Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e da Informação Estratégica CT-GCIE Diagnosticando a Gestão do Conhecimento nas Organizações Utilizando o Método OKA – Organizational Knowledge Assessment KMBRASIL 2012 – PAINEL 5 24 de Agosto de 2012 São Paulo

Agenda 1. Contexto Institucional 2. Método OKA – Breve explanação 3. Caso EMBRATUR 4. Próximos Passos

Palestrante PAULO SÉRGIO FRESNEDA paulo.fresneda@agricultura.gov.br Coordenador, CT-GCIE Coordenador Geral, Gestão Estratégica, Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento Pesquisador, EMBRAPA (afastado temporariamente) paulo.fresneda@agricultura.gov.br

Contexto Institucional Comitê Executivo do Governo Eletrônico – SEGE Secretária de Logística e da Tecnologia da Informação, Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Comitê Executivo de Gestão do Conhecimento e da Informação Estratégica – CT-GCIE

COMITÊ EXECUTIVO DO GOVERNO ELETRÔNICO - CEGE Criado por Decreto Presidencial, em 18 de outubro de 2000 Quem é quem? Presidente: Chefe da Casa Civil, Presidência da República Secretário Executivo: Titular da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Membros: Secretários Executivos de todos os Ministérios e Executivos de Organizações Públicas Federais Opera como um Comitê Inter-organizacional em Formulação de Políticas de E-Gov Objetivos Formulação de Políticas: estabelecimento de diretrizes; coordenação de iniciativas e articulações visando implementar o E-Gov no Governo Federal Brasileiro

CEGE - COMITÊS TÉCNICOS Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica Inclusão Digital Gestão de Sítios e de Serviços On-line Implementação de Software Livre Integração de Sistemas Infra Estrutura de Redes Governo para Governo (G2G) Sistemas Legados e Licenças de Software

MISSÃO DO CT-GCIE Promover a Gestão do Conhecimento na Administração Pública, tendo como pressuposto de que a experiência acumulada progressivamente pelos servidores públicos constitui um capital estratégico do Estado, o qual deve ser compartilhado e explorado ativamente pelos órgãos de governo e pela sociedade brasileira.

OBJETIVOS DO CT-GCIE Objetivo Geral Objetivos Específicos Promover a Gestão do Conhecimento na Administração Pública Federal (APF) Objetivos Específicos Promover o uso dos princípios, conceitos e métodos de Gestão do Conhecimento na Administração Pública Federal; Identificar e acompanhar as melhores práticas em gestão do conhecimento, no âmbito da Administração Pública Federal, para divulgar e disseminar a cultura de GC via o Governo Eletrônico;

OBJETIVOS DO CT-GCIE Objetivos Específicos (Cont.) Propor uma Política de Gestão do Conhecimento para a Administração Pública Federal; Identificar, disseminar e distribuir as aplicações e ferramentas de Gestão do Conhecimento na Administração Pública Federal.

ARQUITETURA GLOBAL Gestão do Conhecimento Escopo Instrumento Governo Federal POLÍTICA DE GC - PGC/APF Plano Estratégico de GC para a APF Organizações do Governo Federal – OGF Plano de GC da OGF ESTRATÉGIA DE GC OGF – Unidades Organizacionais ATIVIDADES DE GC Projetos, Processos e Práticas de GC

ARQUITETURA GLOBAL Gestão do Conhecimento Escopo Instrumento Governo Federal POLÍTICA DE GC - PGC/APF Plano Estratégico de GC para a APF Organizações do Governo Federal – OGF Plano de GC da OGF ESTRATÉGIA DE GC OGF – Unidades Organizacionais ATIVIDADES DE GC Projetos, Processos e Práticas de GC

Agenda 1. Contexto Institucional 2. Método OKA – Breve explanação 3. Caso EMBRATUR 4. Próximos Passos

Plano de GC para as Organizações Públicas Estratégia de GC Plano de GC para as Organizações Públicas A maioria das organizações da Administração Pública Federal não possui um Plano de GC. Para elaboração de um Plano de Gestão do Conhecimento as organizações públicas necessitarão efetuar um diagnóstico da situação das práticas de GC existentes. O método Organizational Knowledge Assessment – OKA, elaborado pelo World Bank Institute WBI, do Banco Mundial, é um instrumento adequado para efetuar um diagnóstico inicial e estabelecer as estratégias para a elaboração do Plano. 13

OKA - ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE ASSESSMENT METHOD Instrumento de avaliação da capacidade e do nível de preparação de uma organização para a gestão do conhecimento Estrutura básica: Três Elementos: Pessoas, Processos e Sistemas Elementos se compõem de Dimensões do Conhecimento Cada Dimensão do Conhecimento contempla um conjunto de métricas Às métricas, estão associadas perguntas de um questionário

Método OKA – Dimensões do Conhecimento Cultura & Incentivos Liderança e Estratégia do Conhecimento Identificação e Criação Fluxos de Conhecimento Compartilhamento de Conhecimento Alinhamento do programa de GC com objetivos da organização Operacionalização do Conhecimento CoPs – Comunidades de Prática e Times de Conhecimento Monitoramento Métricas e Aprendizado e Absorção de Conhecimento Tecnologia de Informação – Suporte a GC Programa de Gestão do Conhecimento Conhecimento Acesso ao Conhecimento Conteúdo de Fonte: The World Bank Group Information Solutions Group

OKA - ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE ASSESSMENT METHOD Pessoas - Dimensões do Conhecimento Cultura e Incentivos Identificação e Criação de Conhecimento Compartilhamento do Conhecimento Comunidades de Prática e Times Aprendizado e Absorção do Conhecimento

OKA - ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE ASSESSMENT METHOD Processos - Dimensões do Conhecimento Liderança e Estratégia Alinhamento do programa/atividades de GC aos objetivos da organização Operacionalização dos processos do conhecimento nos processos institucionais Fluxos de gestão do conhecimento Métricas e Monitoramento

OKA - ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE ASSESSMENT METHOD Sistemas - Dimensões do Conhecimento Tecnologia de Informação de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento Infraestrutura de Acesso ao Conhecimento Tipos de Conteúdo refletindo o Conhecimento da Organização Infra-estrutura de suporte ao Programa de Gestão do Conhecimento

MÉTODO OKA – DIMENSÕES DO CONHECIMENTO Dimensão do conhecimento Elemento Dimensão do conhecimento Número de métricas PESSOAS Cultura e Incentivo 19 Identificação e Criação do Conhecimento 12 Compartilhamento do Conhecimento 13 Comunidades de Pratica e Equipes de Conhecimento 15 Conhecimento e Aprendizagem PROCESSOS Liderança e Estratégia 16 Fluxos do Conhecimento Operacionalização do Conhecimento 14 Alinhamento Métricas e Monitoramento SISTEMAS Tecnologia Infra-estrutura de Acesso ao Conhecimento 11 Conteúdo do Conhecimento Programa de Gestão do Conhecimento Fonte: Fonseca (2006)

Método OKA – Exemplo de Dimensão do Conhecimento Incentivos Culturais: As atitudes culturais implícita e explicitas, as crenças e incentivos que existem dentro da organização para formar, criar e apoiar o uso dos ativos intelectuais (incluindo conhecimento) para alcançar as suas metas. O que é medido 1. O grau com que as políticas da organização recompensam as atividades ligadas ao conhecimento. (Isto inclui mecanismos de cooperação e transferência de conhecimento como Comunidades de Prática e “Postura de Grupo”). 2. Tolerância da organização com os riscos e comportamentos relacionados a ações de inovação. 3. O grau com que a organização apóia e oferece atividades ligadas ao aprendizado de seus colaboradores. 4. Receptividade da organização a mudanças no trajeto profissional dos colaboradores. (plano de carreira, ascensão profissional, mudança de área, etc.). 5. Participação dos colaboradores na melhoria do desempenho da organização. 6. Receptividade da empresa a idéias externas. Elaborado por Paulo Sérgio Fresneda Fonte: Fonseca (2006)

Elemento: Sistemas Dimensão do Conhecimento: Tecnologia 132. Sua organização possui funcionalidade de TI para: Indexar e categorizar automaticamente informação e conhecimento explícito Ajudar em simulações Ajudar em atividades de “brainstorming”, inclusive Revisões por Pares/Colegas, Revisões de Avaliação Pós-Execução Atividades de tradução automática Ferramentas de inferência e sistemas de apoio a decisões Integrar informações desestruturadas e estruturadas Capturar o conhecimento da equipe diretamente para sistemas de bases de conhecimento Inteligência artificial Capacidade de pesquisa avançada Manipulação e manutenção de vídeo avançado Outros. 133. A organização possui registros ou arquivos visando criar uma Memória Corporativa (i.e.Lições e experiências aprendidas pelos membros da equipe)? o Sim o Não o Não sei Fonte: Fonseca (2006)

Método OKA – Resultado – “Spider Diagram” Fonte: Fonseca (2006) Elaborado por Paulo Sérgio Fresneda

Agenda 1. Contexto Institucional 2. Método OKA – Breve explanação 3. Caso EMBRATUR 4. Próximos Passos

Gráfico resultante do questionário da ferramenta SysOKA Diagnóstico da GC - EMBRATUR Gráfico resultante do questionário da ferramenta SysOKA

Gráfico pontuação da dimensão do conhecimento (escala 0 a 50) Diagnóstico da GC - EMBRATUR Gráfico pontuação da dimensão do conhecimento (escala 0 a 50)

Pontuação resultante do questionário da ferramenta SysOKA Diagnóstico da GC - EMBRATUR Pontuação resultante do questionário da ferramenta SysOKA

Plano de Gestão do Conhecimento EMBRATUR – A visão do futuro O Brasil é um país ao qual sempre temos que regressar. Um país extenso e intenso, onde encontramos e sentimos. Um país excelente e competente. Um país com grande diversidade natural e cultural. Um país com identidade própria, onde o povo define e marca esta diferença. Um país moderno, modelo de sustentabilidade. O Brasil é um país sensacional! (Plano Aquarela Marketing Turístico Internacional do Brasil, Brasília., 2009, p. 36) 27

Plano de Gestão do Conhecimento EMBRATUR – Objetivos Estratégicos Mostrar o Brasil como um país continental, imenso, com uma grande diversidade de oferta turística em segmentos e produtos; Desenvolver uma arquitetura para a marca Brasil baseada em quatro eixos: Destino Brasil, Segmentos do Brasil, Produtos Brasil e Priorizar o Fortalecimento do mercado latino-americano ; Trabalhar para mudar o cenário competitivo do Brasil, implantando uma estratégia segundo a acessibilidade, considerando três regiões emissoras: Mercados vizinhos, Mercados intercontinentais e Mercados muito distantes. (Plano Aquarela Marketing Turístico Internacional do Brasil, Brasília., 2009, p. 38) 28

Plano de Gestão do Conhecimento EMBRATUR – Premissas e Restrições Horizonte temporal de 10 anos - período 2010-2020; Aprimorar e ter resultados de longo prazo no trabalho de promoção turística internacional do Brasil ; Envolver os setores público e privado do turismo nacional numa estratégia unificada do país para o exterior para melhor aproveitar as oportunidades do futuro; Promover o Brasil como destino turístico global de forma profissional, com base em estudos, pesquisas e metas de resultados além de 2014 a 2016; Aproveitar a realização de grandes eventos esportivos mundiais para fazer o Brasil mais conhecido pelo mundo como destino turístico; Vincular ao planejamento todos os grandes movimentos da EMBRATUR e de suas unidades intervenientes; Reavaliar objetivos buscando mais simplicidade, foco, clareza e racionalização de processos; e Propor indicadores passíveis de apuração para monitoração dos processos de negócio da organização. (Plano Aquarela Marketing Turístico Internacional do Brasil, Brasília., 2009, p. 21) 29

Plano de Gestão do Conhecimento EMBRATUR - Ações de Melhoria Diagnóstico da situação da GC  Ações de Melhoria do Plano de GC  Objetivos Estratégicos alcançados Estabelecer um Programa de Gestão do Conhecimento Estruturar o Fluxo do Conhecimento e integrar o Conteúdo aos Processos Internos e ao Negócio Estabelecer Ambientes de Compartilhamento de Conhecimento e Comunicação Estabelecer um Programa de Gestão de Problemas Estabelecer Incentivos à Gestão do Conhecimento, à Inovação e Avaliação do Mercado Externo Estabelecer um Programa de Gestão de Competências Estabelecer um Programa de Capacitação Implantar a Melhoria do Desempenho Funcional e dos Processos Organizacionais Valorizar os benefícios da Gestão do Conhecimento como apoio ao Planejamento Estratégico Monitorar as atividades de Gestão do Conhecimento 30

Agenda 1. Contexto Institucional 2. Método OKA – Breve explanação 3. Caso EMBRATUR 4. Próximos Passos

PRÓXIMOS PASSOS Homologação final do software SysOKA-WEB Apoio da EMBRATUR Teste do SysOKA-WEB com a participação da comunidade do CT-GCIE Disponibilização do SysOKA-WEB para uso das organizações interessadas Criação de banco de dados centralizado – bechmarking por tipo de indústria Capacitação de servidores públicos no uso do Método OKA e no SysOKA-WEB Aplicação do Método OKA com apoio do SysOKA-WEB Elaboração de Diagnósticos de GC Elaboração de Planos de GC Troca de Experiências entre as organizações públicas

Vamos participar do CT-GCIE !!! http://www.catir.gov.br CONSIDERAÇÕES FINAIS A Gestão do Conhecimento na área pública: Conhecimento é um ativo público Porque não compartilhar e criar conhecimentos de forma coletiva na área pública ? Neste exato momento devem ter, pelo menos, uns 10 servidores resolvendo o mesmo problema Compartilhamento intra e inter organizacional Troca de experiências sobre o uso do método OKA Benchmarking entre as organizações públicas no tema Gestão do Conhecimento Vamos participar do CT-GCIE !!! http://www.catir.gov.br Slide 33 Elaborado por Paulo Sérgio Fresneda 33