e data e hora da liberação do veículo.

15 Controle de Manutenção
O gerenciamento da manutenção, em muitos casos, é motivada pela crescente necessidade de preservar o estado da frota e com isso evitar gastos excessivos com o mesmo (manutenção periódica). Existe a possibilidade de controlar a manutenção periódica dos veículo s da fro ta. O gerenciamento da manutenção, em muitos caso s, é motivado pela crescente necessidade de preservar o estado da frota e com isso evitar gastos excessivos com o mesmo. Abaixo é apresentado o fluxo que mostra o funcio namento d a rotina:

16 Controle de Seguros Permite realizar a gestão dos contratos de seguro;
Registro dos tipos de seguro, modalidades de contratos e datas de vencimento; Cadastro dos corretores e tipos de cobertura de cada veículo da frota; Rotina onde será realizado o controle de seguros de veículos. Neste controle serão registrados os tipos de seguros, o u seja, as modalidades de seguros existentes, os cadastros dos corretores e qual a cobertura de cada veículo da frota.

17 Controle de Abastecimentos
Registro de todos os abastecimentos dos veículos da frota; Rateios por centro do custo; Integração com rotina de geração de despesas do sistema; Nesta rotina são cadastrados todos os abastecimentos efetuados para cada veículo da frota. Esta rotina possui integração com a rotina de geração de despesas. Desta forma, caso seja informado um item de despesa nas definições gerais (Campo "Cód. Despesa Abastecimento" na guia Desp esas), q uando for inserido um abastecimento, o sistema irá gerar um registro de despesa e o item da despesa neste cadastro será o que foi informado nas d efinições de frota.

18 Custos e Despesas Registro de todos os gastos relativos ao veículo para obtenção de desempenho. Podem ser registrados todos os serviços realizados e previamente cadastrados: Troca de pneus, óleo; Abastacimentos; Manutenções, etc; Registro de serviços; Registro de recibos, notas fiscais; Custo da fro ta é todo o gasto relativo ao veículo p ara obtenção de melhoria em seu desempenho, como por exemplo, manutenção preventiva, comb ustível e peças. No caso das despesas, podem ser registrados todos os serviços realizados (compra, de serviços, recibos, etc.). Estas podem ser referentes a qualquer tipo d e d espesa previamente cadastrado (troca de pneus, troca de óleo, abastecimento de comb ustível, manutenção mecânica, manutenção elétrica, manutenção de acessórios, substituição de bateria, etc.).

19 Controle de Ocorrencias
Registro das ocorrências dos veículos de frota por: Reclamações: para controle dos condutores e usuários sob as normas da empresa; Infrações: registro das infrações por condutor pela data/hora da infração, identificação do veículo, código da multa, pontos na carteira, data do pagamento e valor da multa; Sinistros: registro do condutor, descrição do sinistro (como ocorreu), pontos na carteira, custeio da despesa pela empresa ou condutor; O controle sobre ocorrências de veículos abrange o registro de reclamações; registro de infrações (multas d e trânsito) e sinistros de veículos (acidentes). Estas ocorrências são analisad as abaixo: • Reclamações: Este recurso normalmente é utilizado no controle de condutores, no sentido de verificar se o mesmo está seguindo as normas de trânsito, porém, podemos também utiliza-lo para controle de reclamações de veículos de usuários; • Infrações: Toda infração sofrida pelos condutores da empresa pod erá ser registrada no cadastro de infrações. No cadastramento deverá conter o condutor que sofreu a infração , a data e hora da infração , o veículo em que foi cometida a infração, o(s) código(s) d a(s) multa(s), quantidade de pontos na carteira, data de vencimento para pagamento da infração e valo r em Ufirs. • Sinistros: Os sinistros são de modo geral os danos realizados ao veículo (acidente). Neste registro serão informados dados sobre o condutor do veículo no momento do sinistro, relato d o sinistro (co mo ocorreu), se será empregado contro le de pontos na carteira, se será pago pela empresa e reembolsado pelo condutor etc.

20 Controle de Ocorrencias

21 Controle diversos para veículos
Administração de entrada e saída de todos os tipos de veículos que circulam na empresa; Permite cadastrar grupos de veículos para tratamentos diferenciados para: Colaboradores e visitantes; Veículos de terceiros; Montadoras e Táxis; Carga e descarga; O controle de veículos da empresa tem co mo principal objetivo controlar a movimentação de entrada e saída de veículos na empresa. Existem grupos de veículos que exercem fu nções diferentes nos quais necessitam de tratamentos d iferenciado s. Estes grupos podem ser d enominados veículos de colaboradores, veículos de terceiro s, montadoras, táxi, carga e descarga e de visitantes.

22 Veículos – Prestadores de Serviços
Uma das coisas mais comuns em empresas é o grande fluxo de veículos de terceiros pela planta. Esta rotina do Ronda Acesso efetua o controle do tráfego desses veículos pela empresa permitindo os seguintes controles: Local onde se encontra os veículos; Motivo pelo qual o mesmo teve acesso à empresa; Data e hora da entrada e saída, etc. Uma das coisas mais comuns em u ma empresa de grande porte, é o grande fluxo de veículos pela planta. Algu ns desses veículos, em muitas oportunidades, são de fornecedores, táxis, consultores, dentre outros. A rotina de Veículos Prestad ores de Serviços efetua o controle do tráfego desses veículos pela empresa, sabendo assim, onde encontram-se os mesmos, qual o motivo do seu acesso, à que horas entraram na empresa e à que horas saíram, e tudo isso com muita facilidade e dinamismo.

23 Veículos de Montadoras
Permite gerenciar o transito de veículos que saem da linha de montagem das montadoras através de: Cadastro de veículos, placas, condutores,p programação, saída e retorno de veículos para testes, etc. A rotina d e movimentação de veícu los testes será usada por empresas mo ntadoras de veículos, empresas que fabricam os veículos, po rtanto, eles são os veículos que saem da linha de montagem da montadora. Alguns veículos prod uzidos pelas operadoras sofrem determinados testes que servem para garantir a qualidade do produto fabricado. Para a movimentação de veículos teste, será criado um controle específico de veículos, como: Cadastro de veículos, Placas, Cond utores, Programação, Saída de Veículos e Retorno de Veículos Testes

24 Carga e descarga de Veículos
Permite o controle da entrada de caminhões na empresa (pátios, etc); Entrega de senhas na chegada; Pré-cadastro da autorização da entrada do caminhão por categoria de carga e descarga de marcadorias; Impressão de tickets com informações de materiais, dados do autorizador, dados do motorista, do local de carga/descarga, etc; As grandes e médias corporações de maneira geral, po ssui um grande fluxo de veículos para carga e descarga e conseqüentemente uma grande necessidade de controle deste fluxo. Para isto foi criado a rotina de Co ntrole de Veículos de Carga e Descarga. Ainda a rotina de Carga e Descarga visa o controle de caminhões na entrada de empresas (pátios). Com a rotina é possível manter um controle de veículos através de senhas de chegada. A mo vimentação do veículo no interior das empresas d ependerá de registro s de entradas. A entrada é realizada perante uma autorização do responsável pela carga e descarga de mercadorias. Desta forma o responsável pela movimentação destes veículos poderá ter um maior co ntrole da carga e descarga. Nesta rotina é possível prever a impressão de "tickets" que poderá conter por exemplo, informações sobre materiais, local, dados do autorizador, dados do motorista, etc. Estes bilhetes (vias) p oderão ser utilizados para controle de checagem dos materiais ou da realização do evento de carga e descarga.

25 Controle de Táxis Controle de itinerário;
Controle do valor de cada corrida; Controle da kilometragem prevista por trajeto e por tipo do trajeto (interno ou externo); Rateio dos valores por centro de custo (interno por $ de itinerário e externo por $ do Km rodado); Cadastro das empresas prestadoras de serviços; Controle do custo por Km rodado; Identificação e cadastro dos taxistas e do veículo com etiqueta de identificaçao; Para a utilização da rotina de táxis será necessário primeiramen te possuir o cadastro de Outra Empresa e o Cadastro de Veículos de Outras Empresas na tela de Cadastro de Veículo s de Prestadores d e Serviços. Para que o veículo de táxi seja considerado deverá haver a empresa (aqui co nsiderada com prestadora de serviço) e um Contrato entre as partes. Normalmente este vinculo é necessário entre as partes, como garantia de obrigações e deveres entre os acordantes. Todo veículo cadastrado como veículo de prestador de serviço será apresentado na pesquisa de veículos de táxis. Antes de associar o veículo a uma empresa prestadora de serviço, deve-se realizar o cad astro em Veículos Gerais. O cadastro de veículos prestad ores não possui limite de quantid ade de veículos. Na tela de cadastro de veículos de prestador de serviço é possível emitir etiqueta de identificação a ser afixada no veículo. Esta identificação auxilia a visualização rápida pelo controlado r de tráfego da empresa, podendo ser utilizada para leitura óptica da etiqueta

26 Controle de Estacionamento
Controle de vagas do estacionamento; Identificação das áreas e vagas do estacionamento; Controle dos locais de acesso ao estacionamento através da associação dos perfis de acesso e regras de negócios personalizadas; Colsulta de vagas disponíveis e ocupadas; As definições de estacionamento servirão para que seja informado o tipo de controle de estacionamento. O controle poderá ser On-Line ou Off-Line. O controle On-Line será realizado utilizando o aplicativo Coletor, que identificará a marcação realizada no coletor (coletor de estacionamento) e tratará a informação co mo uma movimentação de veículos no estacionamento.

27 Relatórios Gerencias

28 Prontuário de veículos

29 Prontuário de veículos

30 Prontuário de veículos

31 Prontuário de veículos

32 Finalização - Resumo Controle da movimentação de saída e de retorno dos veículos da frota e dos veículos dos colaboradores usados a serviço da empresa; Controle da entrada e da saída de veículos de particulares, de prestadores de serviço e dos veículos de carga e descarga; Controle da movimentação dos veículos de teste das empresas montadoras; Agenda do uso dos veículos da frota; Controle dos veículos da frota: controle dos acessórios, rateio do uso, comodato, venda, seguro, manutenções preventivas e corretivas, abastecimentos e consumo de combustível, quilometragem percorrida; Controle dos condutores dos veículos da frota: veículos autorizados, categoria habilitação, vencimento habilitação (CNH), infrações de trânsito, pontos na carteira; Controle de carga e descarga de veículos, com possibilidade de integração com balança; Bloqueio de acesso ao estacionamento para colaboradores que recebem vale-transporte; Agenda de táxis e conveniados; Controle de ocorrências de trânsito, tais como sinistros e reclamações; Consulta do proprietário do veículo estacionado; Consulta do prontuário do veículo: dados cadastrais, disponibilidade (agendado, em uso, sem retorno, em manutenção, imobilizado para conserto), movimentações, despesas, ocorrências, seguro, condutores autorizados e usuários dos veículos; Relatórios estatísticos para o acompanhamento da movimentação e da utilização dos veículos.

33 Obrigado pela Presença.
Eduardo Pina Gestor de Negócios