A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO - VERSÃO PRELIMINAR Vitor Manoel Marques da Fonseca Arquivo Nacional vitorfonseca@terra.com.br XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia Rio de Janeiro, 25/4/2006

O CONTEXTO DA CRIAÇÃO DE NORMAS DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICAS normalização nas bibliotecas uso de computadores nos arquivos economia de recursos maior recuperação da informação

AS PRIMEIRAS INICIATIVAS 1983 HENSEN, Steven L. Archives, personal papers and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies and manuscripts. Washington, DC: Library of Congress, 1983. 51 p. 1986 COOK, Michel; PROCTER, Margaret. A manual of archival description. Aldershot: Gower, 1986. p. 1990 BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS. Planning Committee on Descriptive Standards. RAD: rules for archival description. Ottawa, 1990. p.

COMISSÃO AD HOC DE NORMAS DE DESCRIÇÃO 1988 – reunião no Canadá pedindo normas internacionais de descrição 1989 – reunião em Paris de experts em descrição arquivística 1990 – 1ª reunião, na Alemanha, da Comissão ad hoc de Normas de Descrição

CONTEXTO BRASILEIRO – O GUIA DE ÁFRICA 1987 – começo do projeto; financiamento da Unesco e da Fundação Ford; rede de colaboradores (arquivos estaduais e municipais); 1º uso de computador para trabalho técnico no AN difusão de metodologia (descrição do geral para o particular, identificação de fundos, valorização da proveniência, dimensionamento do acervo, estrutura básica de informação etc.) criação de redes de discussão técnica elaboração de guias de diversas instituições

AS NORMAS INTERNACIONAIS 1992 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Statement of principles regarding archival description. 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p. 1994 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): General International Standard of Archival Description. Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards. p. 1996 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families; proposed by the ad hoc Commission on Descriptive Standards, Paris, France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996. p. 2000 2004

AS NORMAS INTERNACIONAIS E O BRASIL 1996 Representação do Brasil no Comitê de Normas de Descrição do CIA 1998 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. ISAD (G): norma geral internacional de descrição arquivística adotada pela Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. Estocolmo, Suécia, 21-23 de janeiro de 1993, versão final aprovada pelo CIA, 1994. 2. ed. rev. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1998. 23 p. (Publicações Técnicas, 48) CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. ISAAR (CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1998. 30 p. (Publicações Técnicas, 49) 2001 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD (G): norma geral internacional de descrição arquivística: segunda edição, adotada pelo Comitê de Normas de Descrição, Estocolmo, Suécia, 19-22 de setembro de 1999, versão final aprovada pelo CIA. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 119 p. (Publicações Técnicas, 49) 2004 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAAR (CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias: segunda edição, adotada pelo Comitê de Normas de Descrição, Canberra, Austrália, 27-30 de outubro de 2003, versão final aprovada pelo CIA. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. 99 p. (Publicações Técnicas, 50)

ISAD (G) – princípios norteadores proveniência descrição multinível * descrição do geral para o particular * informação relevante para o nível de descrição * relação entre descrições * não repetição da informação

ISAD (G) – características principais descrição independente do suporte possibilidade de intercâmbio de dados liberdade para formatos de exibição requer normas nacionais descrição em sistemas automáticos ou manuais

A CÂMARA TÉCNICA DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Criação Portaria CONARQ no 56, de 30 de setembro de 2001 Objetivo Criação de normas nacionais de descrição arquivística Composição Membros plenos e membros correspondentes Primeiras ações a – Criação de site específico www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam.tec.norm.arq./ b – pesquisa sobre normas e procedimentos normalizados nos arquivos brasileiros c – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. CÂMARA TÉCNICA DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA. Descrição arquivística: referências bibliográficas. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. 50 p. Disponível para download em: <www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam.tec.norm.arq./index.asp>

A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO VERSÃO PRELIMINAR Características principais a – baseada nas normas internacionais ISAD (G) e ISAAR (CPF) b – normas flexíveis, para sistemas automatizados e manuais de descrição c – liberdade para formatos de instrumentos de pesquisa d – estrutura: Prefácio; Âmbito e conteúdo; Normas e diretrizes relacionadas, Glossário, Estrutura e uso da norma; Elementos de descrição; Apêndice A – Modelo de níveis de descrição; Apêndice B – Relações entre registros de descrição e de autoridades; Apêndice C – Exemplos integrais; Bibliografia; Índice

NOVIDADES Área de pontos de acesso e indexação de assuntos 2 novos elementos de descrição: 6.1 Notas sobre conservação; 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos Elemento data(s) dividido em data(s) tópica(s) e data(s) crônica(s) Elementos de descrição obrigatórios: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso. Apêndice A – Modelo de níveis de descrição nível zero – descrição de todo o acervo da entidade custodiadora

Modelo de níveis de descrição Entidade custodiadora Nível 0 Fundos Nível 1 Fundos Nível 1 Fundos Nível 1 Seção Nível 2 Série Nível 3 Série Nível 3 Série Nível 3 Subsérie Nível 3,5 Subsérie Nível 3,5 Dossiê/Processo Nível 4 Dossiê/Processo Nível 4 Dossiê/Processo Nível 4 Dossiê/Processo Nível 4 Item documental Nível 5 Item documental Nível 5

Estrutura dos elementos de descrição nome do elemento; seu objetivo; regra(s) geral(is) aplicável(is); comentários, em que são fornecidas informações sobre a importância do elemento de descrição e como funciona; procedimentos, que detalham a(s) regra(s) geral(is), exemplos ilustrativos de maneiras de uso do elemento e de interpretação de sua(s) regra(s).

Exemplo 2.4 Procedência Objetivo: Identificar a origem imediata de aquisição ou transferência da unidade de descrição. Regra(s): Registre a origem imediata da unidade de descrição (nome da entidade que encaminhou), a forma e data de aquisição, se possível com as referências pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/ou recebimento como uma correspondência, o número e data da mesma, números ou códigos de entrada da unidade de descrição etc.). Se a origem for desconhecida, recorra à expressão “dado não disponível”. Comentários: Este elemento serve para o registro de informações que contextualizam o ingresso da unidade de descrição na entidade custodiadora. As informações aqui registradas podem ser tanto de interesse de pesquisadores quanto da própria entidade custodiadora, servindo ao controle de entrada de documentos. Normalmente presente em níveis de descrição mais gerais (níveis 0 a 3), pode ser aplicado em níveis mais específicos (níveis de descrição 4 e 5), dependendo da história de integração da unidade de descrição ao fundo ou à coleção. Procedimentos: 2.4.1 Registre a forma de aquisição, data e nome da entidade da qual procede a unidade de descrição, informação que deve constar preferencialmente no nível de descrição de maior abrangência em relação às demais de mesma procedência. 2.4.2 Indique fontes documentais que referenciem as ocorrências;

Exemplos: Parcela doada por Raul Riff , por meio de contrato em 1989; parcela doada por Luiz Alberto Muniz Bandeira em março de 2003. Centro de Pesquisa e Documentação em História Contemporânea do Brasil Nota: Para o fundo João Goulart, nível 1 Os documentos do dossiê pertenciam a parcela do fundo doada por Luiz Alberto Moniz Bandeira, ao CPDOC da Fundação Getúlio Vargas, em março de 2003. Nota: Para o dossiê 1966 05 05, nível 4, do fundo João Goulart, série Exílio no Uruguai Doação do Ministério das Relações Exteriores, 1937; doação, Ernesto Medeiros Raposo, 1988 Arquivo Nacional (Brasil) Nota: Para o fundo Floriano Peixoto, nível 1 Museu Nacional (Brasil). Direção Museu Nacional (Brasil) Nota: Para o fundo Comissão de Censura Cinematográfica, nível 1

Áreas de elementos de descrição 1 Área de identificação – 5 elementos de descrição 2 Área de contextualização – 4 elementos de descrição 3 Área de conteúdo e estrutura - 4 elementos de descrição 4 Área de condições de acesso e uso - 5 elementos de descrição 5 Área de fontes relacionadas - 4 elementos de descrição 6 Área de notas - 2 elementos de descrição 7 Área de controle da descrição - 3 elementos de descrição 8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos - 1 elemento de descrição

1 Área de identificação 1.1 código de referência (sigla, número, alfa-numérico) 1.2 título 1.3 data(s) (tópica e cronológica) 1.4 nível de descrição 1.5 dimensão e suporte

2 Área de contextualização 2.1 nomes dos produtores 2.2 história administrativa/biografia 2.3 história arquivística 2.4 procedência

3 Área de conteúdo e estrutura 3.1 âmbito e conteúdo 3.2 avaliação, eliminação e temporalidade 3.3 incorporações 3.4 sistema de arranjo

4 Área de condições de acesso e uso 4.2 condições de reprodução 4.3 idioma 4.4 características físicas e requisitos técnicos 4.5 instrumentos de pesquisa

5 Área de fontes relacionadas 5.1 existência e localização de originais 5.2 existência e localização de cópias 5.3 unidades de descrição relacionadas 5.4 nota sobre publicação

6 Área de notas 6.1 notas sobre conservação 6.2 notas gerais

7 Área de controle da descrição 7.1 nota do arquivista 7.2 regras e convenções 7.3 data(s) da(s) descrição(ões)

8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos

DIVULGAÇÃO DA NOBRADE VI Congresso de Arquivologia do Mercosul Curso de Normas de Descrição – Curso de Arquivologia, Santa Maria, RS Palestra sobre a NOBRADE – Arquivo Público Estadual do Rio Grande do Sul, Porto Alegre Oficina NOBRADE – Arquivo Público do Distrito Federal, Brasília, DF Oficina NOBRADE – Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ Oficina NOBRADE – CEDIC/USP, São Paulo, SP Oficina NOBRADE – CDPH/UEL, Londrina, PR Oficina NOBRADE – Arquivo Público do Estado de Pernambuco, Recife, PE Oficina NOBRADE – Arquivo Público Estadual de Santa Catarina, Florianópolis, SC Oficina NOBRADE – Arquivo Público Estadual do Pará, Belém, PA (maio/2006)* * cerca de 700 pessoas participaram de palestras e oficinas

Consulta pública Texto da NOBRADE 1 disponível em www.arquivonacional.gov.br comentários e sugestões a serem enviados para normdesc@arquivonacional.gov.br prazo: de outubro de 2005 a 31/5/2006 disponibilidade da CTNDA para debates e discussões membros correspondentes – estímulo à realização de debates e à coordenação dos comentários