Gestão dos Recursos de Impressão Ferramentas de Gestão

O Contexto O ambiente de impressão é um dos muitos recursos disponíveis nas empresas. O recurso de impressão possui custo de manutenção altamente variável, de acordo com o uso. A maioria dos funcionários administrativos possui acesso indiscriminado a este recurso. A crescente circulação de informações digitais permite o acesso aos mais diversos tipos de mídia e documentos pelos funcionários. Boa parte dos funcionários não possui qualquer preocupação com os recursos da empresa.

Como assumir o controle? Políticas para gerenciamento do recurso Educar Intimidar o abuso e o desperdício Controlar Aplicar restrições de uso Responsabilizar Apropriar o gasto a quem é de direito Preservar Promover a consciência ambiental Racionalizar Planejar o investimento

Educar – Como? Colher informações sobre o uso Publicar dados Promover workshops ou reuniões sobre o tema Tratar casos críticos seletivamente Punir reincidências

Educar - Como? Colher informações sobre o uso Este é um dos diversos relatórios do Print Spy, que podem ser obtidos de maneira interativa e on-line. Diversas informações estão disponíveis, inclusive quem imprimiu, o que foi impresso e o custo associado. Esta é uma das muitas O PrintSpy coleta também informações de cópias realizadas em multi-funcionais* (*em modelos compatíveis)

Educar – Como? Publicar Informações Através de um navegador Web é possível consultar informações sobre o uso dos recursos de impressão, podendo exportar para PDF ou dados brutos (CSV). É possível ocultar relatórios detalhados e informações de custo, bem como especificar o acesso por centro de custo, fornecendo informação apenas a quem tem responsabilidade sobre ela. Publicar Informações

Educar – Como? Divulgar Informações É possível configurar o encaminhamento automático de relatórios por e-mail para usuários, facilitando a divulgação das informações. Ao definir um agendamento é possível também especificar um filtro, de sorte a direcionar a informação sendo enviada.

Controlar – Como? Colher dados Avaliar necessidade Definir orçamento Estabelecer quotas Restringir a impressão colorida Exigir o uso de duplex

Controlar – Como? Estabelecer quotas para usuários, grupos e centros de custo Uma políticas de quotas permite definir um orçamento máximo para usuários ou grupos O Notificador do Print Spy permite ao usuário acompanhar da sua estação de trabalho o saldo atual e páginas remanescentes. Caso a impressão não possa prosseguir o usuário pode ser notificado no ato, na sua própria estação de trabalho e/ou por e-mail. O PrintSpy pode também alertar por e-mail usuários e gerentes quando o saldo estiver abaixo de um percentual da quota.

Controlar – Como? Restringir impressão colorida Exigir uso de duplex Muitas vezes uma impressora é usada para impressão tanto colorida quanto P&B. O PrintSpy permite bloquear a impressão colorida de usuários. O uso de duplex é uma iniciativa de redução do uso de papel com importante impacto ambiental e também no custo geral de suprimentos.

Controlar - como Aplicar políticas em um ambiente integrado e fácil de usar O ambiente de administração é similar às ferramentas do próprio Windows Server®

Responsabilizar – Como? Distribuir a impressão em centros de custo Solicitar o centro de custo no ato da impressão Autenticar o usuário no ato da impressão Liberar a impressão quando o usuário está próximo

Responsabilizar – Como? Relatórios exibem o total de impressão de cada centro de custo, permitindo... Distribuir a impressão em centros de custo ...cobrar gerentes de departamento, gerar competição pelo menor custo e atribuir o custo a quem é de direito.

Responsabilizar – Como? O centro de custo pode ser solicitado ao usuário através de um popup na estação de trabalho, no ato da impressão. Solicitar o centro de custo no ato da impressão Deste modo é possível atribuir a impressão dinamicamente a um cliente ou projeto.

Responsabilizar – Como? Autenticar o usuário no ato da impressão Para certificar-se que a pessoa imprimindo no computador é o usuário atualmente conectado, pode-se solicitar a senha no ato da impressão. O PrintSpy também permite solicitar um usuário e senha para situações de uso comartilhado do computador.

Responsabilizar – Como? Liberar a impressão quando o usuário está próximo Quando a ilha de impressão fica distante dos usuários é comum ocorrerem impressões que nunca são coletadas. Com o Release Station é possível manter as impressões suspensas no servidor até a liberação num terminal próximo às impressoras. Esta função também permite proteger impressões com conteúdo sensitivo. O Release Station pode ser utilizado ainda em modo “operador” onde uma central de cópias imprime e distribui documentos para todos os usuários. *Este componente é licenciado à parte.

Preservar – Como? Promover a consciência ambiental O meio ambiente precisa ser protegido. Esta é uma responsabilidade de todos. Promover a consciência ambiental O gráfico ambiental permite observar o impacto de reduções por uso de duplex em árvores preservadas e créditos de carbono.

Racionalizar o uso - Como? Colher dados Avaliar o TCO do recurso Conhecer a demanda Planejar o investimento

Racionalizar o uso – Como? Avaliar o TCO do recurso Cadastrando os eventos de troca dos consumíveis... ...é possível obter a sua durabilidade e o custo por página de cada impressora

Racionalizar o uso – Como? Gráficos de volume diário, semanal e mensal permitem identificar variações periódicas na demanda Conhecer a demanda

Racionalizar o uso – Como? Relatórios por centro de custo permitem identificar quais departamentos demandam maior investimento... ...e a existência de recursos de impressão compartilhados Planejar o investimento *Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo

PrintSpy – Comparativo entre as edições Funcionalidade Corp Pro Lite Extração de informações Gráficos de volume de impressão x Relatórios por usuário, computador, impressora e data Relatórios por uso de consumíveis Relatórios por grupos de usuários e centros de custo Relatório ambiental Relatórios via web Envio automático de relatórios por e-mail Cadastro de consumíveis Extração de relatórios por linha de comando Integração com o Active Directory Sincronização de centro de custo com o Active Directory Suporte a múltiplos domínios Contabilização de cópias (Em modelos de impressora selecionados)

PrintSpy – Comparativo entre as edições Funcionalidade Corp Pro Lite Restrições Bloquear impressão colorida x   Bloquear impressão que não utiliza duplex Quotas por usuário Quotas por grupo e centro de custo Solicitar centro de custo ao usuário no ato da impressão Solicitar autenticação para permitir impressão Aguardar liberação da impressão pelo usuário (Licenciado à parte)