Mapa de Processo Hola

Objetivos No final deste modulo, o participante será capaz de: Definir o que é um Mapa de Processo. Construir um SIPOC. Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP). Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas. Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP. Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor.

Mapa de Processo Definição É uma descrição gráfica de um processo usando símbolos e um formato padrão. Importância 1. Identifica retrabalhos. 2. Identifica passos que não tem valor agregado. 3. Identifica gargalos. 4. Identifica inspeções (ou aonde deveria haver inspeções). 5. Identifica onde as pessoas usam diferentes processos para fazer a mesma operação. 6. Excelente ferramenta para treinamento.

Vamos abordar um exemplo: Preparação de uma simples limonada.

Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir

Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir Lavar Limões Partir Limões Espremer Limões Filtrar Suco

Até que nível devemos chegar? Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir Lavar Limões Partir Limões Espremer Limões Filtrar Suco Colocar Limões no espremedor Adicionar água Prensar por 10 segundos Limpar Prensa Até que nível devemos chegar?

S C Gerencial Produção Compras RH Marketing *Estratégia de Negócios *Planej.de Processos S Cotação Avaliação Aquisição C **SIPOC **Subprocessos * Seleção de Projetos ** Desenvolvimento de Projetos

Versões do Mapa de Processo Existem pelo menos 3 versões do Mapa de Processo O que pensamos que é: O que realmente é: O que gostaríamos que fosse: Um dos maiores perigos ao usar esta ferramenta é permanecer no nível “o que pensamos que é”

Elaboração do Mapa de Processo SIPOC Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) Entradas Externas Saídas Externas Passos do Processo Mapa de Processo

SIPOC

SIPOC Empresa Entradas I Saídas O S Fornecedor P Processo C Clientes

SIPOC - Procedimento 1. Definir alcance do processo: Início e Fim. 2. Identificação de Clientes 3. Identificação de Exigências do Cliente Exigências do Cliente = Saídas do Processo 4. Identificação das Entradas do Processo. Entradas do Processo = Exigências aos Fornecedores 5. Identificação de Fornecedores

SIPOC - Exemplo Lugar: Restaurante Processo: Preparação de Café

PREPARAÇÃO DE CAFÉ PROCESSO

PREPARAÇÃO DE CAFÉ PROCESSO CONSUMIDOR CLIENTE

Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe PREPARAÇÃO DE CAFÉ PROCESSO SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO SAÍDAS CONSUMIDOR CLIENTE Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER ENTRADAS PREPARAÇÃO DE CAFÉ PROCESSO SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO SAÍDAS CONSUMIDOR CLIENTE Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

Fornecedor Entradas PROCESSO Saídas Cliente PREPARAÇÃO DE CAFÉ RESTAURANTE ARMAZÉM COMÉRCIO Fornecedor PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER Entradas PREPARAÇÃO DE CAFÉ PROCESSO SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO Saídas CONSUMIDOR Cliente

X´s Y´s Req’s do Cliente = Saídas do Processo (Y’s) RESTAURANTE ARMAZÉM COMÉRCIO Fornecedor PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER Entradas PREPARAÇÃO DE CAFÉ PROCESSO SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO Saídas CONSUMIDOR Cliente Req’s do Cliente = Saídas do Processo (Y’s) Entradas do Processo (X’s) = Req’s aos Provedores

Exercício Para seu projeto/processo, identifique: 1. Cliente(s). 2. Exigências (Y’s - Saídas do Processo). 3. Entradas do processo (X’s – Exigências aos Fornecedores). 4. Fornecedores. Identifique pelo menos 5 X´s e 5 Y´s.

Recomendações SIPOC Gaste o tempo necessário para identificar completamente os Y’s importantes e TODOS os X´s do processo. Seja específico enquanto está listando os X´s. X´s muito amplos (comportamento do mercado, planejamento estratégico, desenho de peças, etc) dificultarão as ferramentas posteriores.

Diagrama de Fluxo de Processo (DFP)

Diagrama de Fluxo de Processo Diagrama que representa a seqüência de operações de um processo, utilizando símbolos padrão. Símbolos Padrão Operação Decisão Demora Transporte Armanezamento

Procedimento - DFP 1. Definir escopo do processo (princípio e fim). 2. Listar todas as operações que existem no processo. 3. Ordenar as operações de acordo com a seqüência atual do processo. 4. Traçar o DFP usando os símbolos padrão. 5. Anotar informações adicionais: Tempo de ciclo. Custo 6. Detectar ineficiências: Retrabalhos. Gargalos.

DFP - Exemplo Lugar: Restaurante Processo: Preparação de Café

DFP - Alcance Início: Set up Cafeteira. Fim: Servir Café ao Cliente.

DFP - Listar e Ordenar Operações Ordem das Operações: 1 Set up Cafeteira 2 Fazer Café 3 Preparar Serviço 4 Inspeção Final 5 Servir Café Lista de Operações: Fazer Café Servir Café Preparar Serviço Set up Cafeteira Inspeção Final 2 5 3 1 4 Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

DFP - Traçar Diagrama NÃO INSP OK? SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM Este diagrama deve comprovar-se com o processo operando em condições normais. Fazer as alterações caso seja necessário.

DFP – Informações adicionais NÃO INSP OK? SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ 5 minutos ? $$$ DFP – Informações adicionais

31 Retrabalho 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ (Oportunidade para um projeto Seis Sigma) NÃO INSP OK? SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ 5 minutos ? $$$ Os retrabalhos chamam-se “Fábrica Oculta”. 31

Mapa de Processo

Elaboração do Mapa de Processo SIPOC Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) Entradas Externas Saídas Externas Passos do Processo Mapa de Processo

Glossário Passo com Valor Agregado (VA): Passo do processo que modifica o produto ou serviço de uma maneira desejada pelo cliente. Saídas (Y externos): Exigências do Cliente. Saídas (Y internos): Resultado de um Subprocesso que tem o objetivo de satisfazer a outro Subprocesso posterior. Entradas (X externos): Exigências aos fornecedores. Entradas (X internos): Exigências de um passo de processo para o seu funcionamento. Os Y´s internos com freqüência se convertem em X´s de passos posteriores.

Documentação de apoio Para os X´s e os Y´s internos podemos nos basear em: Procedimentos de Operação. Manuais de Operação do Equipamento Brainstorming.

Procedimento 1. Enriquecer o DFP com as Entradas e Saídas que foram marcadas quando de sua identificação no SIPOC. Identifica-las como externas. 2. Identifica os X´s e os Y´s internos em cada passo do processo. 3. Classifica os X’s da seguinte maneira: Controláveis (C): Aqueles que podemos modificar facilmente. Ruído (R): X’s que são difíceis ou onerosos para modificar ou não podem ser modificar porque já estão definidos pela infra-estrutura do processo. Procedimento de Operação (PO): Detalhes de execução do processo (segurança, partida, limpeza, inspeção inicial, etc). 4. Assinala os passos dos processos como AV ou NAV (Agrega Valor ou Não Agrega Valor).

Mapa de Processo - Exemplo Lugar: Restaurante Processo: Preparação de Café

ENTRADAS SAíDAS 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO INSP OK? SERVIR SIM NÃO 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X´s PÓ DE CAFÉ ÁGUA FILTRO Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR Y’s APRESENTAÇÃO X’s RECIPIENTE GUARDANAPO XÍCARA COLHER ENTRADAS SAíDAS PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO

X’s & Y’s internos 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO INSP OK? SERVIR SIM NÃO 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X´s PÓ DE CAFÉ ÁGUA FILTRO OPERAÇÃO CAFETEIRA Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s TEMPO CAL TEMP OPER Y’s APRESENTAÇ X’s RECIPIENTE GUARDANAPO XÍCARA COLHER X’s AÇÚCAR X’s & Y’s internos

Clasificação dos X’s 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO INSP OK? SERVIR SIM NÃO 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X´s PÓ DE CAFÉ (C) ÁGUA (C) FILTRO (C) OPERAÇÃO CAFETEIRA (PO) Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s TEMPO CAL (C) TEMP OPER (C) Y’s APRESENTAÇ X’s RECIPIENTE (C) GUARDANAPO (C) XÍCARA(C) COLHER (C) X’s AÇÚCAR (C) Clasificação dos X’s

Assinalar AV/NAV NAV NAV AV NAV AV 1 minuto 10 minutos 3 minutos SET UP CAFETEIRA FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO INSP OK? SERVIR SIM NÃO 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos NAV NAV AV NAV AV Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X´s PÓ DE CAFÉ (C) ÁGUA (C) FILTRO (C) OPERAÇÃO CAFETEIRA (PO) Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s TEMPO CAL (C) TEMP OPER (C) Y’s APRESENTAÇÃO X’s RECIPIENTE (C) GUARDANAPO (C) XÍCARA(C) COLHER (C) X’s AÇÚCAR (C) Agrega valor o que: Modifica a Forma do produto/serviço. Modifica a Função do produto/serviço. Modifica a Fixação do produto/serviço. É requerido por Lei. Exemplos de Operações que NÃO agregam valor: Inspeções. Retrabalhos. Verificações. Pista extra: Se um processo não tem uma Saída associada é provável que não agregue valor. Assinalar AV/NAV

Recomendações Finais Deve-se ter um Mapa de Processo suficientemente detalhado para cobrir as seguintes ferramentas: Matriz Causa e Efeito FMEA Análises Multivari Ferramentas Analíticas O Mapa de Processo final deve conter entre 30 e 50 X´s. Se descobrimos alguma oportunidade imediata devemos comentá-la com os Líderes de Projeto, Dono do Processo, e o MBB. Isto implicará na revisão do Plano de Controle do Processo.

Revisão dos Objetivos Agora devemos ser capazes de: Definir o que é um Mapa de Processo. Construir um SIPOC. Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP). Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas. Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP. Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor.