Unidade VI Técnicas de Documentação: Formulários ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz

Definição “Documento, com campos pré-impressos, a serem preenchidos com dados e informações que possibilitam a formalização das comunicações nas organizações.” (D’Ascensão, 2001)

“Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações.” Definição “Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações.” (D’Ascensão, 2001)

Formulários Parte integrante dos sistemas de informação Necessidades transitórias ou aparentes tendem a desaparecer com o tempo Verificação Necessidade de existência Formato Vida de uma informação

Formulários - Objetivos e Propósitos - Documentar e centralizar informações do processo Facilitação de localização e recuperação Agilizar o fluxo de informação Usuário conta com a informação em tempo hábil Padronizar informações e procedimentos Formalizar operações de caráter legal e/ou fiscal

Obstáculos ao Controle de Formulários A gerência tem outras coisas “mais importantes” para pensar Maioria dos formulários pouco usada e impressa pelos próprios usuários Desconhecimento por parte dos demais Conceito errado de controle de formulários Nº em estoque, controle e programação de compras Formulário impresso apenas com autorização da direção

Formulários - Exemplos

Tipos de Formulários Formulário Plano Campos pré-impressos Folhas soltas, talões, blocos ou fichas

Tipos de Formulários Formulário Eletrônico Campos preenchidos por software

Tipos de Formulários Formulário Contínuo Campos preenchidos na impressora Dados processados eletronicamente

Formulários - Características Escolha do papel Duração Uso ou finalidade Nível hierárquico do usuário Importância do formulário Quantidade de vias Tipo de preenchimento

Formulários - Considerações Técnicas - Instruções de preenchimento Leitura antes do preenchimento No próprio corpo Formato dos campos Dependência do tipo de preenchimento Tamanho suficiente para conter o dado

Formulários - Considerações Técnicas - Tipos de campos Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e orientam o usuário Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário Numeração seqüencial Controle da emissão

Formulários - Considerações Técnicas - Corpo do formulário Introdutória Dados fixos: título e subtítulo Dados variáveis O que se deseja coletar Dados conclusivos Aprovação dos dados variáveis (visto, data, assinatura, carimbo)

Formulários - Considerações Técnicas - Margens Superior e inferior  1 cm Direita  0,5 cm Esquerda  2 a 2,5 cm Título do formulário Localizado na parte superior Breve, específico e demonstrativo do objetivo e função

Formulários - Considerações Técnicas - Identificação da empresa Uso interno: apenas logotipo Uso externo: logotipo, nome (ou razão social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, telefone Localização: extremidade superior esquerda Dimensão: 8% da área total

Formulários - Considerações Técnicas - Linhas e pautas Certas e finas Limitar variedade Tipos de letra Padrão de impressão Uniformidade

Formulários - Considerações Técnicas - Dobramento Disposição lógica e estética Facilitar localização e pesquisa Identificação Margem maior: destino das vias Margem inferior esquerda: nº do formulário, data de fabricação, impressor, código do formulário