Documentos Digitais Aula 14

Os Dez Mandamentos da Preservação Digital Manterás uma política de pre-servação Não dependerás de hardware específico Não dependerás de software específico Não confiarás em sistemas ge-renciadores como única forma de acesso ao documento digital Migrarás seus documentos de suporte e formato periodica-mente

Replicarás os documentos em locais fisi-camente separados Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento Não deixarás de fazer backups e cópias de segurança Não preservarás lixo digital Garantirás a autenticidade dos docu-mentos digitais (SANTOS, Vanderlei Batista. Arquivística temas contemporâneos. 2007)

Os 10 mandamentos foi idealizado a partir de uma experiência prática do Arquivo Central do Sistema de Arquivo da Univer-sidade Estadual de Campinas. Ressalte-se que nada esta definido.

1º mandamento 2º e 3º mandamento Etapa mais difícil, pois é preparar um projeto de preservação para a instituição por um longo prazo. Como todo projeto este também deve ser revisto periodicamente, fazendo-se novas adaptações. 2º e 3º mandamento O uso de hardware como de software específi-cos pode gerar dependência tecnológica. Deve-se sempre analisar as situações, verifican-do a obsolescência tanto hardware como soft-ware e, se necessário realizar a reformatação e a migração.

4º Mandamento Muitas vezes os usuários acreditam que, sim-plesmente, fazendo a captura dos dados no sis-tema pode recuperar a qualquer momento. Levando em consideração que qualquer sistema está sujeito a falhas não é garantida a acessibili-dade aos documentos digitais Cria-se a dependência de manutenção de dos sistemas Para estes casos os documentos digitais e os seus metadados devem ser organizados de for-ma a também serem acessados diretamente

Selecionar o suporte para preservação: 5º Mandamento É importante que isso aconteça pois os formatos não duram para sempre, ficando susceptíveis à obsolescência tecnológica. Selecionar o suporte para preservação: Compatibilidade; Estabilidade; Acessibilidade; Confiabilidade; Qualidade; Capacidade; Preço.

6º Mandamento Caso haja algum tipo de catástrofe e os backups estiverem no mesmo espaço físi-co que o servidor de toda a documentação digital a perda é total e, em muitos casos, irreparável. Criação de uma política de contingência com a colocação de backups em locais separados com o mesmo nível de segu-rança dos depósitos principais.

7º Mandamento Tendo em vista a fragilidade dos suportes digitais o armazenamento digital é consi-derado frágil e sua degradação acontece com rapidez. Assim é necessário estabelecer uma tabe-la de confiabilidade para o tempo de uso e armazenamento, implementando rotinas de verificação desse suportes. Definição do ambiente de armazenamento com controle de temperatura e umidade.

8º Mandamento É comum a perda de dados, pois seus usuá-rios não se preocupam com possíveis falhas no equipamento ou no meio externo. A política de backup é o primeiro passo para preservação de documentos digitais, inclusi-ve para se estabelecer estratégias de preservação. Elaborar uma política de backup: Estabelecer norma e procedimentos; Implementação; Revisão periódica.

9º Mandamento É comum a criação e armazenamento de material desnecessário, lixo digital, sobre-carregando os servidores e pode colocar em risco a recuperação de informação. O estabelecimento de Tabela de Tempo-ralidade com a realização periódica de eli-minação de material digital liberta espaços de armazenamento para outros os docu-mentos de caráter permanente.

10º Mandamento O necessário processo de migração de docu-mentos digitais pode, se não for realizado de maneira correta por acarretar a perda de auten-ticidade e fidedignidade. No processo de migração os bits ficaram expos-tos à influência dos mecanismos utilizados para a migração e à própria influência da equipe. Esta exposição pode trazer: Perda de dados, perda da estrutura do documento, adulteração, perda do documento, perda da autentici-dade, perda do contexto de produção e perda dos meta-dados Estabelecimento de critérios que garantam a autenticidade nos processos de migração.