UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ Reitor: Prof. Dr. Zaki Akel Sobrinho DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

O presente estudo apresenta o diagnóstico e análise das condições organizacionais e estruturais, e do dimensionamento de pessoal técnico-administrativo em relação às atividades desenvolvidas pelos servidores, considerando a diversidade de unidades que compõem a UFPR.

A adequação do quadro de pessoal tem constituído tarefa prioritária no atual contexto de mudanças, implicando em nova cultura organizacional.Para tanto, a UFPR entende ser de fundamental importância da consolidação do programa de Dimensionamento de Pessoal Técnico- Administrativo.

Gestão Pública Atual Necessita rever e minimizar seus procedimentos burocráticos Dimensionar racionalmente suas equipes de trabalho Gerenciar a relação custo benefício Avaliar seus resultados e sobretudo desenvolver o seu recurso principal: PESSOAS

O objetivo geral do Projeto de Dimensionamento de Pessoal Técnico- Administrativo é possibilitar a avaliação mais consciente dos aspectos qualiquantitativos do sistema organizacional, bem como a otimização dos Recursos Humanos, obtendo maior desempenho

HISTÓRICO O dimensionamento de Gestão de Pessoas nas IFES tornou-se uma questão estratégica devido à política adotada pelo Governo Federal a partir do ano de 1995, quando ficou estabelecido :

Extinção de cargos de apoio, como motoristas, copeiros, pedreiros, etc. Ampliação da contratação e terceirização de atividades de apoio, ligadas a manutenção geral e vigilância  a falta de uma política salarial permanente, com garantia de aumento salarial, incentivando cada vez mais a desocupação de vagas e desestimulando a entrada de novos servidores no serviço público.

A Comissão de Dimensionamento de Pessoal Técnico-Administrativo realizou seus trabalhos no período de outubro 1999 a maio 2002 atingindo toda a parte setorial acadêmica. No período de 2004 a 2006 foi realizado os trabalhos na unidades administrativas da Administração Geral, Pró-Reitorias e Sistema de Bibliotecas

DIFICULDADES APRESENTADAS Infraestrutura inadequada das secretarias; Falta de espaço físico adequado; Equipamentos obsoletos; Ausência de manutenção; Falta de padronização de equipamentos; Falta de servidores e capacitação; Entraves burocráticos e de relacionamento; Ausência de Sistema Acadêmico Unificado.

METODOLOGIA A metodologia desenvolvida une métodos quantitativos e qualitativos para dimensionar a força de trabalho de uma instituição capaz de atender às demandas atuais e futuras

A metodologia desdobrou-se em seguintes fases: Pesquisa de campo. Levantamento de dados. Estabelecimento de parâmetros. Cálculo do índice variável. Cálculo do quadro ideal. Revisão dos cálculos. Análise e avaliação de resultados. Relatório final.

1.PESQUISA DE CAMPO Elaboração do Perfil Qualiquantitativo, a partir de: entrevista; preenchimento de instrumentais Qualiquantitativos; observação direta e indireta.

Perfil Qualiquantitativo Identificação do servidor Situação funcional Lotações anteriores Formação acadêmica do servidor Formação acadêmica do cônjuge Qualificação profissional Participação em atividades especiais Avaliação de desempenho em estágio probatório

Perfil Qualiquantitativo Adicionais de insalubridade, periculosidade e RX Jornada de trabalho Análise pessoal da organização Situação sócio-ocupacional Atividades desenvolvidas pelo ocupante da função Levantamento de dados laboratoriais Observação direta e indireta

2.LEVANTAMENTO DE DADOS Para compor o cenário a ser dimensionado, são pesquisados os seguintes dados: Numéricos (acadêmicos / administrativos). Organograma da instituição. Documentos oficiais da instituição.o.

3. ESTABELECIMENTO DE PARÂMETROS A produção de um parâmetro pode ser medida quantitativa e qualitativamente, através de variáveis. Em termos gerais, esta variável está ligada ao tipo da unidade organizacional e às atividades por ela desenvolvidas.

As Unidades Acadêmicas Foram Divididas em Quatro Blocos: Variáveis para departamentos acadêmicos. Variáveis para coordenações acadêmicas. Variáveis para programas de pós-graduação. Variáveis para laboratórios acadêmicos.

4.CÁLCULO DO ÍNDICE VARIÁVEL É determinado a partir do comparativo entre as unidades organizacionais que desempenham o mesmo tipo de trabalho, onde se pode observar com maior clareza onde temos uma demanda de trabalho mais acentuada e onde temos uma demanda de trabalho mais equilibrada.

5.CÁLCULO DO QUADRO IDEAL É determinado a partir das variáveis estabelecidas e a relação entre as médias e medianas obtidas nos parâmetros gerados do índice variável

Os parâmetros utilizados para análise dos dados foram: MÉDIA: Valor médio das taxas, que é a razão entre o somatório das taxas de uma variável e o número total de departamentos. MEDIANA:Valor da mediana das taxas, que é o número central de um determinado conjunto de números, eliminando-se os valores extremos. I.V.: Índice da Variável das taxas, que é a razão entre os valores das taxas de uma variável e a menor taxa do conjunto.  I.V. = Var ( X) Menor Variável ( X)

6.REVISÃO DOS CÁLCULOS Feita pela equipe e por representantes das unidades organizacionais, sobre a apresentação de simulações dos resultados do dimensionamento. Os resultados após esta revisão estarão validados.

7.ANÁLISE E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS É realizada a análise dos dados observados, por meio da elaboração de quadros demonstrativos e mapeamento das estruturas física/funcional, obtendo-se os indicadores qualiquantitativos.

8.RELATÓRIO FINAL É a apresentação dos resultados de todo o trabalho, a ser aprovado pela administração da instituição.

Exemplificação do Dimensionamento de Pessoal Técnico- Administrativos

Após a análise do cenário apresentado e com base no levantamento de dados oficiais disponíveis no Sistema Administrativo de Gestão de Pessoas e Relatório de Atividades UFPR, estabeleceram-se variáveis acadêmicas a serem trabalhadas.

Variáveis para Departamentos Acadêmicos Total de servidores docentes. Total de turmas ofertadas. Total de processos administrativos. Total de disciplinas ofertadas.

Critérios para Simulação do Número Ideal Para o cálculo das colunas denominadas Valor Ideal, foram utilizadas as variáveis docente, turmas, disciplinas e processos administrativos, inseridas nas seguintes fórmulas:

O Número Ideal de Servidores Técnico-Administrativos é calculado com a seguinte fórmula:

TÈCNICO- ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTOS A B C D VARIÁVEL(X)/MEDIANA VARIÁVEL(X)/MÉDIA QUADRO ATUAL DOC TOT DISCIPLINAS TURMAS PROCESSOS VALOR IDEAL Número Ideal Número Ideal Arred. DE TÈCNICO- ADMINISTRATIVOS DEPTO 1 24 81 71 697 1,8 1,1 1,0 2,5 1,6 2 1,7 2,2 1,5 1 DEPTO 2 14 53 78 344 0,7 1,2 0,8 3 DEPTO 3 15 105 79 262 1,4 0,9 DEPTO 4 23 144 134 619 1,9 2,0 DEPTO 5 20 137 494 DEPTO 6 21 95 114 303 1,3 TOTAL   8,7 9 8,4 8 MEDIANA 13,3 76,5 69,8 282,5 QUADRO DE TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS: 10 MÉDIA 14,4 70,5 70,9 322,2

CÁLCULO DO NUMÉRO IDEAL DE SERVIDORES PARA PÓS-GRADUAÇÃO- SECRETARIA GERAL SETORES A B C D VARIÁVEL(X)/MEDIANA VARIÁVEL(X)/MÉDIA Quadro Atual Docentes Alunos Mestrado Alunos Doutorado Concluintes VALOR IDEAL Nº IDEAL Arred AGRÁRIAS 62 228 164 118 3,5 5,3 6,7 7,4 5,7 6 2,9 4,4 5,9 4,6 5 BIOLÓGICAS 201 410 320 190 11,4 9,5 13,0 11,9 11,5 11 9,3 7,9 8,6 9 CIÊNCIA DA TERRA 69 154 146 71 3,9 3,6 4,5 4 3,2 3,0 3,7 EDUCAÇÃO 61 180 68 101 3,4 4,2 2,8 6,3 2,5 3,3 3 2 ENS.PROF. TEC. 17 27 0,9 0,6 0,0 0,4 1 0,8 0,5 0,3 EXATAS 92 191 115 67 5,2 4,7 3.0 3,8 HUMANAS 161 465 192 128 9,1 10,8 7,8 8,0 8,9 9,0 6,9 5,8 7,3 7 12 JURÍDICAS 38 83 51 33 2,1 1,9 1,8 1,6 1,5 1,7 SOCIAIS APLICADAS 52 130 8,2 3,1 SD-CENTRO 72 82 4,1 1,3 2,3 SD-BOTÂNICO 26 121 44 28 2,0 1,2 TECNOLOGIA 217 504 209 123 12,3 11,7 8,5 7,7 10,1 10 9,7 7,6 5,5 8 TOTAL   66 MEDIANA 17,7 42,9 24,6 15,9 MÉDIA 22 22,0

Organograma Real  40h 40h 40h  40h 12h  40h 12h 12h DIREÇÃO DO SETOR DEPTO  40h 40h LABORATÓRIO 2 40h LABORATÓRIO 5 LABORATÓRIO 4 LABORATÓRIO 3 PÓS-GRADUAÇÃO 1  40h 12h PÓS-GRADUAÇÃO 2  40h 12h LABORATÓRIO 1 12h 40h  N° IDEAL DE SERVIDORES CÁLCULO MEDIANA MÉDIA ATUAL DEPARTAMENTOS 1 2 LABORATÓRIOS 3 4 TA – Nível Superior  TA – Nível Intermediário  TA – Nível Apoio  Bolsa Trabalho  Desvio Função  Servidor Estudante  Servidor em Licença  Terceirizado  Chefe  TA = Técnico-Administrativo

COMPOSIÇÃO ETÁRIA E AMBIENTE ORGANIZACIONAL O programa de Dimensionamento de Pessoal permite estabelecer uma matriz que possa dar conta da diversidade de unidades que compõem a UFPR, a especificidade dos setores e dos ambientes organizacionais

SETORES ACADÊMICOS - FAIXA ETÁRIA - 2011 COMPOSIÇÃO ETÁRIA SETORES ACADÊMICOS - FAIXA ETÁRIA - 2011 28 130 303 128 29 50 100 150 200 250 300 350 N° TA'S 20 A 30 31 A 40 41 A 50 51 A 60 61 A 70

AMBIENTE ORGANIZACIONAL SETORES ACADÊMICOS- AMBIENTE ORGANIZACIONAL - 2011 328 24 18 48 97 10 22 2 59 50 100 150 200 250 300 350 N° TA'S Administrativo Agropecuário Artes, Comunicação e Difusão Ciências Biológicas Ciências da Saúde Ciências Humanas, Jurídicas e Econômicas Informação Infra-estrutura Marítimo, Fluvial ou Lacustre Ciências Exatas e da Natureza ou Tecnológica

Exemplificação de Propostas 1- Instituir o revezamento de atividades nas equipes de trabalho visando: A racionalização do trabalho A qualificação ampla do quadro de pessoal A realização continuada das rotinas das unidades organizacionais

2- Institucionalização de Centros Administrativos Laboratoriais vinculados aos Setores, para o gerenciamento de carga horária, otimização de espaço físico, equipamentos e gestão de pessoas.

3 - CONSIDERANDO-SE O LEVANTAMENTO DE DADOS DO DIMENSIONAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PROPÕE-SE: Formalização dos organogramas reais das unidades Implementação nos sistemas computacionais das unidades não cadastradas, facilitando a localização e controle Padronização de sinalização visual das unidades

6 - Proposição de novos modelos de estrutura organizacional. 6.1- Simulação da estrutura 1– Unificação das coordenações e departamentos acadêmicos por curso de graduação:

6.2- Simulação da estrutura 2– Unificação das coordenações em uma unidade administrativa de atendimento ao discente e os departamentos separados por curso de graduação:

O RESULTADO DESTE PROGRAMA DEVERÁ EXPRESSAR-SE, ENTRE OUTRAS, NAS SEGUINTES AÇÕES:  Abertura de concurso público para reposição e ampliação de pessoal buscando concretizar o quadro ideal e o fim da terceirização e outras formas de vínculo. Redefinição de estrutura e competências de órgãos. Democratização das relações de trabalho. Definição do papel e responsabilidades das direções e chefias. Redistribuição de atividades e tarefas entre os servidores. Melhoria das condições de trabalho. Racionalização dos processos de trabalho e inovações tecnológicas cabíveis. Remoção interna dos servidores.

CONSIDERAÇÕES FINAIS A racionalização do trabalho. A realização continuada das rotinas das secretarias. Ampliação do horário de atendimento. Otimização de espaço físico, equipamentos e recursos humanos. Capacitação continuada dos servidores técnico-administrativos para o gerenciamento da área administrativa, financeira e interpessoal, bem como dos docentes, para o gerenciamento das áreas pedagógicas. Identificação de servidores com perfil para atuação na função de gestor da Secretaria Geral e Financeiro. Descentralização do recurso financeiro. Disponibilização de infraestrutura e equipamentos adequados. Disponibilização de Função Gratificada para o gestor da Secretaria Geral e Financeiro. Disponibilização de servidor para completar o quadro ideal das secretarias. Desenvolver programa de capacitação especifico para os servidores envolvidos no processo de unificação.

EQUIPE: COORDENAÇÃO Laryssa Martins Born – Pró-Reitor de Gestão de Pessoas Lânia Virgínia Busnello Vaz – Coordenadora da CPP EQUIPE TÉCNICA Cirlene de Oliveira Pombo Schultz Elinéia do Rocio Pugsley Frohlich Helenice Maria Cardoso Lauro Zacchi Sandra Regina Chiocca Viviane Eunice Scholze Cequinatto Antonio Rodrigues de Barros

“Dimensionar não é apenas contar pessoas, mas conhecer o íntimo de cada uma” “Pessoas são como estrelas, cabe a nós descobrir o brilho de cada uma delas”

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