CONTROLADORIA X SISTEMA DE INFORMAÇÕES Profª. Águida Mirian O. Kuhn

CONTROLADORIA X SISTEMA DE INFORMAÇÕES A adoção da Controladoria pelas empresas e o desenvolvimento de sua atuação de forma sistêmica, de maneira que estejam envolvidas com todos os membros da organização, desde os níveis mais altos até os mais operacionais, presta contribuições importantes ao processo organizacional. 2

CONTROLADORIA X SISTEMA DE INFORMAÇÕES O planejamento das ações, a implementação do desempenho realizado em relação aos planos traçados, o feedback, trazem contribuições valiosas, proporcionam aos gestores os meios de atingir a eficácia organizacional, de modo que todas as decisões estejam voltadas à harmonia operacional, tomadas sempre à luz dos objetivos globais da organização e com gestores atuando de forma sincronizada no sentido de gerarem, com suas ações, os melhores resultados possíveis com o menor sacrifício de recursos. 3

CONTROLADORIA X SISTEMA DE INFORMAÇÕES O objetivo de um sistema de informação é permitir aqueles que decidem, otimizar o uso dos recursos sob seu controle e avaliar os resultados alcançados pela implementação de suas decisões passadas, comparando os resultados previstos na época com aqueles que foram de fato obtidos. 4

SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS É o processo de transformação de dados em informações (dado trabalhado) que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. 5

DADO - INFORMAÇÃO DADO é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação; INFORMAÇÃO é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões.

CONTROLADORIA X SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS As informações podem ser tipificadas em: Sistemas de Padrões; Sistemas de Orçamentos; Sistema Contábil.

SISTEMA DE PADRÕES Modelo de avaliação e informação de eventos econômicos, relativos a um produto ou serviço mensurados em determinada data de mercado. Esse sistema elabora e faz a manutenção da ficha-padrão do orçado e do realizado para cada produto ou serviço, a partir de dados que correspondem a especificações, medições, pesquisas, levantamentos e outros, efetuados em conjunto pela engenharia e controladoria e que levam em conta diretrizes, políticas, metas e procedimentos estabelecidos pela empresa. . 8

Benefícios gerados pela utilização de padrões: SISTEMA DE PADRÕES Benefícios gerados pela utilização de padrões: - Valorização de estoques, fixação de preços; possibilita a determinação a priori do custo de todos os produtos. - Planejamento e controle; comparar os custos-padrões com os reais e apurar as causas explicativas das eventuais variações; facilitar o controle dos desempenhos realizados com os padrões. 9

SISTEMA DE ORÇAMENTOS Modelo de mensuração que avalia e demonstra, sob um formato contábil, as projeções de desempenhos econômicos e financeiros periódicos de uma empresa como um todo e das unidades que a compõem, que deveriam resultar da execução dos planos de ação por ela aprovados. Esse sistema associa dados físicos relativos ao volume total de produtos que deverão ser produzidos e vendidos com os padrões das receitas, custos e despesas, elaborando os orçamentos de cada área. 10

Comportamento dos custos X volume de atividades. SISTEMA DE ORÇAMENTOS As razões para fazer orçamento são as seguintes: - Controle específico das operações ou dos gastos; - Plano de ação predeterminado, detalhado, desenvolvido, mensurado e distribuído como guia para as operações e como base parcial para a subsequente avaliação de desempenho. O orçamento diz respeito a limites totais para os custos da empresa como um todo, para departamento ou funções, no período orçado, enquanto os custos-padrões se relacionam aos produtos e processos individuais. Comportamento dos custos X volume de atividades. 11

SISTEMA CONTÁBIL Modelo de balanceamento entre as relações dinâmicas que mantêm com seu ambiente externo regulado por normas e procedimentos rigidamente estruturados e o equilíbrio requerido por seus subsistemas operacionais. Esse sistema reconhece os dados provenientes dos eventos ocorridos no ambiente externo, mensura cada um física e/ou financeiramente, de acordo com sua natureza operacional, financeira ou econômica, e acumula os dados no banco de dados da empresa. 12

SISTEMA CONTÁBIL A contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização. A informação contábil precisar atender dois pressupostos para que tenha validade integral no processo de gestão administrativa: sua necessidade como informação, deve ser desejada, útil, determinada pelos usuários finais; seu planejamento e controle. 13

SISTEMA DE INFORMAÇÕES Os Sistemas otimizam o processo de gestão: Reduzem os custos; Melhora o acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menos esforços; Melhora a produtividade, os resultados econômicos, financeiros e operacionais. . 14

SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Sistema de informações gerenciais é uma combinação de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa operações, transforma, armazena, recupera e apresenta informações, aumentando a eficácia do processo decisório. Os Sistemas de Informações classificam –se em: De apoio às operações; De apoio à gestão. 15

SISTEMA DE INFORMAÇÕES DE APOIO ÀS OPERAÇÕES Os Sistemas de informações de apoio às operações tem como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção, custos, etc.) Processam dados relativos a transações rotineiras, ligados a transações individualizadas, que envolvem decisões menos complexas, mas importantes , pois afetam a eficiência e a produtividade. . 16

SISTEMA DE INFORMAÇÕES DE APOIO À GESTÃO Os Sistemas de informações de apoio à gestão tem como base de apoio as informações de processo e quantitativas geradas pelos sistemas operacionais, processam dados de transações agregadas, tais como planejamento e controle da produção, envolvendo decisões operacionais mais complexas que afetam a eficácia da empresa, tais como previsão de vendas, análise de custos, análise de demonstrações contábeis, elaboração de orçamentos. 17

Esquema (interação: informação/processo decisório): GESTÃO Gestão: processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle) voltado para resultados. Esquema (interação: informação/processo decisório): Fontes de informação interna Fontes de informação externa Informação relevante para decisões Tomada de decisão Efeito sobre ambiente (externo) Efeito sobre empresa Comparação com os padrões Ação corretiva necessária

SISTEMA DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS/ GERENCIAIS O Sistema de Informação deve produzir informações que possam atender os seguintes aspectos: I- Níveis administrativos: estratégico, tático e operacional; II- Ciclo administrativo: planejamento, execução e Controle; III-Nível de estruturação da informação: estruturada, semi-estruturada , não estrutura.

SISTEMA DE INFORMAÇÕES x PLANEJAMENTO E CONTROLE O Sistema de Informação Gerencial exige planejamento para produção dos relatórios para atender plenamente aos usuários. É necessário construir relatórios concisos, claros com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários (necessidades), permitindo o imediato entendimento, afinal só poderá ser controlado aquilo que é aceito e entendido.

PLANEJAMENTO E CONTROLE Relatórios Gerenciais Os relatórios gerenciais têm a finalidade de fornecer informações precisas e pontuais, capazes de auxiliar na melhor tomada de decisão, conforme objetivos e estratégias da organização. Podem ser apresentados de diversas maneiras: Convencional – relatório físico, dossiê. Moderno – boletim eletrônico via e-mail, página na web, etc.

PLANEJAMENTO E CONTROLE As informações geradas pelo Sistema devem ser úteis para o futuro. O passado só importante se possibilitar ação futura. A informação deve ser clara, precisa, rápida e dirigida. 22

Relatórios De modo geral, a estrutura dos relatórios é composta pelos itens: Números:refletem o momento atual e o anterior para fim de análise das evoluções e involuções e apresentam a situação desejada. Gráficos: facilitam o entendimento do cenário atual através da exposição visual. Comentários: minimizam a divergência na interpretação das informações apresentadas.

Relatórios Gerenciais Decisões/Ações: expressam os procedimentos adotados pelo executivo.Podem representar possibilidades alternativas a serem adotas no desenvolvimento dos trabalhos. Resultados: expressam a meta (ou metas) a ser (serem) alcançada através das ações e decisões com base nas informações representadas pelos números, gráficos, etc.

Sistema de informação - Benefícios Redução de custos das operações – “economia”. Melhoria na produtividade Desenvolver processos de negócios consistentes Preparar-se para futuras necessidades de negócios Melhoria no acesso às informações Tomada de decisões confiáveis com menor esforço

Integração entre sistemas