FÓRUM PERMANENTE DE ARTE & CULTURA Gestão de Documentos e a Preservação da Memória: Relatos de Experiências A Gestão de Documentos da Administração Geral da UNICAMP: Estrutura e Gerenciamento

Sub-Área de Controle e Documentação Objetivos: Responsabilizar-se por protocolo e arquivo setoriais da DGA e pela gestão da Tabela de Temporalidade de Documentos da DGA. Responsabilizar-se pela custódia dos documentos produzidos, especialmente na fase em que esses documentos já não são utilizados nas decisões correntes de cada Área, atuando ainda na identificação formal, histórico de trâmite e localização desses documentos. Garantir o cumprimento de políticas e diretrizes do SIARQ. Responsabilizar-se pela Recepção do prédio, pela Copa Central da DGA, e pela disponibilização do Auditório DGA para fins institucionais. Responsabilizar-se pela manutenção contínua das áreas dos edifícios e ambientes ocupados pelos órgãos da DGA e pela adoção de medidas voltadas à gestão de resíduos da DGA.

Responsabilizar-se pela recepção e atendimento a auditorias do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, pelo atendimento a requisições periódicas de documentos e pelo acompanhamento da publicação da aprovação das contas da Universidade. Responsabilizar-se pelo gerenciamento das contratações de diversas modalidades de Seguros da Universidade e orientação aos usuários. Célula Gestora de Seguros Célula de Zeladoria e Manutenção Predial Célula de Acompanhamento de Tribunal de Contas

Seção de Expedição Objetivos: Gerenciar o recebimento e distribuição de correspondências e documentos, envolvendo as Unidades/Órgãos da Universidade e setores externos. Responsabilizar-se pela prestação de serviços de duplicação de documentos impressos às Áreas da DGA e Órgãos da Reitoria. Responsabilizar-se pelo treinamento e orientação em atividades da seção, de patrulheiros disponibilizados pelo Convênio Unicamp x Círculo de Amigos do Menor Patrulheiro de Campina- CAMPC e pelo Projeto Menor Aprendiz. Responsabilizar-se pelo gerenciamento dos serviços prestados através do Contrato com os Correios do Brasil para a UD/RE

Indicadores Seção de Expedição: Correspondências recebidas/entregues: (média mensal) Quantidade de escaninhos – 120 – manuseados 480 vezes/dia Quantidade de malotes diários – 4 diários Malote FAPESP + São Paulo – 1 para recebimento e 1 para envio - diários Quantidade de correspondências recebidas malote FAPESP – (média diária) Pool de cópias reprográficas atende 27 Órgãos da UD/RE Quantidade de cópias reprográficas realizadas – (média mensal) Recebimento/entrega de objetos provenientes das assinaturas de jornais e revistas da Universidade

Tabela de Temporalidade DGA Vigente - aprovada pela Portaria GR 24/96 de 29/02/96 Nomeada nova Comissão Setorial de Arquivos da DGA – Portaria DGA – Interna 001/2007 de 13/04/07

Protocolo e Arquivo Setoriais DGA Transferência do serviço de protocolo central da Universidade da DGA para o SIARQ a partir de 2006 Mudança de rotina Área de Suprimentos para processos de aquisição UD/RE Regulamentações à respeito das licitações na Universidade: Decreto (02/01/07), Of. Circ. DGA 01/07 (08/01/07) e Resolução GR 15 (04/03/08) Atualmente as Unidades (exceto RE), enviam os processos autuados a UNIBEC Processos autuados pelas Unidades enviados à UNIBEC geram processos descendentes, autuados pelo Protocolo DGA Previsão para a partir de outubro/08 com a inserção do Sistema de Apoio à UNIBEC – 250 processos de dispensa de licitação e 90 processos para aquisição via pregão (média mensal) – exceção para a Área de Saúde

Processos de interesse do Hospital Estadual de Sumaré e Hospital Mário Covas de Hortolândia – autuados pelo Protocolo DGA desde meados de 2005.

Conseqüências Arquivo Setorial DGA Adequação física do espaço destinado ao Arquivo DGA Aquisição de um novo arquivo deslizante para compor o conjunto

CRÉDITOS Arquivo Central da Unicamp Coordenadoria da Diretoria Geral da Administração Diretoria da Área de Serviços Complementares Equipe de Protocolo, Arquivo e Expedição da ASC/DGA

Fale, e eu esquecerei; Ensine-me, e eu poderei lembrar; Envolva-me, e eu aprenderei. Benjamin Franklin