AINF – Assessoria de Informática Ígor dos Santos Neves AINF – Assessoria de Informática

REVITALIZAÇÃO DO ERP TOTVS DA EPAMIG RETOMADA DO PROJETO

ÍNDICE OBJETIVO E IMPORTÂNCIA METAS CONVERSÃO DA BASE DE DADOS LINHA DO TEMPO ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO ESTATÍSTICAS DO PROJETO INVESTIMENTO: PREVISTO X REALIZADO LIÇÕES APREENDIDAS

OBJETIVO E IMPORTÂNCIA Revitalização do ERP TOTVS da EPAMIG (Sistema Integrado de Gestão) para obter uma melhoria na execução dos processos de gestão da organização. Importância Proporcionará agilidade e eficácia aos processos, gerando informações consistentes para a operação e gestão da organização. Evitará retrabalhos e erros.

METAS Adequar e Integrar os processos de várias áreas: compras, contratos, orçamento, faturamento, financeiro, fiscal, contabilidade, patrimônio e folha de pagamento. Implantar o módulo de Work Flow - Solicitações e controle de fluxo de trabalho informatizado: compras, aprovações processos de contratos etc. Implantar o módulo de Gestão de Pessoas Adequar os processos da contabilidade aos a novos padrões contábeis. Unificar os bancos de dados do administrativo/financeiro com o do departamento de pessoal. Treinar e capacitar os usuários chaves para realizarem os processos das respectivas áreas no sistema da TOTVS.

CONVERSÃO DA BASE DE DADOS VERSÃO 11.52 Passos necessários: Baixar documentação com os procedimentos de conversão; Baixar o conversor da base de dados e a versão 11.52 do sistema; Preparo da base de dados a ser convertida; Converter a base; Postar o Log de conversão para apreciação da TOTVS; Retorno positivo da TOTVS = libera base para produção; Retorno negativo da TOTVS = volta ao item 3 para nova conversão;

CONVERSÃO DA BASE DE DADOS VERSÃO 11.52 Outubro de 2012 – Início dos testes para conversão; Entre out/2012 e mar/2013 - foram realizados 9 teste de conversão; Dia 21/01 – Reunião interna para traçar a meta de conversão; Definições: 20/02 a 12/03 – Levantamento dos processo na versão 11.20 junto aos departamento e confecção do passo a passo da versão 11.52; 13 a 15/03 – Apresentação e homologação dos processos na versão 11.52 juntos aos departamentos; 18 e 19/03 – atualização da base teste na versão 11.52; 19/03 a 17/04 – Período de testes da versão 11.52; 25/03 a 09/04 – Treinamento das Unidades Regionais na versão 11.52;

CONVERSÃO DA BASE DE DADOS VERSÃO 11.52 Dia 21/01 – Reunião interna para traçar a meta de conversão; Continuação: 18 a 22/04 – Início da conversão da Base de Dados Oficial e instalação das novas versões; Execução da conversão: 18/04 – Emissão de relatórios de fechamento do RMBonum; 19/04 – Encerramento do período do RMBonum; 19/04 – Informações contábeis do RMFluxus enviadas para RMSaldus; 19/04 – Integração dos Lotes contábeis; 20/04 – Início da conversão da base de dados; 23/04 – Nova conversão, após retorno negativo da TOTVS; 24/04 – Fim do processo de conversão e sistema TOTVS em produção novamente;

ACOMPANHAMENTO PRODUÇÃO LINHA DO TEMPO – 2ª FASE INICIO ENTRADA EM PRODUÇÃO 2013 2014 MARÇO ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO FEVEREIRO 1 15 30 MIGRAÇÃO VERSÃO 11.52 100% CONCLUÍDO ACOMPANHAMENTO PRODUÇÃO ENTREGA DOCUMENTAÇÃO OUT/2012 à 16 MAIO 2013 ESTIMATIVA DE ENTRADA EM PRODUÇÃO. DESDE QUE TODAS AS ATIVIDADES ANTERIORES SEJAM CUMPRIDAS. AJUSTES E TESTES 03/MAIO à 10/JUNHO UNIFICAÇÃO BASES PARALELO RH 13/JUN à 12/JUL Produção: 12 JULHO PRODUÇÃO RH TIPOS MOVIMENTO 26 ABRIL à 09 MAIO BACKOFFICE Período de 10/05 à 05/06/2013 – GAP Atividades do BACKOFFICE estarão paralisadas. EVENTOS CONTÁBEIS 05 à 14/06/13 CONCLUSÃO PENDÊNCIAS OUT/2012 à 10/JUNHO SCRIPTS DE ACERTOS 13/JUN à 12/JUL 12 JULHO à 30 DEZEMBRO

ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO 15/11 à 15/12/2013 Validação base HOMOLOGAÇÃO Validação e Capacitação dos usuários nos processos integrados na base de HOMOLOGAÇÃO Janela para ajustes de parametrização e alterações nos scripts 1 e 2 criando assim o Script 3 15/12/2013 OFICIAL INTEGRADA 11.52 Após validação dos processos e criação do Script 3 deverá ser realizado o backup da base de dados OFICIAL ORACLE 11.52 e criação da base OFICIAL INTEGRADA LUZ APAGADA 30/12/2103 Script 3 Execução de Script 3 na base OFICIAL INTEGRADA 01/01/2014 GO LIVE Base Oficial EPAMIG 11.52 ENTRADA EM PRODUÇÃO EPAMIG GO LIVE EPAMIG utilizando a base OFICIAL INTEGRADA

ESTATÍSTICAS DO PROJETO – ERP TOTVS Total de Horas Projeto: 5.682; Entrevistas com mais de 50 líderes de processos; Mais de 300 páginas de documentação; 32 reuniões internas entre usuários da EPAMIG para integração e “nivelamento” dos processos e conteúdos; 26 reuniões com analistas da TOTVS para esclarecimento de dúvidas e considerações nas documentações de diagnóstico.

INVESTIMENTO: PREVISTO X REALIZADO

LIÇÕES APREENDIDAS Forte dependência para execução de atividades. Muitas pendências de complexidade alta. Lentidão de validação de processos compromete a entrega, pois muitas mudanças acontecem, e não conseguimos concluir o trabalho iniciado. Tempo de execução do projeto muito extenso com risco de versão 11.52 expirar. Interação entre os departamento e áreas. Envolvimento das áreas na definição de processos, e comprometimento e dedicação maior as tarefas designadas.

QUESTÕES Igor dos Santos Neves igor.neves@epamig.br ainf@epamig.br