NBome Planejamento de Auditoria: Levantamento de Controles Internos de Bens Móveis Robson Ramos Oliveira SATPNA Auditoria Geral do Estado.

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1 NBome Planejamento de Auditoria: Levantamento de Controles Internos de Bens Móveis Robson Ramos Oliveira SATPNA Auditoria Geral do Estado

2 Problema

3 Auditoria Geral do Estado Agregar valor. É possível?

4 Auditoria Geral do Estado Agregar valor: Visão Sistêmica

5 Auditoria Geral do Estado Como vamos começar?........ Controle Interno: Bens

6 Auditoria Geral do Estado Questionário

7 Auditoria Geral do Estado Avaliação de Controle Interno - COSO

8 Auditoria Geral do Estado Baseline Sim; Não + ou - Você concorda? Não sei Acho que sim Você considera?

9 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle

10 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (1) A unidade responsável pela gestão de bens móveis (Setor de Patrimônio ou equivalente) consta no organograma da Unidade e do Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e descrição das competências? 4 Se a unidade consta no organograma e no Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e competências dos departamentos, seções e outras formas de organização. 3 Se a unidade consta no organograma, mas não consta no Regimento Interno ou similar, não sendo portanto estabelecida as funções, competências dos departamentos, seções e outras formas de organização. 2 Se a unidade não consta no organograma, mas consta no Regimento Interno ou similar, com as funções e competências dos departamentos, seções e outras. 1 Se a unidade não consta no organograma nem no Regimento Interno.

11 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (2) O órgão/entidade adota a política de realizar rodízios de função de gestor de bens móveis, gestores ou encarregados? 4 É prática do órgão/entidade realizar rodízios de função periodicamente. 3 É pratica do órgão/entidade realizar rodízios de função ocasionalmente, quando da vacância de cargos, por exemplo. 2 O rodízio de funções ocorre esporadicamente, especialmente em términos de mandato. 1 Quase nunca ocorrem rodízios de função.

12 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (3) Existem ações para desenvolver e capacitar os servidores que atuam na gestão de bens móveis? 4 Existem ações internas (reuniões, workshops, outras) e os servidores ainda são capacitados por órgãos externos (SEPLAG, AGE, CGE, outros). 3 Somente existem ações externas, ou seja os servidores/funcionários são capacitados por órgãos externos (SEPLAG, AGE, CGE, outros). 2 Existem ações externas (SEPLAG, AGE, CGE, outros) mas os servidores quase nunca participam. 1 Existem ações externas (SEPLAG, AGE, CGE, outros) mas os servidores nunca participam.

13 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (4) Estão sendo realizadas, pelo órgão/entidade, reuniões para tratar do tema gestão de bens móveis com as partes interessadas (Gestor de Bens Móveis, Contabilidade (COSEC), Auditoria Interna (COSEA), Unidades Apoiadas, Subunidades, sobretudo para tratar de possíveis dúvidas quanto à aplicabilidade do Decreto nº 44.558/2014? 4 Com muita frequência (mais de uma vez por mês). 3 Com média frequência (em alguns meses). 2 Com baixa frequência (duas ou três vezes ao ano). 1Não são realizadas reuniões.

14 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (5) As Subunidades, as Unidades Apoiadas ou a própria Unidade estão elaborando a prestação de contas mensal? 4 Sim, e existem controles consistentes (pasta, arquivo, dossiê) à disposição dos órgãos de controle. 3 Sim, mas os controles são insatisfatórios. 2 Não. Estamos em processo de elaboração. 1 Não. O controle não será realizado.

15 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (6) Foram (Estão sendo) contabilizadas (a partir de 2014) a depreciação dos bens móveis? 4 O órgão ou entidade contabilizou a depreciação conforme orientação da Portaria CGE 179/2014. 3 O órgão ou entidade não contabilizou a depreciação em decorrência de não ter adquirido bens em 2014. 2 O órgão ou entidade contabilizou parte da depreciação, dos bens adquiridos em 2014, que devia ter sido reconhecida conforme orientação da Portaria CGE 179/2014. 1 O órgão ou entidade não contabilizou a depreciação, apesar de ter adquirido bens em 2014.

16 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (6a) Foram (Estão sendo) contabilizadas (a partir de 2015) o ajuste inicial e a depreciação dos bens móveis, conforme Portaria CGE nº 179/2014? 4 O órgão ou entidade contabilizou o ajuste dos bens móveis e a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014. 3 O órgão ou entidade contabilizou, parcialmente, o ajuste dos bens móveis e a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014. 2 O órgão ou entidade não contabilizou o ajuste dos bens móveis, porém reconheceu contabilmente a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014. 1 O órgão ou entidade não contabilizou o ajuste dos bens móveis, tampouco reconheceu contabilmente a depreciação conforme orientação da Portaria CGE nº 179/2014.

17 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (7) Anualmente, a unidade presta contas dos bens móveis de forma consolidada, conforme artigo 34 do Decreto nº 44.558/2014? 4 Sim. Dentro do prazo estabelecido pelo Decreto n.º 44.558/2014 (até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente) 3 Sim. Dentro do prazo de 180 dias a contar do encerramento do exercício financeito (aproximadamente 30 de junho). 2 Não. Mas a prestação de contas se encontra em processo de elaboração. 1 Não. As contas não serão prestadas até que se mitigue algum tipo de conflito em relação à entendimentos obtidos em legislação.

18 Auditoria Geral do Estado Ambiente de Controle (8) A Unidade deu transparência (DO, Boletins e/ou internet) dos atos de nomeação do Gestor de Bens Móveis e da relação das Subunidades e/ou Unidades Apoiadas que compõem a Unidade? 4 Sim, com publicação em DO. 3 Sim, com publicação em boletins internos. 2 Não, mas estamos providenciando a publicação no DO. 1 Não ocorreu a publicação, nem estamos em processo visando à publicação.

19 Auditoria Geral do Estado Avaliação de Risco

20 Auditoria Geral do Estado Avaliação de Risco (9) A Unidade identificou os riscos relacionados à gestão de bens móveis? 4 A Unidade identificou os riscos relacionados à gestão de bens móveis, os monitora e adota plano de ação para corrigi-los e mitigá-los. 3 A Unidade identificou alguns riscos relacionados à gestão de bens móveis, os monitora e adota plano de ação para corrigi-los e mitigá-los. 2 A Unidade está em processo de identificação de seus riscos relacionados à gestão de bens móveis 1 No contexto da gestão dos bens móveis, a Unidade não identifica, monitora e mitiga riscos.

21 Auditoria Geral do Estado Avaliação de Risco (10) A Unidade considerou os fatores, impacto e relevância para a identificação de itens e questões de maior significância e vulnerabilidade quanto à gestão de bens móveis? 4 A Unidade por meio de uma matriz classifica os riscos quanto ao impacto e relevância, identificando itens e questões de maior significância e vulnerabilidade quanto à gestão de bens móveis. 3 Apenas alguns departamentos da Unidade classificam os riscos quanto ao impacto e relevância, identificando os itens e questões de maior significância e vulnerabilidade. 2 A Unidade está em processo de identificação de seus riscos quanto à gestão de bens móveis, considerando os fatores de impacto e relevância. 1 A Unidade não classifica os riscos quanto ao impacto e relevância, nem identifica os itens e questões de maior significância e vulnerabilidade quanto aos bens móveis.

22 Auditoria Geral do Estado Atividades de Controle

23 Auditoria Geral do Estado Atividades de Controle (11) O Gestor de Bens Móveis/Encarregado quando do gozo de seu período de férias possui substituto designado e treinado para exercer as sua funções? 4 O Gestor de Bens Móveis/Encarregado gozam regularmente suas férias e possuem substitutos designados e treinados para o exercício da função. 3 O Gestor de Bens Móveis/Encarregado gozam regularmente suas férias e não possuem substitutos designados e treinados para o exercício da função. 2 O Gestor de Bens Móveis/Encarregado não gozam regularmente suas férias e não possuem substitutos designados e treinados para o exercício da função. 1 O Gestor de Bens Móveis/Encarregado quase nunca gozam suas férias e, nos seus poucos impedimentos, não possuem substitutos designados.

24 Auditoria Geral do Estado Atividades de Controle (12) Existem normas internas sobre a entrada, transferência, baixa, sobretudo qualquer movimentação, de bens da Unidade? 4 Existe normas internas, além de a Unidade utilizar as normas gerais. 3 A Unidade está em processo de criação/atualização de normas internas, além de a Unidade utilizar as normas gerais. 2 A Unidade cumpre as normas gerais. 1 A Unidade não possui normas internas e nem cumpre as normas gerais.

25 Auditoria Geral do Estado Atividades de Controle (13) Existe histórico de fraudes, perdas e roubos de bens móveis na Unidade? 4 Não existe histórico de fraudes, perdas e roubos de bens móveis na Unidade. 3 O histórico de fraudes, de perdas e de roubos de bens móveis é mínimo na Unidade. 2 O histórico de fraudes, de perdas e de roubos de bens móveis ocorrem com maior frequência. 1 O histórico de fraudes, perdas e roubos de bens móveis é frequente, contínuo e crescente.

26 Auditoria Geral do Estado Atividades de Controle (14) Na ocorrência de fraudes, de perdas, de roubos e de furtos de bens móveis é prática da Unidade instaurar sindicância e Tomada de Contas,se o caso, para apurar responsabilidades. 4 Sim. Instauramos a Tomada de Contas após terem sido adotadas as providências internas visando o ressarcimento do dano. 3 Sim. Qualquer diminuição de bens móveis são instauradas Tomadas de Contas, precedidas ou não de sindicância. 2 Não são instaurados os procedimentos de Tomadas de Contas visando o ressarcimento do dano, tampouco de Sindicância. 1 Nunca, ou quase nunca, ocorrerem fraudes, perdas, roubos e furtos de bens patrimoniais.

27 Auditoria Geral do Estado Informação e Comunicação

28 Auditoria Geral do Estado Informação e Comunicação (15) As informações relevantes na gestão de bens móveis são devidamente identificadas, documentadas, armazenadas e comunicadas tempestivamente às partes interessadas? 4 O Gestor de Bens Móveis mantém canal de comunicação com todos os servidores, divulgando ações, serviços, práticas e informações diversas, de forma clara e precisa. 3 O Gestor de Bens Móveis mantém canal de comunicação apenas com servidores que desempenham funções relacionadas à gestão de bens móveis. 2 O Gestor de Bens Móveis comunica-se esporadicamente com servidores. 1 O Gestor de Bens Móveis não mantém canal de comunicação com os servidores.

29 Auditoria Geral do Estado Monitoramento

30 Auditoria Geral do Estado Monitoramento (16) Existem ações de monitoramento para o cumprimento de recomendações, relacionadas à gestão dos bens móveis, realizadas pelo tribunal de Contas (TCE), Auditoria Geral do Estado (AGE)e Auditoria Interna da Unidade (AI)? 4 As recomendações do TCE, da AGE e da AI são monitoradas com certa frequência, mais de uma vez por ano. A Unidade adota Plano de Ação para corrigir, mitigar todos os problemas identificados. 3 As recomendações do TCE, da AGE e da AI são monitoradas, pelo menos uma vez por ano, ou quando necessário. A Unidade adota Plano de Ação para corrigir, mitigar todos os problemas identificados. 2 As recomendações do TCE, da AGE e da AI são monitoradas poucas vezes. A Unidade adota Plano de Ação mas não corrige tampouco mitiga todos os problemas identificados. 1 As recomendações do TCE, da AGE e da AI não são monitoradas. A Unidade não adota Plano de Ação nem corrige, mitiga todos os problemas identificados.

31 Auditoria Geral do Estado Outros

32 Auditoria Geral do Estado Outros (17) Você considera que a Auditoria Geral do Estado agrega valor para o processo de gestão de bens móveis da Unidade? 4 Concordo Plenamente 3 Concordo 2 Não concordo, nem discordo 1 Discordo Plenamente

33 Auditoria Geral do Estado Outros (18) Você considera que a Auditoria Interna (da Unidade) agrega valor para o processo de gestão de bens móveis da Unidade? 4 Concordo Plenamente 3 Concordo 2 Não concordo, nem discordo 1 Discordo Plenamente

34 Auditoria Geral do Estado Outros (19) Você considera que as normas para gestão dos bens móveis, hoje existentes, agregam valor para a administração? 4 Concordo Plenamente 3 Concordo 2 Não concordo, nem discordo 1 Discordo Plenamente

35 Auditoria Geral do Estado Evidências

36 Auditoria Geral do Estado Evidências A unidade responsável pela gestão de bens móveis (Setor de Patrimônio ou equivalente) consta no organograma da Unidade e do Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e descrição das competências? 4 Se a unidade consta no organograma e no Regimento Interno, ou similar, com definição de funções e competências dos departamentos, seções e outras formas de organização. Juntar informações sobre o organograma, regimentos internos ou equivalentes, informar sua divulgação, se na internet, se em material impresso. Informe a atualização deles. 3 Se a unidade consta no organograma, mas não consta no Regimento Interno ou similar, não sendo portanto estabelecida as funções, competências dos departamentos, seções e outras formas de organização. 2 Se a unidade não consta no organograma, mas consta no Regimento Interno ou similar, com as funções e competências dos departamentos, seções e outras. 1 Se a unidade não consta no organograma nem no Regimento Interno.

37 Auditoria Geral do Estado Resultados

38 Auditoria Geral do Estado Gap Analysis, outro modelo

39 Auditoria Geral do Estado Gap Analysis, um modelo

40 Auditoria Geral do Estado Classificação dos Objetivos e da Conclusão da Auditoria ConclusãoDescrição Bem Controlado Os processos são concebidos adequadamente e / ou estão sendo executados de forma eficaz para gerir os riscos. Podem existir problemas de controle, mas são menores. Bem Controlado com necessidade de melhorias Os processos estão sendo executados, mas ocorrem deficiências que não comprometem a realização dos objetivos mais importantes. Melhorias são necessárias Fraquezas estão presentes na execução de um ou mais compromissos, mas não impedem que o objetivo geral do processo seja atingido. Muitas melhorias são necessárias Fraquezas estão presentes e podem comprometer o objetivo geral do processo. O impacto das deficiências em gestão de riscos é generalizado devido a quantidade ou natureza da fraqueza.

41 Auditoria Geral do Estado Classificação das Observações de auditoria ClassificaçãoDescrição Baixo A observação coloca o órgão / entidade em exposição de risco relativamente menor. Representa um processo e oportunidade de melhoria. Moderado A observação tem impacto moderado para o órgão e entidade. A exposição ao risco pode ser significativa, mas não para o órgão / entidade como um todo. Os controles podem existir, mas podem não estar sendo operados como planejado. Requer que o órgão / entidade dobrem atenção no curto prazo. Alto A observação tem amplo impacto e possível exposição ao risco, exigindo do órgão / entidade atenção imediata e remediação>

42 Auditoria Geral do Estado Modelo de OHIO

43 Auditoria Geral do Estado Conclusões do Trabalho Há necessidade de replicar o trabalho no próximo ano? Sim, todo Sim, parte Não, daqui a X anos

44 Auditoria Geral do Estado O trabalho de levantamento dos controles

45 Auditoria Geral do Estado Como deverá ser preenchido o questionário? Auditor Interno (COSEA) Contador (COSEC) Gestor de Bens Móveis DGAF

46 Auditoria Geral do Estado Cronograma Quando?O que fazer?Quem? 28/08/2015 Capacitação dos Auditores, Contadores e Gestores de Bens. AGE 02/09/2015 Envio do questionário (autoavaliação) por meio de Ofício para os órgãos e entidades. AGE 08/09/2015Envio das respostas do questionário para AGE. Órgãos e Entidades 16/09/2015 Reunião com o Auditor Interno, Contador e DGAF para debate sobre as evidências encontradas. Auditores 21/09/2015 Consolidação das informações para elaboração do relatório, revelando o estado da arte da avaliação dos controles internos, no contexto da gestão de Bens Móveis. AGE 06/11/2015Apresentação dos resultados.AGE

47 Auditoria Geral do Estado Plano de Ação

48 Auditoria Geral do Estado Outros trabalhos em que será utilizada a mesma metodologia Geral: Órgão Programas de Governo Contratos, Convênios Descentralização Outros,.......

49 Auditoria Geral do Estado Capacitações Futuras Planejamento de Auditoria para 2016 Relatório de Auditoria Riscos

50 Auditoria Geral do Estado planejamento.age@fazenda.rj.gov.br Tel. (21) 2334-4881 Robson Ramos Oliveira SATPNA Muito Obrigado!!!