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Active Combustível Gerenciamento de Controle de Combustível.

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1 Active Combustível Gerenciamento de Controle de Combustível

2 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Sumário 1. Introdução Introdução 2. Menu Cadastro Menu Cadastro 3. Operações Padrão do Sistema Operações Padrão do Sistema 4. Cadastro de Ordem de Abastecimento Cadastro de Ordem de Abastecimento 5. Baixa de Ordem de Abastecimento Baixa de Ordem de Abastecimento 6. Conferência de Ordem de Abastecimento Conferência de Ordem de Abastecimento 7. Histórico Histórico 8. Reabastecimento de Tanque Reabastecimento de Tanque 9. Relacionamento de Combustível à Despesa de Motorista Relacionamento de Combustível à Despesa de Motorista

3 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Introdução Este manual tem por objetivo orientar os usuários a utilizar o Sistema de Combustível com eficiência.

4 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Menu Movimentos

5 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Operações Padrão do Sistema Tela de Cadastro Tela para visualizar os registros Tela de pesquisa ou filtro de informações Botão para Incluir Botão para Alterar Botão para Excluir Botão para Impressão Botão para geração de em arquivo Excel Botão para Cancelar uma Alteração ou Inclusão Botão para Gravar Botão para Sair Submeter pesquisa ou filtro Primeiro registro Registro anterior Próximo registro Ultimo registro

6 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Cadastro de Ordem de Abastecimento Este cadastro tem por objetivo liberar o veículo para o abastecimento. O cadastro é feito da seguinte forma: O usuário irá preencher todos os dados, conforme os campos abaixo: Descrição.: É a descrição para esta ordem, qualquer informação para que fique fácil de saber por quem e qual o seu motivo. Motorista.: O responsável por levar o veículo ao abastecimento. Veículo.: Veículo que estará sendo liberado para o abastecimento.

7 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Cadastro de Ordem de Abastecimento KM de abastecimento.: Este campo é preenchido pela ultima viagem do veículo registrada no módulo de controle de frota. Se não tiver este módulo integrado a este sistema, então o campo receberá 0 e o usuário poderá alterar. Tipo de Combustível.: Tipo de combustível para abastecimento do veículo. Tanque Cheio.: Caso o abastecimento seja para completar o tanque. Se esta flag estiver marcada os campos de valores (Valor unitário,Quantidade de Litros,Valor Total), todos estarão desabilitados para preenchimento. Valor unitário.: Valor unitário por litro de combustível. Este campo recebe o valor do tipo de combustível quando selecionado. Quantidade de Litros.: Quantidade de litros de combustível que o veículo irá abastecer. Valor Total.: Valor total do ordem de abastecimento.

8 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Cadastro de Ordem de Abastecimento Ficha de Ordem de Abastecimento

9 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Cadastro de Ordem de Abastecimento Aba Filtro 1. Caso a opção Todos esteja marcada, após submeter irá trazer todos os registros. 2. Caso não esteja marcado será feito o filtro de acordo com os parâmetros passados pelo usuário. 3. Após clicar em submeter as informações procuradas aparecerão no grid da aba Planilha.

10 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Cadastro de Ordem de Abastecimento A aba baixa e o botão estorno de baixa só aparecerão se a ordem de abastecimento já estiver baixada e com a data de baixa. Caso contrário o sistema automaticamente ocultará estes campos.

11 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Cadastro de Ordem de Abastecimento Relação de Ordem de Abastecimento

12 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Baixa de Ordem de Abastecimento Esta tela tem por objetivo a baixa das ordens de abastecimento e somente por esta tela o usuário poderá baixá-las. Para este processo o usuário basta informar: Submeter.: Basta o usuário escolher os parâmetros necessários para fazer o filtro das ordens a serem baixadas. Depois dos parâmetros selecionados pelo usuário basta clicar no botão submeter.

13 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Baixa de Ordem de Abastecimento Após filtrar as informações necessárias, este grid irá apresentar todas as ordens conforme o filtro anterior. Após isso basta clicar 2x no registro que deseja fazer a baixa, que ira aparecer a seguinte tela.

14 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Baixa de Ordem de Abastecimento Confirme os dados para baixa apresentados na tela e o sistema mostrará as informações nos campos dependendo de duas formas: Se o fornecedor for terceiro.: O sistema trará na tela os valores registrados na inclusão da ordem e o campo bomba estará bloqueada, pois o mesmo não poderá afetar os movimentos dos tanques da empresa. Se o fornecedor for próprio e não for tanque cheio.: O sistema trará na tela os valores registrados na inclusão da ordem e o usuário apenas deverá informar em que bomba o veículo abasteceu. Se o fornecedor for próprio e for tanque cheio.: Os valores estarem em branco e o usuário deverá informar os valores e em que bomba o veículo abasteceu. Lembramos que dizemos que o fornecedor (posto) é próprio ou terceiro no cadastro do fornecedor. Após isso o usuário só precisa clicar em baixa.

15 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Conferência de Ordem de Abastecimento Esta tela tem por objetivo liberar/bloquear as ordens de abastecimentos para geração do contas a pagar ou apenas para conferir as ordens abastecidas. Esta tela funciona da seguinte forma: Ordens liberadas ( SIM ).: Ordens liberada para geração de títulos do contas a pagar. Ordens liberadas ( NÃO ).: Ordens Bloqueadas para geração de títulos do contas a pagar. Filtro.: O filtro é feito de acordo com os parâmetros passados pelo usuário. Após liberar a ordem de abastecimento. O registro irá para o grid de ordens liberadas.

16 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Conferência de Ordem de Abastecimento Gerar Titulo.: Gera os títulos no contas a pagar das ordens de abastecimentos no módulo de Financeiro. Mas neste processo alguns cuidados devemos tomar, como: 1. No caso de ter várias as ordens de abastecimento selecionas para gerar título no contas a pagar e as ordens que forem de fornecedores iguais o sistema irá gerar um único titulo com o valor total e as demais ordens de fornecedores diferentes será gerado um título para cada um. 2. Devemos Prestar muita atenção quando selecionarmos um único registro, pois somente este irá gerar o titulo no contas a pagar, mesmo tendo outras ordens com o mesmo fornecedor. Basta selecionarmos a Filial cobradora que é a filial que foi a responsável por gerar a ordem de combustível, a data de emissão e data vencimento. A flag Cobrança Centraliza serve para que o usuário que esta gerando o titulo no contas a pagar gere por todas as filiais.

17 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Histórico de Movimentos

18 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Histórico de Movimentos Esta tela tem por objetivo a movimentação de ordens de abastecimentos e reabastecimentos da empresa: O usuário deve informar a filial, o tanque e o período das baixar das ordens e reabastecimentos. No grid é apresentado os campos tipo de movimento, data do movimento, litros de movimento e valor do movimento. Os tipos de movimentos podem ser baixa de ordem, reabastecimento, ajuste(+), estorno de baixa e ajuste(-). No campo abaixo do grid, fica o histórico de movimento. Este trás as informações: Se for ordem de abastecimento ou reabastecimento, código e o fornecedor. Mais abaixo temos as entradas e saídas conforme o período selecionado pelo usuário. Na tela a direita temos o Movimento que faz o trabalho de ajustes do histórico: Este cadastro somente será feito por motivos de ajustes.

19 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Reabastecimento Este cadastro tem por objetivo o reabastecimento do(s) tanques no caso da empresa ter seu próprio posto. Para este processo o usuário deve seguir os seguintes processos: Fornecedor.: Informar o fornecedor que esta fornecendo o combustível para a empresa. Tanque.: Tanque que será reabastecido. Valor do abastecimento.: Valor pago pelo reabastecimento. Data do abastecimento.: Data do reabastecimento. Litros de abastecimento.: Litros que esta reabastecendo. Atenção.: O usuário deve tomar muito cuidado com o cadastro de reabastecimento, pois este faz movimento no tanque e no histórico. Após incluir o reabastecimento o sistema reporta ao usuário uma confirmação por modo de segurança.

20 Active System Desenvolvimento Versão 1.0 Relacionamento de Combustível com Despesas de Motorista Esta tela tem por finalidade relacionar as ordens de combustíveis com a despesa do motorista do ActiveTrans.: Como usar: 1. Informe o período de despesa que deseja visualizar; 2. Clique em verificar para carregar o filtro desejado; 3. Selecionar a despesa deseja e clique na mão indicando a direita. 4. Isso irá carregar todas as Ordens de Combustível referente ao motorista e veículo da despesa; 5. Mantenha selecionada a despesa e selecione a ordem(s) para relacioná-las; 6. No botão abaixo da mão indicativa, serve para efetuar o relacionamento, 7. O sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação de relacionamento. Clica em sim e logo esta relacionado no ActiveTrans.


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