Ministério de Minas e Energia Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia

Índice Pré-Implantação Implantação Pós-Implantação Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow

Pré-Implantação Período: 2009 - 2010

Projeto Piloto Objetivos Treinamento de usuários Período Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste Treinamento de usuários SEE: 25 pessoas Protocolo Geral: 7 pessoas Secretaria-Executiva: 3 pessoas Período 16 a 27 de março de 2009

Validação no Protocolo Objetivos Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste 1º dia Observação das rotinas de protocolo 2º dia Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow

Levantamento de Templates Objetivos Padronizar os modelos de documentos Grupo Estratégico Grupo de Gerenciamento da Informação e de Documentos - GIDOC Coordenação de Modernização Administrativa - CMA

Divulgação Objetivos Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação. Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.

1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas

2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações

3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização

4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto 4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada

5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos

Treinamento de usuários Utilização do Sistema Multiplicador (40) Protocolo (35) Usuário Padrão (313) Assinante (64) Utilização do scanner 28 colaboradores de protocolo Período: 30/11 a 18/12/2009

Preparação para Implantação Cadastro de: unidades; usuários e assinaturas; municípios; modelos de documentos; Código de Classificação; instituições externas; última numeração de documentos/processos; e outros dados. Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)

Implantação 30 de agosto de 2010.

DocFlow implantado Acompanhamento técnico da empresa de manutenção Norma Operacional 001/2010 SPOA Disponibilização de Guia Prático Disponibilização de Manual on-line Suporte do Sistema: e-mail e presencial Recadastro de documentos/processos

Pós-Implantação Monitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema

Gestão do Sistema Gestora do Sistema Equipe de Suporte Manutenção Atendimentos aos usuários; Reclassificação de Documentos; Monitoramento do Sistema Registros de pendências no JIRA; Relatório gerenciais; Criação de Modelos de Documentos, quando há demanda. Manutenção

Treinamento de usuários Treinamento individual Turmas de treinamento 92 usuários capacitados Período: 31/01 a 17/02/2012

Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow

Benefícios Cultura de classificação arquivística Padronização de procedimentos de gestão documental Padronização de modelos de documentos Registro/controle da produção documental Controle de tramitação/localização Transparência: acesso amplo, ressalvando os casos de sigilo

Normas atendidas Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro de 2002 Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001

Dados Estatísticos sobre o Sistema

Dados quantitativos do Sistema Usuários ativos: 655 Unidades cadastradas: 141

ATENDIMENTOS DO SUPORTE

MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS

PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS

PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS

Análise da aderência ao E-Arq Brasil

Análise da aderência ao E-Arq Brasil

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