Função e Importância Cultural dos Arquivos Municipais Évora, 12 de Março de 2013 Pedro Pereira mail@adevr.dglab.gov.pt

Arquivos Municipais Porquê e para quê? Um mal necessário? Para preservar a informação? Para promover a cultura? Conhecer melhor a história regional e local? Servir de prova em diferentes atos? Uma forma de melhor servir a Sociedade?

Papel versus digital Maioria dos arquivos ainda em papel E os documentos digitais (nados digitalmente ou por transferência de suportes) A questão do valor probatório Os riscos de obsolescência tecnológica As vantagens em termos de acesso, rapidez e custos… da desmaterialização E os info-excluídos?

A teoria das “3 Idades” Corrente (ativo): Expediente diário Pessoal, jurídico, tesouraria Taxas, licenças, saneamento Obras municipais Educação, ação social Cultura, desporto…

A teoria das “3 Idades” Intermédio (semi-ativo): Todas as anteriores Documentação mais centralizada Triagem de documentos Necessidades de pesquisa mais reduzidos Funções de preservação.

A teoria das “3 Idades” Definitivo (nem sempre ativo): Documentação mais de valor histórico e cultural e menos probatório Documentação centralizada Nova triagem de documentos Diversidade de suportes/formatos (pergaminho, papel, digital, áudio, microfilme…) Funções de preservação Direcionado para o exterior com instrumentos de pesquisa e públicos específicos.

A situação da CM Évora

Conclusões óbvias Todos os Serviços produzem e fazem circular documentos (Arquivo Corrente) Não existe um “Serviço” (Seção, Divisão…) em que conste a palavra Arquivo A partir de dada altura os documentos começam a ser menos consultados e sem espaço disponível nos serviços produtores (Arquivo Intermédio) A documentação de valor histórico (toda ou em parte) pode estar até fora do Serviço Produtor (Arquivo Distrital de Évora).

O Arquivo Municipal - I

O Arquivo Municipal - II Afinal existe ainda que não representado no organograma e até há um Arquivo Fotográfico Existe um Guia do Fundo Documental Em 2008 tinha 3000 metros lineares (equivalente a cerca de 36.000 pastas de 8,5 cm de lombada) Tem regulamento próprio: “O Arquivo da Câmara Municipal de Évora é um serviço administrativo que tem como função principal recolher, tratar, conservar e difundir os documentos criados e recebidos pela Câmara Municipal de Évora em função da sua atividade.

O Arquivo Municipal - III Objetivos Gerais: Facilitar o acesso à informação Segurança e conservação das espécies Virado para o exterior ou para o interior? Quem são os seus utilizadores? Quantos são e o que procuram? Conhecem-se as faixas etárias? Que atividades tem desenvolvido (como as Conferências do Arquivo ou outras)?

O Arquivo Municipal - IV Direcionado para o futuro: Chegar a novos públicos (nomeadamente as camadas mais jovens) Maior interação com o meio circundante (público em geral e outros organismos públicos ou privados) Estabelecer parcerias com Associações, Empresas, Universidades, outras Autarquias Dinamismo crescente (na web, em exposições, na Agenda Cultural, na comunicação social…).

Rede de Arquivos Municipais Grupos de trabalho em rede para partilhar experiências, boas práticas, recursos, sinergias Cumprir a legislação e normas em vigor, preparando as possíveis Auditorias e a resposta à Medida 15 (Central eletrónica de arquivo do Estado) da RCM n.º 12/2012, de 7 de Fevereiro: Diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado (Administração Central, Local e Setor Empresarial do Estado) Maior visibilidade à Autarquia, à Região e à própria Cultura Integrar a Rede Portuguesa de Arquivos (RPA).