A divulgação dos resultados/ deliberações

Os resultados/deliberações de uma reunião, além de serem registadas em actas, são habitualmente divulgados em comunicações internas e externas: circulares; notas de serviço; comunicados e relatórios.

Circulares, Notas de Serviço e Comunicados As informações destinadas a serem transmitidas apenas dentro da empresa são veiculadas em comunicações internas: As notas de serviço reportam-se a informações breves de carácter pontual; As circulares versam assuntos de âmbito mais alargado; Os comunicados apresentam de modo formal tomadas de decisão ou alterações/modificações de importância.

Relatórios Os resultados de reuniões de trabalho são muitas vezes apresentados em relatórios que resumem as conclusões do grupo ou o trabalho levado a efeito/em curso. Estes são registos que funcionam como meio de informação, consulta ou prova; apresenta conclusões e apreciações sobre factos ocorridos ou situações analisadas.

Tipos e Espécies de Relatórios Relatório – proposta/orçamento; Relatório – crítica; Relatório – testemunho; Relatório – justificação; Relatório – peritagem; Relatório – prospecção; ...

Estrutura de um Relatório Um relatório pode ser mais ou menos elaborado e complexo. Contudo, a sua estrutura é basicamente a seguinte: Identificação – pode constar a capa, a folha introdutória e índice; Objecto – o assunto ou objectivo do relatório deve ser claramente definido e colocado em destaque;

Texto – não pode conter introdução destinada a especificar o âmbito do trabalho e/ou condicionalismos, limitações ou circunstâncias em que este foi realizado; Anexos – são normalmente inseridos gráficos e imagens nestes.

Redacção de um Relatório A redacção deve ser simples, directa, precisa e concissa. Para tal é necessário: Organizar o plano, tendo em conta os objectivos visados e/ou o aspecto funcional; Seguir uma sequência lógica ou cronológica na apresentação; Permanecer dentro do assunto, centrando-se no que é essencial e relevante e pondo de lado os aspectos secundários, alheios ou irrelevantes;

Justificar os argumentos apresentados; Documentar dados fornecidos e afirmações feitas; Procurar apresentar um plano de acção, uma conclusão ou alternativas prácticas; Reler o trabalho para corrigir erros, repetições ou incorrecções, dando-lhe a disposição e o destaque gráfico conveniente.

Apresentação Final Os relatórios devem ter uma apresentação cuidada, com os elementos identificativos devidamente destacados, as páginas numeradas, a distribuição gráfica adequada e serem providos de folhas de guarda ou capas que não só protejam como contribuam para um bom aspecto.

FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16; Susana Carneiro n.º18.