NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Professor Élvis Corrêa Miranda

ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: Alfabético Geográfico Numérico Ideográfico 3

documentos por local ou procedência; Entende-se por procedência MÉTODO GEOGRÁFICO: É aquele que separa os documentos por local ou procedência; Entende-se por procedência a cidade, estado ou país a que o documento se refere. 4

REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO: ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: Os estados devem ser ordenados alfabeticamente; Dentro de cada estado, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética. 5

ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: ALAGOAS BAHIA CEARÁ GOIÁS MARANHÃO PARÁ SÃO PAULO 6

ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: ALAGOAS BAHIA CEARÁ GOIÁS MARANHÃO PARÁ SÃO PAULO PASTA DO ESTADO DO CEARÁ: FORTALEZA Crateús Juazeiro Quixeramobim Sobral 7

REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO: ORGANIZAÇÃO POR PAÍS: Os países devem ser ordenados alfabeticamente; Dentro de cada país, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética. 8

ORGANIZAÇÃO POR PAÍS: ARGENTINA BÉLGICA CHINA FRANÇA HONDURAS JAPÃO PORTUGAL 9

ORGANIZAÇÃO POR ESTADO: ARGENTINA BÉLGICA CHINA FRANÇA HONDURAS JAPÃO PORTUGAL PASTA DE PORTUGAL: LISBOA Braga Porto Setúbal 10

REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO: ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente; Ao final de cada cidade, deve ser identificado o seu estado, entre parênteses. 11

ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: Anápolis Cubatão Fortaleza Lages Manaus São Paulo Taguatinga 12

ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: Anápolis (Goiás) Cubatão (São Paulo) Fortaleza (Ceará) Lages (Santa Catarina) Manaus (Amazonas) São Paulo (São Paulo) Taguatinga (Distrito Federal) Taguatinga (Tocantins) 13

ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: Anápolis (Goiás) Cubatão (São Paulo) Fortaleza (Ceará) Lages (Santa Catarina) Manaus (Amazonas) São Paulo (São Paulo) Taguatinga (Distrito Federal) Taguatinga (Tocantins) 14

ORGANIZAÇÃO POR CIDADE: Anápolis (Goiás) Cubatão (São Paulo) Fortaleza (Ceará) Lages (Santa Catarina) Manaus (Amazonas) São Paulo (São Paulo) Taguatinga (Distrito Federal) Taguatinga (Tocantins) 15

MÉTODO NUMÉRICO: É aquele que ordena os documentos por número; É subdividido em numérico simples, cronológico e dígito-terminal. 16

NUMÉRICO SIMPLES: Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número que receberam. 17

Dividir em grupos de 2 algarismos NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL: Os documentos são numerados; Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada um, lidos da direita para a esquerda; A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos. 746.350 128.968 45.879 341.901 215.950 74-63-50 12-89-68 04-58-79 34-19-01 21-59-50 1º) 34-19-01 2º) 21-59-50 3º) 74-63-50 4º) 12-89-68 5º) 04-58-79 Dividir em grupos de 2 algarismos arquivam-se 18

MÉTODO IDEOGRÁFICO: É aquele que ordena os documentos por assunto ou tema; Os assuntos podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. 19

IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO: DICIONÁRIO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em um único nível ENCICLOPÉDICO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em níveis hierarquizados. 20

DICIONÁRIO: Admissão Aposentadoria Cirurgias Empréstimos Exames Férias Licenças Viagens 21

ENCICLOPÉDICO: FINANÇAS Empréstimos Bancários Rurais Financiamentos PESSOAL Aposentadoria Férias Treinamento Cursos Estágios 22

IDEOGRÁFICO NUMÉRICO: 1) Os assuntos são codificados hierarquicamente (do geral para o específico), gerando o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição; 2) Os documentos têm o seu código de classificação anotados na primeira folha quando entram na instituição; 3) A ordenação nos arquivos é feita a partir dos códigos de assunto. 23

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO: 1 – FINANÇAS 1-1 – Empréstimos 1-1-1 – Rurais 1-1-2 – Bancários 1-2 – Financiamentos 2 – PESSOAL 2-1 – Férias 2-2 – Aposentadoria 2-3 – Treinamento 2-3-1 – Estágios 2-3-2 - Cursos 24

CODIFICAÇÃO: 25

CODIFICAÇÃO: 2-3-2 26

ORDENAÇÃO NO ARQUIVO: 27

ORDENAÇÃO NO ARQUIVO: 2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 2-6 2-7 28

IDEOGRÁFICO NUMÉRICO: 1) A codificação dos documentos é feita quando da entrada deste na instituição (fase corrente); 2) MÉTODO DECIMAL: Limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes; 3) MÉTODO DUPLEX: Permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada. 29

ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO: O responsável deve conhecer e considerar dois aspectos: A natureza dos documentos a serem arquivados; A estrutura e o funcionamento da instituição. 30

QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES

(Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se (A) por assunto. (B) onomástico. (C) geográfico. (D) ideográfico. (E) alfabético. 32 32 32

(Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se (A) por assunto. (B) onomástico. (C) geográfico. (D) ideográfico. (E) alfabético. 33 33 33

(Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representação regional, um cidadão comum pode enviar carta com reclamação, elogio ou sugestão, e ela será encaminhada à Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação dessas cartas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5 34 34 34

(1) Santa Maria (2) Caxias do Sul (3) Novo Hamburgo (4) Gramado (5) Porto Alegre 35 35 35

(5) Porto Alegre (2) Caxias do Sul (4) Gramado (3) Novo Hamburgo (1) Santa Maria 36 36 36

(Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representação regional, um cidadão comum pode enviar carta com reclamação, elogio ou sugestão, e ela será encaminhada à Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação dessas cartas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5 37 37 37

(A) numérico cronológico. (B) numérico alfabético. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) A atribuição de um número a cada cliente (pessoa física ou jurídica), por exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação alguma com a ordem alfabética é característica do método. (A) numérico cronológico. (B) numérico alfabético. (C) numérico simples. (D) dígito-terminal. (E) variadex-cronológico. 38 38 38

(A) numérico cronológico. (B) numérico alfabético. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) A atribuição de um número a cada cliente (pessoa física ou jurídica), por exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação alguma com a ordem alfabética é característica do método. (A) numérico cronológico. (B) numérico alfabético. (C) numérico simples. (D) dígito-terminal. (E) variadex-cronológico. 39 39 39

(Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 40 40 40

(Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 41 41 41

5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz 6) 306.818 - Bruno Delmas (FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores: 1) 001.299 - Hilary Jenkinson 2) 032.699 - Eugenio Casanova 3) 129.129 - T. R. Schellenberg 4) 159.544 - Luciana Duranti 5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz 6) 306.818 - Bruno Delmas 7) 588.029 - Paola Carucci 8) 246.344 - Michel Duchein 42 42 42

1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 43 43 43

1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 1) 00-12-99 2) 03-26-99 3) 12-91-29 4) 15-95-44 5) 30-52-18 6) 30-68-18 7) 58-80-29 8) 24-63-44 44 44 44

1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 1) 00-12-99 2) 03-26-99 3) 12-91-29 4) 15-95-44 5) 30-52-18 6) 30-68-18 7) 58-80-29 8) 24-63-44 45 45 45

1) 001.299 2) 032.699 3) 129.129 4) 159.544 5) 305.218 6) 306.818 7) 588.029 8) 246.344 1) 00-12-99 2) 03-26-99 3) 12-91-29 4) 15-95-44 5) 30-52-18 6) 30-68-18 7) 58-80-29 8) 24-63-44 46 46 46

(A) 1,2,3,4,8,5,6,7. (B) 5,6,7,3,8,4,1,2. (C) 5,6,2,1,4,8,7,3. (D) 7,2,6,8,4,1,5,3. (E) 7,2,6,8,4,5,1,3. 47 47 47

(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico. 48 48 48

(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico. 49 49 49

(Funiversa – Terracap 2010) Acerca dos métodos de arquivamento, aquele que separa os documentos por assunto é o (A) ideográfico. (B) alfabético. (C) numérico. (D) geográfico. (E) cronológico. 50 50 50

(Funiversa – Terracap 2010) Acerca dos métodos de arquivamento, aquele que separa os documentos por assunto é o (A) ideográfico. (B) alfabético. (C) numérico. (D) geográfico. (E) cronológico. 51 51 51

(A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade. (Funiversa – Embratur / 2010) O que determina o método de arquivamento dos documentos do arquivo é (são) (A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade. (B) a espécie e a tipologia do documento. (C) o ato de recebimento e a expedição do documento. (D) o suporte e o gênero documental. (E) a classificação de sigilo do documento. 52 52 52

(A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade. (Funiversa – Embratur / 2010) O que determina o método de arquivamento dos documentos do arquivo é (são) (A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade. (B) a espécie e a tipologia do documento. (C) o ato de recebimento e a expedição do documento. (D) o suporte e o gênero documental. (E) a classificação de sigilo do documento. 53 53 53

(Cespe-UnB - ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe. 54 54 54

(Cespe-UnB - ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe. 55 55 55

(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados. 56 56 56

(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados. 57 57 57

(Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização do seu acervo. 58 58 58

de Miranda até Oliveira GAMA: de Abreu até Ferreira PESSOAL CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes de Gonçalves até Lima de Miranda até Oliveira GAMA: de Abreu até Ferreira de Garcia até Maciel VEÍCULOS MATERIAL PERMANENTE 59 59 59

Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético. 60 60 60

(Cespe-UnB-Ancine / 2006) Considerando a hipótese de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto. 61 61 61

PESSOAL - ADMISSÃO E DEMISSÃO VEÍCULOS - Goiás - Minas Gerais PESSOAL - ADMISSÃO E DEMISSÃO - de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. - de Castro, Maria S. até Dias, Paulo, R. PAGAMENTOS - de 1981 a 1985 - de 1986 a 1989 62