Administrando projetos com MS Project – Unidade VI Uma visão prática Helene Kleinberger Salim helene@inf.puc-rio.br

Alocação de recursos às tarefas Colocar gente para trabalhar, usar os materiais, passagens aéreas, diárias de hotéis...

Atribuição de recursos às tarefas Planilha de Recursos – Resource Sheet no Team Planner da aba Resources Nome do recurso Tipo (trabalho, ou material e nesse caso, unidades, custo) Iniciais Grupo (para filtro e totais) Unidades máximas (quantos ou % podem ser usados ao mesmo tempo para trabalho ou disponíveis, para material) Taxas – custos de uso (por hora, extra, contrato...) Calendário (quando essa pessoa trabalha, suas férias...)

Recursos podem ser pessoas, materiais, equipamentos, contratos. Tem como atributos a disponibilidade em quantidade e calendário, bem como taxas (custos ou preços) e forma de apropriação dos mesmos (fixo, por uso, horas extras etc) Para o exercício, criar uma planilha de recursos com as pessoas para executar o projeto da rede e os demais serviços...

Recursos para atribuição às tarefas Nome ou Categoria Gerente Projeto Analista Suporte Analista Sistemas Comprador Técnico Programador Eletricista Mestre Instalação Técnico Suporte Contrato Engenharia

Recursos para atribuição às tarefas ID Nome Iniciais Qtde Taxa hora 1. Gerente Projeto GP 1 R$90 2. Analista Suporte SU 1 R$70 3. Analista Sistemas AS 1 R$70 4. Comprador Técnico CT 1 R$55 5. Programador PR 2 R$45 6. Eletricista EL 2 R$25 + 15 7. Mestre Instalação MI 1 R$75 8. Técnico Suporte TS 1 R$55 9. Contrato Engenharia EN 1 R$9.000 (uso)

Estabelecimento de recursos Quando paga Exercício 61 Aqui se especifica sob qual calendário o recurso trabalha.

Atribuição de recursos às tarefas Sabemos que um projeto consiste na realização de um conjunto de tarefas num período de tempo. Para completar uma tarefa com uma determinada duração, é preciso fazer algum trabalho, utilizando um conjunto de recursos. Os cálculos sobre esses valores levam em conta o quantitativo do trabalho, o tipo e a sua característica quanto ao efeito esperado quando se aloca recursos à tarefa (pode ajudar, não fazer diferença ou significar que era necessário e foi mal dimensionado no início) .

Tipo de tarefa - o que fixar - duração, recursos ou trabalho? A forma como o MS Project reage à inclusão e remoção de recursos é definida pelo tipo da tarefa. O padrão é considerar correta a avaliação da carga de trabalho para a realização da tarefa - se precisa de 100 horas, o que pode variar é a rapidez em que é feita, considerando a alocação de recursos (pode cair para a metade quando dobram os recursos ou ir mais rápido, se alongar as horas por dia de trabalho). Este dimensionamento é assumido aquele informado pela primeira vez para a tarefa.

Tarefa controlada pelo empenho (Effort Driven) significa que se incluir mais uma pessoa para realizar o trabalho a duração pode diminuir, ou seja, ela ajuda. Desmarcar essa opção para novas tarefas incluídas, deixe a definição a seu cargo, quando for verdade.

Cálculo da duração das tarefas em função do tipo Em todas as tarefas, depois que se atribui um recurso, ela é agendada com base na fórmula Duração = Trabalho / Unidades. Em qualquer tarefa, pode ser escolhida qual parte da equação o MS Project vai calcular, definindo o tipo de tarefa. A Duração em dias respeita feriados, fins-de-semana e variações de horas por dia. Os cálculos são feitos em horas.

Tarefa de duração fixa Tarefa em que a duração é um valor fixo (Fixed Duration) e quaisquer alterações no trabalho ou nas unidades atribuídas (isto é, recursos) não têm impacto sobre a duração da tarefa. Duração (horas) = Trabalho / Unidades Exemplo – o tempo de vôo entre Rio de Janeiro e Recife não muda se colocarmos 2 ou 3 pilotos na aeronave! Só o custo aumenta.

Tarefa de unidade fixa (Fixed Units) Tarefa em que as unidades atribuídas (ou recursos) são um valor fixo e quaisquer alterações no trabalho ou na duração da tarefa não têm impacto sobre sua quantidade alocada. Unidades = Trabalho / Duração Exemplo – Uma mulher fará um bebê em 9 meses, não adiantará colocar mais duas para ajudar e tentar completar em 3 meses!

Tarefa de trabalho (work) fixo Tarefa em que o trabalho é um valor fixo e quaisquer alterações na duração da tarefa ou no número de unidades atribuídas (ou recursos) não têm impacto sobre o trabalho da tarefa. Não tem escolha para Effort Driven. Trabalho: para cada recurso atribuído a uma tarefa, o trabalho da atribuição é o número de horas por pessoa necessárias para concluir a atribuição de cada recurso. O trabalho total para uma tarefa é a soma do trabalho de todas as suas atribuições. Trabalho = Duração × Unidades Type fields na Ajuda

Temos tarefas a realizar e gente disposta a trabalhar... Dividir (Split), clique direito no mouse, na área do gráfico, escolha Show Split, obtendo um formulário associado, onde se pode ver e lançar os recursos escolhidos na coluna Resource Names Descubra as diversas outras maneiras... Até agora, o uso da opção “Auto schedule” para as tarefas pareceu normal o ajuste das datas das tarefas conforme a regra das predecessoras. Essa diferença para a alocação e ajuste para os recursos também existe e é menos óbvia.

Resultado do Split, formulário associado.

O Analista de sistemas só vai entrar na próxima tarefa, então será retirado As opções definem o tipo de tarefa e como a mudança nos recursos afeta a duração e o custo.

Colocar recursos no projeto da rede Para as atividades Início do projeto e Definição dos requisitos técnicos, atribua 100% do tempo do Gerente; Para o Projeto funcional, meio tempo de gerente e meio de analista de suporte; Na Descrição dos aspectos técnicos, coloque o analista de sistema, em tempo integral; Para a Revisão e aprovação do Projeto, basta o gerente.

Continuando as atribuições de pessoas às atividades Aquisição dos equipamentos é tarefa do Depto de Compras. Prototipação será feita por um Programador Pré-configurar e testar é tarefa para o Mestre Instalação com um Contrato de Engenharia. Já a Preparação é feita só com outro Contrato de Engenharia de mesmo valor.

Concluindo as atribuições de pessoas às atividades Instalação Física, usa o Mestre Instalação com os Contratados e a Documentação – para o Técnico de Suporte. A Revisão pós instalação fica com o Gerente e o Analista de Suporte, a Aceitação com o Gerente e a Entrega para operação será feita pelo Técnico de Suporte.

Conferindo as alocações Início do projeto / Gerente Projeto Definição dos requisitos técnicos / Gerente Projeto Projeto funcional / Gerente Projeto (0,5), Analista Suporte (0,5) Descrição dos aspectos técnicos / Analista Sistemas Revisão e aprovação do Projeto / Gerente Projeto Aquisição dos equipamentos / Depto Compras Prototipação do sistema / Programador Pré-configuração e teste / Contrato Engenharia, Mestre Instalação Preparação do local da rede / Contrato Engenharia Instalação física do local da rede / Contrato Engenharia, Mestre Instalação Documentação das ligações / Técnico Suporte Orientação usuário e suporte inicial / Analista Suporte Revisão pós-instalação / Gerente Projeto, Analista Suporte Aceitação formal do sistema / Gerente Projeto Entrega para operação da rede / Técnico Suporte

Atribuições efetuadas

Viu a pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa? Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha? Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido? Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!

Consequencias da alocação dos recursos – apuração de custos do projeto! Veja estatísticas em Project Project Information Sem o custo dos micros

Veja outros conjuntos de dados em View Tables Escolher Cost

Orçar os micros em R$25.000,00 com pagamento na entrega

Sugestão Estabeleça um padrão para seu uso – por exemplo, as atividades serão tipo Unidade Fixa em recursos (é serviço para UMA pessoa, só muda duração se colocar mais gente e mesmo assim, se for “Controlada pelo Empenho”) ou Trabalho Fixo. Procure estabelecer apenas um responsável pela tarefa (detalhe mais a tarefa se ainda houver mais de uma pessoa ou defina uma equipe como um recurso). Varie tipos e esforços somente quando tiver necessidade e prática nessas opções. Ou continue a testar as variações, associando com casos reais visando efetuar sua escolha.

Alocação dos recursos – compartilhar? Quando um gerente tem mais de um projeto e pessoas que podem ser alocadas neles, simultaneamente ou não, a planilha de recursos pode ser definida em separado e compartilhada pelos diversos projetos. Neste caso, os arquivos devem estar simultaneamente abertos. Deixa comigo!!

Indicar que usa recursos de outro arquivo (tem que estar aberto para ser escolhido) Resource Pool– nesse caso ambas planilhas de recursos podem ser designadas – melhor fazer um projeto sem atividades só com recursos disponíveis.

O “pool” de recursos ficará atualizado com as alocações deste projeto Escolhe o que ver nas linhas Visão Task Usage – quem trabalha na tarefa

Usando Split (Dividir), pode ver a distribuição do trabalho da tarefa marcada Troque de formulário pelo botão direito do mouse ou...

Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos Arquivo novo (pode partir do guardado com seus parâmetros). Inserir para visualizar as colunas Type e Effort Driven Criar 5 atividades, de mesma duração 4 dias e tipos diferentes, variando “Controlado pelo empenho” para as de duração e unidades fixas. Mantenha as novas tarefas em programação automática. Trabalho fixo é sempre Controlada pelo Empenho

Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos Escreva na planilha de recursos ou direto na coluna Resource Name

Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações... Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão; Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa.

Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações... Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão; Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa. Em compensação, Quinto vai ter de trabalhar mais nos dois primeiros dias!! Ele fica “overalocated” e vermelho na planilha.

Resolver a superalocação agora! A quinta atividade foi postergada para que Quinto possa trabalhar na primeira...

Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces Note o cálculo do valor do recurso na tarefa – custo por hora R$50,00 X quantidade de horas em 4 dias: 50 X 8 X 4 = 1.600 Individualizando como chegou a R$960

Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces

Ver recursos atribuídos – Aba View, por Task Usage “Time-sheet” previsto para a tarefa – há um semelhante para o recurso, em que tarefas ele está alocado, dia a dia.

Ver tarefas atribuídas – Aba View, por Resource Usage

Note que as tarefas foram reagendadas por que a opção de cálculo das alocações era Automático – se estivesse em Manual e adicionando Sexto, nada acontece, mas a superalocação é apontada na coluna de indicadores.

Mudar o comportamento da alocação automática de pessoal

Nivelamento de alocação automática

A pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa não aparece na opção Manual Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha? Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido? Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!

Continue a experimentar atribuições nos diversos tipos... E se puder, mantenha Uma Tarefa, Um Recurso, caso não vá usar a redistribuição automática do Project